Программы для офисной автоматизации

Основные данные о работе

Версия шаблона	2.1
Филиал
Вид работы	Курсовая работа
Название дисциплины	Информационные технологии
Тема	Программы для офисной автоматизации
Фамилия студента
Имя студента
Отчество студента
№ контракта

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………..3

1 Информационная технология автоматизированного  офиса………………5

2 Электронный офис……………………………………………………………10

3 Электронный документооборот……………………………………………16

Заключение………………………………………………………………………22

Глоссарий………………………………………………………………………..24

Список использованных источников…………………………………………26

Приложения………………………………………………………………….…27

 

 

Введение

 

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией1.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий. Все это позволяет говорить об актуальности темы данной работы.

Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.

Объект  исследования - программное обеспечение, используемое для офисной автоматизации.

Предмет исследования - задачи и методы автоматизации офисной работы, средства офисной автоматизации.

При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений - возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.

Целью работы - проанализировать автоматизацию офисной деятельности и рассмотреть основные программные продукты и решения, используемые при данной автоматизации.

Задачи курсовой работы:

- Изучить информационная технология автоматизированного офиса,

- Рассмотреть технологии электронного офиса,

- Проанализировать особенности электронного документооборота.

Научная новизна состоит в определении проблем общения в научных источниках.

Методами исследований в курсовой работе являются анализ научной литературы, систематизация и интеграция теоретических знаний и практических навыков.

Работа состоит из  введения, трех глав, заключения, списка использованных источников, графическая часть работы представлена в приложении.

 

Основная часть

 

1 Информационная технология автоматизированного офиса

 

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на основе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Теоретически определяются три различные модели офиса: информационная, коммуникационная и системная.

Информационный процесс включает четыре типа деятельности: информационное производство, его хранение, распространение и восприятие. Начало процесса - информационное производство (информационные документы), завершение - восприятие, интерпретация и действия соединилось с этим. Информация теряет значение, если нет никакого цикла интерпретации. Эти два процесса (производство и интерпретация) вызывают изменение и обработку информации. Передача, чтобы сделать интервалы и вовремя не должна изменить содержание информации и действий, заказанных информацией. Генерирование и интерпретация содержат творческую, слабо алгоритмизируемую и формализуемую функцию, выполняются с участием человека, его разума и именно поэтому не могут быть полностью автоматическими2.

В электронном офисе различные средства обеспечивают получение и поставку трех основных представлений информации: речи, данные, изображения в статике и динамике. Следовательно, лицо может использовать в максимально возможной степени все методы восприятия (слушание, прикосновение, вид), чувствуя осязательные и механические влияния (когда есть работа в виртуальном киберпространстве).

Первоначально автоматизация начала развиваться на изготовлении и затем была распространена в офис, устанавливая как в начале цель только автоматизация трудной и трудоемкой секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда. Автоматизация работы офиса, фактически не заменяет существующую традиционную систему коммуникаций штата (с его встречами, телефонными звонками и заказами), и только добавляет это. И эти системы обеспечивают рациональную автоматизацию административной работы и наиболее качественно предоставляют менеджерам информацию, если будет разделен.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней контроля в фирме не только потому, что держит в штате контакта в фирме, но также и потому что дает им новые коммуникационные средства связи с миром вокруг. Дадим определение информационной технологии автоматизации офиса:

Автоматизированные технологии офиса используются менеджерами, экспертами, секретарями и офисными сотрудниками. Они позволяют поднимать производительность труда секретарей и офисных работников и позволять им справляться с увеличивающейся суммой намного легче работ. Однако это - незначительное преимущество по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса как инструмент для решения о проблемах.

Теперь известно, что огромные колличество программы для компьютеров и не компьютера означают обеспечивать технологию автоматизации офиса: электронный редактор, табличный обработчик, электронная почта, электронный календарь, компьютер и телеконференции, видео текст, хранение изображений, и также специализированные программы административной деятельности: руководство документов, контроля над выполнением заказов и т.д. не компьютерные средства Также широко используются: аудио - и видео конференции, коммуникация факса, копировальное устройство и другие организаторы.

Существуют следующие виды информационных технологий3:

- Информационная технология обработки  данных,

- Информационная технология контроля,

- Автоматизация работы офиса,

- Информационная технология поддержки принятия решений,

- Информационная технология экспертных  систем,

И каждый из них имеет свой вид обеспечения.

Считается, что офисные средства автоматизации могут относиться к одной из двух непересекающихся групп:

Автоматизация обычных операций с документами, нормальными офисами для большинства (автоматизация работы офиса). Их беспокойство: редактируя (dial-up, проверьте, дизайн), и печатая документов, контроль их прохода (направление, контролируя), контроль выполнения комиссий, и т.д.;

Методический и программное обеспечение поддержки принятия решений, которые являются определенными для этого или того отделения или проблемы в отличие от средств предыдущей группы.

Использование для автоматизации вычислительной техники  ADP в офисах началось в шестидесятых и перевезло транзитом три после стадии развития: традиционный офис, промышленный офис, электронный офис.

Традиционный офис представляет достаточно маленького добавленного коллектива людей, лично знакомых друг с другом с достаточным количеством таки широкий диапазон пошлин. Такой офис может быть характеризован к трем важным знакам: довольно небольшой объем работы, постоянной оценки ситуации, начальных и быстрых внутриофисных коммуникаций.

Традиционный офис устойчив против изменений (в довольно маленьких объемах работы), и на ряду индексов хорошо подготовлен к проходу в электронном. Типичный состав рабочих характеристик в традиционном офисе то, что: подготовка материалов, печать, предписание, диалог, соответствие документов, поездки, работа с почтой, руководство файлов, ожидание, выбор и сортировка документов, информационный поиск, очистка информационных фондов, копирование, исполнение вычислений, планирования, телефонных переговоров, чтения, работы позади терминала.

В промышленном офисе есть большие объемы той же самой работы, ее строгая формализация, выбор, специализировала функции, детализированное распределение работы, централизацию вспомогательной операции и ее организации непрерывным принципом. Соответственно в этом компьютерные пособия также применены. В этом случае сущность автоматизации состоит в формировании и обслуживании крупных информационных фондов гомогенных данных, их размещения заказа, накопления, хранения, изготовления выборок и и т.д.

Электронный офис воплощает понятие использования - повсюду вокруг в офисной деятельности компьютерных пособий и коммуникации при одновременной экономии и выгоде преимуществ традиционных и промышленных офисов. Предполагается, что электронный офис позволяет не представлять фактически документы о бумаге в фирме и восстанавливает традиционную форму концентрации деятельности вокруг эксперта или принципала. Основные функции и средства электронного офиса следующее:

- Общая обработка документов, их  проверка и дизайн; местное хранение  документов; поддержка открытого доступа к документам без их дублирования на бумаге; отдаленная и работа в команде сотрудников по документу; поддержка методов диалога, не оставляя рабочее место; электронная почта; обработка персональных данных; подборка документов, воспроизведения и многографического воспроизводства документов; соединение электронных средств связи и вербальных коммуникаций; обмен информацией между базами данных; ввод данных или формы и руководство личных баз данных; поколение отчетов об обработке данных; управление ресурсами; контроль за выполнением; контроль личного времени; контроль автоматической корреспонденции; поддержка технического и профессионального инструктирования о сотрудниках; передача даты; поддержка разнообразия в очевидном представлении материала; поддержка стилистического качества документов; моделирование решений и моделирования их принятия; поддержка информации о Принятии решений; работа со средствами автоматизированного обучения; услуга консультаций; создание приспособленных автоматизированных рабочих мест; обмен локальной и персонализированной информацией; служба видеотекста; обмен и интеграция программных средств; перенос документов с одного носителя на другой; полиграфическое оформление документов; телефонные и телевизионные совещания; групповой контакт через терминалы.

Информационно-вычислительные мощности в электронном офисе также персонализируются с сохранением электронной связи как внутри офиса, так и с централизованными базами данных и удаленными подразделениями. Таким образом, предполагается, что совместное развитие и интеграция техники вычисления и коммуникации предоставляют к сотрудникам неограниченный доступ к любой необходимой информации и вычислительным способностям независимо от их места их навигации.

Электронный офис, благодаря электронной почте и персональным компьютерам, увеличивает возможность поддержки прямого взаимодействия людей то же самое как и традиционый офис, не требуя таким образом их физическую концентрацию в одном местоположении. Понятие электронного офиса по существу поднимает общую производительность людей, которые заняты творческой деятельностью, требуя интенсивную обработку больших объемов сложноорганизованной информация.

Далее мы рассматриваем более детально программное обеспечение для автоматизации работы офиса.

 

 

 

2 Электронный офис

 

В современных условиях к видам деятельности, осуществляемым в офисе, потенциально являющимся предметом автоматизации и требующим информационной поддержки, необходимо в первую очередь отнести4: