Программы для офисной автоматизации

· сетевой доступ к файлам и базе данных;

· локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

· терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

· просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

Нужно отметить, что Web-технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают в себя ряд других методов доступа.

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа . Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи .

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

· поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;

· четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку. 
Одной из реализаций технологии workflow является так называемая "система графов", где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть на пути движения документа. Другая реализация основывается на понятии "цикл" ("loop") или "стол". В этом случае подразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл, учитывающий всю гамму взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место некорректности с указанием ее причины, после чего прекращается генерация нового процесса.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

· обработка текста,

· электронные таблицы,

· деловая и презентационная графика,

· планирование работ и совещаний,

· генерация отчетов из базы данных,

· мультимедиа.

Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов .

Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.

 

Средства автоматизации офиса

Информационно-программные средства автоматизации офиса делятся на следующие категории:

· функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;

· системы для организации групповой работы;

· системы управления электронными документами;

· средства управления документооборотом.

 

 

Заключение

Одна из задач, стоящих перед информатикой, как наукой, состоит в переводе документооборота из бумажной формы и электронную. Эту задачу решают путем разработки и внедрения аппаратных и программных средств и методов электронного документооборота.

Одним из основных приемов перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование.

В результате сканирования создается графический образ текстового документа. Для сканирования применяют специальные устройства, которые называются сканерами, хотя графический образ документа можно получить и с помощью других средств ввода информации, таких как цифровые фото- и видеокамеры.

Преобразование графического образа в текстовый документ выполняют программным путем. Для этого применяют специальные программные средства, называемые программами распознавания образов.

Одной из наиболее популярных программ распознавания текстов является программа FineReader. Версия FineReader 4.0позволяет выполнять распознавание многоязычных текстов, набранных различными шрифтами.

При обработке документов, имеющих недостаточную четкость печати или сложные для распознавания символы, программу можно настроить на шрифт индивидуального документа. Такую настройку называют тренировкой или обучением программы.

Сканирование и распознавание документов,написанных на иностранных языках, часто используют как операции, предшествующие автоматическому переводу текста.

Одной из наиболее популярных систем автоматического перевода текстов с английского языка на русский и наоборот является программа Promt98. В состав системы входят несколько приложений,обеспечивающих разные режимы перевода текстов.

Проблема автоматического перевода текстов отличается высокой сложностью. В настоящее время не существует автоматических средств, обеспечивающих удовлетворительное качество перевода без специальной настройки программы.

Настройка программ автоматического перевода в основном заключается в выборе словарей и определении порядка их подключения,а также в пополнении словарей новыми словами с правильным указанием грамматических форм на двух языках.

Словари, подключаемые к системе автоматического перевода, делят на генеральные, специализированные и пользовательские. Генеральный словарь содержит общеупотребительные слова.Специализированные словари ориентированы на узкие области науки и техники и учитывают особенности терминологии этих областей.

Генеральные и специализированные словари поставляются в составе системы или приобретаются отдельно. Пользовательский словарь создает сам пользователь в соответствии с особенностями каждого конкретного документа.

В связи с тем, что качество автоматического перевода текстов, как правило, не является достаточным, системы автоматического перевода обычно имеют встроенные средства для ручного редактирования как исходного, так и результирующего текста.

Характерной особенностью средств автоматического перевода является возможность сохранения документов в файлах многочисленных форматов. Это позволяет продолжить работу над документом и повысить его качество с помощью других программных средств, например с помощью текстового процессора.

Глоссарий

№ п/п	Понятие	Определение
1	Microsoft Office ХР	пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами
2	Microsoft Word	мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов
3	Web-публикации	это процесс размещения документов в Интернете, где они становятся доступными для всех
4	Архиваторы	программы, которые собирают файлы, выбранные пользователем, в один файл-архив с заданным именем
5	Microsoft Excel	мощная программа для работы с электронными таблицами, являющаяся, частью пакета Microsoft Office
6	Графический редактор	программа, предназначенная для создания и редактирования графических файлов
7	PhotoShop	мощный графический редактор с огромным набором средств редактирования растровых изображений, предназначенный скорее для профессионального использования
8	Вирус	программа-паразит, названный так за сходство в поведении со своим биологическим«предком»
9	Сервер	аппаратное обеспечение, выделенное и/или специализированное для выполнения на нём сервисного программного обеспечения
10	EDMS-системы	это информационная система, обеспечивающая отслеживание и хранение электронных документов и образов бумажных документов

 

Список использованных источников

1	Острейковский В.А. Информатика: Учеб. для вузов.— М.: Высшая школа, 2000.— 511 с., ил
2	Гаврилов, М. В. Информатика и информационные технологии [Текст] / М. В. Гаврилов. - М. : Гардарики, 2007.
3	Леонтьев В.П. Персональный компьютер. Карманный справочник. –М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-928.: ил.
4	«Компьютерная газета» статья Сергея и Марины Бондаренко, http://www.3domen.com
5	Грабауров, В. А. Информационные технологии [Текст] : учеб. пособие / В. А. Грабауров. - М. : Современная школа, 2006
6	Еременко, Ю. А. Современные информационные технологии [Текст] / Ю. А. Еременко, С. М. Штангей. - М. : ТНТ ООО, 2005
7	Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы [Текст] / А. М. Карминский [и др.] - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : Финансы и статистика, 2004
8	Коноплева, И. А. Информационные технологии [Текст] / И. А. Коноплева. - М. : Проспект, 2007
9	Максимов, Н. В. Современные информационные технологии [Текст] / Н. В. Максимов, Т. Л. Партыка, И. И. Попов. - Форум, 2008 г
10	Советов, Б. Я. Информационные технологии [Текст] : учебник для вузов / Б. Я. Советов. - М. : Высшая школа, 2009
11	Дейт, К. Дж. Введение в системы баз данных [Текст] : пер. с англ. / К. Дж. Дейт. - М. : Вильямс, 2006

 

Приложения

Приложение А
Приложение Б

 

1 Острейковский В.А. Информатика: Учеб. для вузов.— М.: Высшая школа, 2000.— 511 с., ил

2 Гаврилов, М. В. Информатика и информационные технологии [Текст] / М. В. Гаврилов. - М. : Гардарики, 2007.

3 Леонтьев В.П. Персональный компьютер. Карманный справочник. –М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-928.: ил.

 

4 «Компьютерная газета» статья Сергея и Марины Бондаренко, http://www.3domen.com

5 Грабауров, В. А. Информационные технологии [Текст] : учеб. пособие / В. А. Грабауров. - М. : Современная школа, 2006

6 Еременко, Ю. А. Современные информационные технологии [Текст] / Ю. А. Еременко, С. М. Штангей. - М. : ТНТ ООО, 2005

7 Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы [Текст] / А. М. Карминский [и др.] - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : Финансы и статистика, 2004

8 Коноплева, И. А. Информационные технологии [Текст] / И. А. Коноплева. - М. : Проспект, 2007

9 Максимов, Н. В. Современные информационные технологии [Текст] / Н. В. Максимов, Т. Л. Партыка, И. И. Попов. - Форум, 2008 г

10 Советов, Б. Я. Информационные технологии [Текст] : учебник для вузов / Б. Я. Советов. - М. : Высшая школа, 2009

11 Дейт, К. Дж. Введение в системы баз данных [Текст] : пер. с англ. / К. Дж. Дейт. - М. : Вильямс, 2006