Глава 3. Технология работы отдела безопасности в гостинице

3.1 Структурное подразделение. 

 

     Положение о структурном  подразделении — документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности каждого структурного подразделения. Положение определяет статус подразделения, отражает его место в составе службы безопасности, показывает его внутреннюю организацию. На основе Положения составляется штатное расписание подразделения, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на него задач. Приведем пример Положения об отделе режима и охраны.

     Отдел режима и охраны является самостоятельным  структурным подразделением службы безопасности и подчиняется начальнику службы безопасности.

     В своей деятельности отдел руководствуется  требованиями «Инструкции по организации  режима и охране».

     Организация и осуществление мер по обеспечению  безопасности деятельности и защите сведений, составляющих государственную  и коммерческую тайну.

     Разработка  и совершенствование системы  предотвращения несанкционированного допуска и доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

     Организация и поддержание пропускного и  внутри объектного режима.

     Организация охраны арестованных по режиму конфиденциальных помещений.

     Организация личной охраны руководителей и ведущих  сотрудников.

     Организация и установление мер физической и  технической зашиты зданий и помещений.

     Организация, разработка и контроль системы безопасности в повседневных и в особых условиях (стихийные бедствия, поломки, аварии, беспорядки и т.п.).

     В составе отдела режима и охраны имеются  следующие структурные единицы:

• Сектор режима.
• Сектор охраны.

     В соответствии с основными задачами отдел режима и охраны выполняет  следующие функции:

• Организует работу по выполнению решений, приказов и распоряжений руководства предприятия по обеспечению защиты коммерческих секретов и обеспечению безопасности деятельности.
• Определяет единство действий и организует защиту, безопасность, сохранность документов и ценностей в обычных и особых условиях.
• Разрабатывает, обновляет и дополняет инструкции, положения и иные нормативные материалы по режиму и охране.
• Осуществляет руководство работой по установлению степени конфиденциальности сведений, содержащихся в документах. Совместно с основными подразделениями проводит работу по анализу практики применения «Перечня сведений» составляющих коммерческую тайну», по подготовке и внесению в него в установленном порядке необходимых изменений и дополнений, а также организует его переработку и переиздание.
• Организует разработку и контроль за эффективностью действующей разрешительной системы допуска сотрудников, компаньонов и клиентов к ознакомлению и работе с документами конфиденциального характера, с целью исключения возможности ознакомления со сведениями, не относящимися к выполняемой ими работе.
• Разрабатывает и рассматривает совместно со специальным отделом и подразделениями предложения по совершенствованию делопроизводства с грифом «Коммерческая тайна», предотвращению факторов включения в документы секретного и несекретного характера излишнего объема сведений» являющихся коммерческой тайной, сокращению издаваемых и разрабатываемых документов конфиденциального характера, неоправданной из рассылки.
• Организует и обеспечивает систему контролируемого доступа и специального пропускного«режима в здания и помещения.
• Организует, обеспечивает и контролирует выполнение требований внутри объектного режима.
• Определяет систему охраны и участвует в ее организации и обеспечении работы выделенных помещений.
• Организует разработку тактических принципов использования средств автоматизации, сигнализации, связи и охраны.
• Организует охрану, пропускной» допускной и внутри объектный режим и осуществляет оперативно-методическое руководство работами по защите выделенных помещений и информации, обрабатываемой и передаваемой с использованием технических средств.
• Осуществляет руководство и режим защиты коммерческих сведений в работе по отбору, хранению и использованию архивных материалов.
• Осуществляет методическое руководство и принимает непосредственное участие в проведении предупредительно-профилактической работы с исполнителями работ и документов конфиденциального характера.
• Организует проведение служебных расследований по фактам утраты документов конфиденциального характера, разглашения охраняемых сведений, нарушения охраны и пропускного режима, необоснованного ознакомления сотрудников и командированных лиц со сведениями, составляющими государственную и коммерческую тайну и по другим фактам, которые привели или создавали условия, способствующие утечке конфиденциальной информации.
• Обеспечивает личную охрану руководства и сотрудников.

     На  основе единоличия руководит деятельностью  отдела режима и охраны по выполнению возложенных на отдел задач и  функций начальник службы охраны, который:

     Назначает проведение проверок состояния и  эффективности работы по обеспечению  сохранения коммерческих секретов, режима безопасности, охраны и технического ее обеспечения.

     Требует от сотрудников представления объяснений по фактам, которые привели или  могли привести к утечке информации, составляющей коммерческую тайну.

     Ходатайствует о поощрении сотрудников, активно  участвующих в работе по предупреждению утечки охраняемых сведений, выполнении требований режима и охраны.

3.2 Сектор режима.

 

     Сектор  режима является подразделением отдела режима и охраны службы безопасности и подчиняется непосредственно  начальнику отдела.

     В своей деятельности сектор руководствуется  требованиями «Инструкции по режиму и охране» в части режима.

     Организация пропускного и внутри объектного режима.

       Разработка разрешительной системы  и обеспечение допуска сотрудников  к документам, материалам и сведениям,  составляющим коммерческую тайну.

     Контроль  за соблюдением режима допуска к  сведениям и документам.

     Совершенствование системы пропускного и внутри объектного режима.

     Участие в разработке «Перечня сведений, составляющих коммерческую тайну».

     В составе сектора  режима выделяются следующие  штатные должности:

• заведующий сектором режима;
• старший инспектор по режиму — начальник бюро пропусков;

     инспектор по режиму;

• инспектор по работе с персоналом, допущенным к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

     В части обеспечения режима основными  функциями сектора являются разработка, реализация и осуществление основных положений системы получения  разрешений на доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в  том числе:

• права, обязанности и ответственность сотрудников, допущенных к работе с документами, содержащими коммерческую тайну;
• схема выдачи разрешений на доступ сотрудников к сведениям, составляющим коммерческую тайну;
• порядок доступа на совещания по вопросам, содержащим сведения^ составляющие коммерческую тайну;
• порядок и контроль доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну, представителей других предприятий и государственных органов;
• ведение, уточнение и изменение «Перечня сведений, составляющих коммерческую тайну";
• учет сотрудников, допущенных к работе с документами и материалами, содержащими сведения, составляющие коммерческую тайну;
• учет и анализ нарушений режима работы с документами, содержащими коммерческую тайну, различного рода попыток несанкционированного доступа к конфиденциальным документам традиционного и автоматизированного исполнения (базы данных, персональные файлы и др.), случаев телефонных переговоров, содержащих конфиденциальную информацию;
• организация и проведение деловых совещаний* переговоров и встреч с обсуждением вопросов, связанных с коммерческой тайной;
• организация и обеспечение пропускного^ и внутри объектного режима: выдача пропусков (постоянных, временных, разовых), порядок посещения, учет посетителей;
• определение выделенных помещений, проведение их паспортизации» обеспечение их защиты совместно с группой Инженерно-технической защиты информации.

     В части работы с персоналом учитывается, что сотрудники — главный источник утечки конфиденциальной информации, С учетом этого функции группы составляют:

• беседы с поступающими на работу в подразделения, работа которых связанна с коммерческой тайной, с целью установления их пригодности для этой работы;
• изучение поступающего на работу в части его прошлой трудовой деятельности;
• оформление обязательств о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну;
• анализ служебной осведомленности сотрудников;
• анализ и учет трудовой удовлетворенности с целью предупреждения увольнения сотрудников, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну;
• ведение досье на сотрудников, допущенных к документам с коммерческой тайной;
• организация обучения сотрудников по вопросам защиты коммерческой тайны;
• беседы с увольняющимися и оформление контракта (обязательства) не разглашать коммерческие секреты.

     Всю полноту ответственности за выполнение задач и функций по режиму и  работе с персоналом несет заведующий сектором режима.

     Степень ответственности других сотрудников  сектора устанавливается должностными инструкциями.

3.3 Сектор охраны.

 

     Сектор  охраны является подразделением отдела режима и охраны службы безопасности и подчиняется непосредственно  начальнику отдела.

     В своей деятельности сектор руководствуется  требованиями «Инструкции по режиму и охране» в части охраны.

     Обеспечение надежной защиты зданий, помещений, оборудования, валютных и материальных ценностей, а также личной охраны руководящего состава в обычных и экстремальных  условиях.

     Сектор  охраны состоит из:

1. комендантской службы;
2. группы личной охраны руководства.

     Комендантская служба может состоять из коменданта здания, дежурного мастера по вневедомственной и объектовой технической охране и дежурного мастера по противопожарной  охране.

• Сектор охраны осуществляет охрану зданий, помещений, оборудования, линий связи и перевозок, пожарную охрану, а также личную охрану руководящего состава.
• Сектор охраны обеспечивает необходимые условия, исключающие несанкционированный доступ в охраняемые здания, помещения, отдельные конфиденциальные участки и зоны территории и служебных помещений. Особое внимание уделяется критическим условиям, связанным со стихийными бедствиями, поломками, авариями.

     Сектор  охраны:

     - реализует учет, контроль и наблюдение  за охраняемыми зонами, помещениями,  хранилищами;

     - обеспечивает установку и работу  на местах технических средств  охраны, охранной и пожарной сигнализации;

     - осуществляет прием под охрану  и сдачу в эксплуатацию охраняемых  помещений, проверяя при этом  надежное срабатывание средств  охраны, делая соответствующую запись  в журнале приема и сдачи  под охрану;

     - принимает меры по ликвидации  возможных пожаров и других  аварийных ситуаций.

     В части личной охраны руководящего состава  сектор руководствуется отдельным  положением, разрабатываемым службой  безопасности с учетом конкретных условий  ее деятельности, по которому сотрудники обязаны:

• Проверять наличие, состояние и функционирование технических средств охраны охранной и пожарной сигнализации.
• Требовать строгого соблюдения установленного внутриобъектового режима и правил трудового распорядка.
• Участвовать в разработке мероприятий по усилению безопасности и сохранности имущества, средств, зданий и помещений.
• Не допускать случаев использования неисправного оборудования, охранной и пожарной техники.
• Принимать меры воздействия к сотрудникам, допускающим порчу или неправильную эксплуатацию охранно-пожарной техники.
• Требовать своевременного ремонта и профилактики технических средств охраны и пожарной сигнализации.

     Всю полноту ответственности за качество и своевременное выполнение возложенных  на сектор настоящим Положением задач  и функций несет заведующий сектором.

3.4 Специальный отдел.

     Специальный отдел является самостоятельным  структурным подразделением службы безопасности и подчиняется непосредственно  начальнику службы.

     В своей деятельности отдел руководствуется  требованиями «Инструкции по режиму и охране» в части коммерческих секретов.

     Организация и руководство делопроизводством  секретных документов и документов с грифом «Коммерческая тайна».

     Специальный отдел состоит из следующих структурных  единиц:

1. сектор обработки секретных документов;
2. сектор обработки документов с грифом «Коммерческая тайна»;
3. машинописное бюро оформления специальных документов;

     экспедиция.

     Осуществляет  следующие функции:

• Обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.
• Осуществление контроля за сроками исполнения документов.
• Организация работы по регистрации учету и хранению документальных материалов текущего пользования.
• Разработка номенклатуры дел, осуществление контроля за правильным формированием дел в подразделениях и подготовкой материалов к своевременной сдаче в архив.
• Разработка и внедрение предложений по совершенствованию системы делопроизводства.
• Печатание и размножение секретных документов и документов с грифом «Коммерческая тайна».
• Участие в подготовке созываемых и проводимых руководством закрытых совещаний и организация их технического обслуживания.

     Специальный отдел в части обеспечения  обработки секретных документов руководствуется соответствующими документами, в части ведения  делопроизводства с грифом «Коммерческая  тайна» выполняет требование «Инструкции  по защите коммерческой тайны». 

1. Требовать от руководителей подразделений  и исполнителей четкого и своевременного выполнения нормативных документов по организации и ведению специального делопроизводства.
2. Регулярно проверять правильности ведения делопроизводства в подразделениях, указывать руководителям подразделений на выявленные недостатки и требовать их устранения.
3. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением установленных правил делопроизводства.
4. Указания специального отдела в пределах его функций, предусмотренных Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями предприятия.
5. Всю полноту ответственности за качество и своевременное выполнение возложенных настоящим Положением задач и функций несет заведующий отделом.
6. Степень ответственности других сотрудников отдела устанавливается должностными инструкциями.