Учёт расчётов с подотчётными лицами

 

Несмотря  на то, что тема расчетов предприятий  с сотрудниками, выезжающими в

служебные командировки, как по России, так  и в другие страны, достаточно

хорошо  изучена и освещена в специальных  изданиях, у бухгалтеров довольно

часто возникают вопросы по поводу правильного  отражения и налогообложения

командировочных расходов.

Для того чтобы найти правильное решение  при возникновении сложных и

неоднозначных ситуаций, бухгалтеру необходимо, прежде всего, четко

представлять, какими отраслями законодательства регулируются те или иные

аспекты правоотношений, возникающих при  направлении работников в

командировку.

Так, все  отношения, возникающие между работодателем и работником,

направляемым  в служебную командировку, регулируются нормами трудового

законодательства  и находятся в ведении Правительства  РФ, Министерства труда

РФ, Министерства социальной защиты населения РФ, Федеральной  службы занятости

РФ, органов по труду субъектов РФ, глав администраций и органов местного

самоуправления.

В соответствии с пунктом 4 Постановления правительства  РФ от 26.02.92г. № 122

«О нормах возмещения командировочных расходов»  Министерству финансов РФ, по

согласованию  с Министерством труда и занятости населения РФ, предоставлено

лишь  право вносить изменения в  нормы возмещения командировочных  расходов с

учетом  изменения индекса цен.

В настоящее  время при расчетах с работниками, выезжающими в командировки,

следует руководствоваться Инструкцией министерства финансов СССР, Госкомтруда

СССР  и ВЦСПС от 07.04.88г. № 62 «О служебных  командировках в пределах СССР»  и

Постановлением  Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974г. № 365 «Об утверждении

правил  об условиях труда советских работников за границей».

Указанные документы в соответствии с пунктом 3.3. письма Министерства юстиции

России  от 3 июня 1993г. № 08-09/307 не подлежат государственной  регистрации

как принятые до 14 мая 1992 года. В то же время эти  нормативные акты не были

отменены  в порядке, предусмотренном пунктом 6 указанного письма.

Служебной командировкой в соответствии с  пунктом 1 Инструкции Минфина СССР,

Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988г. № 62 «О служебных командировках в

пределах  СССР» признается поездка работника  по распоряжению руководителя

предприятия на определенный срок в другую местность  для выполнения служебного

поручения вне места его постоянной работы.

Из этого  определения можно сделать вывод, что в командировку могут быть

направлены  только работники, состоящие с данным предприятием в трудовых

соглашениях на основании главы III «Трудовой  договор (контракт)» КЗоТ РФ, то

есть  те, для которых данное предприятие  является либо основным местом

работы, либо местом работы по совместительству, так как только такие

работники должны подчиняться распоряжениям руководителя и внутреннему

трудовому распорядку в целом (статья 15 КЗоТ РФ).

Если  работник принят на работу по трудовому  соглашению и в трудовом

соглашении  определено, что он имеет свободный  график работы и не содержится

определенный, конкретный перечень работ, которые он должен выполнить, то

такой договор можно признать трудовым договором в соответствии со статьёй 15

КЗоТ  РФ. Свободный график работы, в данном случае, является одним из

возможных вариантов внутреннего трудового  распорядка. Следовательно, такой

работник  может быть направлен в служебную  командировку.

Если  же работник будет принят для выполнения конкретного объема работ

(например, составление отчетности за определенный  период, восстановление

бухгалтерского  учета и т.п.), то такой договор будет являться договором

гражданско-правового  характера  (договор подряда, поручения, возмездного

оказания  услуг, авторский договор и др.).

В том  случае, когда руководитель предприятия  направляет в командировку своего

работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по

командировке  относятся (в пределах действующих  норм) на себестоимость

продукции (работ, услуг) и в налогооблагаемый доход командированного лица не

включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо,

выполняющее работу по договорам гражданско-правового  характера, расходы по

командировке (в пределах действующих норм) также  относятся на себестоимость

продукции (работ, услуг), но сам факт поездки  командировкой не признается в

силу  отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а

следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического

лица. (Основание- письмо ГНИ по г. Москве № 11-13/991 от 23.01.95)

В тех  случаях, когда филиалы, участки  и другие подразделения, входящие в

состав  предприятия, находятся в другой местности, местом постоянной работы

работника считается то производственное подразделение, работа в котором

обусловлена трудовым договором. При этом отмечено, что служебные поездки

работника, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной

либо  подвижной характер не считаются  командировками.

Существует  особый порядок направления работников предприятий для выполнения

монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы  повышения квалификации, а

также за подвижной и разъездной характер работы, на работу вахтовым методом  и

полевые работы, на постоянную работу в пути на территории РФ и возмещения

работникам  дополнительных расходов, понесенных при выполнении таких работ.

Срок  командировки работников определяется руководителями предприятий, однако,

он не может превышать 40 дней, не считая времени  нахождения в пути.

Срок  командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для

выполнения  монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать

одного  года.

Срок  командировки работников в министерства и другие государственные органы

исполнительной  власти не должен превышать 5  дней, не считая времени

нахождения  в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных

случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа

управления, в который командированы работники.

    

Порядок направления работника  в командировку,

документальное  оформление командировки

 

Направление работников предприятий в командировку производится руководителями

этих  предприятий и оформляется выдачей  командировочного удостоверения по

установленной форме.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен

возвратиться  из командировки в место постоянной работы в тот же день, в

который  он был командирован. Вместе с тем, дословно следуя инструкции

фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в

командировочном удостоверении, поэтому рекомендуется  все же оформлять этот

документ  во избежание споров с налоговым инспектором.

По усмотрению руководителя организации направление  работника в командировку

наряду  с командировочным удостоверением может оформляться приказом, в  котором

отражается  причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете.

Аванс на командировочные расходы выдается работнику в пределах сметы обычно

из кассы  предприятия по расходному кассовому  ордеру.

Порядок выдачи наличных денежных средств  под отчет  регулируется Порядком

ведения кассовых операций. Пунктом 11 названного Порядка  предусмотрено, что

предприятия выдают наличные деньги под отчет  на командировочные расходы в

размерах  и сроки, определяемые руководителями предприятий. В течение 3 дней

по возвращении  из командировки работник обязан представить  авансовый отчет о

расходовании полученных  под отчет сумм вместе с командировочным

удостоверением  с отметками из мест назначения и  документами, подтверждающими

оплату  проезда, найма жилого помещения  и других расходов, связанных с

командировкой.

Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится

при условии  полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному

ему авансу.

Днем  выезда работника в командировку считается день отправления самолета,

поезда, автобуса, или любого другого транспортного средства из места

постоянной  работы командированного, а днем приезда  – день прибытия

транспортного средства в место постоянной работы.

При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда

считаются текущие сутки, а с 0 часов и  позднее – последующие сутки.

Если  станция (пристань, аэропорт) находятся  за чертой населенного пункта –

учитывается время, необходимое для проезда  до соответствующего пункта

отправления. Аналогично определяется день приезда  работника в место

постоянной  работы.

При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время

пребывания  в командировке определяется по отметкам в командировочном