Учёт расчетов с подотчётными лицами

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………………. .3

1. ХАРАКТЕРИСТИКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами……… 5

1.2.Учет представительских расходов …………………...……………………..7

1.3.Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы……………………………………………………..............9

1.4.Учет операционно-хозяйственных расходов………………………………13

2.ПОРЯДОК ДОКУМЕНТНОГО ОФОРМЛЕНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ  ОРГАНИЗАЦИИ «Агат-М»

2.1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами...................................14

2.2.Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами…………………………………………………………………………............21

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ………………..……………………………………………………….26

Заключение……………………………………………………………………….30

Список использованной литературы…………………………………………...31

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

     Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

     Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

     В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

 

   

      Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

     1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

     2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

     3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

     Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности и поэтому 

     Целью данной работы является изучение учета и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в  «Агат-М».

     Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в  «Агат-М».

     Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в  «Агат-М» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

 

 

 

 

 

 

 

1.ХАРАКТЕРИСТИКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

 

     Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

      · приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

      · оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

      · расходы на командировки по территории Российской Федерации и за    границу;

      · представительские расходы.

     Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

     Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

      При выдаче денежных средств организация обязана:

· определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

· получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

· выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

· запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

· определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

     Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.

     Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

     В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

     Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

     Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

      В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.