Методология проектирования организационых систем

Введение 

    Процесс проектирования организационных систем основан на совместном применении взаимодополняющих  методов. Одной из важнейших задач управления на современном этапе является исследование и совершенствование методологии проектирования организационных систем в соответствии с изменяющимися условиями.

    Научно  обоснованное проектирование организационных  систем – актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих  субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации на основе системного подхода.

    Без развития методов проектирования организационных  систем  будет затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства. В новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления. Создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования.  
 
 
 
 
 
 
 
 

 

1. Методология проектирования организационных  систем 

   Процесс организационного проектирования состоит  в последовательности приближения  к модели рациональной структуры  управления, в котором методы проектирования играют вспомогательную роль при рассмотрении, оценки и принятия к практической реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений.

    Проектирование  организационных систем – сложный  процесс. Специфика подобного проектирования заключается в том, что нет однозначного критерия оптимальности. Как всякая многокритериальная проблема, она для своего решения требует сочетания различных методов.

    Методы  проектирования организационных систем:

• Системный подход;
• Метод аналогий (метод функционального моделирования);
• Нормативный метод (или экспертно-аналитический метод);
• Метод структуризации целей;
• Метод организационного моделирования.

     Системный подход основан на представлении о системе как о чём-то целостном, обладающем новыми свойствами по сравнению со свойствами составляющих её элементов. Новые свойства при этом понимаются очень широко. Они могут выражаться, в частности, в способности решать новые проблемы или достигать новых целей. Для этого требуется определить границы системы, выделив её из окружающего мира, и затем соответствующим образом изменить и преобразовать.

     Основные  принципы системного подхода:

• Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.
• Иерархичность строения, то есть наличие множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна, как правило, подчиняется другой.
• Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами её отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.
• Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

      Системный подход - это подход, при котором  любая система рассматривается  как совокупность взаимосвязанных  элементов (компонентов), имеющая выход (цель), вход (ресурсы), связь с внешней  средой, обратную связь. Это наиболее сложный подход. [3, с. 47]

      Развернутое определение системного подхода  включает также обязательность изучения и практического использования  следующих восьми его аспектов:

1. системно-элементного или системно-комплексного, состоящего в выявлении элементов, составляющих данную систему. Во всех социальных системах можно обнаружить вещные компоненты (средства производства и предметы потребления), процессы (экономические, социальные, политические, духовные и т. д.) и идеи, научно-осознанные интересы людей и их общностей;
2. системно-структурного, который заключается в выяснении внутренних связей и зависимостей между элементами данной системы и позволяет получить представление о внутренней организации (строении) исследуемой системы;
3. системно-функционального. Предполагает выявление функций, для выполнения которых созданы и существуют соответствующие системы;
4. системно-целевого, означающего необходимость научного определения целей и подцелей системы, их взаимной увязки между собой;
5. системно-ресурсного. Заключается в тщательном выявлении ресурсов, требующихся для функционирования системы, для решения системой той или иной проблемы;
6. системно-интеграционного, состоящего в определении совокупности качественных свойств системы, обеспечивающих её целостность и особенность;
7. системно-коммуникационного, означающего необходимость выявления внешних связей данной системы с другими, то есть, её связей с окружающей средой;
8. системно-исторического, позволяющего выяснить условия во времени возникновения исследуемой системы, пройденные ею этапы, современное состояние, а также возможные перспективы развития.

      Практически все современные науки построены  по системному принципу. Важным аспектом системного подхода является выработка  нового принципа его использования - создание нового, единого и более оптимального подхода (общей методологии) к познанию.

    Метод аналогий (метод функционального моделирования) заключается в использовании организационных форм управления, которые оправдали себя в организациях со схожими характеристиками. Здесь происходит выработка типовых структур управления и определение условий их применения.

    Применение  метода аналогий основано на двух подходах.

• Первый из них заключается в том, что выявляются главные организационные характеристики и соответствующие им организационные формы, которые эффективны для определенного набора исходных условий.
• Второй подход представляет, по сути, типизацию наиболее общих принципиальных решений построения и функционирования организаций. Типизация решений является средством повышения общего уровня организации управления. Однако типовые решения не должны быть однозначными и их необходимо регулярно корректироваться и допускать отклонения по ряду параметров.

    Нормативный метод (экспертно-аналитический метод) заключается в аналитическом изучении и исследовании организации, проводимыми квалифицированными специалистами с привлечением руководства организации.

    Данный  метод имеет многообразные формы  реализации:

1. Диагностический анализ проблем и  «узких мест» в управлении;
2. Проведение экспертных опросов;
3. Применение научных принципов формирования организационных систем;
4. Разработка графических и табличных описаний процессов управления и организационных структур. [2, с. 53]

      Метод структуризации целей предусматривает выработку целей организации и оценку организационных систем с точки зрения соответствия их системе целей.

      Использование этого метода предусматривает выполнение следующих этапов:

1. Разработка дерева целей исходя из конечных результатов;
2. Экспертный анализ предлагаемых вариантов организационных систем с точки зрения обеспечения целей;
3. Составления карт прав и ответственности за достижение целей.

     Метод организационного (параметрического) моделирования представляет собой разработку формализованных математико-кибернетических, графо-аналитических, математико-статистических и натуральных моделей организационных структур. С помощью данного метода происходит синтез организационных систем на основе анализа и исследования сложившихся соотношений между характеристиками организации управления и систем управления.

    Процесс проектирования основан на совместном применении вышеперечисленных методов. Выбор определенного метода зависит  от характеристики организации, от возможностей проведения исследований, квалификации разработчиков.

     Методология проектирования организационных систем должна быть организована в соответствии с общими для любой практической деятельности закономерностями, то есть должна иметь свои фазы, стадии и этапы, свою логическую и временную структуру, а так же свои характеристики. ( Рис. 1.1. отражает специфику таких этапов)  

       
 
 
 
 
 

     Рис. 1.1. Логика постановки и решения задачи [4, с. 339] 

    В основании методологии проектирования лежит культура управления качеством  и непрерывных улучшений. Ее использование  позволило по-новому подойти к  вопросам разработки стратегии, процессов и подсистем управления. Модель организационного проектирования состоит из четырех основных этапов. (Рис. 1.2.) 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1.2. Цикл организационного проектирования систем

     Этапы взаимосвязаны и образуют замкнутый  цикл, в котором оценка результатов внедрения является материалом для дальнейшего моделирования изменений и улучшений действующей модели.(Рис. 1.3.)

     

     Рис. 1.3. Этапы цикла 

   Для модели основа — не бюрократический  способ управления, свойственный большинству  крупных организаций, а менеджмент качества и культура постоянных совершенствований.

   Одним из подходов к управлению крупными организациями является менеджмент качества. В основе теории менеджмента качества (МК) — фундаментальный вопрос: как обеспечить производство и продажу качественной продукции экономически эффективным образом? Основой управленческой системы становится непрерывное совершенствование всех типов производственных и организационно-управленческих процессов. Главным в моделировании организационной деятельности становится процессный подход, позволяющий с единых методологических позиций проектировать, анализировать и осуществлять поиск резервов повышения качества и эффективности процессов различной природы. Под качеством стоит понимать уровень гармонизации производственных и организационных процессов, соответствия их выходов требованиям внутренних и внешних потребителей, общесистемным целям. Полное использование резервов повышения качества и эффективности возможно только в том случае, если система организационных механизмов стимулирует коллективные действия, обеспечивает мобилизацию интеллектуального потенциала работников, осуществляющих процессы. Для этого в крупных компаниях, использующих такой стиль управления, создается система организационных политик и стандартов, стимулирующих приверженность работников корпоративным целям, взаимодействие в команде и единую корпоративную культуру.

   Основы  культуры постоянных совершенствований были заложены в Японии в прошлом веке. Культура, ориентированная на процесс постоянных улучшений, стала альтернативой западной культуре, ориентированной на результат. Сегодня культура постоянных совершенствований доказала эффективность. ( На автомобильном рынке сейчас по всем показателям лидирует компания «Тойота», стоявшая у истоков культуры постоянных улучшений. Компании «Форд» и «Дженерал Моторс» находятся в кризисе.)

   Основные  параметры культуры постоянных совершенствований, применительно к построению методологии  проектирования полного цикла, можно  сформулировать следующим образом:

   — Повышение качества системы управления – первоочередная задача и ответственность  руководства компании.

   — Чтобы вовлечь каждого сотрудника компании в движение по повышению  качества, менеджмент должен дать возможность  всем сотрудникам участвовать в  его подготовке, реализации и оценке результатов.

   — Повышением качества следует заниматься постоянно и планомерно. Это касается любого подразделения организации.

   — Повышение качества должно стать  непрерывным процессом.

   — Организация должна уделять пристальное  внимание потребителям и пользователям как за пределами компании, так и внутри нее (ключевым критерием оценки для эффективности системы управления персоналом должно стать мнение ее клиентов – менеджеров и других сотрудников).

   — Все подразделения должны знать о достижениях конкурентов (необходим мониторинг рынка для сравнения относительной эффективности системы).

   — Основных внешних контрагентов надо привлекать к участию в политике качества компании. Это касается и  внешних, и внутренних поставщиков  ресурсов и услуг.

   — Самое пристальное внимание должно уделяться обучению и подготовке. Надо дать оценку текущей работе по обучению и подготовке, учесть ее вклад  в политику качества.

   — Политика качества должная разъясняться и пропагандироваться во всех подразделениях компании, чтобы донести ее до каждого сотрудника (для внутренней и внешней пропаганды и обмена данными должны использоваться доступные средства массовой информации, каналы внутренней внеличностной и межличностной коммуникации).