Служба приема и размещения

     Анкета  в гостиницах Санкт-Петербург заполняется в двух экземплярах. Один экземпляр гостиница сдает в Центральное адресное бюро для контроля пребывающих в город со стороны административных органов. Второй экземпляр хранится в паспортном столе гостиницы.

     Следует очень тщательно заполнять анкету, так как данные о клиенте могут быть использованы для приглашения вновь посетить гостиницу во время отпуска, для участия в деловой встрече, касающейся интересов клиента. Неправильно записанный адрес может сделать бесполезной рассылку рекламных материалов или  невозможным возврат забытой в номере  вещи гостя. Кроме того, правильно заполненный адрес гарантирует получение оплаты, даже если гость уехал, не заплатив за предоставленные услуги. Ошибочная дата отъезда в анкете приводит к тому, что номер может простоять непроданные сутки, если гость выезжает раньше. А в случае, когда гость планирует остаться дольше, номер может быть продан еще раз. В результате появляются два недовольных гостя. Неправильно записанный номер кредитной карты может привести к неоплате услуг, если гость выехал, не заплатив наличными.

     Заполнив карточку, гость подписывает ее, тем самым, заключая с гостиницей договор, подтверждающий вид размещения, продолжительность проживания и стоимость номера.

     После того, как гость заполнил анкету, администратор сверяет данные анкеты и паспорта гостя, вписывает в анкету номер комнаты, в которой будет жить гость, дату и время прибытия и подписывает ее. Далее администратор выписывает разрешение на поселение- документ, дающий право на занятие номера или места в номере. Разрешение на поселение должно быть выписано в двух экземплярах (для кассира и портье или дежурного по этажу в картотеку для контроля своевременного выезда).

     После оплаты гость получает 2-й экземпляр  счета- документа, по которому он производит оплату за проживание и предоставленные услуги. При регистрации гостю выписывается счет за проживание (рис5). Он включает в себя тариф номера (или места), умноженный на число суток, оплату бронирования, оплату дополнительных услуг, который гость заказывает при регистрации.

     Администратор заполняет визитную карту (карту  гостя) (рис.6)- документ на право входа в гостиницу и получения ключа от номера. Карта гостя всегда выписывается в одном экземпляре и должна содержать следующие данные: фамилия гостя, номер комнаты и сроки проживания.

     Многие  гостиницы используют визитную карту  как средство рекламы. В ней может  быть информация о расположении гостиницы и транспорте, с помощью которого можно добраться до гостиницы, а также информация о работе вспомогательных и дополнительных служб: расположение и часы работы.

     По  окончании оформления, коридорный или  посыльный провожают гостя до предоставленного ему номера, помогая  поднести багаж.

     Во  время регистрации багаж прибывающих  в гостиницу находится в вестибюле. В больших гостиницах есть специальное помещение, куда подносчики багажа заносят вещи гостей. Для идентификации багажа удобно пользоваться талонами, на которых записана фамилия владельца, а после регистрации вписывается номер комнаты. Такой талон выдает швейцар или подносчик багажа при входе гостя в гостиницу. Таким образом, упрощается работа подносчиков багажа. Если талона нет, то гость указывает на свой багаж, показывает разрешение на поселение, где записан номер комнаты, и подносчик относит багаж до номера. В номере он показывает гостю, как пользоваться оборудованием и рассказывает правила безопасности.

2. Особенности регистрации туристских групп

     Предварительный заказ мест дет возможность заранее  подготовить номера к заселению, спланировать работу администраторов  и подносчиков багажа. Накануне заезда группы администраторов заполнят карту подготовки и заселения номеров (карту брони).

       При поселении  туристской  группы в гостиницу ее руководитель  предъявляет администратору направление  туристской фирмы (документ, подтверждающий право проживания данной группы в гостинице и гарантирующий, что оплата произведена) и список группы, оформленный в соответствии с требованиями паспортного режима.

     Администратор сообщает номера комнат, которые забронированы  для данной группы. Туристы из группы размещаются обычно в двухместных номерах, и только для руководителя группы предоставляется одноместный номер. Все туристы заполняют анкеты, в графе цель приезда следует писать – туризм. Администратор заполняет групповое разрешение на поселение по безналичному расчету, где указываются номера комнат, в которых будут жить туристы.

     Каждому гостю администратор выписывает визитную карточку. Счет за проживание при регистрации группы не выписывают, так как оплата производится по безналичному расчету.

     Очень часто в туристских фирмах вместе с путевкой туристам выдают ярлыки с номерами для багажа. Номер на ярлыке соответствует порядковому  номеру туриста в списке группы, который находится у руководителя группы. Сравнив номера на багаже и  в списке группы, подносчик определяет номер комнаты и доставляет туда багаж.

     Часто, для того чтобы не оплачивать еще сутки проживания, туристы освобождают номера, а багаж сдают в камеру хранения. Но за группой остается один «штабной» номер для отдыха туристов.

3. Особенности регистрации иностранных туристов

     Въезд в Российскую Федерацию требует  получения визы.

     Виза- это специальное разрешение правительства на въезд, проживание или транзитный проезд через ее территорию. Разрешение может быть поставлено в паспорте или представлять собой отдельный документ (групповая туристическая виза).

     Визы  бывают: 1.одноразовые и многоразовые; 2.индивидуальные и групповые; 3.студенческие; 4. Въездные, выездные, транзитные и др.

     Для въезда на территорию РФ действуют  визы следующих категорий: дипломатические, служебные, обыкновенные, туристические. Визовые талоны вклеиваются в национальный паспорт иностранного гражданина.

     Для осуществления пограничного контроля предусмотрены карточки прибытия/убытия иностранца, которые прикрепляются к национальным паспортам иностранных граждан. Отметку о регистрации пребывания на территории РФ производят на оборотной стороне листа национального паспорта, на которой вклеена виза.

     При прибытии в пункт назначения въезжающий обязан в течение трех суток, исключая праздники и входные дни, представить свой паспорт для регистрации.

     Для того чтобы гостиница имела право  самостоятельно регистрировать иностранных  граждан, следует получить лицензию на международную туристическую  деятельность.

     Во  время регистрации в гостинице  администратор обращает внимание на срок действия визы, проставляет в визе регистрационный номер гостя, название гостиницы и дату регистрации. В некоторых гостиницах иностранные граждане не заполняют анкету. В счет иностранца включается государственная пошлина в размере 20% МРОТ, если это первый пункт регистрации после пересечения границы.

     По  дипломатической визе пошлина не взимается. Каждый день гостиница сдает  отчет в паспортно-визовую службу о числе зарегистрированных иностранных  граждан с извещениями об оплате государственной пошлины. 
 
 
 

Глава II. Бронирование

     Бронирование (reservation)-  предварительный заказ мест и номеров в гостинице. С этого процесса начинается обслуживание гостей. Бронированием  номеров занимаются менеджеры отдела бронирования  или службы приема и размещения. Именно в эти подразделения поступают заявки на бронирование от клиентов. Кроме формального сбора заявок отдел бронирования должен изучать спрос на гостиничные места. Изучая многолетний опыт работы гостиницы, учитывая план мероприятий, которые будут проходить  в данном регионе (спортивные соревнования, карнавалы, съезды, фестивали, и т.п.), прогнозируя спрос на места и анализируя загрузку номеров в прошедший и настоящий периоды, отдел бронирования совместно со службой маркетинга планирует деятельность гостиницы.

     Во  время проведения массовых мероприятий  спрос на гостиничные места в  несколько раз увеличивается. Для гостиниц выгодно бронировать места для мероприятий с большим числом участников, так как в этом случае предварительный заказ осуществляется задолго до события и риск его аннуляции (т.е. отказа от заранее заказанного места) небольшой.

     Загрузка  гостиницы зависит от сезона, деловой  активности в данном районе, экономической  и политической ситуации. Во времена  политической нестабильности интерес туристов  к данной местности снижается из-за невозможности обеспечить безопасность пребывания. В пик сезона гостиница может идти на двойное бронирование.

     Двойное бронирование (overlooking) – это подтверждение о будущем предоставлении мест в гостинице одновременно двум клиентам на одну и ту же дату. Выбирая такой путь, гостиница идет на риск. Как быть, если приедут оба клиента? Конечно, возможно, что кто-то из них аннулирует заявку за некоторое время до заезда или просто не приедет в назначенный день. Тогда риск оказывается оправданным. Но если оба клиента приехали в гостиницу, то место получает тот, кто приехал раньше. Для удовлетворения другого клиента гостиницы есть несколько путей, о которых помнят  менеджеры отдела, делая двойное бронирование. На случай приезда одновременно двух гостей, или когда турист приезжает без предварительного бронирования, а в гостинице нет мест, существует связь с фирмами, которые сдают в аренду жилье, и с близко расположенными гостиницами, куда можно переадресовать клиента. Иногда отдел бронирования пересылает заявку на бронь в другую гостиницу, которая и подтверждает клиенту, что ему будет предоставлено место, но в другой гостинице. В этом случае необходимо получить согласие клиента на изменение гостиницы.

     Согласно  « Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ» «исполнитель вправе получить договор на бронирование мест в гостинице путем составления документа, подписанного двумя сторонами, так же путем принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от потребителя.

     Если  организация регулярно пользуется услугами гостиницы, то ей выгодней заключить  договор на определенный срок. В  этом случае организации присваивается  свой порядковый номер и при выполнении условий договора гостиница предоставляет места для проживания туристам, направленным этой организацией. В настоящее время многие туристские фирмы стремятся заключить договор с определенной гостиницей.

     Для туристских фирм, которые регулярно поставляют клиентов, гостиница устанавливает скидки на оплату проживания, питания и некоторые услуги.

       В договоре между гостиницей и туристской фирмой указано: в какие сроки должна быть подана заявка на размещение туристов, когда и каким образом производится оплата. Очень часто бронирование напоминает аренду, поскольку осуществляется на длительный период, возможно, и затрагивает несколько номеров и даже этажей.

     Есть  несколько способов забронировать  номер тли место в гостинице: письменный, устный и компьютерный.

     По  почте или с помощью факса  клиент присылает в гостиницу письмо- заявку (рис 1) .

     Такую же заявку можно оформить и в гостинице  в отделе бронирования. Работа с заявками требует большого внимания. Каждая заявка  на бронирование и аннуляция заказа должны быть зарегистрированы.

     Если  менеджеры по бронированию не отметили вовремя заказ, то номер может  остаться непроданным до тех пор, пока не обнаружится ошибка. Только заявка на фирменном бланке может  служить подтверждением на оплату заказанного  номера.

     На  заявке организации, которая бронирует  номер, обязательно должны быть приведены реквизиты этой организации (название, адрес, телефон, факс, номер счета в банке).

     В любом случае заявка должна содержать  следующие сведения: 1.число и  категория номеров; 2.сроки проживания в гостинице;3.фамилии приезжающих;4.форма оплаты (безналичный или наличный расчет, реквизиты оплачивающей организации).

     Заявку  регистрируют и подтверждают (рис.2) или отказывают тем же способом, которым была получена заявка.

     Такие же бланки могут быть и в специальном разделе компьютера отдела бронирования. При телефонном бронировании требуется подтверждение в письменном виде.

     Компьютерный  способ бронирования открывает широкие  возможности для гостиниц и клиентов. В мировой практике известны компьютерные системы бронирования: корпоративная сеть бронирования объединяет отели, входящие в цепь, другая сеть бронирования объединяет независимые гостиницы, не входящие в цепи.

     При бронировании через сеть заказ может  быть осуществлен в гостинице, расположенной в другом городе или даже в другой стране. Преимуществом автоматизированной сети является то, что бронирование может быть переадресовано в другую гостиницу этой цепи, находящуюся в этом городе.