Автоматизированное ведение учета оборотов товарно-материальных ценностей с использованием программы 1С:Предприятие 8.1

 

Введение

В настоящее время происходит автоматизация  большинства предприятий нашей  страны. Это обусловлено необходимостью повышения качества выполняемых  работ и уменьшения трудовых затрат. Каждое предприятие производственной сферы заинтересовано в получении прибыли и укреплении своих позиций на рынке.

На предприятиях, имеющих на своих  складах расширенную номенклатуру материальных ценностей, введение механизированного  учета их движения позволяет оптимизировать запасы с соблюдением нормативов, исключить наличие на складах  запасов ТМЦ долго лежащих  без движения, не допускать перебоев с поставками, контролировать расчеты  с поставщиками. Автоматизация процесса учета на складе позволяет отказаться от трудоемкого ведения складского учета на бумажных носителях. Взаимосвязь  работы вычислительной техники на складе и в бухгалтерии позволяет  оптимизировать работу бухгалтерии.

Цель написания курсовой работы – рассмотрение автоматизированного учета оборотов ТМЦ, проектирование автоматизированной информационной системы, проектирование автоматизированного рабочего места бухгалтера.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

• изучить теоретические основы автоматизации учета материалов;
• Описать документооборот на данном участке учета;
• Описать возможности компьютерной программы 1С:«Предприятие» для автоматизации задач участка учета ТМЦ;
• Описать нормативно-справочную базу программы 1С:«Предприятие»;
• Разработать структуру кодов номенклатуры;
• Изучить рынок программных продуктов и рынок компьютерной и оргтехники;
• Спроектировать автоматизированное рабочее место.

Глава 1. Изучение экономической информационной системы

1.1 Основные понятия и сущность экономических информационных систем

Современная экономика немыслима  без информации. Тысячи предприятий, миллионы налогоплательщиков, триллионы  рублей, биржевые котировки, реестры  акционеров - все эти информационные потоки необходимо оценить, обработать, сделать необходимые выводы, принять  правильное решение.

Современный специалист - экономист  должен уметь принимать обоснованные решения. Для этого наряду с традиционными  знаниями, такими как основы менеджмента, основы внешнеэкономической деятельности, банковское дело, административное управление, налогообложение он должен владеть  информацией по построению информационных систем.

Сегодня обработка экономической  информации стала самостоятельным  научно-техническим направлением с  большим разнообразием идей и  методов. Отдельные компоненты процесса обработки данных достигли высокой  степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все  средства обработки информации, на конкретном экономическом объекте  понятием "экономическая информационная система" (ЭИС). Детальное изучение ЭИС опирается на понятия "информация" и "система".

Информация и система, возможно, являются простейшими фундаментальными категориями, не выражаемыми через  более общие понятия (как, например, точка в геометрии). Поэтому приводимые далее определения всего лишь поясняют и уточняют эти категории.

Информационная система  – это коммуникационная система  по сбору, передаче и переработке  информации об объекте для достижения поставленной цели.

Любой экономический объект своей деятельностью реализует  функции управления. Управление всегда связано с обменом информацией  внутри системы и с окружающей средой. Поэтому любой системе управления экономическим объектом соответствует своя экономическая информационная экономическая система (ЭИС).

ЭИС представляет собой систему, функционирование которой во времени  заключается в сборе, хранении, обработке  и распространении информации о  деятельности какого-то экономического объекта реального мира. Информационная система создается для конкретного  экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи  элементов объекта.

ЭИС предназначены для  решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта. (8, с.331)

Задачи обработки данных обеспечивают обычно рутинную обработку  и хранение экономической информации с целью выдачи (регулярной или  по запросам) сводной информации, которая  может потребоваться для управления экономическим объектом.

Автоматизация конторских работ  предполагает наличие в ЭИС системы  ведения картотек, системы обработки  текстовой информации, системы машинной графики, системы электронной почты  и связи.

Поисковые задачи имеют свою специфику, и информационный поиск  представляет собой интегральную задачу, которая рассматривается независимо от экономики или иных сфер использования  найденной информации.

Структура ЭИС:

1.Экономическая информация

Термин  информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение.

Информация - новые сведения, принятые, понятые  и оцененные конечным потребителем как полезные. Информацией являются сведения, расширяющие запас знаний конечного потребителя об окружающем нас мире.

Одной из важнейших разновидностей информации является информация экономическая. Ее отличительная черта - связь с  процессами управления коллективами людей, организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления  материальных благ и услуг. 

Экономическая информация –  это совокупность сведений о хозяйственной  деятельности экономических субъектов.

2. Информационные технологии

 Информационные технологии (ИТ) – это совокупность методов  и средств получения и использования  информации на базе современной  вычислительной и коммуникационной техники программного обеспечения и математических методов.

Структура ИТ:

 

 

3. Организационная структура

Организационная структура  управления предприятием формирует  методы управления и существенно  влияет на выбор информационных технологий в данной системе.

Организационная структура  состоит из организационных единиц управления (структурное подразделение  и управленческий персонал).

Различают несколько типов  организационных структур:

• Иерархическая структура (многоуровневая)
• Сетевая структура (строится на основе бизнес-единиц)

4. Функциональная структура

Функциональная структура  отражает содержание системы. Представляет собой совокупность функциональных подсистем, задач и процедур обработки информации, реализующих функции системы управления.

Функциональная подсистема – это методы, модели и алгоритмы  получения и обработки управляющей  информации.

Функциональные подсистемы связываются между собой информационными  потоками и образуют документооборот  предприятия.

Функциональные подсистемы:

• Стратегическое управление (финансовое планирование, финансовый анализ, маркетинг, управление проектами);
• Управление персоналом (штатное расписание, кадровый учет, расчет заработной платы, организационный менеджмент);
• Управление производством (техническая подготовка производства, технико-экономическое планирование, оперативно-календарное планирование, учет затрат на производство);
• Оперативное управление (управление закупками и продажами, управление запасами, складской учет);
• Бухгалтерский учет (расчетный счет, касса, основные средства, материалы и т.д). (1, с.416)

 

 

1.2 Учет оборотов товарно-материальных ценностей

Товарно-материальные ценности (ТМЦ) - это аналог названия материально-производственных запасов (МПЗ). То есть это активы организации, используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг); предназначенные для продажи; используемые для управленческих нужд организации. 

Готовая продукция является частью материально-производственных запасов, предназначенных для продажи (конечный результат производственного цикла, активы, законченные обработкой (комплектацией), технические и качественные характеристики которых соответствуют условиям договора или требованиям иных документов, в случаях, установленных законодательством).

Товары являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенные для  продажи.

Задача по учету материальных ценностей является многоэлементной. В ее состав входят частные задачи: учет поступления материальных ценностей  в разрезе номенклатурных номеров, материально ответственных лиц, складов, поставщиков, источников поступления, периодов и др.; учет выбытия материальных ценностей; определение оборотов и  остатков материальных ценностей по аналитическим счетам, субсчетам  и синтетическим счетам; определение  сумм отклонений по счетам; определение  стоимости материальных ценностей, относимых на производственные счета  и др.  Каждая задача характеризуется  определенной дискретной автономности  и в тоже время является слагаемым  элементом в общей задаче по учету  материальных ценностей, что указывает на методологическую взаимосвязь перечисленных задач. Так, не получив предварительных сведений о поступлении и расходе материальных ценностей в разрезе  номенклатурных номеров, невозможно решить задачу  по определению остатков на конец отчетного периода и т.д. Эта взаимосвязь осуществляется с помощью специальных массивов.

Задачи по учету материальных ценностей взаимосвязаны не только между собой, но и с другими  бухгалтерскими задачами, в частности  с учетом с задачами учета производства, учета труда и заработной платы, учета расчета с поставщиками, а также с задачами планирования, анализа и оперативного управления производственно-хозяйственной деятельностью  сельскохозяйственных объектов. Это  находит проявление в том, что  информация по учету наличия на складе материальных ценностей и сельскохозяйственной продукции используется при планировании потребности в минеральных удобрениях, запчастях, горюче-смазочных материалах, семенах и других предметах труда; учетная информация по использовании  в производстве предметов труда  наряду с плановой информацией является исходной при проведения анализа; оперативная 

информация по учету предметов  труда – исходной при оперативном  управлении производственно хозяйственной  деятельностью и т. д.

Перечень решаемых задач  по учету движения материальных ценностей зависит от уровня автоматизации процесса сбора первичных данных, методов учета затрат на производство, учета материальных ценностей и цели той или иной задачи.

 

 

 

 

 

 

Перечень решаемых задач  по учету ТМЦ

Таблица 1

 

Наименование решаемой задачи	Взаимосвязь с другими  задачами и участками учета	Периодичность решения
1.Учет наличия и движения ТМЦ по местам хранения (МОЛ): товар, материал, продукция.   Определение стоимости поступивших  и отпущенных в производство МЦ   Определение оборотов и формирование сальдо на конец отчетного периода   Формирование данных для  проведения инвентаризации   Расчет и отражение  в учете излишков и недостач МЦ по результатам инвентаризации	Расчет стоимости МЦ по операциям прихода, расхода и  внутрихозяйственного перемещения Обобщение операций в разрезе  счетов бухгалтерского и аналитического учета Компоновка данных для  провидения инвентаризации   Определение отклонений и  формирование данных для отражения  на счетах	Ежемесячно       Ежемесячно       По запросу на дату проведения инвентаризации По запросу
2.Учет заготовления и  приобретения ТМЦ. Определение  ТЗР или отклонений от плановой  себестоимости.    Калькулирование фактической  себестоимости ТМЦ, поступивших  от поставщиков и из переработки  на стороне    Расчет стоимости по учетным  и ТЗР (отклонений) по всем поступлениям МЦ (от поставщиков) в разрезе синтетических  счетов, субсчетам, группам ценностей  и элементам фактической себестоимости    Расчет коэффициентов  ТЗР (отклонений) по субсчетам  и  группам МЦ	Калькулирование и определение  фактической себестоимости ТМЦ     Расчет стоимости МЦ по операциям прихода          Определение сумм отклонений (ТЗР) по объектам затрат	Ежемесячно     Ежемесячно       Ежемесячно