Ситуационный анализ как основа стратегического менеджмента

    • работа с интервьюерами:

    –            детальные указания о ходе работы,

• контроль (например, с помощью последующего телефонного интервью).

    2.2. Основные этапы ситуационного анализа

    Проведение  ситуационного анализа, как правило, эффективно только тогда, когда он осуществляется профессионально, с использованием современных технологий и специально разработанных методов.

    Ситуационный  анализ позволяет, исходя из более глубокого  понимания ситуации и динамики ее развития, вырабатывать и принимать  более обоснованные управленческие решения, а также предвидеть возможное  возникновение кризисных ситуаций и принимать своевременные меры по их предотвращению.

    Особенно  актуальным является проведение ситуационного  анализа при решении сложных комплексных проблем, а также проблем, представляющих для организации особую важность.

    Следуя  современному пониманию задач и  возможностей ситуационного анализа, приведем описание его основных этапов, образующих единую технологию. При  этом будем придерживаться следующей  терминологии.

    Ситуация  — это сочетание внутренних и  внешних факторов, обстоятельств, условий, активных и пассивных действующих  сил, требующее принятия соответствующих  стратегических и важных тактических  решений, определяющих деятельность организации, а также обеспечивающих предупреждение кризисных явлений.

    Предполагается, что ситуация развивается в соответствии с определенными закономерностями ("правилами игры") под действием  тех или иных внутренних механизмов и событий, происходящих вне организации.

    Направление — это область активной деятельности организации, в которой необходимо принятие важных управленческих решений  или возможно возникновение кризисных  ситуаций.

    Эталонная ситуация — типичная, характерная  для данного направления ситуация, уже возникавшая ранее, по которой  есть информация о принимавшихся  решениях, действиях и результатах  этих действий.

    Банк  ситуаций — это систематизированная  информация о ситуациях, хранящаяся, как правило, на машинном носителе, снабженная специальным инструментарием  для эффективного хранения, поиска и актуализации (обновления) данных.

    Экспертная  комиссия — группа высококвалифицированных  специалистов, сформированная для проведения экспертизы (в частности, "мозговой атаки") в процессе ситуационного  анализа.

    Эксперты 1-го уровня — высококвалифицированные  специалисты, обладающие профессиональными  познаниями и опытом в одной из областей или проблем, имеющих непосредственное отношение к объекту ситуационного анализа.

    Эксперты 2-го уровня — высококвалифицированные  специалисты, способные проанализировать и оценить ситуацию в целом.

    Технолог  — специалист, имеющий необходимые  профессиональные знания и опыт организации  и проведения ситуационного анализа.

    Аналитик  — специалист, обладающий как необходимыми профессиональными знаниями и опытом анализа ситуаций данного направления, так и опытом сопровождения ситуационного  анализа, подготовки аналитических  отчетов и заключений.

    ЛПР — лицо либо орган, принимающие решения  в анализируемой ситуации.

    Профильные  проблемы — основные проблемы, которые  оказывают влияние на развитие и  оценку ситуации при ситуационном анализе.

    Оценочная система включает информацию о факторах, определяющих ситуацию, об их сравнительной  значимости, о шкалах для оценки значений факторов, пороговых значениях, решающих правилах.

    Индекс  — обобщенный показатель, рассчитываемый с помощью оценочной системы  и характеризующий состояние  ситуации.

    Приведем  описание основных этапов ситуационного  анализа.

    Этап 1. Подготовка к ситуационному анализу

    Подготовку  к проведению ситуационного анализа  целесообразно начинать с четкого  определения ситуации принятия решения. Как известно, во многих случаях  правильно поставленная задача —  это половина успеха. А успех в  нашем случае — это прежде всего  верно понятая ситуация и эффективное  управленческое решение.

    Необходимо, чтобы все специалисты, приглашенные к участию в проведении ситуационного  анализа, однозначно и одинаково  понимали цели проводимого анализа  и стоящие перед ними задачи.

    Проведению  ситуационного анализа может  предшествовать подготовка необходимого информационного обеспечения, позволяющего лучше представлять ситуацию, ее сильные и слабые стороны, основные факторы, определяющие ее развитие.

    Иногда  представляется целесообразной подготовка специальных аналитических отчетов  для специалистов, участвующих в  проведении ситуационного анализа, членов экспертной комиссии, сформированной для оценки ситуации и выработки  альтернативных вариантов управленческих воздействий.

    Современные технологии проведения ситуационного  анализа, которые должны обеспечить достаточно полный и глубокий анализ ситуации и выработку обоснованных управленческих решений, требуют соответствующего методического, организационного, информационного, компьютерного сопровождения.

    Чтобы обеспечить проведение ситуационного  анализа в соответствии с современными технологиями, необходимо наличие рабочей  группы, которая должна обеспечить организационное сопровождение  процедур ситуационного анализа, его  техническую сторону.

    Обеспечение методического, информационного и  содержательной части компьютерного  сопровождения лежит на аналитической  группе, в состав которой должны входить как техно-логи по организации  и проведению ситуационного анализа, так и аналитики — специалисты, профессионально работающие в той  области, которой принадлежит объект ситуационного анализа.

    Одной из основных задач аналитической  группы является четкое определение  и постановка задачи ситуационного  анализа для специалистов, приглашенных к участию в его проведении. Должны быть четко сформулированы цели анализа ситуации, цели подготовки альтернативных вариантов и выработки  рекомендаций для принятия стратегических и тактических управленческих решений  ЛПР.

    Определение целей и постановка задачи ситуационного  анализа осуществляются аналитической  группой в процессе                                           совместной работы с ЛПР.

    На  этапе подготовки к проведению ситуационного  анализа аналитической группой  определяются профильные специализации  экспертов 1-го уровня, необходимые  для оценки ситуации по тем направлениям ситуационного анализа, которые  определены при установлении целей  проводимого анализа.

    Определяются  также требования, предъявляемые  к экспертам 2-го уровня.

    На  подготовительном этапе осуществляется подбор экспертов 1-го и 2-го уровней  — формирование экспертных комиссий для проведения ситуационного анализа  с учетом их профессиональной подготовки.

    Одной из основных задач этого этапа  является также подготовка информации о ситуации, внутренних и внешних  факторах, смежных проблемах и  т. д., влияющих на ее развитие.

    Целесообразной  является подготовка содержательного  описания ситуации, в том числе  с помощью ключевых слов, что может  оказаться полезным при формировании информацион-ных потоков в процессе проведения ситуационного анализа.

    Этап 2. Анализ информации

    Анализ  поступившей информации о ситуации принятия решения начинается с поиска возможных аналогов. Информация об аналогах представлена в виде некоторого числа (как правило, нескольких) эталонных  ситуаций. Эталонная ситуация характерна тем, что о ней достаточно много  известно, в частности то, какие  решения принимались, каковы результаты принятых решений и какие решения  приводят к цели.

    Если  возникшая ситуация является одной  из эталонных, то известно, как в  ней надо действовать. Поэтому подготовка и принятие решения в такой  ситуации, как выработка соответствующих  рекомендаций, особого труда не вызывают. Информация об аналогичной эталонной  ситуации передается экспертной комиссии для подготовки окончательного заключения.

    Если  возникшая ситуация такова, что кажется  близкой к одной из эталонных  ситуаций, то необходимо оценить, насколько  существенны имеющиеся различия.

    Иногда  различия в ситуации, на первый взгляд не очень существенные, могут приводить  при одних и тех же действиях  к противоположным результатам. И в этом случае информация о соответствующей  эталонной ситуации передается экспертной комиссии для выработки окончательного заключения. При этом обязательно  указываются установленные аналитической  группой различия.

    В банке ситуаций наряду с эталонными может также храниться информация о других ситуациях, которые случались  ранее.

    Если  возникшая ситуация такова, что близких  эталонных ситуаций нет, то вся имеющаяся  информация о ситуации вместе с информацией  об имевших место ранее аналогичных (не-эталонных) ситуациях передается аналитической группой экспертной комиссии.

    При достаточно большом объеме информации о ситуации на этом этапе нередко  оказывается целесообразным проведение предварительной экспертизы по отбраковке недостаточно содержательной или недостоверной  информации.

    Целесообразными в этом случае могут также оказаться  оценка степени дублирования информации и классификация поступившей  информации.

    На  основании проведенного анализа  формируется пакет информации о  ситуации, необходимой для ситуационного  анализа.

    Этап  анализа информации может завершаться  подготовкой аналитического обзора информации о ситуации для участников коллективной экспертизы по выработке  стратегических и тактических решений, включающего сведения о:

    принимавшихся ранее стратегических и тактических  решениях в анализируемой ситуации и аналогичных ей, механизмах их выполнения, контроле за исполнением  решений, сопровождении хода их реализации, результатах оценки эффективности принятых решений, результатах оценки эффективности их выполнения.

    Эта информация должна учитываться на всех этапах выработки стратегических и  тактических решений или подготовки рекомендаций.

    Этап 3. Анализ ситуации

    Если  ситуация не относится к числу  эталонных, то одной из центральных  задач этого этапа является выявление  основных факторов, определяющих развитие ситуации. Наиболее распространенный путь решения этой задачи — использование  метода экспертных оценок, т. е. работа экспертной комиссии. Для решения  этой задачи может быть использован, в частности, метод "мозговой атаки", как один из наиболее эффективных  способов работы экспертной комиссии при установлении основных факторов, определяющих развитие ситуации.

    Для установления основных факторов, определяющих развитие ситуации, могут быть использованы и другие методы, обсужденные нами ранее.

    После того как факторы установлены, определяется их сравнительная значимость, т. е. степень  их влияния на развитие ситуации.

    Может быть предусмотрено формирование индексов — специальных оценочных систем, предназначенных для оценки состояния  ситуации с точки зрения ЛПР и  стратегических целей развития ситуации.

    Для того чтобы было обеспечено реальное использование сформированных для  проведения ситуационного анализа  оценочных систем, необходимо определение  шкал, в которых предполагается измерение  каждого из основных факторов, включенных в оценочную систему.