Анализ деятельности гостиницы

     Гостиницы размещены в капитальных, оснащенных современным оборудованием зданиях. Номера гостиниц мебелированы и обустроены. 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Организационная структура гостиницы МВДЦ «Сибирь»

     У каждой гостиницы своя организационная  структура. Правильно организованная работа персонала сулит целый  ряд выгод. Тут и системное  осмысливание ситуации, более четкая координация усилий всего предприятия, более точная постановка задач и  прочее. Все это должно привести к повышению конкурентоспособности  и росту прибыли.

     Организационная структура - это состав, взаимосвязь  и соподчиненность самостоятельных  управленческих подразделений и  отдельных должностей.

     Сущность  организационной структуры в  делегировании прав и обязанностей для разделения труда. Организационная  структура гостиницы является отражением полномочий и обязанностей, которые  возложены на каждого ее работника.

     Главной задачей организационной структуры  гостиницы МВДЦ «Сибирь»

является  установление взаимоотношений полномочий, которые связывают высшее руководство  с низшими уровнями работников. Эти  отношения устанавливаются посредством  делегирования, которое означает передачу полномочий и задач лицу, которое  принимает на себя ответственность  за их выполнение.

     Для эффективной работы руководство  должно распределить среди сотрудников  все те задачи, которые необходимы для достижения цели предприятия.

     Но  если существующие задачи не будут  делегированы, значит, руководитель должен будет выполнять их сам. 

     Целью организационной структуры являются:

     - Разделение труда;

     - Определение задач и обязанностей  работников;

     - Определение ролей и взаимоотношений 

     Основные  требования к организационной структуре  заключается в следующем:

     - Способность отражать содержание  деятельности предприятия, обеспечивать  функциональную целесообразность  звеньев управления;

     - Гибкость, способность реагировать  и адаптироваться к изменяющимся  условиям;

     - Минимизация числа звеньев и  количества персонала;

     - Высокий уровень профессионализма  сотрудников;

     - Минимизация издержек на аппарат  управления и на деятельность  в целом. 

     При разработке организационной структуры  специалисты отталкиваются от

целевых функций и функциональных элементов  организации.

     В гостинице «Сибирь» к целевым  функциям относиться:

     - Прием и размещение гостей;

     - Производство питание;

     - Продажу номеров;

     - Маркетинг;

     - Организацию деловых встреч и  конференций.

     А к функциональным можно отнести:

     - Обеспечение безопасности;

     - Инженерное обеспечение;

     - Бухгалтерский учет;

     - Административную деятельность. 

     При разработке организационной структуры  важную роль играет и количество уровней  в иерархии управления, когда командные  ступени выстраиваются в вертикальный ряд и строится схема взаимоотношений между руководителями и подчиненными.

     По  этой схеме каждый член персонала  должен знать свое место в организационной  структуре, а для эффективного управления необходимо четкое определение обязанностей.

     Важной  проблемой формирования структуры  управления отелем является создание не только структуры в целом, но и  ее органов управления:

     - Руководства;

     - Функциональной структуры;

     - Вспомогательной структуры. 

     Руководящие работники:

     Директор  отеля;

     Администратор гостиницы.

     Руководство высшего звена также принимает  решение, какую систему расчетов с клиентами использовать на предприятии. Но часть этих вопросов может быть передана на рассмотрение нижестоящим  звеньям управления, если на генерального директора возложено слишком  много полномочий и обязанностей. 

     Служба  приема и размещения:

     Основными функциями отдела приема и размещения являются регистрация приезжающих  гостей, распределение номеров, поселение  и выписка клиентов и оказание им многочисленных дополнительных услуг.

     Служба  обслуживания:

     С точки зрения гостей служба обслуживания является важнейшей в гостинице, так как персонал именно этой службы работает с клиентами в постоянном контакте и выполняет все функции, связанные с их непосредственным обслуживанием.

     Гость при прибытии сталкивается со службой  размещения департамента управления номерным фондом, где он регистрируется и  получает номер.

     Служба  горничных в большинстве случаев  является наиболее функционально значимым подразделением, если речь идет о получении  услуг гостиничного размещения, так  как это подразделение отвечает за уборку номеров, холлов, коридоров  и т.п. внутренних помещений, в которых  осуществляется прием и обслуживание клиентов.

     Лицо, возглавляющее службу горничных, несет  ответственность за работу персонала  по поддержанию чистоты и порядка  в жилых и служебных помещениях гостиницы. Старшая же горничная  получает задание и распределяет его выполнение среди подчиненных, одновременно выполняя административные функции, возложенные на нее исполнительным директором. 

     Хозяйственная служба:

     Руководитель  этого подразделения несет ответственность  за чистоту всего отеля и его  номеров. Обычно он имеет несколько  помощников, старших горничных (старшая  горничная отвечает за уборку номеров  на одном-двух этажах).

     Хозяйственная служба ежедневно сверяет свои данные о номерах с данными службы приема. Сообщения службы приема о  выписке гостя из номера фиксируются  в соответствующей графе журнала  хозяйственной службы. В другой графе  журнала записывается фамилия горничной, которой поручена уборка номера. По окончании уборки в журнале делается соответствующая отметка. О готовности номера сообщается в службу приема. 

     Инженерная  служба:

     Современная гостиница насыщена сложным инженерным оборудованием (скоростные лифты, системы  кондиционирования, отопления, водоснабжения  и канализации, электрическое (большой  мощности) и газовое оборудование кухни, кабельное телевидение, компьютеры и т.д.). 

     Для того чтобы не содержать полный штат инженерно-технических работников для обслуживания и ремонта всего оборудования гостиница заключает договоры со специализированными фирмами, которые осуществляют его обслуживание и ремонт.

     Инженерная  служба имеет относительно небольшой  штат сотрудников, желательно универсалов, способных устранить несложные  неисправности сантехнического  и электрооборудования и осуществлять грамотную эксплуатацию всего оборудования. 

     Служба  безопасности:

     Личная  безопасность гостей и гарантированная  сохранность их собственности –  важный аспект в работе любой гостиницы. Служащие обязаны принимать все  необходимые меры предосторожности, чтобы защитить гостей от грабежа, мошенничества, насилия и пр. Они несут ответственность  за ущерб, нанесенный гостям за время  их проживания в гостинице.

     К техническим средствам безопасности, прежде всего, относятся телевизионные  камеры, с помощью которых просматриваются  все общественные и многие служебные  помещения. Записи должны храниться  не менее 24 часов. Введение электронных  замков существенно повысило безопасность номерного фонда. Также для предотвращения краж во многих гостиницах по просьбе  клиентов в номерах устанавливаются  индивидуальные сейфы. Пользование  этими сейфами осуществляется за дополнительную плату в период всего  проживания. Кроме индивидуальных сейфов многие гостиницы организуют и централизованное хранение имущества клиентов в камере хранения и сейфовой кладовой.  

     Отдел закупок:

     Функция отдела — закупки нужных товаров  требуемого качества по разумной цене в нужное время. При этом должен выдерживаться оптимальный размер запасов в гостинице, поскольку хранение стоит денег, к тому же многие закупленные товары при длительном хранении могут испортиться. 

     Служба  питания:

     Служба  общественного питания обеспечивает обслуживание гостей в ресторанах, кафе или барах гостиницы, решает вопросы по организации и обслуживанию банкетов, презентаций и др. праздничных  мероприятий. 

     При организации питания туристов используется различные методы обслуживания: «а ля карт», «а парт», «табльдот», шведский стол. 

     Учет:

     Учетом  в гостинице занимается финансовая служба, которая ведет следующие  операции:

     1. Расчеты по счетам клиентов.

     2. Подсчет ежедневных доходов по  каждому доходообразующему подразделению отеля (касса в каждом подразделении ведет свой учет).

     3. Составление ежедневного отчета  генеральному директору, в котором

представлены  доходы по подразделениям, загрузка номерного  фонда и некоторые другие показатели в сравнении с прошлым периодом.

     4. Расчеты по закупкам. Счета-фактуры,  завизированные в соответствующем  подразделении отеля, поступают  в бухгалтерию. Оплата поставщикам  обычно производится в конце  месяца.

     5. Начисления и выплата заработной  платы.

     6. Ведение финансового и управленческого  учета. 

     Отдел персонала:

     Важнейшей базовой предпосылкой обеспечения  слаженной работы всего сервисного процесса является формирование и развитие коллектива, способного наилучшим образом  выполнять свою работу и создавать  в отеле атмосферу гостеприимства. 

     Отдел маркетинга и продаж:

     Главная задача этого отдела – повышение  загрузки гостиницы. Число сотрудников, как правило, составляет до 10 человек, 1-2 из которых занимаются маркетинговыми исследованиями, а остальные – менеджеры по продажам, которые занимаются поиском «оптовых» покупателей гостиничных услуг (турфирмы, крупные компании, к которым приезжает много клиентов и т.п.). 

     Отдел IT:

     Компьютерные  системы централизованного управления гостиничным комплексом позволяют  координировать работу даже крупного отеля без особых затрат времени  и сил. Система позволяет решить следующие задачи:

     Все системы автоматизации гостиничных  хозяйств представляют собой интегрированные пакеты программ, автоматизирующих деятельность основных служб гостиницы: управление номерным фондом, административной, коммерческой, инженерной, службы общественного питания.