Учёт расчётов с подотчётными лицами

работника на монтажных, наладочных и строительных работах в данном  месяце.

    

Порядок списания командировочных  расходов,

документальное  оформление командировочных  расходов

 

Работник  предприятия в течение трех дней после возвращения из командировки

обязан  предоставить в бухгалтерию предприятия  отчет о действительно

израсходованных суммах с приложением оправдательных документов – авансовый

отчет

В качестве оправдательных документов при этом могут выступать:

·        командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие

командированного, служащее основание для списания суточных из подотчета;

·        счета гостиниц, необходимые для  обоснования расходов на найм жилья;

·        проездные документы с приложением  квитанций за пользование в поездах

постельными принадлежностями, требующиеся для  списания из подотчета

подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда  к месту служебной командировки

и обратно;

·        документы на произведенные дополнительные расходы (счета за

телефонные  разговоры, расчетные документы  на приобретенные материальные

ценности, потребленные работы, услуги и т.д.)

По возвращении  из командировки с работника, кроме  авансового отчета, следует

получить  также и краткий отчет о проделанной работе. К отчету прилагаются

документы, подтверждающие результаты командировки. К таким документам могут

относиться,  в первую очередь, подписанный сторонами  контракт, протокол о

намерениях, акт выполнения тех или иных работ, сертификат (удостоверение) об

участии в выставках, конференциях и т.п. на отчете о проделанной в

командировке  работе  руководитель предприятия  ставит резолюцию о её

соответствии  целям командировки, а на авансовом  отчете о командировочных

расходах  – свою подпись,  подтверждая тем самым их целесообразность.

Указать цель командировки важно, так как  в соответствии с п.2 «и» Положения

«О составе  затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг),

включаемых  в себестоимость.», утвержденного  постановлением правительства РФ

от 05.08.92г. № 552, в себестоимость продукции  включаются затраты только на

командировки, связанные с производственной деятельностью.

В некоторых  случаях отнесение командировочных  расходов на затраты определено

целью командировки.

Расходы по участию в технической конференции могут быть отнесены на

себестоимость продукции, если результат такого участия  связан с

совершенствованием  производственного процесса. Обоснование  правомерности

расходов  находится в компетенции предприятия.

Участие в выставках для коммерческих предприятий является разновидностью

рекламных расходов, которые относятся на себестоимость  в пределах

установленных норм, поэтому  командировочные расходы  могут быть признаны как

расходы, связанные с производственной необходимостью.

Возмещение  командировочных расходов по обучению сотрудников с отнесением их

на себестоимость  зависит от разновидности обучения. В целом необходимо

различать обучение, предполагающее получение  знаний, и обучение, целью

которого  является подтверждение знаний. Если расходы были произведены в

рамках  заключения договора с высшим учебным  заведением о подготовке

специалиста (при условии, что данное учебное  заведение имеет лицензию на

образовательную деятельность, расходы по обучению рассматриваются как расходы

на подготовку и переподготовку кадров (профессиональная подготовка, повышение

квалификации) в соответствии со ст. 184 КЗоТ РФ с  включением по норме затрат

на обучение в себестоимость продукции. Соответственно и командировочные

расходы по такому обучению относятся на затраты.

Если  предприятие оплачивает обучение сотрудника на курсах, не соответствующих

профилю работы (например, курсы английского  языка), то эти    затраты

относятся на счет 88 (соответственно и командировочные  расходы). Практически

такие расходы никогда не признаются налоговыми органами как производственные.

Сумма возмещения командировочных расходов, связанных с направлением

работников  на участие в бизнес – семинарах, семинарах по бухгалтерскому учету

включается  в себестоимость продукции только в том случае, если семинар

организуется  по проблемным вопросам и по своему содержанию является

консультационным. В этом случае такие расходы можно  рассматривать как

консультационные  услуги сторонней организации и  соответственно производить

списание  расходов по семинару и командировочным расходам на себестоимость

продукции (работ, услуг).

После получения авансового отчета с приложенными к нему оправдательными

документами бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в

оправдательных  документах цифрами с помощью бухгалтерских проводок фиксирует

направление списания данных сумм из подотчета.

Израсходованные  фактически подотчетными лицами средства на командировки,

отраженные  в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71

"Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с различными счетами в

зависимости от характера произведенных расходов.

Таким образом, бухгалтер производит необходимые  расчеты, формирует суммарные

проводки  по включению командировочных расходов в себестоимость продукции

(работ,  услуг) организации или отнесения  их за счет чистой прибыли

предприятия, после чего заполняет соответствующие  графы лицевой стороны

авансового  отчета.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель утверждает эту сумму, и она  проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток  при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 84 (согласно действующему Плану счетов) проводкой:

    

Дебет 84  «Недостачи и  потери от порчи ценностей»

 

     Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из заработной платы работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда удержания не могут быть произведены).

    

Учет  НДС с командировочных расходов

 

Согласно  п.19 Инструкции ГНС РФ «О порядке  исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» от 11.10.95. № 39 (с учетом изменений и дополнений) суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, связанным с затратами на командировки (расходами по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах  служебными принадлежностями, а также расходами по найму жилого помещения), относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении  организации (предприятия).

В соответствии с вышеуказанным пунктом Инструкции  суммы НДС, не выделенные отдельной строкой в документах, обосновывающих произведенные в командировке расходы (оплата проезда, найма жилья, пользования  в поездах постельными принадлежностями), определяются по расчетной ставке  (16,67 %) от суммы затрат, относимых на себестоимость производимой продукции в пределах норм, установленных законодательством.

Однако  при этом не следует забывать о  том, что сумма НДС может быть выделена расчетным путем только в том случае, если сами оказанные услуги являются объектом  обложения налогом на добавленную стоимость в соответствии с законодательством. 

Так, например, необходимо помнить, что в случае дополнительных расходов по оплате проезда в городском пассажирском транспорте (кроме такси, проезд в котором  возмещению  не подлежит), а также в морском, речном, железнодорожном и автомобильном транспорте пригородного сообщения НДС не засчитывается при расчетах с бюджетом, то есть расчетным путем не выделяется, так как услуги этих видов транспорта от НДС освобождены. 

При расчете  сумм НДС от расходов по найму жилого помещения не следует забывать, что в соответствии с подпунктом «г» пункта  12 Инструкции ГНС РФ № 39 от налога  освобождается плата за проживание в общежитиях. Также не подлежат возмещению из бюджета суммы НДС при осуществлении затрат командированным сотрудником по приобретению материальных ценностей (работ, услуг) у организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров.

Что касается дополнительных производственных расходов, разрешенных к возмещению руководителем предприятия, то НДС по ним выделяется из общей суммы затрат в зависимости от направленности таких расходов и только в том случае, когда в первичных документах выделена сумма НДС (в приходных кассовых ордерах, накладных, счетах-фактурах).

Все вышесказанное  относится к командировкам, связанным  с производственной деятельностью организации. В случае же командирования сотрудника с целью, не связанной с производством, все командировочные расходы должны быть отнесены за счет соответствующего источника, которыми могут быть чистая прибыль или образованные за счет нее фонды. При этом подлежащие выделению суммы НДС также относятся на чистую прибыль.

Забегая вперед, следует отметить, что в  соответствии с подпунктом «г» пункта 14 Инструкции № 39 услуги по перевозке пассажиров и багажа за пределы территорий государств- участников СНГ, в том числе и по территории Российской Федерации, при оформлении перевозок едиными международными перевозочными документами, а также услуги (работы) по  перевозке пассажиров и багажа воздушными судами между Россией и государствами-участниками СНГ в связи с заключением Российской Федерацией межправительственных соглашений о воздушном сообщении с государствами –участниками СНГ считаются экспортируемыми и, соответственно, не подлежат обложению НДС.