Автоматизированное ведение учета оборотов товарно-материальных ценностей с использованием программы 1С:Предприятие 8.1

 

продолжение таблицы 1

3.Обобщение операций по  счету 10 «Материалы» в аналитическом  разрезе   Формирование оборотов за отчетный месяц в разрезе корреспондирующих  счетов

Формирование бухгалтерских  проводок   Обобщение операций по счетам бухгалтерского учета в аналитическом  разрезе   Печать выходных документов по синтетическим счетам   Печать выходных документов по аналитическим счетам

Ежемесячно     Ежемесячно       Ежемесячно   Ежемесячно

 

 

1.3 Документооборот  по  учету товарно-материальных ценностей

Документооборот - это создание первичных учетных  документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных  документов в бухгалтерском учете  регламентируется графиком документооборота.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» (далее - Федеральный закон  №129-ФЗ), должны оформляться оправдательными  документами. Эти документы являются первичными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский учет.

 

 

 

 

 

 

 

Документы по учету товарно-материальных ценностей

Таблица 2

Название документа	Назначение документа	Прочие характеристики	Порядок формирования документов
Первичные документы:
1.Счет на оплату	По счету на оплату можно  производить контроль оплаты и отгрузки.	Строгой формы бланка счета  не существует, однако следует указать  полные сведения о поставщике, в  первую очередь его платежные  реквизиты. Счет на оплату можно распечатать в виде стандартной формы счета и отправить по факсу. Наличие подписи гл.бухгалтера и/или руководителя и/или уполномоченного лица не обязательно. Может стоять только одна подпись уполномоченного лица. Печать также не является обязательным реквизитом счета.	Продажа/Счет/Заполнение полей/Записать/ОК/Счет на оплату(печатная форма)
2.Расходная накладная	Применяется для оформления продажи (отпуска) товарно - материальных ценностей сторонней организации	Продажа товара оформляется  товарной накладной по форме №  ТОРГ-12. Продавец при отпуске товарно-материальных ценностей составляет ТОРГ-12 в двух экземплярах, один из которых передаётся клиенту, а второй остаётся у продавца и является основанием для списания этих товаров, то есть их расходования. В зоне подписей две графы: -отпустил;  -получил.	Продажа/Реализация товаров  и услуг/Кнопка Добавить/Выбрать  вид операции документа/ОК/Заполнение полей документа/Записать/ОК/Расходная  накладная (печатная форма)

 

Продолжение таблицы  2

Результатные документы:
1.Товарный отчет	Применяются для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем  организации.	Составляется в двух экземплярах материально ответственным  лицом с указанием номера, даты документов на поступление и выбытие  товаров. Товарный отчет, как правило, составляется при сальдовом методе учета товаров. Товарный отчет подписывается  бухгалтером и материально ответственным  лицом.	Отчеты/Товарный отчет/Сформировать
2.Оборотно-садьдовая ведомость	С помощью ОСВ можно  выполнить анализ состояния и  движения хозяйственных средств  за отчетный период в стоимостном  выражении. Оборотно сальдовая ведомость необходима бухгалтеру, чтобы провести анализ, найти ошибку в учете, а также посмотреть какие активы и обязательства есть у предприятия.	Первый экземпляр товарного отчета с приложенными документами, на основании которых составляется отчет, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица. Оборотно сальдовая ведомость формируется автоматически. Для этого заходим в верхнее меню «Отчеты» и выбираем самый первый пункт «Оборотно-сальдовая ведомость». Зоны подписей у ОСВ нет	Отчеты/Оборотно-садьдовая ведомость/Сформировать

 

 

Глава 2. Проектирование автоматизированной информационной системы

2.1 Бухгалтерские программы. Обзор некоторых бухгалтерских программ. Возможности программы «1С:Предприятие» для автоматизации задач по учету товарно-материальных ценностей

Работа  бухгалтерии любой фирмы сводится не только к хранению данных об имуществе и обязательствах предприятия, но и в главную очередь к формированию на основании этих данных бухгалтерских отчетов различного уровня сложности. Естественно, такую работу можно проделать, используя только различные программные продукты, предназначенные для удобного хранения данных - базы данных или, в простом случае, электронные таблицы, однако одним из основных требований к бухгалтерскому учету (согласно закону о бухгалтерском учете) является документальное обоснование каждой бухгалтерской операции.

В настоящее  время на рынке имеется огромный выбор различных комплектующих  и программных средств, которые  постоянно обновляются. Особое место  среди программного обеспечения  отводится бухгалтерским программам, эти программы написаны профессиональными  программистами на языках программирования. Эффективность применения той или  иной программы зависит непосредственно  от аппаратных ресурсов компьютера и  от вида деятельности предприятия.

Приведем  несколько наиболее известных и  популярных российских разработчиков  автоматизированных бухгалтерских  систем:

«1С»; «Галактика»; «Парус»; «Интеллект-сервис» и др.

Рассмотрим  возможности этих программ:

1. Функциональные возможности системы «Галактика-Старт» позволяют автоматизировать основные учетно-управленческие задачи предприятия, в том числе:

• складской учет;
• управление сбытом и снабжением;
• расчеты с поставщиками и получателями;
• кассовые и финансово-расчетные операции;
• учет малоценных и быстро изнашиваемых предметов;
• учет ТМЦ;
• учет основных средств;
• учет нематериальных активов;
• формирование бухгалтерской отчетности;
• расчет налоговых отчислений;
• расчет заработной платы.

2. Программа "ПАРУС - Бухгалтерия" предназначена для автоматизации бухгалтерского учета в учреждениях, находящихся на бюджетном финансировании. Программа "ПАРУС - Бухгалтерия" обеспечивает:

• формирование полной и достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности, для ее использования поставщиками, покупателями, налоговыми, финансовыми и банковскими органами и иными заинтересованными субъектами;
• регистрацию первичных документов, служащих основанием для учета, хранения и перемещения денежных средств или материальных ценностей;
• отражение на счетах бухгалтерского учета операций, совершаемых на основании документов, в т.ч.:
• ведение учета хозяйственных операций в хронологическом порядке с отражением движения средств на синтетических счетах (субсчетах) и счетах аналитического учета;
• ведение учета основных средств в инвентарной картотеке с расчетом по ним амортизации, отражение операций с инвентарными объектами в журнале учета хозяйственных операций;
• ведение учета товарно-материальных ценностей по местам хранения в разрезе материально-ответственных лиц;
• ведение учета расчетов с дебиторами и кредиторами и др.;
• подготовку внутренних документов по фактам финансово-хозяйственной деятельности за определенный учетный период, в т.ч. периодическую отчетность по движению средств, в виде многочисленных отчетов (оборотные ведомости, Главная книга и Кассовая книга, отчеты по журналам операций, и пр.).
• подготовку годовой, квартальной, месячной отчетности бюджетного учреждения.

3. Фирма «1С», система «1С: Предприятие». На сегодняшний день это самый известный и продаваемый продукт в России. Популярность этой программе обеспечили мощная реклама, развитая дилерская сеть, невысокая цена и грамотная маркетинговая стратегия.

«1С:Предприятие» может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Разнообразные и гибкие возможности  системы «1С:Предприятие» позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.

Система «1С:Предприятие» может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета:

• учет операций по банку и кассе;
• учет основных средств и нематериальных активов;
• учет материалов и МБП;
• учет товаров, услуг и производства продукции;
• учет валютных операций;
• учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами;
• учет расчетов по заработной плате;
• учет расчетов с бюджетом;
• другие разделы учета.

 

 

Учет  товарно-материальных ценностей с помощью программы «1С:Предприятие»:

Учет ТМЦ требует, как правило, обработки больших объемов информации. Поэтому конфигурация максимально облегчает работу пользователя с помощью широкого использования механизма автоматической подставки данных по умолчанию, возможности ввода документов на основании других документов, с помощью других приемов.

Учет  товаров, материалов и готовой продукции  реализован в конфигурации в соответствии с ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" и методическим указаниям  по его применению.

Операции  поступления, перемещения и выбытия  товарно-материальных ценностей (ТМЦ), регистрируются путем ввода в  информационную базу соответствующих  документов. Бухгалтерские проводки при этом формируются автоматически. Реквизиты проводок заполняются  на основании информации, содержащейся в документе.

Так при  регистрации поступления ТМЦ  путем ввода документа "Поступление  товаров и услуг", номенклатура поступающих ТМЦ перечисляется  в табличной части документа  на закладке "Товары". Причем в процессе заполнения табличной части пользователем для каждой номенклатурной позиции конфигурация автоматически подставляет счет учета бухгалтерского учета, счет учета НДС и некоторые другие данные. Эти данные используются конфигурацией при автоматическом формировании проводок.

Проводка  формируется по каждой записи табличной  части "Товары". В качестве субконто (объекта аналитического учета) дебета проводки указывается элемент справочника "Номенклатура" из одноименной колонки табличной части "Товары".

Таким образом, аналитический учет ТМЦ ведется  на основе справочника "Номенклатура". В этом справочнике хранятся наименования и прочие реквизиты товарно-материальных ценностей.

При автоматической подстановке бухгалтерского счета  учета ТМЦ по умолчанию конфигурация выбирает наиболее подходящую запись из специального списка, хранящегося  в информационной базе.

Для указания счета учета расчетов с контрагентом в проводке по умолчанию будет  выбрана наиболее подходящая запись из другого аналогичного списка.

Благодаря использованию принципа умолчания  можно разделить работу по учету  ТМЦ между бухгалтерами и другими  сотрудниками предприятия следующим  образом. Бухгалтеры осуществляют общее  методическое руководство, контролируют и заполняют списки, используемые для подстановки бухгалтерских  счетов в документы учета движений ТМЦ. (Причем поставляемая конфигурация уже содержит  списки, предварительно заполненные минимально необходимыми наборами записей). А сотрудники, отвечающие за регистрацию движений ТМЦ (сотрудники отдела материально-технического снабжения, производственных подразделений и др.), вводят документы, заполняют их наименованиями ТМЦ, контрагентов и прочими реквизитами, после чего бухгалтерские проводки формируются автоматически по правилам, предписанным бухгалтерами.

Товарно-материальные ценности могут выбывать по нескольким причинам: в результате продажи, передачи в производство, списания и др. В  конфигурации поддерживаются следующие  способы оценки ТМЦ при их выбытии:

• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени приобретения материально–производственных запасов (способ ФИФО).

Выбор того или иного способа устанавливается  в информационной базе в настройках политики бухгалтерского учета организации.

Помимо  синтетического учета ТМЦ на счетах бухгалтерского учета, конфигурация обеспечивает ведение аналитического учета по их видам — позициям номенклатуры (то есть элементам справочника "Номенклатура") и по местам хранения (складам). Это  позволяет формировать бухгалтерские  отчеты, отражающие наличие и перемещения  ТМЦ в разрезе позиций номенклатуры и  мест хранения в денежном и количественном выражении.