Автоматизированная обработка информации по учету основных средств с использованием бухгалтерской программы 1С: Предприятие на примере ОО

Акт (накладная) составляется комиссией на каждый отдельный объект основных средств. Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и т.п., если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. К нему прилагается необходимая техническая документация, относящаяся к данному объекту (паспорта, спецификации, рабочие инструкции и др.), которая затем передается материально ответственным лицам по месту эксплуатации основных средств.

При оформлении приемки основных средств акт (накладная) составляется в одном экземпляре. После оформления он вместе с приложенной технической документацией передается в бухгалтерию предприятия, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия, организации или лицами, на то уполномоченными.

Списание пришедших в негодность объектов основных средств в ООО «Экотехнологии» также оформляется документально. Для этих целей применяются следующие документы:

•    акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма №ОС-4), представленный в приложении 12;
•    акт о списании автотранспортных средств (форма №ОС-4а), представленный в приложении 13.

Акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (Госавтоинспекции).

В акте №ОС-4 заполнены следующие реквизиты: наименование объекта основного средства, инвентарный номер, заводской номер, дата выпуска, дата принятия к бухгалтерскому учету, фактический срок эксплуатации, первоначальная счтоимость на момент принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость.

В показателях графы "Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость" указывается стоимость  объекта, не проходившего переоценку, - первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету.

В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

В акте ОС-4а заполнены следующие графы: год выпуска, дата ввода в эксплуатацию, дата принятия к бухгалтерскому учету, дата снятия в ГИБДД, пробег с начала эксплуатации, первоначальная стоимость на момент принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость, номер технического паспорта, номер двигателя, номер шасси.

Затраты по списанию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки объектов основных средств, отражаются:

-в разделе 3 "Сведения о затратах, связанных со списанием объекта  основных средств с бухгалтерского  учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания" (форма № ОС-4);

-в разделе 5 "Сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортных  средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных  ценностей от их списания" (форма  № ОС-4а).

Данные результатов списания вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объекта, объектов и группового учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-6б), которые применяются для учета наличия объекта основных средств. Ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре: на каждый объект - по форме № ОС-6 (Приложение 14), для объектов основных средств малых предприятий - по форме № ОС-6б (Приложение 15).

В инвентарной карточке формы ОС-6 в первом разделе «Сведения об объекте основных средств на дату передачи» заполнены следующие графы: дата выпуска, наименование документа о вводе в эксплуатацию, номер документа о вводе в эксплуатацию, дата документа о вводе в эксплуатацию, фактический срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость, первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, срок полезного использования.

В третьем разделе «Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств»  заполнены следующие графы: номер документа, вид операции, остаточная стоимость, фамилия и инициалы лица, ответственного за хранение.

В инвентарной книге учета объектов основных средств заполнены следующие графы: наименование объекта основных средств, инвентарный номер, документ, дата и номер поступления, дата принятия к бухгалтерскому учету, структурное подразделение, ответственное лицо, первоначальная стоимость, срок полезного использования, сумма начисленной амортизации.

В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

При учете объектов основных средств предприятие использует следующие регистры аналитического учета:

• инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма №ОС-6);
• инвентарная книга учета объектов основных средств (форма №ОС-6б).

Данные документы ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре на каждый инвентарный объект, записи в них при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (форма №ОС-1) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и других документов). Прием, выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке в соответствии с классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением №1, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов - по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации).

В ООО «Экотехнологии» учет объектов осуществляется в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об объектах основных средствах, по их видам и местам нахождения.

В инвентарной карточке (инвентарной книге) приведены такие данные, как:

• основные данные об объекте основных средств, сроке его полезного использования;
• способ начисления амортизации;
• отметка о не начислении амортизации, если она имеет место;
• сведения об индивидуальных особенностях объекта.

Инвентарные карточки на принятые к бухгалтерскому учету объекты основных средств, а также на выбывшие объекты основных средств, в течение месяца могут находиться (до конца месяца) обособленно от инвентарных карточек остальных основных средств.

Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.

В ООО «Экотехнологии» учет объектов основных средств в инвентарных карточках ведется в рублях.

При применении унифицированных форм первичной учетной документации ООО «Экотехнологии» руководствуется «Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата Российской Федерации» от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

В соответствии с этим порядком в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Однако, все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Таким образом, на исследуемом предприятии используются следующие формы первичной документации: Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) № ОС-1, Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) № ОС-4, Акт о списании автотранспортных средств  № ОС-4а, Инвентарная карточка учета объекта основных средств  № ОС-6, Инвентарная книга учета объектов основных средств  № ОС-6б.

В первичной документации имеются все необходимые реквизиты, однако не во всех документах указывается место нахождения объекта в момент приема-передачи, наименование организации-изготовителя, амортизационная группа.

Также при вводе данных в программу не всегда имеет место заполнение всех субконто, а именно при приходе объектов ОС не всегда водится поставщик и договор, согласно которому приобретен объект.

В соответствии с нормативными документами, ООО «Экотехнологии» рекомендуется в формах первичной документации по учету основных средств проставлять все необходимые реквизиты, более внимательно относиться к вводу информации по движению основных средств, а также улучшить контроль за соблюдением порядка составления первичных документов со стороны главного бухгалтера.

 

3.3 Система классификации и кодирования учетных номенклатур на участке учета основных средств

 

Коды учетных номенклатур упрощают и упорядочивают оперативную и счетную работу. Они легче запоминаются, чем полное наименование, быстрее и проще записываются. Введение шифров позволяет проще систематизировать и классифицировать объекты наблюдения, устраняя возможность смешивания разных понятий, находить определенные позиции в больших и сложных справочниках.

 Коды учетных номенклатур  разрабатываются в известной  последовательности. Сначала составляется  полный перечень позиций, подлежащих  шифрованию. Затем эти позиции классифицируются исходя из требований оперативной работы, учета и особенностей машинной обработки исходных материалов. После этого устанавливается система кода и, наконец, каждой позиции номенклатуры присваивается определенный шифр.

Классификаторы и коды используются в бухгалтерском учете для составления на персональном компьютере различных сводок, сгруппированных по каким-либо реквизитам-признакам. К таким признакам можно отнести наименования синтетических и аналитических счетов, предприятий и организаций, работающих, товарно-материальных ценностей, имеющих буквенное выражение. Чтобы сделать эту информацию удобной для восприятия человеком и машиной, потребовалось создание специальных средств формализованного описания экономической информации, на основании которых составляются классификаторы.

Классификатор – это систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений (буквенных, цифровых, комбинированных).

Код – это условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. При составлении классификаторов используются различные системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная. Применение классификаторов и кодов в бухгалтерском учете получило широкое распространение еще при использовании перфорационной техники. Были разработаны классификаторы по основным учитываемым номенклатурам, которые находят применение и при электронной обработке данных.

Эксплуатационные возможности персональных компьютеров несколько видоизменяют технику применения кодов в бухгалтерском учете. Так, широкое применение находят мнемокоды - условное короткое обозначение какой-либо позиции номенклатуры. Например, первичные документы кодируются мнемокодом следующим образом:

-платежное поручение - ПП;

-приходный кассовый ордер - ПКО;

-накладная - НАКЛ;

-материально-ответственные лица - МОЛ.

В автоматизированной системе часто применяются буквенные и комбинированные коды; используется автоматическое присвоение машиной кодов позициям номенклатуры, в основном по порядковой системе. Например, машина может кодировать порядковым номером структурные подразделения предприятия, номер документа.

Рассмотрим построения некоторых общегосударственных классификаторов, используемых в ООО «Экотехнологии».

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) десятизначный: первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый - номер государственной налоговой инспекции, остальные - номер налогоплательщика и контрольный разряд.

Общегосударственный классификатор отраслей (ОКНХ) предназначен для анализа структуры отраслей. Пятизначный код построен по комбинированной системе и включает в себя следующие группировочные признаки: отрасль, подотрасль, вид, группа, подгруппа.

Общегосударственный классификатор предприятий и организаций (ОКПО) присваивается органами государственной статистики предприятиям, организациям и фирмам любой формы собственности. Он состоит из трех блоков:

1 - регистрационный номер;

2 - наименование организации;

3 - ведомственная, территориальная и отраслевая принадлежность.

Регистрационный номер проставляется предприятиями и организациями в формах финансовой отчетности. Два другие блока используются органами государственной статистики для автоматизированного ведения ОКПО в электронно-вычислительной машине.