PR-подразделение на примере фирмы «ACPE»

Основными направлениями  деятельности PR-служб являются:

1. деятельность по применению средств убеждения, направленных на формирование, коррекцию и изменение общественного мнения с целью усиления конкурентоспособности коммерческой структуры;
2. первичное информирование потенциального потребителя о деятельности коммерческой структуры (цели, задачи, направления деятельности, традиции, социальная функция и т.д.);
3. поиск точек соприкосновения интересов коммерческой структуры с интересами потенциального потребителя, поддержание с ним доброжелательных отношений;
4. формирование у потенциального потребителя новых общих интересов с коммерческой структурой, формирование у него чувства причастности к делам структуры.

Следует отметить наиболее важные задачи департамента по PR:

1. установление внутрифирменных отношений с персоналом, включая корпоративное издание, совещания, налаживание внутренней системы оборота информации;
2. отношения со СМИ, их установление и координация, что включает в себя мониторинг прессы, написание пресс-релизов и других материалов для прессы, организация пресс-конференций и др.;
3. координация отношений с властью, как на локальном, так и на федеральном уровне;
4. отношения с инвесторами (как с нынешними, так и с потенциальными);
5. поддержание отношений с нынешними потребителями или клиентами, привлечение новых;
6. координация отношений с общественностью через распространение таких печатных материалов компании, как годовой отчет, брошюры, тезисы речей руководства и др.;
7. работа с корпоративным стилем и фотографиями;
8. организация исследований общественного мнения;
9. подбор сувенирной продукции компании для различных целей;
10. координация специальных мероприятий, включая поездки руководства, праздники компании, выставки, торжественные ужины, пикники, открытия филиалов и др.

Перечень функциональных обязанностей PR-подразделений, связанных с выполнением возложенных на них задач, не всегда одинаков в разных компаниях. Однако существует определенный набор стандартных функций, без которых не может обойтись ни один PR-отдел. Более приоритетно набор этих функций предлагает В.Г. Королько :

•     Определение общей PR-политики. PR-отдел разрабатывает и предлагает руководству ключевую концепцию политики корпорации в сфере связей с общественностью, высказывает свое мнение при выработке решений по общим вопросам, помогает корпорации находить и занимать определенную PR-позицию в той или иной ситуации. Такого рода рекомендации PR-отдел дает главным образом высшему руководству корпорации, но в некоторых случаях и руководству отдельных подразделений.

•    Подготовка заявлений корпорации. Подготовка руководителями корпорации речей и заявлений связана не только с высказыванием их личных мнений. При подготовке этих заявлений PR-специалисты сами часто активно участвуют как в их разработке, так и в оглашении политики компании.

•    Паблисити для корпорации в целом. PR-отдел разрабатывает и публикует в средствах информации сведения о деятельности компании, отвечает на вопросы журналистов, готовит и размещает рекламные материалы о корпорации в целом (институциональная реклама) и ее отдельных подразделениях.

•     Связи с государственными органами. PR-отдел поддерживает постоянные связи с государственными учреждениями местного и республиканского уровня; готовит доклады о тенденциях государственной политики, которые могут оказать влияние на работу компании; вырабатывает в случае необходимости рекомендации относительно ответной линии поведения компании; оказывает помощь в подготовке показаний руководства компании следственным органам или депутатским комиссиям; непосредственно участвует в разработке программ, направленных на продвижение точки зрения компании в законодательных или исполнительных органах власти.

•     Связи с местным населением. PR-отдел обеспечивает контакты с общественностью предприятия; проводит или координирует акции корпорации, направленные на поддержание добрых отношений с местными жителями, включая соблюдение норм защиты окружающей среды, осуществление политики равных возможностей найма на работу в компании, участие в программах городского развития, доведение до сведения общественности проблем и нужд компании и т.д.

•    Связи с клиентами. Данная сфера коммуникаций компании с акционерами и инвесторами в самом широком смысле этого слова призвана содействовать с помощью информации о компании и достигнутых ею финансовых успехах, ее позитивному восприятию инвесторами. PR-отдел принимает участие в подготовке годовых отчетов, планирует и проводит собрания акционеров компании, встречи с ними по вопросам надежности их акций.

•    Институциональная реклама. PR-специалисты разрабатывают программы, направленные на завоевание расположения ключевых групп общественности. Для этого готовится специальная литература, осуществляется реклама компании как социального института, организовываются специальные события.

•    Донорская деятельность корпорации. PR-сотрудники разрабатывают политику пожертвований, рассматривают обращения к компании за спонсорской поддержкой. Они руководят именным фондом компании (если таковой существует), определяют претендентов на поощрения и награды за счет средств этого фонда.

•    Печатные органы для персонала компании. PR-отдел занимается подготовкой и изданием специальных журналов для сотрудников, выпускает газеты, пресс-бюллетени, доводит до сведения персонала компании письменные приказы и распоряжения руководства и т.д.

•    Прием гостей. Сотрудники PR-отдела организовывают и проводят экскурсии по предприятиям компании, готовят торжественные мероприятия и праздники для персонала и гостей компании.

•    Координация и интегрирование всех направлений PR-работы компании в целом и ее отдельных подразделений.

•     Организация и выполнение учебных и специальных образовательных программ[5].

Для успешного выполнения своих функций специалисты по вопросам Public Relations должны находиться в непосредственном подчинении у высшего руководителя корпорации или любой другой организации. Потребность такой подчиненности, обусловленной необходимостью постоянно общаться с первым руководителем, вырабатывалась постепенно, в ходе длительной истории развития профессии Public Relations. Это легко объяснить, приняв во внимание вышеперечисленные роль и функциональные обязанности отдела Public Relations. Большинство названных функций связаны с кругом вопросов, представляющих исключительную важность прежде всего для первого руководителя организации. Что же касается других подразделений или отделов компании, то эти вопросы затрагивают их не так прямо или в меньшей степени.

1.2 Структура PR-отдела

Нередко бывает, что компания растет впереди рынка и доходит до пиковой точки, когда хочется сосредоточить маркетинговые силы внутри компании, а не отдавать на аутсорсинг. Возникает необходимость  в отделе по PR и рекламе. И если раньше основные функции менеджера были контролировать работу подрядчиков, то у отдела задач прибавляется в несколько раз больше. И возникает вопрос, какие люди необходимы для эффективной работы PR-отдела. Рассмотрим оптимальный состав отдела рекламы и PR.

• Директор по PR и рекламе или вице-президент по маркетингу – человек, который выполняет самую ответственную работу. Именно ему нужно принимать самые сложные и важные решения. Директор по PR и рекламе человек наиболее приближенный к руководству компании, и нередко входящий в совет директоров, т.к. именно от его правильного или неправильного решения зависит судьба бюджета компании. Он может как уменьшится (благодаря затратам), так и увеличится (благодаря прибыли, после удачно проведенной рекламной кампании). Директору по PR и рекламе необходимо выстроить команду, которая будет эффективно справляться с поставленными задачами. Одно из главных качеств такого человека – это умение принимать правильные решения, и самое главное разбираться в проблемах, с которыми сталкиваются сотрудники и компания. В число прочих задач, входит присутствие на всех значимых мероприятиях рынка, а также постоянные знакомства с новыми людьми, которые тем или иным образом могут посодействовать в продвижении товаров и услуг компании.