Внутренний контроль
сбытовой деятельности предприятий
в современных условиях хозяйствования
Бурцев В.В.
Опубликовано в
номере: Менеджмент в России и за
рубежом №6 / 2001
В хозяйственной
деятельности предприятия основными
вопросами являются снабжение, производство
и сбыт (реализация) готовой продукции.
Под готовой продукцией подразумеваются
законченные производством на данном
предприятии изделия, работы и услуги,
которые могут быть предложены рынку
как товары. Работа предприятий в
новых экономических условиях предполагает
реструктурирование всех функциональных
сфер деятельности хозяйствующих субъектов,
но главным образом это касается
сферы сбыта готовой продукции.
Переход на рыночную форму хозяйствования
коренным образом меняет подходы
к планированию и контролю сбытовой
деятельности. Нет сомнений в том,
что для успешной работы в рыночных
условиях российским предприятиям необходима
комплексная структурная перестройка
системы управления сбытом, созданной
при плановом ведении хозяйства.
Известно, что при плановой экономике
системы планирования и контроля
сбыта ориентировались исключительно
на директивы органов Госснаба СССР,
в которых ведущим разделом были
производственные планы предприятий
и объединений. Планирование сбыта
на основе производственных планов привело
к тому, что сбытовая деятельность
отечественных промышленных организаций
оказалась вторичной по отношению
к производству. В условиях же конкуренции
главная задача системы управления
сбытом — обеспечить завоевание и
сохранение организацией предпочтительной
доли рынка и добиться превосходства
организации над конкурентами. Сбыт
продукции сейчас должен рассматриваться
под принципиально иным углом
зрения — через призму рыночного
спроса и предложения. Иными словами,
для выживания в рыночных условиях
отечественные товаропроизводители
должны производить то, что продается,
а не продавать то, что они производят.
Необходимо четко понимать новое
содержание сбытовой деятельности. В
условиях рыночной системы хозяйствования
под сбытом (сбытовой деятельностью)
следует понимать комплекс процедур
продвижения готовой продукции
на рынок (формирование спроса, получение
и обработка заказов, комплектация
и подготовка продукции к отправке
покупателям, отгрузка продукции на
транспортное средство и транспортировка
к месту продажи или назначения)
и организацию расчетов за нее (установление
условий и осуществление процедур
расчетов с покупателями за отгруженную
продукцию). Главная цель сбыта —
реализация экономического интереса производителя
(получение предпринимательской
прибыли) на основе удовлетворения платежеспособного
спроса потребителей. Хотя сбыт — завершающая
стадия хозяйственной деятельности
товаропроизводителя, в рыночных условиях
планирование сбыта предшествует производственной
стадии и состоит в изучении конъюнктуры
рынка и производственных возможностей
предприятия производить пользующуюся
спросом (перспективную) продукцию и в
составлении планов продаж, на основе
которых должны формироваться планы снабжения
и производства. Грамотно построенная
система организации и контроля сбытовой
деятельности способна обеспечить конкурентоспособность
предприятия. В данной статье рассмотрены
основные аспекты организации системы
внутреннего контроля сбытовой деятельности
предприятия в современных условиях хозяйствования.
КОНТРОЛЬНАЯ СИСТЕМА
СБЫТОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Осветим основные понятия
системы контроля сбытовой деятельности
предприятия в современных условиях.
Внутренний контроль
(аудит) сбытовой деятельности — это
система, состоящая из элементов
входа (информационное обеспечение
контроля), элементов выхода (информация
об объекте управления, полученная
в результате контроля) и совокупности
следующих взаимосвязанных звеньев:
среда контроля сбытовой деятельности,
центры ответственности, техника контроля
(информационно-вычислительная техника
и технология), процедуры контроля,
система учета сбытовой деятельности.
Следует указать, что
система внутреннего контроля сбытовой
деятельности — это основа функционирования
управленческой информационной системы
(УИС), т.е. системы обработки и
интеграции разнообразной внутренней
и внешней информации, необходимой
для принятия решений на всех уровнях
управления сбытом.
В качестве основных
целей функционирования системы
внутреннего контроля (аудита) сбытовой
деятельности коммерческой организации
можно назвать:
хранение и эффективное
использование разнообразных ресурсов
и потенциала коммерческой организации;
своевременная адаптация
организации к изменениям во внутренней
и внешней среде;
обеспечение эффективного
функционирования организации и
ее устойчивости и максимального
развития в условиях многоплановой
конкуренции.
Функционирование
системы внутреннего контроля сбыта
призвано сводить к минимуму различного
рода риски в сбытовой деятельности
организации (здесь риск — возможность
неблагоприятных событий в деятельности
организации: хищений, порчи ценностей,
недополучения доходов, санкций, потери
рыночных долей и т.д.).
Достижение целей
системы внутреннего контроля обеспечивается
реализацией задач, в которых
от взаимосвязи и взаимодействия
различных ее элементов требуется
достичь общие или конкретные
показатели (рубежи), по которым с
различных сторон можно судить об
эффективности управления и развитии
организации. Основные задачи системы
внутреннего контроля (аудита) сбытовой
деятельности заключаются в достижении
следующих показателей эффективности
управления организацией:
1. Соответствие сбытовой
деятельности организации принятому
курсу действий (целевым установкам
и ориентирам) и стратегии.
2. Устойчивость организации
с финансово-экономической, рыночной
и правовой точек зрения.
3. Сохранность ресурсов
и потенциала организации (внеоборотных
активов и оборотных средств),
в том числе сохранность систематизированных
и обобщенных данных для их
использования в управлении. Здесь
два аспекта контроля:
a) контроль, ориентированный
на адекватность оргмероприятий
по обеспечению физической безопасности
ресурсов — обеспечение защиты
от воровства, потерь в результате
пожаров, наводнений, отказов компьютеров,
перебоев в энергоснабжении, умышленных
повреждений и т.д.;
b) контроль на
предмет обоснованности и рациональности
финансово-хозяйственных операций
и политики в области управления,
платежеспособности и добросовестности
контрагентов по договорам, добросовестности
менеджеров, принимающих решения
по данным операциям.
4. Должный уровень
полноты и точности первичных
документов и качества первичной
информации для успешного руководства
и принятия эффективных управленческих
решений по сбыту продукции.
5. Безошибочность
регистрации и обработки финансово-хозяйственных
операций организации — наличие,
полнота, арифметическая точность,
разноска по счетам, формальная
разрешенность, временная определенность,
представление и раскрытие данных
в отчетности.
6. Рациональное и
экономное использование всех
видов ресурсов.
7. Соблюдение работниками
организации установленных администрацией
требований, правил и процедур
— положений о подразделениях,
должностных инструкций, правил
поведения, планов документации
и документооборота, планов организации
труда, приказа об учетной политике,
иных приказов и распоряжений.
8. Соблюдение требований
федеральных законов и подзаконных
актов Российской Федерации, субъектов
Российской Федерации и полномочных
органов местного самоуправления.
Эти и многие другие
задачи обусловливают создание в
организации эффективной системы
внутреннего контроля сбытовой деятельности.
Одной из форм внутреннего
контроля сбытовой деятельности является
внутренний аудит. Внутренний аудит
— это регламентированная внутренними
документами организации деятельность
по контролю различных элементов
управления сбытовой деятельностью, осуществляемая
представителями специального контрольного
органа в рамках помощи органам управления
организации (общему собранию участников
хозяйственного товарищества или общества
или членов производственного кооператива,
наблюдательному совету, совету директоров,
исполнительному органу). Цель внутреннего
аудита сбытовой деятельности — помощь
органам управления организации
в осуществлении эффективного контроля
над различными звеньями (элементами)
системы сбыта. Под главной задачей
внутренних аудиторов следует понимать
обеспечение удовлетворения потребностей
органов управления сбытовой деятельностью
в части предоставления контрольной
информации по различным интересующим
их вопросам. Под общей же функцией
внутренних аудиторов следует понимать:
а) оценку адекватности систем контроля:
осуществление проверок звеньев
управления (контроля) сбытом, предоставление
обоснованных предложений по устранению
выявленных недостатков и рекомендаций
по повышению эффективности управления;
б) оценку эффективности сбытовой деятельности:
осуществление экспертных оценок различных
элементов сбытовой деятельности и
предоставление обоснованных предложений
по их совершенствованию. Деятельность
внутренних аудиторов для органов
управления организацией имеет информационное
и консультационное значение.
Администрация разрабатывает
политику и процедуры управления
сбытовой деятельностью. Однако персонал
может не всегда их понимать или
не всегда их выполнять. Менеджеры не
имеют достаточного времени проверить
это выполнение и своевременно обнаружить
недостатки. Внутренние аудиторы помогают
им в этом, обеспечивают защиту от ошибок
и злоупотреблений, определяют «зоны
риска» и возможности устранения
будущих недостатков или недостач,
помогают идентифицировать и устранить
слабые места в системах управления
и найти те принципы управления,
которые были нарушены. Все эти
действия дополняются обсуждениями
с высшими органами управления, нужды
и предложения которых и определяют
процедуры внутреннего аудита (внутренние
аудиторы должны обеспечить управляющих
любой информацией, касающейся их компетенции).
Таким образом, органы управления организацией
пользуются услугами внутренних аудиторов
как дополнительными ресурсами, помогающими
им осуществлять свои функции. Аудит сбытовой
деятельности в свою очередь может рассматриваться
в различных аспектах.
Функциональный аудит
систем управления сбытом проводится
для оценки производительности и
эффективности в любом функциональном
разрезе сбытовой деятельности. К
нему, например, относятся аудиторские
проверки каких-либо операций, проводимых
отделом сбыта (маркетинга) в разрезе
своих функций. При межфункциональном
внутреннем аудите качество исполнения
различных функций оценивается
в их взаимосвязи и взаимодействии.
Организационно-технологический аудит
систем управления сбытом выражает проводимый
органом внутреннего аудита контроль
разнообразных звеньев управления
сбытом на предмет их организационной
и/или технологической (т.е. в плане
оценки совокупности применяемых способов,
приемов, технологий управления, осуществляемых
процедур) целесообразности (рациональности).
Аудит видов деятельности по сбыту
продукции предполагает объективное
обследование и всесторонний анализ
определенных видов сбытовой деятельности,
бизнес-проектов с целью выявления
возможностей улучшения хозяйственной
деятельности. Кроме того, внутренними
аудиторами может проводиться более
глубокий контроль организации, который
выражается в совокупности организационно-технологического
и функционального аудитов систем
управления, аудита видов деятельности,
а также аудита элементов и
процессов, связывающих организацию
с внешней средой, например, системы
внешних профессиональных связей, имиджа,
общественных связей и др. Здесь
определяются все сильные и слабые
стороны деятельности организации,
оценивается устойчивость ее положения
в социальных системах более высокого
порядка, а также перспективы
ее развития. Поэтому такие контрольные
мероприятия, осуществляемые внутренними
аудиторами, относятся к всестороннему
аудиту системы управления организацией.
Аудит на соответствие предписаниям
выражает процедуры аудиторского контроля
на предмет соблюдения: 1) установленных
внешними полномочными органами законов,
подзаконных актов, стандартов (правил,
методик) сбыта продукции; 2) предписанных
органами управления формальных правил,
заданий и т.п. Аудит на соответствие
целесообразности выражает процедуры
аудиторского контроля деятельности должностных
лиц (субъектов управления) на предмет
целесообразности (рациональности, разумности,
обоснованности, полезности) ее продуктов
(принятых решений).
Следует отметить, что
организация приемлемой системы
внутреннего контроля позволяет
снизить издержки на внешний (независимый)
аудит.
Одним из важнейших
источников информационного обеспечения
внутреннего контроля (аудита) сбытовой
деятельности коммерческой организации
является система процедур определения,
сбора, измерения, регистрации и
обработки информации о результатах
реализации сбытовой политики организации
в разрезе определенных сегментов
деятельности. (Здесь сегмент сбытовой
деятельности — любой элемент
сбытовой деятельности организации, который
может быть рассмотрен в аспекте
расширения или сокращения этой деятельности.
Например, это может быть вид продукции,
тип покупателя, географический район
сбыта и т.п.)
Рассмотрим этот
вопрос подробнее.
СБЫТОВАЯ ПОЛИТИКА
ОРГАНИЗАЦИИ
Реструктурирование
организации и контроля сбытовой
деятельности российских предприятий
на начальном этапе предполагает:
1) разработку внутренних
стандартов (правил) сбытовой деятельности
и документальное их закрепление
в Положении о сбытовой политике
на основе анализа адекватности
ранее установленных целей и
задач организации внутренним
и внешним условиям ее функционирования,
в том числе ее возможностям;
2) анализ соответствия
оргструктуры отделов, занимающихся
вопросами реализации продукции
(отделов сбыта, маркетинга, коммерческого
отдела и т.п.), современным условиям
хозяйствования; ее корректировка
для соответствия принципам эффективности
системы внутреннего контроля
и основным требованиям к ее
организации («разделение обязанностей»,
«подконтрольность каждого субъекта
внутреннего контроля», «единичная
ответственность» и т.д.) для снижения
риска ошибочных решений руководителей
и ответственного за сбыт персонала
(при планировании ассортимента,
объемов продаж и т.д.) и злоупотреблений
(сговор работников отдела сбыта
с заказчиками, искажение отчетов
об отгрузках и т.д.);
3) разработку комплекса
организационно-нормативных документов
(положений об отделах и должностных
инструкций), регламентирующих сбытовую
деятельность предприятия в рыночных
условиях;
4) разработку формальных
процедур контроля реализации (сбыта)
готовой продукции для соответствия
системы внутреннего контроля
требованию регламентации.