Содержание

Введение 3

Глава I. Теоретическая часть 5

1.1. Понятие и виды коммуникаций 5

1.2. Элементы и этапы процесса коммуникаций 8

1.3. Методы повышения качества коммуникационного процесса 13

Глава II. Практическая часть 19

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия «ORGA Kartensysteme GmbH» 19

2.2. Структура внутрифирменных коммуникаций 20

2.3. Система взаимоотношений между начальником и подчиненным 21

2.4. Развитие отношений с обществом 22

Заключение 24

Список литературы 26 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

 

     Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно  возрастает, что связано с изменениями  социально – экономического характера, появлением новейших достижений в области  техники и технологии, результатами научных исследований.

     Коммуникации  играют важную роль для повышения  управленческой эффективности. Эффективные  коммуникации способствуют повышению  показателей деятельности организации  и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности в работе организации.

     Часто необоснованно предполагают, что  эффективная система коммуникаций сформируется «сама собой», как только на группу исполнителей будет возложена  общая задача. Во многих случаях  даже активные, целенаправленные попытки  создания благоприятного климата для  коммуникаций не дают желаемого результата. Согласно социологическим опросам, 73% американских, 63% английских, 85% японских руководителей считают плохие коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организаций. Неэффективные  коммуникации - одна из главных причин возникновения проблем в управлении. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях.

     Чтобы коммуникации стали эффективными, требуется  определенный управленческий навык. Для  этого руководителю, во-первых, важно  знать механизм развития коммуникационных процессов, характер влияния внешних  условий на достигнутые результаты и, во-вторых, иметь навыки, необходимые  для эффективного обмена информацией. В сложных ситуациях может  потребоваться даже специальный  сотрудник в организации, на которого следует возложить обязанности  изучать и совершенствовать системы  коммуникаций в организации.

     Данная  работа посвящена информации и коммуникациям  – тому, в чем каждый участвует  ежедневно, но лишь немногие делают это  достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что  делают руководители, чтобы облегчить  организации достижение ее целей, требует  эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать  их. Коммуникации – это сложный  процесс, состоящий из взаимозависимых  шагов. Каждый из этих шагов необходим  для того, чтобы сделать наши мысли  понятными другому лицу. Каждый шаг  – это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, – смысл может  быть утрачен.

     Актуальность  данной работы не вызывает сомнения, так  как коммуникации являются неотъемлемым компонентом любых процессов  взаимодействия.

     Цель  данной работы – ознакомиться с  природой и сложностями коммуникаций, с потенциальными ловушками на пути к пониманию сути сообщений, а  также с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

     Для решения данной цели необходимо выполнить  ряд задач:

1. Раскрыть понятие коммуникаций и их виды.
2. Изучить элементы и этапы коммуникаций в организации.
3. Определить методы повышения качества коммуникационного процесса.
4. Изучить коммуникации на примере организации.

     Глава I. Теоретическая часть

     1.1. Понятие и виды коммуникаций

 

     Коммуникации  – это обмен информацией между  двумя людьми и более. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это ясно, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в  межличностных отношениях, участвовать  в принятии решений и выполнять  управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. Все  виды управленческой деятельности  основаны на обмене информацией, поэтому  коммуникации и называют связующими процессами.

     Руководителю  приходится осмысливать большие  объемы информации, среди которой  есть информация, не влияющая на процесс  управления. Обмен информацией, которая  оказывает влияние на процесс  управления, носит название эффективных  коммуникаций. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

     Коммуникации  осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении  документов. Коммуникациями признан  весь процесс производства и управления. [3, с. 253]

     Коммуникации  подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой и  между уровнями управления и подразделениями.

     К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: это средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собранной, обсуждений, телефонных переговорах, отчетов  и т.д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды.

     В качестве коммуникаций для организации  используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и рекламы. Для соблюдения норм государственного регулирования требуется письменное оформление документов. Изучение рынка  ведется при помощи специальных  организаций, т.е. существует множество  способов коммуникаций.

     Ко  второй группе относятся межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель  – подчиненный», коммуникации между  руководителем рабочей группой, неформальные коммуникации.

     В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали  между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта  информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих  исполнителей.

     Не  менее важными являются коммуникации и по восходящей линии. Предприятие не может функционировать без информации о ходе производственного процесса. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступлений сырья, выпуске продукции и т.д. Иногда возникает ситуация, когда для решения вопроса на низовом уровне требуется вмешательство руководителей высшего звена. И тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень. Так, например, вопрос об изменении технологии, возникший на производственном участке, должен решать руководитель организации. [1, с. 157]

     Для координации задач и действий подразделений организации требуется  обмен информацией между ними, поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями  по горизонтали. Таким образом координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределением ресурсами, сбытом продукции. Руководители различных  подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Помимо координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

     Две трети всей деятельности на предприятии  – это деятельность, основанная на коммуникациях «руководитель  – подчиненный». Они относятся  к коммуникациям по вертикали, но выделяются в отдельную группу, так  как оказывают непосредственное влияние на производственный процесс. Это обмен информацией о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, способностях работников, проблемах, изменениях, результатах, усовершенствованиях  и т.д.

     Поскольку подчинённые объединены в Рабочие  группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для  достижения эффективности управления. участие в обмене информацией  каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю более активно  вовлекать подчинённых в дела организации.

     Определённую  роль играют также коммуникации с  неформальными группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах  и поступающие к руководителям  по неформальным каналам, дают возможность  понимать более правильные решения  или предупреждать конфликтные  ситуации.

     Информационный  процесс охватывает все подразделения  и все стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно её воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации. [6, с. 218]

     1.2. Элементы и этапы процесса коммуникаций

 

     В процессе обмена информацией можно  выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал, средство передачи информации.
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее. [7, с. 35]

     При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

• Зарождение идеи.
• Кодирование и выбор канала.
• Передача.
• Декодирование.

     1. Зарождение идеи. Обмен информацией  начинается с формирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Девис подчеркивает важность данного этапа: “ Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмотив этапа – не начинайте говорить, не начав думать”.

     Нужно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она  послужит обмену информации. Отправитель  решил только, какую именно концепцию  он хочет сделать предметом обмена информацией.  Чтобы осуществить  процесс эффективно, он должен принять  в расчет множество факторов.

       К примеру, руководитель,  желающий  обменяться информацией об оценке  результатов работы, должен четко  понимать, что идея состоит в  том, чтобы сообщить подчиненным  конкретную информацию об их  сильных и слабых сторонах  и о том, как можно улучшить  результаты их работы. Идея не  может заключаться в смутных  общих похвалах или критике  поведения подчиненных.

     Этот  пример показывает также связь между  восприятием и коммуникацией. У  руководителя, который считает подчиненных  способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, скорее всего, найдутся  дельные  позитивные идеи обмена информацией  на указанную тему по существу. Управляющий, который воспринимает подчиненных  как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего, заложит  в свои идеи критицизм отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления.