Программы для офисной автоматизации

Для сегодня предприятия требуют на подарке распределенной архитектуры контроля документов, то есть такого, который удовлетворяет следующие требования:

Масштабируемость - это желательно, что система обращения документа могла поддержать это, возможно больше пользователей, и система была способна, чтобы увеличить мощность, и это было определено только мощностью соответствующей поддержки аппаратных средств. Серверы баз данных, произведенных такими компаниями как Sybase, Oracle, Informix, и т.д., существующий фактически на всех возможных платформах программного обеспечения аппаратных средств, таким образом обеспечивая самый широкий спектр производительности, могут обеспечить это требование.

Распределение - главные проблемы работой с документами возникают в территориально распределенных организациях, поэтому архитектурой систем взаимодействия обращения документа распределенных мест должен быть поддержан. И распределенные места могут быть объединены различные на качественных каналах связи и скорости. Также архитектура системы должна поддержать взаимодействие с отдаленными пользователями. Устроенный, расширенный контроль документов резко поднимает эффективность работы сотрудников, усиляет общая конкурентоспособность организации.

Модульность - довольно возможно, что клиент не требует выполнение сразу все компоненты системы обращения документа, и иногда номер задач, решенных клиентом, меньше чем номер всех задач обращения документа. От этого мы выводим, что система обращения документа должна состоять из отдельных единиц, объединенных между собой8.

Открытость - система обращения документа не должна и не может существовать отдельно с другими системами, например иногда необходимо объединить систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда у системы обращения документа должны быть общественные интерфейсы окончания необходимого в определенных случаях и интеграции с другими системами.

Эффективность - поддержка рационального отношения между расходами для создания системы и целевых эффектов, включая исходы автоматизации обращения документа; возможность выполнения широкого спектра дополнительных технологий для увеличения уровня сброса от средств израсходована на систему.

На рынке средств электронного управления документами, условно, мы выбираем пять СУД категорий. Но, любая классификация как практика шоу, не идеально. В результате некоторые продукты одновременно добираются сразу до некоторых категорий и имеют возможности, особенность для продуктов от различных категорий.

Категории технологического СУД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе более низки перечисленный:

Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).

 Как правило, предназначены  для определенных вертикальных и горизонтальных применений, иногда ориентируемых на использование в определенной отрасли. Эти решения обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, такими как операции с изображениями, технологиями контроля записей и потоков операций, контроля содержания (см. более низкий), и т.д.

Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Обеспечьте корпоративную инфраструктуру для создания, работы в команде по документам и их публикациям, доступным, как правило, всем пользователям в организации. Главные возможности этих систем подобны системам, ориентируемым на бизнес-процессы. Однако, их отличительная особенность - метод использования и распространения. К так же таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративный СУД является стандартным, "заявление по умолчанию" на создание и публикацию документов в организации.

Системы управления контентом (от английского содержания - содержание, сущность): Adobe, Меч короля Артура.

Обеспечьте процесс рассмотрения создания, доступа, контроля и поставки информации до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и подборки. Потенциально доступность информации не в форме документов, и в меньших объектах облегчает процесс обмена информацией между применениями.

Системы управления образами

Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

Потоки систем управления операций (Управление потоком операций): Лотос (Домино/Примечания и Производственный процесс Домино), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Эти системы в ядре вычислены для поддержки вождения определенных объектов на заранее данном маршруты (так называемое «твердое направление»). В каждую стадию может измениться объект, поэтому это называет обычное слово "работой" (работа). Системы этого доброго производственного процесса имени систем - «поток операций» (к сожалению, для этого срока нет никакого точного эквивалента на русском языке).

Категории технологического СУД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе более низки перечисленный:

СУД систем ориентировал на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Колибри (PC).

Как правило, предназначены для определенных вертикальных и горизонтальных применений, иногда ориентируемых на использование в определенной отрасли. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с изображениями, средствами управления записей и потоками операций, контролем содержания (см. более низкий), и т.д.

Система автоматизации обращения документа добавлена от нескольких подсистем. Каждый из этих подсистемм обладает dial-up функций, определенных для этого. Таким образом, каждая подсистема плотно взаимодействует между собой с другими подсистемами. В практике программные продукты можно нести к этому или той группе в нашей классификации. Как правило системы осуществляют только часть функций, описал более низкий, таким образом продукт одного класса может включать часть функций систем другого класса.

Возможно выбрать следующие подсистемы автоматизации обращения документа9:

Архивы документов;

Системы входа документов и обрабатывающей системы изображений документов;

В системе управления хранения документов в стоимости;

Системы направления документов;

Системы сложной автоматизации бизнес-процессов.

В основе системы обращения документа находится подсистема хранения. В элементарном случае это может быть база данных регистрации документов в системах автоматизации офисной работы. Рабочее место клиента выполняет возможность входа информации о документах в системе, поиске документов на их признаках, информационной модификации (текущее местоположение, статус выполнения и другого) и управление данными.

Когда система обращения документа хранит документы или их изображения, специальная среда их хранения необходима. В элементарном случае с этой целью может использоваться файловая система. В более трудном случае это может быть специализированная система создания архива документов.

Приложения-клиенты, соответственно, должны включать такие дополнительные функции, как доступ к документам в архиве, поддержке замка и изменении признаков документов, и также полнотекстовой возможности поиска.

Для входа документов в системе может использоваться система признания текстов и печатающих форм.

В случае присутствия база данных хранит дополнительную информацию о маршрутах вождения документов, текущего состояния маршрутов в системе средств ворот и т.д, Единица направления выполняет срочную доставку документов рабочим местам пользователей и депонированию информации об изменении статуса документов в базе данных. Рабочее место клиента системы направления не может немедленно взаимодействовать с базой данных и архивом документов, и получить доступ к документам посредством среды направления, в котором качестве может использоваться электронная почта.

 

Заключение

 

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность произвести действующий и эффективный обмен информацией между всеми разделами производства, позволяет сокращать время, потребованное на подготовке определенные цели, устранять возможные появления ошибок подготовки отчётной документации.

В течение последней автоматизации десятилетий офиса деятельность - один из главного стимула развития мировой информационной отрасли. Возможно, каждый из мировых гигантов - аппаратные средства разработчиков и программное обеспечение импортировал клеща к развитию этой части рынка информационных технологий. Все это позволяет говорить об актуальности темы данной работы.

Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации контроля компанией и многими другими вещами. Благодаря эти решения офис и организация работы ее сотрудников в последнее время были преобразованы до неузнаваемости.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно затрагивает эксплуатационную надежность работника, так как приводит к сокращению суммы обработанной информации, и также у штата будет дополнительное время для анализа и принятия административных решений.

Во время существования компьютерные технологии перевозили транзитом длительный способ развития не только в области программных продуктов или архитектуре систем, но также и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Первоначально созданный для автоматизации обычных компьютерных технологий процессов стал определяющим определением бизнес-процессы. Уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но также и без специальных программ, позволяя автоматизировать всю работу с документацией. Возможно сказать, что для сегодня основной функциональности этих программных продуктов всех наиболее известных продавцов соответствует главным требованиям российской офисной работы и обеспечивает выполнение всех главных операций офисной работы. Поэтому по выбору этого или что программный продукт главное внимание обращается на подробности, особенности функционирования и корректировки этого или что программное обеспечение.

Глоссарий

 

№ п/п	Понятие	Определение
1	Аудиоконференция	Средство коммуникации использующее аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными лицами.
2	Аудиопочта	почта позволяющая пользователям передовать голосовые сообщения.
3	Информационная технология автоматизации офиса	организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
4	Корпоративные СУД	Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации.
5	оптический распознаватель образов	Устройство позволяющее преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид с последующим хранением его во внешней памяти компьютера.
6	Системы управления контентом	Системы, которые обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции.
7	Текстовый процессор	один из видов прикладного программного обеспечения, который предназначен для создания и обработки текста.
8	Факсимильная связь	связь основанная на использовании факс-аппарата, читающего документ на одном конце коммуникационного канала и воспродящего его изображение на другом.
9	Электронная почта	Компонент электронного офиса, позволяющий пользователям обмениваться электронными сообщениями по сети
10	Эффективность документооборота	обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота

 

Список использованных источников

 

1	Аладьев В.В., Хунт Ю.Я., Шишаков М.Л. «Обзор систем электронного документооборота», Учебное пособие, М., - 2010. – 640 с. - ISBN: 5-8459-0278-9
2	Браунси К. Основные концепции информационные технологии. М.: Издательский дом "Вильямс", - 2011. – 775 с. - ISBN: 5-8046-0113-X
3	Буч Г. Автоматизация профессиональной работы. Анализ и проектирование, 2-е издание. - СПб.: Невский диалект, 2009. – 683 с. - ISBN: 5-8046-0196-2
4	Вольфенгаген В.Э., Брызгалов С.В., Погодаев Г.Г., Сницарь Р.В. Автоматизация бизнеса. Информационный бюллетень РФФИ, 2012. – 460 с. – ISBN: 5-94074-244-0
5	Зыков С.В. Современные информационные технологии. М.:МИФИ,   2009. – 621 с. - ISBN: 5-94836-011-3
6	Иванов А. Г. «Обзор систем электронного документооборота: Состояние и перспективы», Москва. - 2011 - 670 с. ISBN: 5-8046-0113-X
7	Керниган Б., Пайк Р. Практика документооборота. СПб.: Невский диалект, 2009. — 568 с. ISBN: 5-94074-244-0
8	Культин Н. Автоматизация офиса. Киев, 2012. – 891 с. – ISBN: 5- 900916-40-5
9	Петров В.Н.,”Информационные системы” – Шафрин Ю., “Основы компьютерной технологии”.- М.: АБФ, 2010. – 570 с. ISBN: 5-272-00179-6
10	Попов Э. В., Фоминых И. Б., Кисель Е. Б., Шапт М. Д. Современные информационные технологии. -М.: Финансы и статистика, 2009. – 445 с. - ISBN: 5-207-13411-1
11	Таусенд К., Фохт Д.. Информационные технологии в автоматизации. М.: Финансы и статистика. 2009. – 240 с. - ISBN: 5-279-02606-9

 

Приложения

 

А
Б

 

1 Керниган Б., Пайк Р. Практика документооборота. СПб.: Невский диалект, 2009. — С.87

2 Вольфенгаген В.Э., Брызгалов С.В., Погодаев Г.Г., Сницарь Р.В. Автоматизация бизнеса.  Информационный бюллетень РФФИ, 2012. – С. 54

3 Вольфенгаген В.Э., Брызгалов С.В., Погодаев Г.Г., Сницарь Р.В. Автоматизация бизнеса.  Информационный бюллетень РФФИ, 2012. – С.104

4 Буч Г. Автоматизация профессиональной работы. Анализ и проектирование, 2-е издание. - СПб.: Невский диалект, 2009. – С.48