Глава 1

1.1АУДИТ  ЦИКЛА   РЕАЛИЗАЦИИ   И   ПОЛУЧЕНИЯ ВЫРУЧКИ 

В данной работе Вы можете найти информацию о сущности цикла реализации и получения выручки,  основные моменты системы внутрихозяйственного контроля, которые имеют отношение к данному циклу, процедуры проверок хозяйственных операций, которые используются в этом цикле  (включая возвраты по реализации и продажу в кредит), а также процедуры списания сомнительных долгов.  Акцент делается на тех методах,  которые  позволяют определить,  какого  рода  аудиторские  свидетельства следует собрать для проверки хозяйственных операций, имеющих отношение к данному циклу. Аудиторские процедуры, имеющие отношение к проверкам отдельных элементов дебиторской задолженности, а также скидкам на безнадежную задолженность и на расходы по ней,  рассматриваются в  гл.  2.

Общая цель при аудите цикла реализации и получения выручки заключается  в оценке того, представлены ли достаточно объективно, в соответствии с общепринятыми  бухгалтерскими принципами остатки  по счетам,  которые имеют отношение к данному  циклу.  Ниже перечислены счета,  которые обычно входят в цикл реализации и получения выручки:

• Реализация.
• Возвраты  и  скидки по  реализации.
• Расходы  по  безнадежной  задолженности.
• Скидки  полученные.
• Торговая дебиторская  задолженность  (счета  к  получению).
• Скидки  по  безнадежной  задолженности.
• Наличные средства  в  банке  (дебетовое сальдо).

Возвратимся, например, к откорректированному  пробному балансу компании «Хиллсбург Хардвеар Ко». Счета в этом пробном балансе,  на  которые оказывает влияние цикл реализации и получения выручки, отмечены буквой «Р» на левом поле. Мы видим, что все перечисленные счета (за исключением скидок полученных) в него включены. При других проверках названия и характер счетов могут, конечно, быть совсем другими (в зависимости от бизнеса клиента). В сфере обслуживания, в розничной торговле и, например, в страховом деле на­ звания счетов разные, но основные принципы одни и те же. Чтобы сделать более понятным материал настоящей главы и предложить какую-то общую структуру для исследования данного вопроса, мы в качестве примера рассмотрим случай с компанией, занимающейся оптовой торговлей товарами.

На рис.  11.1  при помощи «вертолетиков»  (Т-счетов)  схематично по­ казано, каким образом бухгалтерская информация разносится по различным счетам в цикле реализации и получения выручки.  Мы видим, что кроме реализации за наличные деньги все хозяйственные операции и все суммы в конечном итоге включаются в дебиторскую задолженность или в раздел скидок по безнадежной задолженности. Для простоты мы считаем в  данном случае,  что  и для  реализации  за  наличные средства,  и для  продаж в  кредит существует одна  и та  же система внутрихозяйственного  контроля.

Чаще  всего аудит цикла  реализации и получения выручки выполняется независимо от аудита прочих циклов. Его результаты субъективно сопоставляют с  результатами других проверок,  проведенных в  процессе аудита,  по ходу сбора аудиторских свидетельств. Аудиторы должны помнить о том,  что представление о  существенности требует от них принимать во внимание возможность комбинации ошибок на всех этапах аудита до принятия окончательного решения относительно степени объективности финансовой отчетности. Это требование можно выполнить, приостанавливая работу по ходу выполнения заказа и делая для себя промежуточные выводы на основе уже полученных аудиторских свидетельств. 
 

1.2Сущность  цикла  реализации  и  получения  выручки

В  цикле  реализации и  получения выручки  принимаются решения  и протекают  процессы, необходимые для передачи права собственности на товары и услуги клиентам, после того как эти товары и услуги поступили в  реализацию  (отгружены,  отпущены,  по ним осуществлена поставка). Этот цикл начинается с соответствующего запроса клиента,  а  заканчивается преобразованием материала или услуги в дебиторскую задолженность и  в  конечном  итоге в  наличные средства.

Нередко составляется обзорная блок-схема,  которая показывает цикл реализации и получения  выручки компании-клиента. Но  иногда такого рода блок-схема должна помочь аудиторам (или, скажем, читателям данной книги)  понять характер работы отдела реализации и получения вы­ ручки, а не разъяснить суть системы внутрихозяйственного контроля. Поэтому в подобных блок-схемах вы не увидите всех документов и всех осуществляемых в  этой связи  контрольных  моментов.

ДОКУМЕНТЫ И ЗАПИСИ. В цикле реализации и  получения выручки обычно  используются важные документы и  записи нескольких  видов. Запросы клиентов. Это их желание  приобрести товар  (работу,  услугу). Такси запрос может быть получен по телефону, в виде письма или печатного бланка, который предварительно рассылается потенциальным покупателям; запрос можно получать через коми вояжеров или другими путями.

Заказы  на  реализацию.  Это документы,  по  которым учтены  описание и количество товаров, а также прочая  (относящаяся к товарам, заказанным клиентом)  информация. Этот документ часто используют для подтверждения факта,  что кредит одобрен и на  отправку товаров имеется разрешение.

Транспортные  документы. Это документы, подготовленные в момент отгрузки или отпуска.  В них указаны наименование товаров,  их количество,  а также прочая имеющая отношение к данному случаю информация.  Оригинал такого документа посылают клиенту,  а  один или  более дубликатов  сохраняют у себя.  Эти документы используют также в  качестве  разрешения на  фактурирование отпуска  товара  клиенту.  Одним из типов транспортных документов является коносамент, который представляет собой письменный контракт  между  перевозчиком и продавцом в части приемки и транспортировки груза. Нередко в коносаментах указываются только количество отправляемых ящиков или вес груза. В нем часто не приводится ни полное описание товаров, ни исчерпывающие сведения о его количестве. В данном же случае будем считать,  что в  коносаменте даны  все  подробности относительно товаров.

Счет-фактура. Это документ, в котором приводятся описание и количество проданных товаров,  их стоимость  (включая фрахт, страховку), условия и прочие данные, имеющие отношение к этому случаю. При помощи таких документов клиента информируют об объеме реализации и  дате оплаты.  Оригинал  посылают клиенту,  а  у  себя  оставляют  один или несколько дубликатов.  Счет-фактура также  является основным документом,  по  которому  объем  реализации  отражается в  бухгалтерском учете.

Журнал  реализации.  Это  журнал,  в  котором учитываются объемы реализации. В  нем обычно указывают общие объемы реализации по раз­ личным категориям (например, по видам продукции). В нем также отмечено внесение учетных записей в  счета к  получению  (дебиторскую задолженность)  и отражены дебетовые и кредитовые обороты. Обычно в эти журналы включают только ежедневные обобщенные данные.  У себя оставляют    дубликаты    счетов-фактур по реализации  за  каждый день. Затем по данным этих дубликатов подбивают итог,  и общий результат должен быть равен общему объему реализации, учтенному в журналах. Общие итоги по статьям, содержащимся в этих журналах, обычно ежемесячно  переносят  в  Главную  книгу.

Кредитные документы. Это документы, указывающие на возможное снижение суммы,  которая должна быть оплачена клиентом, из-за возврата тех или иных товаров либо в связи с применением тех или иных скидок. Эти документы часто  имеют ту  же самую общую форму,  что и счета- фактуры по реализации, но в них речь идет о сокращении дебиторской задолженности,  а  не  об  ее  увеличении.

Журнал  регистрации возвратов по реализации и скидкам. По своей сути этот журнал аналогичен журналу реализации, но в нем учитываются возвраты по реализации и скидки. Зачастую сам журнал реализации строится таким образом, чтобы в него можно было заносить и подобные хозяйственные  операции.

Уведомление об оплате. Это документ, который сопровождает счета-фактуры по реализации. Его посылают по почте клиенту, и он может быть возвращен продавцу после оплаты. В нем указывают наименование клиента,  номер счета-фактуры и  сумму при условии оплаты.  Если клиент не возвращает подтверждение о переводе им денег, то обычно компания подготавливает свой собственный документ такого рода  (аналогично платежному требованию). Уведомления об оплате используют, чтобы создать условия для немедленного получения выручки и улучшения контроля за  сохранностью активов.

Журнал  получения выручки. Это журнал для  учета поступлений оплаты по счетам и прочих поступлений выручки. В нем указывается общая сумма  выручки,  остатки  по дебиторской задолженности  при  общей сумме, скидки, полученные и  прочие  элементы.  Ежедневные записи  в  журнал получения  выручки подтверждаются такими документами,  как  уведомление об  оплате.

Санкции на оформление безнадежной задолженности. Это документ внутреннего пользования, в котором содержится разрешение на списание безнадежной  задолженности.

Аналитическая ведомость дебиторской задолженности. Это дополни­ тельный регистр для отражения отдельных моментов отгрузки и получения выручки, а также возврата товаров и скидок по каждому из клиентов. Общий итог отдельных остатков по счетам в дополнительной ведомости равен общему балансу дебиторской задолженности в Главной книге.

Ежемесячный отчет. Это документ, высылаемый каждому клиенту и содержащий данные о начальном остатке его задолженности, сумме и дате каждой отгрузки, полученных суммах, выданных кредитных документах и предстоящей сумме окончательного расчета. Это выписка из аналитической ведомости дебиторской задолженности, которая имеет отношение к  клиенту.

1.3 ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ В  ЦИКЛЕ.

Чтобы понять,  каким образом лучше  осуществить аудит данного цикла,  следует ознакомиться с тем, какого рода процессы обычно происходят в данной хозяйственной системе по этому циклу.  Нередко новичкам трудно представить себе,  какие документы  составляются в  данном  цикле  и  как  они  обращаются  в  хозяйственной системе  клиента.  Маловероятно,  что  человек сможет понять суть аудита, не понимая при этом сути бухгалтерской системы.  Проанализируем следующие функции цикла  реализации  и  пол­ учения  выручки: 

• Обработка  запросов  клиентов.
• Выдача  кредитов.
• Отгрузка  товаров.
• Фактурирование  поставок  клиентам  и  учет  реализации.
• Обработка  и  учет  оплаты.
• Обработка  и  учет  возвратов  и  скидок  по реализации.
• Определение сомнительных  долгов.
• Обеспечение  погашения безнадежной  задолженности.

Обработка запросов клиентов. Весь цикл начинается именно с того, что клиент делает запрос на товары. С юридической точки зрения это предложение   клиента приобрести товары при тех или иных условиях.   Получение запроса от клиента влечет за собой более-менее непосредственное

формирование  самого  заказа  на  реализацию и его  фактурирования. 

Выдача  кредитов.  Сотрудник,  имеющий  соответствующие полномочия, должен одобрить (санкционировать) предоставление кредита данному клиенту при  реализации, причем еще до отправки товаров. Если не уделять должного внимания необходимости этого контрольного момента, то появятся слишком большие долги, в том числе и безнадежная дебиторская задолженность.  Большая часть компаний отмечает одобрение кредита в самих заказах на реализацию. Отметка, следовательно, это и есть одобрение  (санкция)  на  отправку  товаров в кредит.

Отгрузка  товаров. Эта важнейшая хозяйственная  операция как раз и есть первый момент цикла, в который компания лишается тех или иных своих активов. Большая часть компаний учитывает  объемы реализации по от­ пуску и  отгрузке товаров. В этот момент составляется транспортный документ. Этот документ (часто представляющий собой коносамент), имеющий  несколько дубликатов,  необходим для  правильного  фактурирования поставок клиентам. Компании, которые ведут постоянные записи о движении товарно-материальных ценностей,  могут обновлять учетные записи  при  помощи  транспортных документов.

Фактурирование  поставок клиентам и учет реализации. Поскольку фактурирование представляет собой средство оповещения клиентов о сумме к оплате, оно должно осуществляться правильно и своевременно. Основные моменты   фактурирования: убедиться в том, что отфактурированы все реальные поставки, что ни одна из поставок не отфактурирована более одного  раза  и что каждая  поставка  отфактурована на  правильную сумму.  Само фактурирование на  правильную    сумму  зависит  от  того, требуют ли с  клиента оплату именно того количества товаров,  которое было поставлено, а также используют ли при этом правильные цены  (с включением выплат по фрахту, страховке и по условиям оплаты). Правильный учет объемов реализации в журнале реализации и  в  аналитической ведомости   дебиторской   задолженности тоже важный момент бухгалтерского учета. Ошибки на любом из указанных участков бухгалтерского учета могут повлечь за собой существенные ошибки в финансовой отчетности.