Формирование коммуникаций в организации

     Отсутствие  передачи.

     Для непосвященных это «препятствие»  может показаться странным и непростительным, и тем не менее фактом является то, что руководители просто не передают нужных сообщений. Причины обнаруживаются в хорошо известных человеческих склонностях к лени, к предположению, что «все знают», к медлительности, к намеренному желанию сбить  с толку. Поскольку вы не можете сообщить всего, вы и выбираете, что передать. Иногда это приводит к полному  умалчиванию информации, в чем  виноваты сами руководители.

     Кроме этих преград существуют помехи так  называемых «организационных коммуникаций».

     Искажение сообщений.

     Когда информация движется внутри фирмы вверх  и вниз, смысл сообщений несколько  искажается. Сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений  в межличностных коммуникациях. Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение  смысла происходило в его интересах. Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщения могут возникать  также вследствие фильтрации. В организации  существует потребность фильтровать  сообщения, с тем, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются. Поскольку именно управляющие определяют, какие сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах могут подталкивать их к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений. Такой отбор может стать причиной непопадания важной информации в другой сектор организации или поступления информации туда с существенным искажением содержания. Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это может привести к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку не хочет сообщать начальнику плохие новости. Дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации может быть повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных.

     Информационные  перегрузки.

     Преграды  на путях обмена информацией могут  быть следствием перегрузки канала коммуникаций. Руководитель организации, поглощенный  переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной, то же относится и к обмену информацией. Одним из обычных способов разрешения проблемы информационной перегрузки является развитие и поддержание  различных специализированных каналов  передачи информации. Предприятия постоянно  это осуществляют через организационную  структуру, децентрализацию полномочий, группировку деятельности по ее видам  и организацию информационных систем, спроектированных для обслуживания отдельных направлений деятельности, таких, как сбыт, финансы, закупки и общественные отношения. К сожалению понимание руководителем важности информации может отличаться от понимания таковой другими работниками организации.

     Неудовлетворительная  структура организации.

     Структура организации - эта логическая взаимосвязь  уровней управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное  достижение целей. Если структура организации  продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации  с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий  уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. К  другим аспектам, которые могут вызвать  проблемы в коммуникациях, можно  отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих  групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения  задач. Ясно, что плохо разработанная  информационная система может снижать  эффективность обмена информацией  и принятия решений в организации. [4, с. 318] 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава II. Практическая часть

     2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия «ORGA Kartensysteme GmbH»

     Компания "ORGA" - одного из крупнейших в мире производителей пластиковых смарт-карт.

     Когда в 1968 году Юрген Деслоф (Jurgen Dethloff) и  Гельмут Гротрупп (Helmut Grotrupp) в Германии впервые изготовили интеллектуальную карту (смарт-карту), совместив интегральную микросхему и пластиковую карту, никто и не предполагал, что это  было поистине революционное решение.

     В 1972 году Сиги Айхингером (Sigi Eichinger) во Франкфурте была основана компания "ORGA DRUCK". В1981 году технология производства чип-карт нашла свое развитие в городе Падеборн, где был построен первый завод  по производству чип-карт. 1984 году была представлена первая в мире микропроцессорная  чип-карта с энергонезависимой  памятью (ЕЕPROM). В 1987 году в Падеборне  создаются две дочерние компании "ORGA Bond Technik" и "ORGA Datentechnik". 1991 год - открыт филиал компании в Великобритании.

     В 1993 году три компании "ORGA" и  фирма "UNIQA Chipkartensysteme" сливаются  и образуют компанию "ORGA Kartensysteme GmbH", зарегистрировавшуюся в Падеборне. В 1994 году открывается филиал в США, в 95 году - в Сингапуре и Франции. В 1996 - открывается совместное предприятие "ORGA-Zelenorgad", Россия. В 1997 - совместное предприятие "ORGA-ICT", Южная Африка; открываются филиалы в Дубае (ОАЭ) и Копенгагене (Дания). 98-создается  подразделение в Беиджине, Китай, а также совместное предприятие "Daruma ORGA", в Бразилии. 99 год - создается  филиал в Гон-Конге, Китай.

     История компании свидетельствует о том, что фирма "ORGA Kartensysteme GmbH" одна из первых начала освоение рынка пластиковых  чип-карт. В настоящее время, занимая  лидирующие позиции, компания с каждым годом увеличивает масштабы своего влияния, открывая филиалы и завоевывая партнеров по всему миру.

     2.2. Структура внутрифирменных коммуникаций

     Главный офис компании, а также все подразделения  имеют свои страницы в Интернете. На основном сайте компании можно  найти информацию о корпорации "ORGA", о ее истории, продукции, подразделениях, технологии, прессрелизы за последние  три года, последнюю информацию о  тренингах, выставках и мероприятиях компании, а также адреса всех филиалов и подразделений.

     Помимо  Интернета и электронной почты, заводы и несколько подразделений  в Германии имеют возможность  обмена информацией через корпоративную  компьютерную сеть SAP. Она является стандартной, наиболее часто используемой во всем мире управленческой компьютерной программой. SAP позволяет улучшить внутрифирменные  информационные потоки и существенно  сократить ежедневную бумажную работу. Все, пользующиеся ею подразделения, имеют  доступ к общей для всех сотрудников  основной информации. Для отдельных  подразделений (например, отдел планирования производства, продаж, персонала) SAP предлагает специальные приложения.

     Во  все подразделения и филиалы  компании ежемесячно высылается корпоративный  журнал. Журнал - канал передачи информации как от руководства к подчиненным, так и от сотрудников к руководству. На его страницах печатается информация об изменениях в стратегии, структуре  корпорации, о новых назначениях, причем не только на высшие руководящие  должности, а на все, включая секретарш  и переводчиков во всех филиалах.

     Есть  специальный раздел разработчиков, в котором рассказывается о новейших технических достижениях компании. Также в журнале можно найти  информацию обо всех выставках, тренингах, спортивных мероприятиях и благотворительных  акциях.

     Периодически  с помощью журнала менеджерами  корпорации проводятся различного рода конкурсы. Цель одних конкурсов - проверить  и "освежить" понимание сотрудниками основных направлений стратегии  и философии предприятия; цель других - задействовав творческий потенциал  сотрудников со всего мира, разработать  наиболее оригинальные и характеризующие  дух компании атрибуты корпоративного имиджа. Так был придуман слоган компании, дано имя талисману фирмы  и проведен ряд других акций. Победители подобных конкурсов награждаются ценными  призами, а в журнале о них  печатается отдельная статья.

     Не  смотря на казалось бы успешное функционирование современной системы внутрифирменных  коммуникаций с многочисленными  каналами поступления информации как  по вертикали, так и по горизонтали, повышение эффективности обмена информацией является одной из ключевых проблем, которую постоянно поднимают  как руководители корпорации, так  и сотрудники. Постоянно возникают  проблемы с телефонной связью. В  связи с тем, что "ORGA" - транснациональная  корпорация, и ее филиалы разбросаны по всему миру, бывает сложно дозвониться  в центральный офис из-за разницы  во времени. Помимо этого очень часто  в самые "телефонные часы" (с  двух до пяти часов дня) персонал центрального офиса часто отсутствует на рабочих  местах в связи с различного рода митингами и профсоюзными собраниями. Использование же автоответчиков еще  не вошло в привычку сотрудников  центрального офиса.

     Таким образом, до компании не может дозвониться  не только персонал филиалов, но и клиенты  организации, что негативно сказывается  на корпоративном имидже. Еще одной  проблемой является отсутствие общекорпоративных  баз данных по различным подразделениям.

     2.3. Система взаимоотношений между начальником и подчиненным

     "ORGA" - компания инновационная и динамичная, работают здесь люди высококвалифицированные и творческие. Специфика деятельности откладывает свой отпечаток и на взаимоотношения между начальником и подчиненным. Эти отношения носят, в целом, неформальный характер, строятся на основе партнерства и доверия, что также зафиксировано в философии организации.

     2.4. Развитие отношений с обществом

     Основная  проблема, которую решают создатели  корпоративного имиджа, заключается  в беспрерывном и значительном расширении числа друзей и увеличении масштабов  корпоративного дома. Задача состоит  в том, чтобы обеспечить благоприятное  впечатление среди широкой публики  от всего того, что делает предприятие  как таковое для общества в  целом и для каждого из его  членов в отдельности.

     Основными критериями престижа предприятия, которые, по возможности, должны найти отражение  в информативной части PR-акций, способствующих росту репутации предприятия являются:

• Уровень ответственности по отношению к потребителям и местной общественности, к охране окружающей среды;
• Финансовая стабильность;
• Активная инновационная деятельность;
• Высокое качество товаров и услуг;
• Рентабельность инвестиций;
• Забота о персонале;
• Высокий профессиональный уровень и компетентность руководителей.

     Наиболее  распространенными способами развития отношений с обществом являются:

• Подготовка и публикация в специализированных журналах редакционных (не рекламных) материалов по последним достижениям предприятия в разработке и организации производства новых, как правило, пионерных товаров, новых, социально-значимых, направлениях деятельности предприятия и т.п.;
• Организация пресс-конференций, с приглашением не только прессы, но и представителей общественности, политических деятелей, знаменитостей, из самых различных сфер науки, культуры, спорта и т.п.;
• Распространение собственной печатной продукции в форме фирменных журналов, брошюр, буклетов и т.п., в которой представлена история предприятия, его достижения в научно-техническом прогрессе, общественно полезная деятельность, забота о благе потребителей;
• Участие в широковещательных благотворительных акциях (взносы в благотворительные фонды, участие в "благотворительных марафонах", других акциях в поддержку малоимущих слоев населения, больных детей, инвалидов, пенсионеров и др.);
• Поддержка общественно полезных организаций здравоохранения, культуры, спорта, просвещения, образования и т. п.