Контрольная работа по "Офисные программы и приложения"

РОСЖЕЛДОР

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего  образования

«Ростовский государственный университет путей сообщения»

(ФГБОУ ВО РГУПС)

Филиал  РГУПС в г. Минеральные Воды

 

 

 

Кафедра «Естественнонаучные и инженерные дисциплины»

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине Офисные программы и приложения

 

 

 

ЗАДАНИЕ № 1.

MICROSOFT ACCESS. СОЗДАНИЕ  НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ. ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ. РЕЖИМЫ

Создание реляционной базы данных начинается с формирования структуры таблиц. При этом формируется состав полей и задается их описание. После определения структуры таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. MS Ассеss запоминает и использует эти связи при заполнении таблиц и обработки данных.

При создании БД важно задать параметры, в соответствии с которыми MS Ассеss будет автоматически поддерживать целостность данных. Для этого при определении структуры таблиц должны быть указаны ограничения на допустимые значения данных, а при создании схемы данных на основе таблиц должны быть заданы параметры поддержания целостности связей базы данных.

Создание базы данных завершается процедурой загрузки, т.е. заполнением таблиц конкретными данными. Особое значение имеет технология загрузки взаимосвязанных данных. Удобным инструментом загрузки данных во взаимосвязанные таблицы являются формы ввода-вывода, обеспечивающие интерактивный интерфейс для работы с данными базы. Формы позволяют создать экранный аналог документа источника, через который можно вводить данные в несколько взаимосвязанных таблиц.

Создание файла базы данных MS Ассеss

Ассеss хранит все таблицы базы данных, а также другие объекты в одном файле. Прежде чем приступить к созданию таблиц БД, необходимо создать файл пустой базы данных.

Для создания файла новой БД надо в окне Создание файла выбрать вкладку Новая база данных. В раскрывающемся списке Папка появившегося окна Файл новой базы данных (рис.2.1) нужно выбрать каталог, в котором будет размещен файл, задать имя файла новой базы данных и нажать кнопку Создать. В результате открывается окно новой базы данных «имя БД»: база данных.

Окно файла новой базы данных

В результате выполнения команды Создать открывается окно новой базы данных «имя БД»: база данных. Причем «имя БД» соответствует заданному в окне Файл новой базы данных.

В окне новой базы данных в разделе Объекты вертикальным рядом кнопок представлены все объекты, которые могут быть созданы в БД: таблицы, запросы, отчеты, страницы, макросы и модули. При нажатии кнопки в рабочем поле окна отображается список имен объектов данного типа. При создании новой базы данных список для любого выбранного типа объекта отсутствует

Строка Создание таблицы в режиме конструктора в рабочем поле окна базы данных или Конструктор в окне Новая таблица определяет выбор основного способа создания новой таблицы, при котором создание таблицы начинается с определения ее структуры в режиме конструктора таблиц. В режиме конструктора пользователь может сам установить параметры всех элементов структуры таблицы.

Создание таблицы базы данных

Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения полей в таблице, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.

Для создания новой таблицы надо в окне базы данных выбрать объект Таблицы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новая таблица нужно выбрать один из режимов создания таблицы (рис. 1). В MS Ассеss основные первые три режима вынесены в рабочее поле, предназначенное для отображения списка таблиц. Это позволяет сразу перейти в нужный режим создания таблицы, сократив число выполняемых пользователем операций.

рис. 1

Определение структуры новой таблицы в режиме конструктора

При выборе режима конструктора таблиц появляется окно Таблица1: Таблица, в котором определяется структура таблицы базы данных (рис. 2).

При переходе в режим конструктора таблиц меняется состав команд меню, а панель инструментов базы данных заменяется на панель инструментов Конструктор таблиц..

 

Рис. 2. Окно определения структуры новой таблицы в режиме конструктора

 

Определение полей таблицы

Для определения поля в окне Таблица (см. рис.2.4) задаются Имя поля, Тип данных, Описание - краткий комментарий, а также свойства поля в разделе Свойства поля. На вкладке Общие представлены строки свойств поля, в том числе максимальный размер, подпись, которая выводится в заголовке столбца, значение по умолчанию и другие. На вкладке Подстановка выбирается тип элемента управления: поле, список, или поле со списком.

Имена полей и тип данных

Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Ассеss. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов «.» «!» «"» «[» «]» . Имя не может начинаться с пробела. Максимальная длина имени 64 символа.

Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В MS Ассеss допускается использование девяти типов данных. Список возможных типов данных вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля:

• Текстовый - тип данных по умолчанию. Текст или цифры, не участвующие в расчетах. Число символов в поле не должно превышать 255. Максимальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля. Пустые символы в неиспользуемой части поля не сохраняются.

• Поле МЕМО. Длительный текст, например, некоторое описание или примечание. Максимальная длина 64 000 символов

• Числовой. Числовые данные, используемые в математических вычислениях. Конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля. Для проведения денежных расчетов определен другой тип данных - Денежный.

• Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. Длина поля 8 байт. При обработке числовых значений из денежных полей выполняются вычисления с фиксированной точкой более быстрые, чем вычисления для полей с плавающей точкой, кроме того, при вычислениях предотвращается округление. Учитывая эти обстоятельства, рекомендуется для полей, в которых планируется хранить числовые значения с указанной точностью, использовать денежный тип данных.

• Дата/время. Значения даты или времени, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно. Длина поля 8 байт.

• Счетчик. Тип данных поля, в которое для каждой новой записи автоматически вводятся уникальные целые, последовательно возрастающие (на 1), или случайные числа. Значения этого поля нельзя изменить или удалить. Длина поля 4 байта для длинного целого, для кода репликации - 128 байт. По умолчанию в поле вводятся последовательные значения. В таблице не может быть более одного поля этого типа. Используется для определения уникального ключа таблицы.

• Логический. Логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да/Нет; Истина/Ложь; Вкл./Выкл; Yes/No. Длина поля 1 бит.

• Поле объекта OLE. Объект (например, электронная таблица  Ехсеl, документ Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Ассеss. Длина поля - до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска). Для полей типа OLE и МЕМО не допускается сортировка и индексирование.

• Гиперссылка. В качестве гиперссылки можно указывать путь к файлу на жестком диске. Если щелкнуть мышью на поле гиперссылки, Ассеss выполнит переход на соответствующий объект, документ, страницу WEB или другое место назначения. Максимальная длина 64 000 символов.

• Мастер подстановок. Выбор этого типа данных запускает мастера подстановок. Мастер строит для поля список значений на основе полей из другой таблицы. Значения в такое поле будут вводиться из одного из полей списка. Соответственно, фактически тип данных поля определяется типом данных поля списка. Возможно также определение поля со списком постоянных значении.

ЗАДАНИЕ № 2.

ПРИЛОЖЕНИЯ, ВХОДЯЩИЕ В СОСТАВ OPENOFFICE.

 

OpenOffice.org — это свободный офисный  пакет.

Обладая собственной историей с 2000 года, OpenOffice.org пользуется заслуженной популярностью, благодаря расширенному функционалу, кроссплатформенностью, богатым возможностям, хорошей совместимостью компонентов и свободной лицензии.

OpenOffice.org успешно заменит любой  другой офисный пакет, а открытая лицензия освободит пользователя от всех лицензионных отчислений, связанных с использованием пакета, в настоящем и будущем.

Состав OpenOffice.org

OpenOffice.org состоит из шести компонентов-программ:

1. Текстовый редактор и редактор web-страниц Writer;
2. Редактор электронных таблиц Calc;
3. Средство создания и демонстрации презентаций Impress;
4. Векторный редактор Draw;
5. Система управления базами данных Base;
6. Редактор для создания и редактирования формул Math.

Все компоненты интегрированы в общее ядро и, таким образом, обладают хорошей совместимостью друг с другом. Функциональность всех компонентов предоставляет все необходимые средства и позволяет решить основные задачи пользователя. Для хранения результатов работы используется формат файлов ODF (ISO/IEC 26300:2006), основанный на XML и получивший статус международного стандарта.

Основные особенности OpenOffice.org

OpenOffice.org обладает рядом интересных  особенностей, частично или полностью  отсутствующих в других офисных пакетах:

Кроссплатформенность. В настоящее время OpenOffice.org можно использовать на всех популярных платформах: Linux (на 32- и 64-разрядных системах), Windows (2000 и более поздняя), MacOS, FreeBSD и Solaris.

Инструменты, облегчающие создание, редактирование и управление документами:

• Галерея для вставки изображений;
• Навигатор для перемещения по документу и поиска;
• Стилист для создания, редактирования и управления стилями форматирования документа;
• Источники данных для импорта данных из баз данных или электронных таблиц.

Поддержка форматов Microsoft Office. Можно без проблем открывать и сохранять документы в форматах MS Office 97-2003. Также поддерживается импорт файлов в формате Office OpenXML (MS Office 2007).

Экспорт в PDF. Экспорт в данный формат поддерживается из всех компонентов (кроме Base). При наличии специального расширениявозможен также импорт PDF в OpenOffice.org Draw.

Поддержка расширений. OpenOffice.org предоставляет возможность разрабатывать независимые сторонние расширения, предоставляющее конечному пользователю дополнительную функциональность. Расширения легко устанавливаются и удаляются. Сообществом поддерживаетсярепозитарий расширений OpenOffice.org.

 

 

ЗАДАНИЕ 3.

ПРИДУМАТЬ И РЕШИТЬ ЗАДАЧУ С ВЛОЖЕННЫМИ ФУНКЦИЯМИ. СОСТАВИТЬ ДИАГРАММУ. ТАБЛИЦУ И ДИАГРАММУ СДЕЛАТЬ В ЦВЕТЕ.