Программы для офисной автоматизации

Основные данные о работе

Версия шаблона	2.1
Филиал	Великолукский
Вид работы	Курсовая работа
Название дисциплины	Информационные технологии
Тема	Программы для офисной автоматизации
Фамилия студента	Кузнецов
Имя студента	Евгений
Отчество студента	Александрович
№ контракта	01900130601001

 

Содержание

Введение ………………………………………………………………………… 3

Автоматизированные информационные технологии в офисе ………………. 4

Электронный документооборот ………………………………………………. 14

Методы автоматизации офиса ………………………………………………… 23

Заключение……………………………………………………………………… 30

Глоссарий ……………………………………………………………………….  32

Список использованных источников ………………………………………… ..33

Приложения ………………………………………………………………………34

 

Введение

В данной работе рассматривается тема "автоматизация офисной деятельности (на примере конкретных разработок)". На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий. Все это позволяет говорить об актуальности темы данной работы. 
Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости. 
Цель работы - проанализировать автоматизацию офисной деятельности и рассмотреть основные программные продукты и решения, используемые при данной автоматизации. 
Объект исследования - программное обеспечение, используемое для офисной автоматизации. 
Предмет исследования - задачи и методы автоматизации офисной работы, средства офисной автоматизации. 
При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений - возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.  

 

 

 

 

Основная часть

Автоматизированные информационные технологии в офисе

Любой офис имеет следующую структуру представленную: секретарем (осуществляет делопроизводство),бухгалтерией, аналитическим отделом и производством (если таковое имеется). На каждом из подразделений ведутся сложные работы, которые, в настоящее время,облегчаются введением автоматизированных информационных технологий.

Программное обеспечение секретаря и аналитика, как правило, в каждом офисе одинаково, и представлено пакетом стандартных программ компании Microsoft Office.

Напротив,программы работы производственных рабочих и сотрудников бухгалтерии отличаются разнообразием и могут быть индивидуально разработанными для конкретного офиса.

Рассмотрим каждые из них.

 

1.1 Microsoft Office ХР

Microsoft Office ХР – пакет программ, предназначенных для выполнения  различных функций по работе  с документами. В отличие от  других, программ,выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).1

Word

Microsoft Word — мощная программа  обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся  одной из ведущих систем обработки  текстовых документов. Word был первым  текстовым процессором, совмещавшим  себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.

Любой текстовый процессор позволяет хранить текстовую информацию в документе и распечатывать ее на бумаге, однако Word может делать гораздо больше этого. На протяжении последних лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно росли; определение понятия «документ» расширялось, и совершенствовался вместе с ним. В настоящее Время Word представляет собой полнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации, создания Web-страниц и обработки документов.

При помощи Word можно создавать практически любые документы и публиковать в электронном виде или в виде печатных копий. Основные возможности Word можно разделить на несколько категорий:

· Редактирование текста

Текст может быть введен в документ посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в документ определенные текстовые фрагменты или даже целые файлы. Wordпредоставляет множество функций, позволяющих выполнять корректорскую правку,редактирование и изменение текстовой информации наиболее удобным способом. Так, функция автотекста позволяет вставлять в документы, часто используемые фразы при наборе лишь нескольких первых букв этих. Функция автокоррекции автоматически исправляет наиболее распространенные опечатки, орфографические и грамматические ошибки, освобождая пользователя от необходимости заниматься их исправлением.2

· Форматирование текста

Word позволяет устанавливать межстрочный  интервал, характер выравнивания  и размер отступов, выбирать гарнитуру  и размер шрифта, а также его начертание. Пользователь может определять стили, включающие в себя несколько параметров форматирования, и применять все эти параметры одновременно или использовать темы для оформления Web-страниц в едином ключе при настраиваемых стилях, графике и фоновых рисунках. Текстовая информация может быть представлена в виде таблиц, в документах могут быть определены колонтитулы, простые и концевые сноски, подписи или текстовые рамки к рисункам и таблицам.

· Графика

В Word имеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Word позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows, а программа Word Photo Editor может быть использована для просмотра и изменения цифровых фотографий и электронных изображений других типов.

· Верстка

Wordпредоставляет всевозможные функции верстки, позволяющие размещать текстовую и графическую информацию на странице для подготовки практически любой полиграфической продукции, от указателей и бюллетеней до книг и журналов. Например, можно форматировать текст в виде нескольких колонок, дополнять его графикой, задавать обтекание текста вокруг врезок и иллюстраций, определять чередующиеся верхние и нижние колонтитулы (различные для четных и нечетных страниц), создавать предметный указатель, оглавление и перекрестные ссылки.Совместно с Word поставляется несколько предопределенных шаблонов для создания различных видов печатной продукции, которые нетрудно изменить (или создать новые) для соответствия каким-либо конкретным задачам.

· Обработка данных и средства автоматизации

Функция слияния позволяет извлекать информацию из файла базы данных и создавать на основе этой информации письма или почтовые наклейки. Используя этот же основной принцип, можно включать содержимое любого из полей базы данных в любое место документа и при печати автоматически обновлять содержащуюся в этих полях информацию.Для автоматизации тех или иных процедур также могут быть использованы макросы, благодаря чему определенный набор задач может быть выполнен посредством нажатия всего нескольких кнопок. Кроме того, имеется возможность, создавать программы на языке Microsoft Visual Basic for Applications, которые могут выполняться автоматически при запуске Word.

· Web-публикации

Расширенный набор средств Word 2002 для публикации документов в Web позволяет определять формат документов, предназначенных для такой публикации,в точном соответствии с замыслом пользователя. Word может быть использован для создания Web-страниц, включающих формы, таблицы, электронные таблицы Microsoft Excel, графику, аудио- и видеоклипы, звуки,анимацию и прочие компоненты. Новый редактор сценариев позволяет создавать и включать в Web-страницы HTML-сценарии.Доступ к ресурсам Web может быть осуществлен непосредственно из Word, и любой документ может быть дополнен гипертекстовыми ссылками.

· Коллективная работа

Во многих организациях работа над документами ведется целыми коллективами. В состав Word входят ряд функций, направленных на облегчение процесса управления коллективной обработкой документов. В документы Word могут быть включены текстовые и речевые комментарии; Word позволяет синхронизировать различные версии и варианты документов и направлять документы группе рецензентов по маршруту. Кроме того, имеется возможность вставлять комментарии рецензентов в Web-страницы и планировать конференции средствами Microsoft NetMeeting.

 

· Интеграция

Word поддерживает разработанный Microsoft механизм связывания и внедрения  объектовOLE, что обеспечивает возможность  разделения данных и функций  с любыми программами, для которых  реализована поддержка OLE. Являясь частью Microsoft Office, Word может использовать данные совместно с Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access и Microsoft Outlook, а также с Microsoft Internet Explorer. Вот несколько примеров такого использования:

1) Переход к Web-странице внутри документа Word (для выполнения этой операции в качествеWeb-броузера запускается Internet Explorer).

2) Просмотр создаваемых в Word Web-страниц  с использованием Internet Explorer.

3) Вставка таблиц Excel в документы Word и их автоматическое обновление при изменении данных в Excel.

4) Вставка полей Access в документы Word и их автоматическое обновление  при изменении данных в Access.

5) Использование адресов,хранящихся  в базе данных Access, для создания  бланков писем в Word.

6) Использование тем форматирования Web-страниц в формах Access.

7) Использование единых словарей  для проверки орфографии в Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Access, благодаря чему  слова,добавленные в единый пользовательский  словарь, становятся доступными  всем приложениям Office.

8) Передача документов по электронной  почте непосредственно из Word на  основе определенного в Outlook почтового  профиля.

9) Вставка слайдов или наборов  слайдов PowerPoint в документы Word.

Excel

Microsoft Excel – мощная программа  для работы с электронными таблицами, являющаяся, также как и Word, частью пакета Microsoft Office. Обладая достаточно широкими возможностями и высокой степенью интеграции с другими приложениями Office и Windows вообще, Excelстала наиболее популярной программой среди людей, постоянно имеющих дело с огромными массивами чисел.

Excel обладает всеми необходимыми  возможностями для обработки  электронных таблиц: от простых  арифметических действий с несколькими  ячейками таблицы до статистической  обработки огромных массивов  данных.

Информация в Excel представляется в виде таблицы, и может быть записана в ячейки этой таблицы. Остановимся подробнее на некоторых основных возможностях Excel:

· Редактирование и форматирование данных

Данные могут быть введены в таблицу посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в таблицу определенные фрагменты или целые файлы Excel. ТакжеExcel может открывать файлы других распространенных редакторов электронных таблиц(например, Lotus 1-2-3). Excel, как и Word, имеет функцию проверки орфографии (причем он использует общий со всеми приложениями Officeсловарь), поиска и замены фрагментов данных.

В Excel имеется возможность изменять шрифт,его размер, цвет, начертание для данных каждой ячейки таблицы в отдельности;изменять формат представления данных в ячейке (например, текстовый, числовой,финансовый и др.); изменять направление текста, горизонтальное и вертикальное выравнивание данных в ячейке. Могут быть изменены и размеры самих ячеек, их границы и заливка; имеется возможность объединения и разбиения ячеек, добавление и удаление целых строк и столбцов.

· Графика

В Excel, как и в Word, имеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Excel позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows.

Одной из самых популярных возможностей Excel является его способность автоматически строить практически любые виды диаграмм и графиков на основе данных электронной таблицы, причем процесс построения диаграммы или графика использующей десятки и сотни значений может занять всего лишь несколько минут.

Также Excel может вставлять в свои таблицы географические карты, используя встроенную в Office программу Microsoft Map, причем коллекцию карт, поставляемую вместе с Office, нельзя назвать маленькой.

· Обработка данных и средства автоматизации

Из средств Excel, предназначенных для различной обработки информации, и средств автоматизации можно отметить следующие:

1) Сортировка позволяет упорядочить  данные таблицы по какому-либо  критерию, что при работе с  большими массивами данных имеет  не последнее значение.

2) Способность использования фильтра данных позволяет отображать на экране только те данные, которые необходимы на данный момент времени, это существенно облегчает поиск и корректировку отдельных частей больших массивов данных.

3) Возможность проверки вводимых  в ячейку данных на определенный критерий предотвращает неправильный ввод, что позволяет работать с таблицей незнакомому с ее «внутренним устройством»человеку.

4) Функция консолидации позволяет  реорганизовать и объединить  общие по какому-либо критерию  данные в одну таблицу, это облегчает труд людей занимающихся подготовкой отчетов.