Методологические основы управления в таможенных органах

5. Быстрота принимаемых  решений зависит от своевременности  поступления информации.

Своевременность решений в таможенной деятельности зависит от устойчивых положительных морально-психологических качеств ее сотрудников. Растерянность в условиях дефицита времени, нерешительность в оценках ситуации приводят к медлительности, к откладыванию решения вопроса. Вместе с тем, не нужна и торопливость в принятии решений. Это может привести к нарушению законности, другим негативным последствиям.

6. Решения должны  быть конкретными и гибкими. Конкретность - это четкая определенность содержания  решения. Особенно важна четкость  в определении задач, которые  ставятся перед исполнителями. Конкретность  решения не исключает, а предполагает  его гибкость, которая обеспечивается  путем выработки принимаемой  линии поведения должностных  лиц с представлением определенного  простора для самостоятельного  реагирования на непредвиденные  обстоятельства, на любые неожиданности.

7. Подготовка, принятие  и реализация решений. Какого  бы вида ни требовалось решение, желательно всю работу по его  подготовке, принятию и реализации  вести в определенной последовательности, принципиальная целесообразность  которой выработана теорией и  практикой управления.

При подготовке решения, прежде всего, необходимо выявить и проанализировать проблемную ситуацию. Вовремя выявить проблему - это значит на ранней стадии понять основное противоречие между конкретной целью деятельности таможенного органа и сложившимися условиями для ее реализации. Материалы анализа позволяют объективно взвесить значимость возникшего противоречия, выявить его причины и, главное, определить его вероятные конечные результаты. Таким образом, устанавливаются базовые проблемы, за решение которых надо браться в первую очередь: производится их ранжирование и выбор стратегического направления их решения, после чего формулируются цели.

Базовые проблемы могут выявляться самостоятельно руководителем таможенного органа на основе анализа разнообразной информации, с которой ему приходится иметь дело, или задаваться извне в результате:

- получения решения  вышестоящего уровня (приказ, указание, распоряжение, план работы и т.д.), для исполнения которого требуется  применить частное, более конкретное  решение на своем уровне;

- поступления  от сотрудников (подразделений), а  также из различных ведомств, учреждений и организаций, участников  ВЭД и других частных лиц  разнообразных вопросов (запросов), касающихся таможенного дела;

- постановки нижестоящим  уровням конкретных практических  вопросов и проблем.

Вслед за этим разрабатываются варианты решения, удовлетворяющие заданным ограничениям - по срокам разрешения проблемной ситуации, по формам таможенного обслуживания, по материальным ресурсам, кадрам и др. Необходимость в разработке одновременно нескольких взаимозаменяемых вариантов (альтернатив) при разрешении проблемных ситуаций позволяет найти наиболее оптимальные пути в деятельности таможенных органов.

Наибольшее применение в таможенной практике находят эвристические приемы определения предпочтительных действий: декомпозиция проблемы, выдвижение параллельных задач, определение ключевых подзадач, соотнесение выдвинутых задач (подзадач) с силами и средствами, аналогия, использование прогноза развития ситуации, определение и учет гипотез о возможных последствиях предполагаемых действий.

Выбор наилучшего варианта и принятие решения проводится на основе оценки по группе взаимосвязанных критериев, число и содержание которых всякий раз задается конкретной проблемной ситуацией.

К числу наиболее очевидных критериев относятся: количество необходимых сил и средств, уровень их подготовленности для данных действий, степень материальных затрат, лимитированный срок решения проблемы.

Управленческие решения выражаются в письменной или устной форме. Письменная форма обеспечивает лучшую преемственность решений, облегчает контроль за исполнителями, последующий анализ дел.

Рис. 10. Виды документов

 

Таким образом, процесс принятия управленческих решений - это деятельность всех уровней управления по достижению целей управления. Будучи важнейшим компонентом системы управления, процесс принятия управленческих решений является циклическим и повторяющимся.

Критерием оценки управленческой деятельности является эффективность. Если два образа действий принесут одинаковые результаты применительно к цели организации, предпочесть следует тот, который предполагает наименьшие издержки. Если два образа действий предполагают одинаковые издержки, предпочесть следует тот, который дает наивысшие результаты.

Существуют следующие наборы характеристик качественных показателей эффективности разработки и реализации управленческих решений:

- своевременность  представления проекта решения;

- степень научной  обоснованности решения;

- многовариантность расчетов,

- ориентация на  передовой опыт,

- численность  занятых в разработке решения,

- стоимость и  сроки реализации проекта,

- количество соисполнителей  и другие.

Для формулировки методологических подходов при выработке управленческих решений учитывается следующая специфика управленческого труда:

- управленческий  труд по выработке управленческих  решений - это труд творческий;

- фактические  результаты чаще учесть невозможно  из-за отсутствия системы протоколирования;

- социально-психологическая  результативность решений количественно  не определяется;

- реализация решений  не выделяет обособленно долю  управленческого труда;

- текущий контроль  за реализацией решений отсутствует, ожидаемая эффективность чаще  опирается на факты прошлого  периода;

- при длительном  сроке реализации вновь появляющиеся  обстоятельства искажают предполагаемую  эффективность;

- качество принятого  решения не оценивается и не  фиксируется, хотя это и есть  предпосылка его эффективности.

Методологические подходы к оценке эффективности управленческих решений следующие:

- экономическая  эффективность управления в широком  смысле характеризуется как ресурсная  по соотношению доходов и как  затратная по соотношению доходов  и затрат;

- экономическая  эффективность управления в узком  смысле характеризуется как соотношение  доходов и затрат на содержание  аппарата управления;

- социальная эффективность  управления определяется в широком  и узком смысле по системе  специальных показателей;

- возможна оценка  эффективности выполнения отдельных  управленческих функций по комплексу  показателей, специально для этого  разработанных и учитывающих  специфику принимаемых решений  по каждой из функций управления

Управленческое решение может быть качественным, эффективным, оптимальным. Качество управленческого решения - это степень соответствия его внутренним требованиям организации или стандартам. Эффективность управленческого решения можно определить как отношение положительных результатов и допустимых затрат. Оптимальными решениями будут те из набора альтернатив, которые наилучшим образом удовлетворяют заданным критериям для достижения поставленных целей.

Управленческое решение - основной инструмент воздействия работников государственной и муниципальной службы на управляемый объект. Первая особенность принимаемых здесь решений - это преобладание стратегических решений социальной направленности как директивных актов, направляющих, организующих и мотивирующих коллективные действия людей для достижения стратегических целей.

Стратегические решения должны быть обоснованными, своевременными, экономичными и приниматься по следующей технологии: выявление проблемы, обоснование общей концепции, выработка нескольких альтернатив и выбор наилучшего решения.

Вторая особенность связана с наличием у управленцев умения выявить зарождение стратегических противоречий отдела, поста. Здесь важно уметь разглядеть в гуще будничных дел ростки нового и поддержать их, взять на себя ответственность и риск, когда еще нет полной определенности и уверенности в успешном исходе.

Третья особенность заключается в том, что надо уметь выделить из огромного числа вопросов узловые. Для специалистов государственного управления складывается, как правило, две ситуации. Первая связана с возможностью постоянно и внимательно следить за показателями контрольных индикаторов, сигнализирующих об экстремальных ситуациях: замечена опасная тенденция - начинается подготовка стратегического решения. Вторая ситуация возникает неожиданно под воздействием изменений внешней среды, и решение в таком случае делится на принятие неотложных мер и действий стратегического характера.

Четвертая особенность - низкая мотивация исполнителей управленческого решения. Для решения этого вопроса в настоящее время рекомендуется следующее:

- своевременное  доведение решений до исполнителей  для предупреждения потери принятым  управленческим решением своей  актуальности;

- повышение мотивации  через расширение привлечения  сотрудников к разработке концепций, парадигм, ключевых положений, стратегий, а не только путем согласования  с ним сформированных решений;

- формирование  общественного мнения по проблемам  через средства массовой информации, проведение конференций, семинаров, симпозиумов;

- создание системы  кадрового обеспечения реализации  решений;

- организация  контроля за траекторией движения  решения, что позволит руководству  вносить своевременно коррективы  в принятые решения.

Процесс подготовки решений представительного органа предусматривает следующие процедуры:

- каждый предлагаемый  проект решения выносится на  рассмотрение в письменном виде  в соответствии с утвержденной  формой;

- решение не  должно содержать более одного  вопроса, смысл которого должен  быть отражен в заголовке решения;

- любое решение, которое вносит поправки или  отменяет ранее принятые решения, должно предусматривать дословное  изложение вопросов для изъятия  и включения в новое решение.

При решении особо важных вопросов жизни всей таможенной системы принятию решения должно предшествовать его широкое обсуждение в СМИ и на публичных слушаньях. Подлежат обязательной публикации решения по вопросам бюджета муниципального образования, налогов, сборов и пошлин, норм, порядков и правил. Каждое решение (за исключением специально оговоренных) вступает в силу в течение 30 дней после принятия или с момента его опубликования в СМИ.

Для индивидуального лица, принимающего решения, формальная постановка соответствующей задачи состоит в следующем. Рассматривается множество символов вида:

<S0, T, Q | S, A, B, Y, f, K, Y*>,

где слева от вертикальной черты расположены символы, соответствующие известным, а справа - неизвестным элементам задачи.

S0 - проблемная ситуация; Т - время для принятия решения; Q - потребные для принятия решения ресурсы; S = (S1, ..., Sn) множество альтернативных ситуаций, доопределяющих проблемную ситуацию S0; А = (A1, ... Аk) - множество целей, преследуемых при принятии решения; В = (B1, ..., Bk) - множество ограничений; Y = (Y1, ..., Ym) - множество альтернативных вариантов решения; f - функция предпочтения, используемая данным лицом, принимающим решения; К - критерий выбора наилучшего решения; Y* - оптимальное решение.

В ряде случаев время и ресурсы, отводимые на принятие решения, могут быть неизвестны и подлежат определению самим лицом, принимающим решения. Тогда символы Т и Q в приведенной формальной записи следует располагать справа от вертикальной черты.

Для группового решения та же задача записывается в следующей форме:

< S0, T, Q | S, А, В, Y, F(f), L, К, Y*>,

где So, T, Q, S, А, В, Y, К - те же самые символы, что и в задаче для индивидуального решения; F(f) - функция группового предпочтения, зависящая от вектора индивидуальных предпочтений членов группы (d - число членов в группе); L - символ принципа согласования индивидуальных предпочтений для формирования группового предпочтения.

В рамках формализованной таким образом задачи принимается соответствующее решение на основе определенной стратегии.

Стратегии или системы правил, которыми руководствуются в процессе выбора решений, можно разделить на две группы: алгоритмические и эвристические. Первые - это системы алгоритмических правил, четко определенных и позволяющих произвести выбор альтернативы за конечное число шагов. Эвристические стратегии - это набор правил, принципов и приемов интуитивного характера, которые гораздо менее четко определены и не всегда позволяют получить оптимальное решение. Однако они имеют то достоинство, что способны радикально уменьшить сложность и трудность задачи и в значительной мере снижают напряженность интеллектуальных усилий, требующихся для подготовки и принятия решения.

К классу алгоритмических стратегий относится стратегия максимизации субъективно ожидаемой полезности (SEU).

Согласно этой стратегии Аr альтернатива оптимальна, если:

m n

SEU (Ar) = УpSrj * Urj > SEU (Ai) = УpSij * Uij

j=1 i=1

для i = 1, 2, ..., n, где (pSrj) -- субъективная вероятность того, что истинной окажется гипотеза hj при выборе альтернативы Ar; (Urj) - величина выигрыша в случае, если произойдет событие hj после выбора альтернативы Аr.

Действуя в рамках эвристической стратегии, человек, принимающий решение, воспринимает ситуацию как набор таких характеристик, как: вероятность выигрыша (ВВ), размер выигрыша (РВ), вероятность проигрыша (ВП), размер проигрыша (РП), риск (R) и другие. Тем самым он создает факторное представление ситуации.