Программы для офисной автоматизации

- Обслуживание входных информационных  потоков разнообразных видов, офис-менеджмент;

- Документооборот и организация  офисной работы;

- Планирование и контроль исполнения  производственных задач, и т.д.;

- Стратегическое и тактическое  планирование основного вида  деятельности;

- Принятие решений разных уровней;

Техническая поддержка бизнес-процессов как процессы определенного вида (длительный, альтернативный, устроенный, и т.д.).

Рассмотрение множества офисов нецелесообразно, чтобы рассмотреть их информационные системы как объекты, делающие один, это, конструктивно определенный класс систем. Как общее имущество таких офисных информационных систем (ОИС) - поддержка обращения документа (и это, вообще, только часть всех ОИС) об этом, и о других средствах поддержки обычных операций с документами возможно говорить как о независимом классе функций особенности для офиса (и это также действительно для соответствующих средств автоматизации).

База данных. В автоматизированном офисе база данных представляет данные о промышленной системе фирмы то же самое как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация может поступить также в базу данных от устойчивого мира вокруг. Эксперты должны быть в состоянии выполнить технологические операции на работе в среде баз данных.

Электронный редактор. Это - один из типов прикладного программного обеспечения, которое предназначено для текстовой обработки и создания. Он позволяет выполнять операции со словами, например добавлять или удалять их, перемещать предложения и параграфы, устанавливать формат, работать с текстовыми элементами, способы и т.д. В готовом документе эксперт переписывает это во внешней массовой памяти, и затем распаковывает и при необходимости передает это другим компьютерам на сети. Таким образом у менеджера есть эффективное появление письменных сообщений. Менеджер надолго может оценить ситуацию в фирме посредством регулярного получения писем и отчетов, подготовленных посредством электронного редактора.

 Электронная почта. Электронная  почта, основана на использовании  сети компьютеров и дает шанс  пользователю в получении, хранении и посылке сообщений партнерам в сети. Это - вопрос однонаправленной коммуникации. Для поддержки коммуникации двойной стороны необходимо послать и принять неоднократно сообщения на электронной почте или использовать другие коммуникационные опционы.

Сообщение, которое посылают, стало частым хорошо всем пользователям электронной почты, оно должно быть помещено в компьютерное информационное табло, при необходимости возможно отметить это, это - частная корреспонденция. Возможно послать также сообщение с отчетом о его получении адресатом.

Когда фирма решает получить электронную почту, у нее есть две возможности. Первое - чтобы приобрести собственный технический и программное обеспечение и создать собственную местную сеть компьютеров, выполняющих функцию электронной почты. Второй является покупка услуги использования электронной почты, которая в свою очередь дана специализированными организациями коммуникации для определенного периодически импортируемого правления.

Аудиопочта. Это - почта, позволяет передовать голосовые сообщения. Это подобно электронной почте, входя в сообщение в клавиатуру компьютера, Вы передаете это по телефону. Так же Вы получаете посланные сообщения по телефону. Система включает специальное устройство для преобразования аудиосигналов к коду цифры и является обратной, и также компьютер для хранения аудиосообщений в форме цифры. Аудиопочта также осуществлена в сети5.

Почта для передачи аудиосообщений успешно используется для диалога группы. С этой целью посылка списка тех лиц, в которые пошлют данное сообщение, должна указать сообщение, кроме того. Система будет периодически окружать всех указанных людей для передачи сообщения этим.

Основное преимущество аудиопочты, если сравнить это с электронным. То, что это удобне - при его использовании, не необходимо войти в данные от клавиатуры.

Табличный обработчик. Функции современных сред программного обеспечения табличных обработчиков позволяют выполнять многочисленные операции по данным, которые представлены в табличной форме. Среди общих признаков этих операций возможно выбрать самые многочисленные и примененные группы технологических операций:

Ввод данных и от клавиатуры, и от баз данных;

Обработка данных (сортировка, автоматическое формирование общих количеств, копирование и миграция данных, различные группы операций согласно вычислениям, скоплению данных и т.д.);

Информационный результат в печати, в форме импортированных файлов в других системах, это немедленно в базе данных;

Качественный дизайн табличных форм представления данных;

Мультисамолет и качественный дизайн данных в форме диаграмм и графиков;

Перенос из разработки, финансовых, статистических вычислений;

Перенос из математического моделирования и других операций.

Электронный календарь. Это дает возможность использовать компьютер, вступающий в сеть для хранения и манипуляции рабочим графиком менеджеров и других работников организации. Например, менеджер устанавливает дату и во сколько или действия, представления оказались графиком, и в потребности делает исправления посредством клавиатуры. Технический и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует компонентам электронной почты. Календарное программное обеспечение часто - компонент программного обеспечения электронной почты.

Система дает шанс для доступа, получающего также к календарям других менеджеров, может координировать автоматически время встречи с их собственными графиками.

Использование электронного календаря особенно эффективно для менеджеров высших уровней контроля, который график нарисован в течение долгого времени, направляет.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между группой людей, решающих определенный вопрос. Лица, имеющие доступ к этой технологии, являются ограниченным кругом. Сумма участников компьютерной конференции может быть много раз по больше чем аудио - и видео конференции.

Телеконференция включает три типа конференций: аудио, видео и компьютер.

Видео текст. Здесь компьютер используется для того, чтобы получить текста показа и графических данных на экране монитора. У лиц, принимая решение, есть три возможности получения информации в форме видео текста:

Создать видео текстовые файлы на собственных компьютерах;

Заключить контракт с компанией данной специализации на получении доступа к файлам видео текста, развитого этим. Такие файлы, развитые особенно для продажи, могут храниться на серверах компании, которые выполняют подобные услуги, или быть поставленными клиента на магнитных или оптических дисках;

Заключить контракты с другими компаниями на получении доступа к их файлам видео текста.

У обмена справочниками и прайс-листами производства между компаниями в форме видео текста есть сеёчас большая популярность. Компании, специализирующиеся на продаже видео текста, начните конкурировать печатный материал, такой как газеты и журналы. Так, во многих странах теперь возможно заказать газету, журнал или отчеты об обменной информации в форме видео текста.

Хранение изображений. Необходимо сохранить длительное время в любой организации значительное количество документов. Для удобства, изобретенного, чтобы хранить не документ, и его изображение (изображение), и сохранить в форме цифры6.

Хранение изображений - перспективная офисная технология и выполнено при использовании специального устройства - оптические распознавателя изображения, который позволяет преобразовывать изображение документа или фильма к цифровой форме с ее последующим хранением во внешней массовой памяти о компьютере. Изображение сохраняло в формате цифры, может быть в любой момент показан в его реальном типе или принтере. Для хранения изображений используются оптические диски или другое обладание транспортных компаний в высоких производительностях.

Аудиоконференция. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Самой простой скупой для audioconferences является телекоммуникация, оборудованная дополнительными устройствами, позволяя учавствовать в разговоре больше чем двум участникам. Для audioconferences компьютер не требуется, и только принимает использование связи аудио двойной стороны между ее участниками.

Аудиоконференци очень благоприятная коммуникационная среда. Это дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

Лицо, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность для участия в ней всех заинтересованных лиц;

Сумма участников конференции не должна быть больше чем шестью лицами, чтобы сохранить обсуждение в рамках продуманной проблемы;

Программе конференции нужно сообщить ее участники заранее, например, с коммуникационным использованием факса;

Перед диалогом должен быть представлен каждый участник;

Запись конференции и ее последующего хранения должна быть организована;

Запись конференции должна быть распакована и послана всех своих участников.

Видео конференции. Они предназначены в тех же самых целях, как аудиоконференции, но с применением видеооборудования. Их выполнение также не требует компьютер. Во время видео конференции его участники, которые находятся в различных местах планеты, могут видеть на телевизионном экране или наставнике и других участниках. Одновременно с видеоизображением саундтрек передан.

Хотя видео конференции сокращают транспорт и командировочные расходы, большинство фирм применяет их и по другой причине. Эти фирмы видят в них возможность принять в решении о вопросе максимальное количество менеджеров и других работников, которые являются на большом расстоянии от основного офиса.

Три конфигурации создания видео конференций являются самыми популярными:

Одностороннее видео - и аудио коммуникация. Здесь видео - и аудиосигналы идет только в одном направлении, например от проектного главы исполнителям;

Одностороннее видео - и коммуникация аудио двойной стороны. Коммуникация аудио двойной стороны позволяет участникам конференции, принимающей видеоизображению, обменять аудиоинформацию с участником, передающим видео сигнал;

Двухсторонняя видео- и аудиосвязь. Она является наиболее дорогой конфигурацией с использованием двухсторонней видео- и аудиосвязи между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус..

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, читающего документ на одном конце коммуникационного канала и воспродящего его изображение на другом.

Факсимильная связь является быстрым и легким способом рассылки документов участникам группы, решающей определенный вопрос, независимо от их географического положения.

 

3 Электронный документооборот

 

Итак, управление электронным документооборотом в общем случае - это организация движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. Т.к. они чаще всего остаются на сервере, под движением документов понимается не их физическое перемещение, а передача прав на их использование с уведомлением определённых пользователей и контроль за их исполнением Основное назначение систем электронного обращения документа - организация хранения электронных документов, и также их поиска и в признаках, и в содержании. В системах электронного санкционированного доступа обращения документа к документам также осуществлен, изменения, вызванные в них, зафиксированы и их версии, и подрывные деятельности контролируются.

Автоматизация обращения документа дает шанс использовать информацию от базы данных, сокращения суммы информационного входа вручную, который сокращает операционное время и в понижении суммы ошибок. Кроме форм документов, в базе данных обращения документа системы управления хранит данный (общие количества, номера договоров, даты вывода договоров, адреса и т.д.), который также может быть необходимым во многих документах (договоры, заказы, акты выполненных операций и т.д.). Эта информация введена однажды и позволяет формировать документы, потребованные в административных структурах.

Согласно журналу "как можно скорее", в течение года в мире 6 миллиардов документов произведен приблизительно; нормальный сотрудник проводит через год приблизительно 150 часов для поиска потерянной информации. Поэтому есть потребность дать необходимую информацию в готовом типе для "потребления" с его последующим предложением7.

Современный рынок прикладного программного обеспечения предлагает ряд систем автоматизированного управления документация. Среди них DocsVision 3.6 компании DocsVision, ESCOM.DOC ©, система J.D. Эдвардс Онеуорлд, развитый компанией Robertson and Blums Corporation, и т.д.

Прежде всего мы делаем определение приблизительно, какое идет речь программного обеспечения. Больше всего полное определение документов Систем управления (EDMS - Электронные Системы управления документами) дано аналитическим IDC компании:

"Системы управления (СУД) обеспечивают процессом документов создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, и также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальном хранении или в иерархии файловой системы. Типы файлов, который, как правило, СУД систем поддержки включает текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудио - видео - данные, и документы Сеть. Общие возможности СУД систем - создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."