Аудит цикла реализации и получения доходов

Обработка и учет оплаты.  Четыре названные управленческие функции необходимы для  того,  чтобы передать клиенту товары,  правильно профактурировать их и отразить всю эту информацию в бухгалтерском учете. Оставшиеся функции имеют отношение к получению и учету выручки и к другим мероприятиям, касающимся сокращения дебиторской задолженности.

При  учете  выручки  наибольшая  проблема  -  возможность  хищений. Они могут  произойти либо до того, как учитывается  получение выручки, либо после этого. Наиболее существенный момент при работе с учетными данными о получении выручки заключается в том, что все поступления денег должны быть отражены в журнале получения наличных денег (кассовой  книге)  и  в  аналитической ведомости дебиторской задолженности. Далее они должны быть внесены в банк своевременно правильными суммами.  Поэтому большое  значение  имеют уведомления об оплате. Обработка и  учет возвратов  и скидок по реализации.  Если клиент не удовлетворен  полученными  товарами,  то  продавец  часто  соглашается взять товары обратно или же предлагает покупателю скидку.  Подобные решения должны немедленно и  правильно учитываться в  журнале возвратов и скидок, а также в аналитической ведомости. При наличии возвратов  или  необходимости  предоставлять  скидку  обычно  оформляют кредитные документы,  которые должны способствовать контролю, и облегчать ведение учетных записей.

Определение  сомнительных  долгов.  Несмотря  на  энергичные действия отдела кредитов, достаточно часто попадаются клиенты, которых не удается заставить оплатить счета. Тогда компания приходит к выводу, что данную сумму вряд ли удастся получить,  ее придется списать.  Обычно это случается,  когда клиент объявляет себя банкротом и когда счет передается в организацию, занимающуюся сбором средств. Правильное ведение  бухгалтерского учета  требует соответствующих корректировок по такой  дебиторской  задолженности.

Обеспечение погашения безнадежной задолженности.  Обеспечение покрытия подобных долгов должно быть достаточным, чтобы пока дать компании возможность бесперебойной реализации и не опасаться, что в будущем с некоторых клиентов,  видимо,  не удастся получить причитающихся сумм.  У большей части компаний такого рода обеспечение представляет собой остаток, определяемый при ежегодной корректировке администрацией сумм,  которые выделяются на покрытие безнадежной задолженности. 

1.4. Внутрихозяйственные  контрольные моменты и проверки  хозяйственных  операций,  связанных с   реализацией  товаров   (работ,   услуг)

 

На рис. 11.2 показаны методы, используемые при  достижении понимания, системы внутрихозяйственного контроля клиента и разработки проверок хозяйственных операций, связанных  с реализацией. В обобщенном виде эти методы рассматривались нами в гл. 9 и 10. Здесь же применение этих методов  конкретизировано для того,  чтобы  можно было  выбрать  аудиторские процедуры, которые имеют прямое отношение к реализации. Эти проверки носят обычно промежуточный характер,  если система внутри­ хозяйственного контроля эффективна, однако их можно выполнить и после даты баланса. В гл.  12 анализируется принятие решения о наиболее рациональных единицах совокупности для выборки и проверок, а также и о  характеристике элементов,  которые  войдут в  выборку. 

Таблица   11.1 

Обобщение целей, внутрихозяйственных контрольных моментов и проверок операций по реализации

ЦЕЛИ  ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ

 

Учтенные  объемы реализации действительно отражают реальные поставки реальным клиентам (реальность) 

      .

КЛЮЧЕВЫЕ  ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННЬШ КОНТРОЛЬНЫЕ МОМЕНТЫ

 

Учтенные  объемы реализации подтверждаются санкционированными транспортными документами по одобренным заказам клиентов

Счета-фактуры  предварительно  пронумерованы.

Ежемесячно  клиентам высылаются отчеты со сверкой  взаиморасчетов и объяснением необходимости оплаты счетов

ОБОБЩЕНИЕ ТЕСТИРОВАНИЯ КОНТРОЛЬНОГО МОМЕНТА

Проверка  дубликатов счетов- фактур по реализации для подтверждения  коносаментов и заказов  клиентов

Проверка  точности нумерации счетов-фактур

Наблюдение  за тем, посланы ли отчеты и проведена ли сверка взаиморасчетов

ОБОБЩЕНИЕ ПРОВЕРОК ХОЗЯЙСТВЕННЫХ  ОПЕРАЦИЙ ПО СУЩЕСТВУ

Проверка  журналов реализации, Главной книги  и аналитической  ведомости по дебиторской задолженности (по крупным и необычным суммам)

Сверка  записей в регистрах по дубликатам счетов-фактур и транспортным документам

Сверка  транспортных документов и учетных данных по отгрузке в постоянных  записях по товарно-материальным ценностям

Сверка  записей в журнале реализации с одобренными за явками и разрешениям и на отгрузку 

Продолжение

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Тестирование  контрольных моментов. Для каждой системы внутрихозяйственного  контроля  существует  соответствующий тест  контрольных моментов, который позволяет оценить эффективность этой системы. В большей  части проверок сравнительно просто определить, каков должен быть  тест контрольного момента,  опираясь на  его  характер.  Например, если внутренний контрольный момент заключается в том, чтобы отмечать инициалами заказы клиентов после того,  как по ним  было  санкционировано (одобрено) предоставление кредита, то тестирование этого момента и  будет,  заключается в  том,  чтобы  проверить  наличие  соответствующих инициалов  на  заказах  клиентов.

Обратите  внимание на  то,  что тестирование контрольного момента в табл.  11.1  имеет непосредственную связь  с  внутрихозяйственным контролем. Для каждого контрольного момента должен существовать хотя бы один тест.

Проверки  хозяйственных операций  по существу. Независимо от обстоятельств при принятии решения относительно проверок хозяйственных операций  по существу в  каждом аудите используют определенные процедуры.  Использование других  процедур зависит от  адекватности  контроля и результатов тестирования проверок. В табл. 11.1 проверки по существу связываются с целями, указанными в первом столбце. Они основаны таким образом,  чтобы определить, имеются ли в данной хозяйственной  операции какие-либо подобные денежные ошибки,  которые имели  бы  отношение к  этой  цели.  На  используемые аудиторские процедуры оказывают воздействие системные стороны внутрихозяйственного контроля, относящиеся к этой цели. Степень существенности, результаты прошлого года и другие факторы, проанализированные в гл. 8, также оказывают воздействие на используемые процедуры. Некоторые из процедур аудита, используемые в случае неадекватности внутрихозяйственного конторам,  анализируются в  одном  из  следующих  разделов.

Необходимо  понимать взаимосвязь между  столбцами  в  табл.  11.1.  В первом столбце перечислены семь аудиторских целей внутрихозяйственного контроля и проверок хозяйственных операций. Общие цели являются одними  и  теми  же для  любого типа  хозяйственных операций,  но  конкретные задачи бывают разными для цикла реализации и получения вы­ ручки или любого другого типа хозяйственных операций. Во втором столбце приводятся один или два примера внутрихозяйственных контрольных моментов для каждой из целей внутрихозяйственного контроля. Очень важно, чтобы любой контрольный момент был связан с одной или более  конкретными  целями.  Обычно тесты  проверок  в  третьем столбце связаны с данной системой внутрихозяйственного контроля.  Тест про­ верки бессмыслен, если только он не направлен на какой-либо отдельный контрольный момент. Таблица содержит, по крайней мере, один тест проверки в третьем столбце для каждого внутрихозяйственного контрольного момента из второго столбца. И  наконец, обычные проверки хозяйственных операций по существу из последнего столбца таблицы представляют собой аудиторские свидетельства, подтверждающие достижение конкретной цели из поименованных в первом столбце. Проверки хозяйственных операций по существу не связаны непосредственно со столбцами ключевых контрольных моментов или же тестов проверок, но объем проверки хозяйственных операций по существу зависит отчасти от того, какие есть ключевые  контрольные моменты  и  от  результатов  их  тестирования.

Форматы конструирования и  выполнения. Информация, содержащаяся в табл. 11.1, должна помогать аудиторам конструировать аудиторские программы, которые позволят достичь цели аудита в данных конкретных обстоятельствах. Если определенные цели важны при данном аудите или в том случае, когда для разных клиентов используются различные методы тестирования контрольных моментов, эти методы позволяют аудитору составить  эффективную и  действенную программу  аудита.

После  того как сконструированы процедуры  аудита,  подходящие для данных конкретных обстоятельств, они должны быть выполнены. Весьма вероятно, что выполнение аудиторских процедур в таком формате, в каком они предлагаются в табл.  11.1, может оказаться малоэффективным. Поэтому, преобразовывая процедуры из конструкторского в выполняемый формат,  их  комбинируют.  Это  позволит:

• Устранить дублирующие процедуры.
• Убедиться, что при проверке данного документа своевременно выполняются  все  предусмотренные процедуры.
• Дать возможность аудитору выполнять процедуры в наиболее эффективном порядке.  Например,  если аудитор сначала определит итог по журналу и проверит его на наличие необычных записей, то он получит более  широкие  возможности  при  выполнении  подробных проверок.

 

1.5. .ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННЫЕ КОНТРОЛЬНЫЕ МОМЕНТЫ И ИХ ТЕСТИРОВАНИЕ.

В данном разделе более подробно анализируются  ключевые внутрихозяйственные контрольные моменты и примеры их тестирования, содержащиеся в табл. 11.1. Ради удобства они анализируются по отдельным внутрихозяйственным контрольным моментам, а не по целям  внутрихозяйственного контроля.

Наличие адекватных документов  и  записей.  Поскольку каждая компания имеет свою собственную неповторимую систему создания, обработки и  учета  хозяйственных операций,  бывает трудно оценить,  сконструированы ли процедуры этой    компании таким   образом,  чтобы обеспечить максимальную  эффективность контроля. Тем не менее до того как можно будет говорить о возможности достичь цели,  стоящей перед системой внутрихозяйственного контроля, необходимо обеспечить применение адекватных учетных процедур. Некоторые компании, например, подготавливают в автоматическом режиме заранее пронумерованные счета-фактуры в нескольких экземплярах, чтобы вносить в них данные о поступающих заказах клиентов. Копии этого документа используются для санкционирования отпуска в кредит,  выдачи разрешения на поставки, для записи количества поставляемых  единиц и фактурирования поставок клиентам. При такой системе почти исключены ситуации, когда клиент не фактурируется, если   периодически   составляется   отчетность по всем счетам- фактурам. В условиях другой системы, когда счета-фактуры подготавливаются только после поставки,  вероятность пропуска операции по фактурированию является достаточно большой, если только не используется компенсирующий  контроль.