Учёт расчетов с подотчётными лицами

0pt;margin-bottom:10pt;margin-left:0pt;margin-right:0pt;text-align:left;text-indent:0pt">     Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

     3. Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

     На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

     После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

    

 

 

 

     К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки. ( см. Рис. 1.)

    

 

Рис. 1. Схема первичной документации.

 

      В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;

2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

     Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК.

     Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

     Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов:

• 07 «Оборудование к установке»,
• 08 «Вложения во внематериальные активы»,
• 10 «Материалы»,
• 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»
• 20 «основное производство»,
• 25 «Общепроизводственные расходы»,
• 26 «Общехозяйственные расходы»,
• 28 «Брак в производстве»,
• 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»,
• 97 «Расходы будущих периодов»,
• 41 «Товары»,
• 44.2 «Коммерческие расходы»,
• 44.1 «Издержки обращения»,
• 45 «Товары отгруженные»,
• 50 «Касса»,
• 51 «Расчетный счет»,
• 52 «Валютный счет»,
• 55 «Специальные счета в банках»,
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,
• 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям»,
• 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»,
• 79 «Внутрихозяйственные расчеты»,
• 84 «Нераспределенная прибыль»,
• 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов.
•        Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
• 2.2.Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными
• лицами
•      Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.
•      Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
• Таблица 1
• Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

•      Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
•     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
•      В ТСЖ «Энтузиаст»  счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:
• Дебет 71 Кредит 50 "Касса"
• - на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.
• Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
• - оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды)
• Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"
• - отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;
•      Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:
• Дебет 10 "Материалы" Кредит 71
• - отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;
• Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71
• - учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;
• Дебет 20 "Основное производство Кредит 71
• - приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;
• Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71
• - приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;
• Дебет 50 "Касса" Кредит 71
• - на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;
• Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71
• - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;
• Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71
• - на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;
• Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71
• - если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;
• Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71
• - если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;
• Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71
• - если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.
• Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71
• - если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;
• Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71
• - приобретена лицензия на осуществление деятельности подотчетным лицом.
•       Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.
•      Основанием для заполнения журнала - ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера -  на расхождения в суммах, полученных и израсходованных. 
       Ежемесячно итоги из журнала - ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.
• 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С
• ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
•      При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.
•      У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.
•      Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".
•      Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении".
•       Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.
•       Учитывая недостаточность российской экономической базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.
•      Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.
•       Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).
•      Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23«О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.
•      Организация-покупатель должна представить сведения по форме Инструкции Госналогслужбы РФ.
•      Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.
•      Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.
•      Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?
•      Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.
•       Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.
•      Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.
•       Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.
• Заключение
•       В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.
•       А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.
•       Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.
•      Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.
•      Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.
• Список использованной литературы
• 1. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2006.-№4.-с.72-78
• 2. Арефкина Е. И. Правовые основы бухгалтерского и налогового учета и аудита в Российской Федерации: Учебное Пособие для студентов вузов. - М.: 2004.
• 3. Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т.1,2 - СПб.- 2005.
• 4. Бухгалтерский учет. Учебник/ Под ред. Бабаева Ю.А. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.
• 5. Волкова Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников // Главбух.-2003.-№5.-с.47-58
• 6. Загарова Н.А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2007.-№3.-с.43-44
• 7. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух.-2006.-№20.-с.36-41
• 8. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет.- М.: Инфра-М, 2002.-640с.
• 9. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух. - 2005. -№ 2.
• Приложение 1
• Приказ №
• от 200 г.
• О порядке выдачи денежных средств под отчет
• Приказываю:
• 1. В 200 году выдавать наличные деньги под отчет следующим работникам:
• менеджеру
• менеджеру
• бухгалтеру.
• 2. Денежные средства под отчет выдаются на срок не превышающий 7 рабочих дней с момента их выдачи.
• Директор ООО «Мебель Комплект» _________________/Горбенко Н.В./
• ООО «Мебель Комплект»
• Приказ №
• от 200 г.
• О установлении размера (норм) суточных
• Приказываю:
• В 200 году установить размер суточных при командировках по территории России - рублей в сутки.
• Директор ООО «Мебель Комплект» _________________/Горбенко Н.В./
• ПРИЛОЖЕНИЕ 3
• Использование для автоматизации бухгалтерского учета программы 1С:Предприятие позволяет детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе:
• каждой проводки
• Дата 
• Документ 
• Содержание 
• Нач.ост.Деб. 
• Нач.ост.Кред. 
• Деб.Оборот 
• 44 
• 50 
• Кред.Оборот 
• Кон.ост.Деб. 
• Кон.ост.Кред. 
• 09.11.07 
• Расходный кассовый ордер №15 
• Выдача из кассы: расходы на командировочные нужды Расход:   
• 2 600,00    
• 2 600,00  
• 12.11.07 
• Авансовый отчет №12 
• Авансовый отчет: суточные 
• 2 600,00   
• 600,00  
• 600,00 
• 2 000,00  
• 12.11.07 
• Авансовый отчет №12 
• Авансовый отчет: билет 
• 2 000,00   
• 1 800,00  
• 1 800,00 
• 200,00  
• 12.11.07 
• Приходный кассовый ордер №21 
• Поступл.в кассу: возврат остатка средсв выданных п Приход: 
• 200,00    
• 200,00 
• 200,00   
• Итого     
• 2 600,00 
• 2 400,00 
• 200,00 
• 2 600,00   
• в разрезе каждой операции
• Дата 
• Документ 
• Содержание 
• Нач.ост.Деб. 
• Нач.ост.Кред. 
• Деб.Оборот 
• 44 
• 50 
• Кред.Оборот 
• Кон.ост.Деб. 
• Кон.ост.Кред. 
• 09.11.07 
• Расходный кассовый ордер №15 
• Выдача из кассы: расходы на командировочные нужды Расход:   
• 2 600,00    
• 2 600,00  
• 12.11.07 
• Авансовый отчет №12 
• Авансовый отчет: суточные 
• 2 600,00   
• 2400,00  
• 2400,00 
• 200,00  
• 12.11.07 
• Приходный кассовый ордер №21 
• Поступл.в кассу: возврат остатка средсв выданных п Приход: 
• 200,00    
• 200,00 
• 200,00   
• Итого     
• 2 600,00 
• 2 400,00 
• 200,00 
• 2 600,00   
• в разрезе отдельного подотчетного лица
• Сотрудники 
• Нач. остаток 
• 50 
• Оборот 
• 44 
• 50 
• Оборот 
• Кон. остаток 
•    
• Дебет 
• Кредит  
• Дебет   
• Кредит 
• Дебет 
• Кредит 
• Семенов Олег Николаевич   
• 2 600,00 
• 2 600,00 
• 2 400,00 
• 200,00 
• 2 600,00   
• в разрезе отдельной даты
• Дата 
• Нач.ост. Деб. 
• Нач.ост. Кред. 
• Деб.Оборот 
• 44 
• 50 
• Кред.Оборот 
• Кон.ост.Деб. 
• Кон.ост.Кред. 
• 09.11.07   
• 2 600,00    
• 2 600,00  
• 12.11.07 
• 2 600,00   
• 2 400,00 
• 200,00 
• 2 600,00   
• Итого   
• 2 600,00 
• 2 400,00 
• 200,00 
• 2 600,00