Автоматизированная обработка информации по учету основных средств с использованием бухгалтерской программы 1С: Предприятие на примере ОО

Регистрационный номер состоит из 8 знаков, построен по комбинированной системе: первые два знака означают принадлежность к отрасли, последние - порядковый номер предприятия, организации.

ОКФС означает принадлежность предприятия к различным формам собственности.

ОКЕИ означает единицу измерения. Для бухгалтерского баланса, выраженного в тыс. руб., код единицы измерения составляет число «384/385».

Отраслевые классификаторы содержат коды номенклатур, специфичных для данной отрасли. Учитывая, что бухгалтерский учет присутствует во всех отраслях хозяйства, в эту группу следует отнести коды, единые для бухгалтерского учета, разработанные в централизованном порядке, например коды счетов синтетического учета. Многие отраслевые коды содержатся в типовых проектах автоматизированной обработки учетных задач. Например, коды видов оплат и удержаний из заработной платы, видов операций движения материальных ценностей, норм амортизационных отчислений, категорий работающих, разрядов работ, статей затрат, вида деятельности.

Локальные классификаторы составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия и организации. Проектирование на предприятии локальных кодов ведется в обязательном порядке, даже если используется типовой проект автоматизированной обработки. Локальные коды должны быть едиными для всего предприятия и использоваться различными его службами. При создании АИС на предприятии ведется составление кодов следующих номенклатур: структурных подразделений, материальных ценностей, оборудования, работающих, специальностей, деталей, узлов и соединений; полуфабрикатов, готовой продукции, поставщиков и покупателей. Коды этих номенклатур используются всеми подразделениями предприятия, в том числе при обработке бухгалтерских задач. Дополнительно к этому перечню для учетных задач кодируются субсчета, счета аналитического учета, материально-ответственные лица, подотчетные лица, основные средства.

Рассмотрим практические примеры построения некоторых кодов, используемых при обработке учетной информации в ООО «Экотехнологии».

Построение кода счетов бухгалтерского учета имеет большое значение в тех программах, которые не предусматривают локальную обработку отдельных участков учета и где весь учет выполняется на основании ведения журнала хозяйственных организаций, что характерно для небольших предприятий. Гибкая система построения кода позволяет при этом выполнять аналитические разработки с различной степенью детализации. Уровни аналитики - это те признаки, по которым группируются данные.

В ООО «Экотехнологии» основные средства классифицируются по следующим реквизитам-признакам:

- группы основных средств;

- виды основных средств;

- марка основных средств;

- структурное подразделение;

- операции по движению основных  средств (каналы поступления и  выбытия).

Рассмотрим кодирование по группам основных средств по признаку вещественно-натурального состава в ООО «Экотехнологи» в таблице 3.2.

 

 

 

Таблица 3.2

Кодирование по группам основных средств по признаку вещественно-натурального состава

Код	Наименование
01000000	Здания
03000000	Передаточные устройства
04000000	Машины и оборудования
05000000	Инструмент
06000000	Транспортные средства
07000000	Производственный и хозяйственный инвентарь
08000000	ОС аренда

 

Далее рассмотрим кодирование основных средств по видам в таблице 3.3.

Таблица 3.3

Кодирование основных средств по видам

Код	Вид
1	2
06000000	Мусоровозы и другие транспортные средства
06010000	Мусоровозы
06020000	Автомобили легковые
06030000	Автомобили легковые особо малого класса (с рабочим объемом двигателя до 1,2 л)
06040000	Автомобили легковые специальные вездеходы
06050000	Автомобили легковые специальные снегоходы
06060000	Автомобили легковые среднего класса для служебного и индивидуального пользования
06070000	Автобусы особо малые маршрутные такси
06080000	Автомобили легковые специальные фургоны

 

Также основные средства в ООО «Экотехнологии» классифицируются по каналам поступления и выбытия, которые представлены в таблице 3.4.

 

Таблица 3.4

Кодирование основных средств по каналам поступления и выбытия

Наименование канала поступления или выбытия	Код
Приобретение   за   плату   от   других юридических   и   физических   лиц	1
Безвозмездное   получение	2
Внесение учредителями в счет взносов в уставный капитал	3
Выявление излишних  основных средств в результате инвентаризации	4
Приобретение в порядке обмена	5

 

Следующий реквизит-признак, по которому классифицируются основные средства – это наименование основных средств или их инвентарный номер. Приведем пример классификации основного средства по его марке в таблице 3.5.

Таблица 3.5

Кодирование основных средств по их маркам

Код	Наименование
06014001	IVECO ML65E бортовой грузовой г\н Р 415 ВН
06011002	ГАЗ 3309 КО-440-2 мусоровоз г/в 2010 г/н Р333 ММ
06011003	ГАЗ 53 мусоровоз г/в 1988 г/н Р423 ЕН (666)
06014004	ЗИЛ 31410 спец. авто
06011005	Камаз 53213КО415А г/н Р 370 ЕН г/в 1989 (524)
06011006	Камаз 53213КО415А г/н Р611 ЕН г/в 1994 (149)
06011007	Камаз КО-440-5ХVL  г/н О 005 ОР (М 186 УР)
06011008	Камаз КО-440-5ХVL г/н О 006 ОР (М 185 УР)

 

Из этого следует, что инвентарный номер Камаза КО-440-5XVL г/н О 006 ОР (М 185 УР) будет 06011008, где:

- код 06 является классификатором  групп основных средств;

- код 01 является классификатором  видов основных средств;

- код 1 является классификатором  каналов поступления основных средств;

- код 008 является инвентарным номером  основного средства.

Таким образом, в машине коды используются для составления сводных таблиц и подсчета итогов по группировочным признакам. Просмотр и корректировка программных (типовых) справочников выполняется, как правило, учетным персоналом при использовании типового программного продукта на стадии его изучения и внедрения. Работа с классификаторами и кодами при компьютерной обработке учетных задач помогает бухгалтеру работать значительно быстрее и эффективнее.

 

3.4 Характеристика массивов нормативно-справочной информации

 

Нормативно-справочная информация - условно-постоянный компонент корпоративной информации, являющийся основой для унификации и нормализации данных, сопровождающих протекающие бизнес-процессы, а также регламентацию деятельности организации.

Другими словами, нормативно-справочная информация – это информационный ресурс компании, формируемый внутри и получаемый, как правило, извне. Она содержит стандарты, требования, правила, положения и прочую информацию, нормирующую и систематизирующую деятельность компании. Нормативно-справочная информация обеспечивает хранение, обработку и предоставление постоянной и условно-постоянной информации пользователям системы.

В ООО «Экотехнологии» на участке учета основных средств используются следующие массивы нормативно-справочной информации:

- основные средства;

- объекты внеоборотных активов;

- список контрагентов;

- виды договоров;

- договоры доверительного управления.

Справочник «Основные средства» предназначен для ведения списка объектов основных средств (ОС), и используется при выписке документов, расчете сумм амортизации (износа.

Предусмотрена возможность формирования непосредственно из формы справочника инвентарной карточки, отчета "Отчет по группам ОС" и отчета "Анализ субконто".

Информация о каждом объекте основных средств размещена в форме элемента справочника на трех закладках.

На закладке "Общие сведения" указаны основные сведения об объекте основных средств. К ним относятся: инвентарный номер, наименование, вид (группа) ОС, место эксплуатации, тип, ответственное лицо, состояние, способ поступления, первоначальная стоимость, дата ввода в эксплуатацию, дата выбытия, причина выбытия, начисление амортизации.

Закладка "Бухгалтерский учет" заполнена для основных средств, стоимость которых погашается через амортизационные начисления.

Закладка "Налоговый учет" определяет порядок начисления амортизации для целей налогового учета.

Справочник «Основные средства» содержит следующие пункты:

-комплекс на базе инсинератора  ИН-50, 02 К;

-комплексный контейнер SILO-Sitybin 3 (9000 л);

-машины и оборудование;

-транспортные средства;

-эксперементальная передвижная  установка для сортировки ТБО.

Справочник представлен на рисунке 3.1.

3.1 Справочник «Основные средства»

 

Справочник «Объекты внеоборотных активов» предназначен для ведения списка объектов внеоборотных активов и используется для ведения аналитического учета на счете: 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Данный справочник содержит следующие объекты внеоборотных активов:

-база по сбору и сортировке  вторсырья;

-сибитины;

-сортировочная линия;

-транспортные средства.

Справочник «Объекты внеоборотных активов» представлен на рисунке 3.2.

Рис. 3.2 Справочник «Объекты внеоборотных активов»

 

Справочник «Список контрагентов» содержит информацию о контрагентах организации (юридических и физических лицах) и используется как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета.

Под контрагентом – частным лицом в 1С:Бухгалтерии понимаются любые физические лица, в том числе предприниматели без образования юридического лица, с которыми организация вступает в различного рода гражданско-правовые отношения.

В качестве физических лиц в ООО «Экотехнологии»выступают  поставщики материально-производственных запасов и покупатели услуг.

Организациям-контрагентам присвоены внутренние учетные коды и заполнены следующие сведения: название и полное наименование, почтовый и юридический адрес, телефоны и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

Справочник «Список контрагентов» представлен на рисунке 3.3.

Рис. 3.3 Справочник «Список контрагентов»

 

Справочник «Договоры доверительного управления» предназначен для ведения списка договоров.

Данный справочник содержит следующие виды договоров:

-лизинг основных средств;

-приобретения основных средств;

-сортировка ТБО;

-утилизация ТБО.

Справочник «Договоры доверительного управления» представлен на рисунке 3.4.

Рис. 3.4 Справочник «Договоры доверительного управления»

 

Таким образом, ООО «Экотехнологии» использует все необходимые для работы с основными средствами справочники.

В качестве замечаний необходимо отметить, что нарушена система кодирования в справочниках. Например, в справочнике «Основные средства» объекты основных средств расположены не по порядку. Необходимо упорядочить нумерацию.

 

3.5 Формирование массивов входной информации по учету основных средств