Методология проектирования организационых систем

   — Отчетность об успехах и реализации этой политики будет постоянным пунктом повести дня на управленческих совещаниях самого высокого уровня (правление или совет директоров).

   Рассмотрим  этапы цикла организационного проектирования систем, что им характерно.

   Диагностический этап предназначен для комплексного изучения сложившихся условий и стратегии развития компании, выработки целей и задач изменений, а также для подготовки технического задания на организационное проектирование будущей системы. Он включает пять стадий:

   1. определение целей и задач общего проекта;

   2. исследование общей ситуации и стратегии компании;

   3. анализ и систематизация полученных данных;

   4. подготовка основных выводов и концепции улучшений;

   5. формирование задания на организационное проектирование.

   Второй  этап- проектирование системы. Его целью является рабочего проекта системы управления, анализ эффективности предложений и определение механизма внедрения. Прикладной целью проекта является подготовка комплекта необходимой документации. Данный этап включает в себя пять стадий:

   1. формализация и регламентация процедуры разработки проекта;

   2. создание рабочего проекта;

   3. анализ эффективности проекта;

   4. подготовка сопроводительной документации;

   5. экспертиза и утверждение рабочего проекта.

   Ключевой  стадией проектирования является разработка рабочего проекта системы управления. Рабочий проект разрабатывается на основе технического задания, подготовленного на предыдущем этапе. Он включает основные параметры будущей системы управления, а также полный набор рабочей документации.

   Следующий этап – внедрение. Сводится к подготовке бизнес-плана организационных преобразований, формированию и обучению команды, а также к организации внедрения проекта. Он также включает в себя пять стадий:

1. подготовка и утверждение бизнес-плана организационных преобразований;
2. материально-техническая подготовка к внедрению;
3. создание проектной мотивации;
4. формирование и обучение команды;
5. коммуникация предполагаемых изменений.

Анализ эффективности предназначен для измерения пользы от внедрения системы управления, дабы своевременно изменять процесс и постоянно улучшать результаты. Данный этап включает четыре стадии:

1. выбор системы измерений;
2. формирование показателей и целевых значений;
3. построение регулярного контроля показателей;
4. создание механизма постоянных улучшений работы системы.

 

     В единой системе перехода от целей организации к её структуре должны рассматриваться различные методы формирования организационных структур управления. Эти методы имеют различную природу, каждый из них в отдельности не позволяет решить все практически важные проблемы и должен применяться в сочетании с другими. [9, с. 124]

 

2. Метод организационного моделирования 
 

   Организационное моделирование представляет собой  средство описания организационного устройства и порядка функционирования социально-экономических систем.

   Организационное моделирование предназначено для совершенствования и улучшения организационного управления, развития информационной архитектуры, накопления и обмена знаниями, стандартизации и сертификации деятельности, поддержки коммуникаций.

   Сегодня в сфере организационного моделирования  происходят перемены:

• Расширяется спектр областей применения организационных моделей.
• Расширяется число пользователей организационных моделей.
• Изменяется объект моделирования - на смену бизнес - процессам приходит архитектура организации.

      В связи с этими переменами  анализ и исследование методов организационного моделирования становятся особенно актуальны.  С целью их совершенствование  и преобразования. Потребность в интеграции элементов модели повышает сложность управления организационной моделью. В результате чего возникают очень высокие требования к квалификации специалистов, поддерживающих модель и обеспечивающих интеграцию информации, что в свою очередь сдерживает применение организационного моделирования.

   Метод организационного моделирования служит для создания формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных.

   Можно выделить несколько основных типов  организационных моделей. (Рис. 2.1.)

     
 
 
 
 
 
 
 
 

   Рис. 2.1. Типы организационных моделей

   Рассмотрим  каждый из них более подробно:

• Математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур. Такие модели описывают организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств;
• Графо-аналитические модели организационных систем. Представляют собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Примерами таких моделей могут служить «метасхемные» описания материальных, информационных, денежных потоков совместно с управленческими действиями.
• Натурные модели организационных структур и процессов - заключаются в оценке их функционирования в реальных организационных условиях.
• Математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур. [7, с. 69]

 

     Метод организационного моделирования состоит в установлении функциональных зависимостей между характеристиками объекта управления  и субъекта управления  для раскрытия степени их соответствия. Для этого применяется аппарат математической статистики и логического анализа. В частности, с помощью корреляционного анализа изучаются зависимости между количеством работников аппарата управления и объёмом производства, на основе этого рассчитываются нормативы численности управленческого звена.

      Логика  и механизм зависимости системы  управления от объекта управления состоят  в следующем. Во-первых, эта зависимость  является объективной и реальной. Во-вторых, характер этой зависимости  и теснота связи между элементами управляющей системы, с одной стороны, и объекта управления, с другой - неоднородные.

     Таким образом, если система функций и система информации преимущественно зависят непосредственно от особенностей объекта управления, то аппарат и техника управления зависят от объекта управления не непосредственно, а через функции управления и систему информации. Метод помогает производить синтез организационных систем на основе изучения сложившихся соотношений (пропорций) между характеристиками объектом управления и субъектом управления.

       Метод организационного моделирования на основе онтологии

     Организационное моделирование может быть представлено в виде процесса преобразования знаний, который для метода организационного моделирования на основе онтологии  будет выглядеть так. (Приложение 1.)

1. Получение знаний, подразумевающее извлечение существующих или генерацию новых знаний и их концептуализацию. В результате данного этапа создаются входные частные организационные модели. Примерами частных моделей являются модель административного процесса, описывающая процедуру его реализации, описание бюджетной целевой программы или описание распределения полномочий какого-либо подразделения или органа власти.
2. Формализация знаний, состоящая в представлении частных организационных моделей на едином языке организационного моделирования и их интеграции в общую организационную модель.
3. Распределение знаний, обеспечивающее предоставление нужных знаний (семантика), в нужном виде (синтаксис и оформление), в нужное место, в нужное время. В результате выполнения данного этапа из общей организационной модели генерируются выходные частные организационные модели с заданным содержанием и в заданной форме, которые потом доставляются потребителям.
4. Использование знаний при решении бизнес/государственных задач. [6, с. 845]

     Важной  особенностью предлагаемого метода организационного моделирования является  наличие этапа формализации знаний, в отличие от традиционных подходов к моделированию, в которых накопление знаний происходит в формате их получения.

     В основе единого языка организационного моделирования лежат:

- Единый формат представления данных организационной модели- формат представления данных, который обеспечивает формальную запись знаний, представленных в организационной модели.

- Организационная онтология, объектом описания которой является моделируемая организация (класс организаций). Применение онтологии в качестве семантической основы языка моделирования позволяет подстраивать его под специфику моделируемой организации и методы решения задач.

     Метод организационного моделирования на основе онтологий повышает эффективность  и адаптивность организационного моделирования, а также позволяет справиться с ограничениями существующих подходов к организационному моделированию, созданных на графических языках организационного моделирования.(Приложение 2.) [5, с. 172] 
 

     Внедрение административного моделирования  на основе онтологий

   В рамках НИОКР [Моделирование ОВГМО, 2006] представленный метод административного  моделирования на основе онтологий  был адаптирован для поддержки задач административной реформы органов государственной власти. Ключевыми направлениями использования административного моделирования в рамках  реализации Концепции административной реформы в Российской федерации в 2006-2008 годах являются оптимизации структуры и функций органов власти, регламентация деятельности органов власти, внедрение механизмов управления по результатам.

   Для методической поддержки административного  моделирования разработаны:

   Проект  стандарта общей административной модели, который включает административную онтологию, являющуюся семантической основой административного моделирования, и формат представления данных общей организационной модели.

   Проект  стандарта представления частных  административных моделей, который  содержит спецификации содержания и формы представления частных административных моделей.

   Методика  по административному моделированию, описывающая основные типы административных моделей (организационно-функциональная модель, модель административных процессов, модель результативности), а также предлагаемый подход к моделированию.

   Руководство по жизненному циклу моделирования, которое описывает роль программных  средств в реализации предлагаемого  подхода, а также уточняет практические аспекты реализации жизненного цикла моделирования.

   Методики  по созданию и использованию основных типов административных моделей (организационно-функциональная модель, модель административных процессов, модель результативности).

   Справочники, представляющие собой существующие способы классификации и образцы заполнения отдельных частей административной модели. Использование справочников повышает качество создаваемых моделей, повышает скорость создания моделей, облегчает интеграцию моделей, позволяет передавать опыт и лучшие практики государственного и муниципального управления.

   Опорные административные модели, определяющие структуру административных моделей  для решения различных задач  и уровней государственного управления.