Автоматизированное ведение учета оборотов товарно-материальных ценностей с использованием программы 1С:Предприятие 8.1

 

 

2.2 Нормативно-справочная  база, справочники, классификаторы  информации

Нормативно-справочная информация (НСИ) - это совокупность данных компании о покупателях и поставщиках, выпускаемой продукции и используемых материалах, подразделениях и складах .  Если представить себе предприятие в виде организма, то НСИ - струящаяся по его венам кровь, чистота которой - непременное условие здоровья и жизнедеятельности всех органов.

.В состав НСИ входят словари, справочники и классификаторы, данные из которых (например, термины, единицы измерения, коды, наименования материалов, контрагентов и т. п.) используются при формировании текущих документов.

Единая система ведения  НСИ представляет собой автоматизированную информационную систему, обеспечивающую хранение, обработку и предоставление нормативно-справочной информации. В  состав программного обеспечения системы  входят инструменты ведения справочников и классификаторов, средства поиска объектов учета, модули обмена информацией  между экспертами и пользователями, средства интеграции с внешними приложениями.

Состав нормативно-справочной информации у каждой компании индивидуален и определяется целым рядом факторов, таких как: отрасль, виды деятельности предприятия, тип выпускаемой продукции  или оказываемых услуг. Наиболее важной является следующая информация:

• Организации - входящие в состав предприятия юридические лица, по которым ведется общий учет и отчетность;
• Подразделения - отделы и управления, из которых складывается организационная структура;
• Склады;
• Статьи затрат;
• Номенклатура - товарно-материальные ценности и услуги, используемые в деятельности предприятия;
• Контрагенты - совокупность партнеров (юридических и физических лиц), с которыми взаимодействует предприятие.

 

Справочники по учету товарно-материальных ценностей

Таблица 3

Название справочника	Назначение справочника	Порядок заполнения
Контрагенты	Справочник  «Контрагенты» предназначен для  хранения перечня юридических лиц, с которыми взаимодействует салон  красоты. Это могут быть клиенты, поставщики товаров и услуг, прочие партнеры.	Операции/Справочники/Контрагенты
Номенклатура	Справочник "Номенклатура" предназначен для хранения информации о товарах, комплектах, наборах, возвратной таре, услугах. Жесткого деления на такие категории нет, выделяются лишь товары, услуги и наборы (наборы-комплекты и наборы-пакеты).	Операции/Справочники/Номенклатура
Склады	Справочник «Склады» используется для учета товарно-материальных ценностей (в терминологии программы  — номенклатуры) по складам.	Операции/Справочники/Склады

 

Классификация и кодирование  информации.

Организация машинной обработки  информации требует предварительного ее классифицирования и кодирования. Под классифицированием информации понимается процесс распределения объектов множества на подмножества в соответствии с принятой системой классифицирования.

Система классифицирования - совокупность правил деления объектов множества на подмножества в соответствии с установленными признаками. Основными системами классифицирования являются иерархическая и фасетная. Сущность иерархической системы заключается в соподчиненности классификационных группировок, то есть сначала вся информация по выбранному признаку делится на группировки, а затем каждая из них на более мелкие группы и т. д. При фасетной системе классифицируемая информация делится на независимые группировки по различным фасетам. Обычно деление производится по существенным признакам.

После окончания классифицирования  информации на классификационные группировки возникает необходимость замены полных наименований группировок условными обозначениями, то есть кодирования информации.

Кодирование – это  процесс присвоения объекту (номенклатуре) условного цифрового обозначения - кода.

Кодирование осуществляется по соответствующим системам. Под  системой кодирования понимается совокупность правил, определяющих систему знаков и порядок их использования в  работе с информацией. По способу  построения системы кодирования  подразделяются на порядковые, серийные, позиционные, повторения.

Порядковой системой кодирования  предполагается последовательное присвоение единицам информации (объектам) условных обозначений.

Серийная система кодирования  ориентирована на определенное разделение номенклатуры (объекта) по какому-либо признаку на отдельные части (серии), и каждой серии отводится своя группа условных обозначений. Например, присвоение кодов видам работ, видам оплаты труда и удержаний из оплаты труда.

Позиционная система кодирования  предполагает иерархическую структуру  информации или подразделение, ее по нескольким признакам. Сущность ее заключается  в том, что каждый уровень или  признак классификации обеспечивается своей нумерацией в пределах всего уровня или признака. Например, присвоение кодов объектам основных средств с учетом их принадлежности к виду, отрасли и группе.

На основе данных классификации  и кодирования информации составляются классификаторы. Под классификатором  понимается систематизированный свод классификационных группировок  и им присвоенных кодов.  Классификаторы подразделяются на общегосударственные  и локальные (республиканские), региональные (территориальные), ведомственные (отраслевые) и предприятий.

Общегосударственные классификаторы разработаны с учетом построения автоматизированных систем информационного обеспечения органов управления высших иерархических уровней. Поэтому в общегосударственных классификаторах помещенные коды многозначные, пользоваться которыми на отдельных предприятиях трудно, требуются большие затраты труда по их проставлению в документах и на ввод в ЭВМ.

При разработке локальных  классификаторов прежде всего должны быть учтены интересы наилучшего информационного  обеспечения органов управления и контроля, а также обеспечения наименьших затрат труда на разработку, и использование классификаторов. Для этого важно применение единых кодов для аналогичных номенклатур в различных отраслях народного хозяйства, так как организации и предприятия различных отраслей довольно часто пользуются одной и той же информацией.

Не менее важным является обеспечение территориальных органов  необходимой информацией о ходе производства в организациях и предприятиях, находящихся на подчиненной им территории. Для практического решения этой проблемы необходимо разработать региональные межведомственные классификаторы, используемые  предприятиями  и  организациями  административного района. В региональный межведомственный классификатор должны быть включены коды только той информации, которая используется всеми предприятиями и организациями различных отраслей, например коды предприятий и организаций, продаваемых, покупаемых материальных ценностей, групп, видов и отраслей основных средств, видов оплаты труда и удержаний, марок тракторов и автомобилей и т. д.

На уровне отрасли следует  разработать и отраслевые классификаторы, в которые должны быть включены коды информации, используемой только в организациях и на предприятиях определенной отрасли (например, коды профессий и категорий работающих, возделываемых культур, норм выработки и отраслевых расценок и др.).

 

Построение кода «Материалы»

Таблица 4

Синтетический счет		Субсчет		Полный  код
Наименование	Код	Наименование	Код
Материалы	10	Сырье и материалы, медикаменты, тара	01	1001
		Запасные части	02	1002
		ГСМ	04	1004
		Сырье для пекарни	06	1006
		Семена и корма	08	1008
		Строительные  материалы	09	1009
		Прочие материалы	10	1010
		Материалы для  швейного цеха	11	1011

 

 

 

Построение кода «Единицы измерения»

Таблица 5

Единицы		Код	Разновидность		Код	Полный код
Натуральные		1	Тонны		01	101
			Килограммы		02	102
			Штуки		03	103
			Метры		04	104
			Литры		05	105
Условно-натуральные		2	Условные кормовые единицы		01	201
					02	202
			Условные головы Условный эталонный трактор		03 04	203 204
Стоимостные		3	Рубли		01	301
Трудовые		4	Секунды		01	401
			Минуты		02	402
			Часы		03	403
			Дни		04	404
			Человеко-час		05	405
			Человеко - день		06	406
			Человеко-смена		07	407

 

 

 

2.3 Подробное описание справочника «Склады»: структура справочника, реквизиты, порядок заполнения, назначение, возможности редактирования и использования.

Справочник «Склады» используется для учета товарно-материальных ценностей (в терминологии программы  — номенклатуры) по складам. Для того чтобы включить в программе аналитический учет по складам, нужно в меню Предприятие – Настройка параметров учета на вкладке «Запасы» установить параметр настройки «Учет по складам (местам хранения)» в положение «ведется по количеству» или «ведется по количеству и сумме». В результате чего программа установит по счетам материального учета (счета и субсчета счетов 07, 08, 10, 41, 43) аналитический учет по складам, т.е. появится субконто «Склады».

Данная настройка применяется  сразу ко всем счетам материального  учета и всем организациям учета  в информационной базе, если ведется многофирменный учет.

Сам справочник Склады достаточно простой. Можно задавать любое наименование справочника, при необходимости  выбрать ответственное лицо, и  обязательно указать вид склада – оптовый, розничный или неавтоматизированная торговая точка. Для обычного складского учета используется тип оптовый. Розничный и НТТ варианты используются только для розничной торговли.

Так же можно настроить  тип цен для склада. В этом случае при выборе склада в документах ввода  номенклатуры будет автоматически  выбираться указанный тип цены.

Кроме штатного применения справочника складов, возможна организация  виртуальных складов для решения  многих учетных задач.

Например, чтобы организовать аналитический учет материалов номенклатуры по материальным лицам. Субконто «материально лицо» по счетам учета в 1С не предусмотрено, а ввод нового субконто в типовую  конфигурацию 1С – не лучшее решение. Просто заводим  материальных лиц как склады в справочник. Справочник иерархический, в случае большого количества наименований можно организовать группы. В документах поступления, перемещения и списания материалов соответственно в поле ввода «склад» выбираем своих подотчетников. И используем стандартные отчеты 1С для формирования количественных и суммовых отчетов по материальным лицам.

Очень удобна оборотно-сальдовая  ведомость по счету (например, субсчета 10-го счета) с первым уровнем группировки  – по складам.  

Для каждого склада также  можно настроить счета учета  номенклатуры. Для этого в форме  справочника склады используется кнопка «Перейти» — «Счета учета номенклатуры». Здесь в соответствующем регистре сведений настраиваем счета учета номенклатуры по складу и организации.