Аудит расчетов с подотчетными лицами

ГЛАВА 3. АУДИТОРСКАЯ ПРОВЕРКА РАСЧЕТОВ С  ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ОАО «АБИНСКИЙ ХЛЕБОКОМБИНАТ» 

3.1 Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии 

      Учет  расчетов с подотчетными лицами предприятие ОАО «Абинский хлебокомбинат» ведет на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», к которому согласно рабочему плану счетов открыто 2 субсчета:

      71.1 «Расчеты с подотчетными лицами (в рублях)»;

      71.11 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)».

      Регистром бухгалтерского учета по расчетам с  подотчетными лицами является журнал-ордер  по счету 71, а также Главная книга.

      При проведении аудиторской проверки будем использовать определенный набор контрольных процедур, позволяющий выявить каждое из возможных нарушений или злоупотреблений.

      Основные  контрольные процедуры:

1. проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

      На  предприятии ОАО «Абинский хлебокомбинат» существует приказ №320 от 30.12.2005г., которым утвержден перечень должностных лиц, которым могут выдаваться деньги в подотчет. Однако чтобы проверить соответствие лиц, получающих деньги, с утвержденными лицами недостаточно посмотреть журнал-ордер по счету 71, необходимо иметь под рукой замещение к штатному расписанию или же осуществлять данную проверку непосредственно по авансовым отчетам, так как в приказе содержатся лишь должности лиц, могущих получать в подотчет без указания их ФИО.

2. проверка утверждения сроков сдачи авансового отчета.

      Согласно  тому же приказу №320 от 30.12.2005г. установлены следующие сроки сдачи авансового отчета:

• до 3-х дней со дня возвращения из командировки;
• до 30 дней по хозяйственно-оперативным расходам с даты их получения.

      Однако, в учетной политике предприятия  – приказ №318 от 30.12.2005г. – в п.1.10 указано, что максимальный срок предоставления авансового отчета по командировочным расходам 7 дней.

3. проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам.

      Просмотрев  представленный в приложении авансовый отчет № 241 от 22.06.2007г. мы видим, что главному бухгалтеру Кузнецовой Л.И. не была выдана новая сумма под отчет, так как у нее имелся остаток средств по ранее полученному авансу. Тоже можно увидеть и в авансовом отчете №204 от 25.06.2007г. (Приложение) – аванс не выдан из-за имеющегося остатка.

      Отметим, однако, то, что в приказе (Приложение) в п.3 написано: «в случае несвоевременного возврата в кассу неизрасходованных подотчетных сумм, на основании служебной записки производится удержание из заработной платы работника суммы долга». Как видим из журнала-ордера по счету 71 (Приложение) этого не делается, что приводит к росту дебиторской задолженности и, как следствие, нехватки средств в обращении.

4. проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

      Согласно  авансовым отчетам и документам, приложенным к ним, суммы авансов  расходуются только на те цели, на которые  они были выданы.

5. проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случае, когда решением руководителя предприятия, сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли предприятия. Необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан подоходный налог в соответствующем размере и, в-третьих, если решение о списании принято после 1 января 1996г., то на эту выплату следует начислить взносы в Пенсионный фонд РФ и удержать 1% согласно статье 1 Закона РФ от 21 декабря 1995г. №207-ФЗ.
6. проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

      В случае направления работника в  командировку на предприятии ОАО «Абинский хлебокомбинат» издается приказ. Так, например, приказом от 19.06.2007г. (Приложение) была направлена в командировку главный бухгалтер – Кузнецова Л.И. с целью участия в совещании. Основанием для отправления в командировку явилось служебное задание (Приложение). Это документ, содержащий задание (цель) командировки, а также краткий отчет о выполнении задания. В служебном задании от 19.06.07г. видим, что в командировку в г. Краснодар в организацию ЗАО «Кубаньхлебпром» с 20.06 по 21.06 (т.е. на 2 календарных дня) была направлена Кузнецова Л.И. с целью участия в совещании и здесь же видим отметку о том, что участие в совещании ею было принято.

7. проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

      Согласно  авансового отчета №241 (Приложение) за 2 дня Кузнецова Л.И. израсходовала 1412 рублей, из них 200 руб. – суточные за 2 дня (по норме), 1200 руб. – суточные сверх нормы и 12 руб. – проживание (т.к. ею не были представлены документы, подтверждающие оплату проживания где-либо). Все эти расходы отнесены на счет 26 «Общехозяйственные расходы». К авансовому отчету было приложено только командировочное удостоверение.

8. проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировки.

      В командировочном удостоверении от 19.06.2007г. (Приложение) выписанном Кузнецовой Л.И. имеются все отметки: о выбытии из предприятия и прибытии в место командировки – г. Краснодар, выбытии из Краснодара и прибытии обратно в Абинский хлебокомбинат.

9. проверка правильности возмещения командировочных расходов. Для выполнения этой процедуры при командировках по территории РФ можно использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов. Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей.

      На  предприятии ОАО «Абинский хлебокомбинат» приказом №79/1 от 02.04.2007г. (Приложение) для возмещения расходов в случае направления работника в командировку установлены следующие нормы расходов на выдачу суточных:

• в пределах Краснодарского края – в размере 700 руб.;
• в города Москва и Санкт-Петербург, и другие города России – в размере 1500руб.

10. проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм.

      В бухгалтерском учете предприятия  организован раздельный (аналитический) учет командировочных расходов в  пределах норм и сверх норм. Это позволяет облегчить и ускорить подсчет налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Подтверждение данные факты находят в авансовом отчете (Приложение).

11. проверка правильности синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.

      Выдача аванса под отчет на предприятии ОАО «Абинский хлебокомбинат» оформляется следующей бухгалтерской проводкой:

      Дебет 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами» 

      Кредит 50 «Касса».

      Приобретение  материалов подотчетным лицом отражается:

      Дебет 10 «Материалы»

      Кредит  71.1 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Списание  командировочных расходов в зависимости  от цели командировки оформляется:

      Дебет 20 «Основное производство»

                 23 «Вспомогательное производство»

                 26 «Общехозяйственные расходы»

      Кредит 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Возврат неиспользованной подотчетной суммы  отражается в бухгалтерском учете  проводкой:

      Дебет 50 «Касса»

      Кредит 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Также в документах встречается проводка:

      Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

      Кредит 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Данной  проводкой отражается закупка крупной  партии материалов у поставщиков-организаций. Хотя Инструкцией по применению Плана  счетов данная проводка не допустима.

12. проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам, должна быть показана в регистрах учета развернуто.

      В связи с тем, что на предприятии ОАО «Абинский хлебокомбинат» применяется автоматизированная форма учета, следовательно, если все данные в программу забиты правильно, то и остаток на конец месяца будет выведен, верно. Однако, в журнале-ордере по счету 71 (Приложение) видим, что сальдо как на начало месяца, так и на конец показано в свернутом виде.

      Проведя ряд аудиторских процедур, изучив документацию предприятия, аудитор  переходит к оформлению результатов  аудиторской проверки. 

3.2 Результаты аудиторской проверки и предложения 

      Как показала аудиторская проверка, бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО «Абинский хлебокомбинат» организуется в основном в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.11.96г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.98г. №34н.

      В ходе аудиторской проверки был осуществлен  ряд аудиторских процедур, которые  выявили следующее:

1. Порядок ведения кассовых операций в РФ в части п.11 соблюдается предприятием: новые авансы не выдаются лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы;
2. приказы о направлении работников в командировку оформляются. Недочет – данным приказам не присваивается номер;
3. срок сдачи авансового отчета в приказе «О подотчетных лицах» не соответствует сроку, предусмотренному Учетной политикой организации;
4. в журнале-ордере по счету 71 производится сворачивание сальдо, чего делать нельзя. Так как это приводит к тому, что невозможно оценить реальную картину финансового состояния предприятия;
5. неизрасходованный остаток подотчетной суммы не удерживается из заработной платы работника, хотя в приказе предприятия это предусмотрено. Также не возмещается работнику и перерасход, несмотря на то, что имеется распоряжение руководителя предприятия производить окончательный расчет в сроки сдачи авансового отчета.

      В целях улучшения системы внутреннего  контроля и состояния бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО «Абинский хлебокомбинат» хотелось бы предложить следующее:

1. при составлении бухгалтерских проводок руководствоваться Инструкцией по применению Плана счетов;
2. при оформлении авансового отчета производить окончательный расчет с подотчетным лицом: в случае если выявлен перерасход, выдавать данную сумму из кассы в день сдачи авансового отчета; если наблюдается остаток подотчетной суммы, а подотчетное лицо не имеет возможности в день сдачи авансового отчета вернуть его в кассу, то бухгалтеру необходимо сразу же составлять служебную записку на удержание остатка из заработной платы работника;
3. при формировании журнала-ордера по счету 71 выводить развернутое сальдо, которое будет отражать реальное состояние расчетов с подотчетными лицами.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

      Предприятия систематически осуществляют расчеты  с поставщиками и подрядчиками, разными дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами и т.д. Таким образом, важную часть экономической работы организаций составляют расчетные операции, от своевременности и правильности которых зависит функционирование предприятия в целом.