Разработка программы маркетинговых мероприятий по продвижению гостиничного продукта

    - Поставщики уже готовы завозить и устанавливать оборудование, а строители еще не подготовили помещения;

    - Помещения готовы, а поставки задерживаются.

    Сдача- прием объекта  государственной  комиссией.

    Здесь опять происходит встреча с Межведомственной комиссией, которая должна подписать  акт о соответствии построенного объекта утвержденной проектной документации и всем нормативным актам. После получения такого документа необходимо зарегистрировать объект как отель в городском бюро регистрации для получения учетного номера и свидетельства.

    Получение различных сертификатов, лицензий и разрешений.

    Гостиничные услуги не требуют обязательного  лицензирования и сертификации. Тем  не менее в некоторых случаях  отелю необходима добровольная сертификация и классификация.

    Отель хочет получить определенную категорию (звезды) – для этого необходимо пройти сертификацию на соответствие гостиничным услугам и классификацию Ростуризма.

    Отель работает с иностранными гостями, и  ему необходимо оказывать им визовую поддержку. Это возможно только при получении так называемого референс-номера в Министерстве иностранных дел РФ. Такой референс-номер может получить только туристическая фирма, которую необходимо будет открыть при отеле, после чего подать заявление на получение референс-номера.

    Работа  отеля

    Когда отель уже работает и принимает гостей, он продолжает активно взаимодействовать с государственными органами:

    - Органами управления туризмом в городе – общий контроль над работой гостиницы;

    - Налоговой инспекцией – контроль правильности бухгалтерского учета и уплаты налогов, пошлин и других платежей в бюджет, кассовой дисциплины;

    - Органами пожарного надзора – контроль выполнения требований противопожарной безопасности;

    - Органами Роспотребнадзора – контроль санитарного состояния объекта, выполнения санитарных норм, а также контроль выполнения закона о защите прав потребителей;

    - Органами миграционной службы – соблюдение законодательства в области регистрации иностранных граждан

    - Органами МВД – соблюдение законодательства, контроль регистрации российских граждан;

    - Городской трудовой комиссией - контроль исполнения трудового законодательства.

3.4 Разработка организационной  структуры отеля 

    Как и любое предприятие, гостиницы  тоже имеют структуру. И чем конкретней и четче структура, тем лучше  гостиница работает и быстрее  окупается.

    Структура состоит из трех больших  групп:

    - Организационная группа

    - Обслуживающая группа

    - Бизнес-группа

    При разработке организационной структуры  и штатного расписания основным принципом  является круглосуточное предоставление услуг и обеспечение бесперебойной работы здания.

    Организационная структура определяет взаимосвязи  в отеле, порядок ответственности  и подчиненности. Первым шагом пор  разработке организационной структуры  является определение областей ответственности. Это делается на базе бизнес-процессов и технологических процессов отеля.

    Блоки ответственности в малом отеле:

    Бронирование:

    1) Прием заявок

    2) Бронирование (от заявки до подтверждения)

    3) Визовая поддержка

    4) Ведение учета брони и заезда

    Финансы:

    1)Финансовое  управление

    2)Бухгалтерский учет

    3)Работа  с банками

    4)Управление  денежными потоками

    Маркетинг:

    1) Привлечение клиентов

    2) Правовое и нормативное обеспечение

    3) Имиджевое обеспечение

    4) Реклама

    5) Анализ рынка

    6) Обеспечение конкурентоспособности

    7) Ценовая политика

    Техническое обеспечение:

    1) Водоснабжение

    2) Канализация

    3) Электроснабжение

    4) Текущий ремонт

    5) Оснащение необходимым оборудованием

    Хозяйственное обеспечение:

    1) Обеспечение продуктами питания

    2) Оснащение хозтоварами

    3) Оплата коммунальных услуг

    4) Учет движения продуктов

    Деятельность  отеля:

    1) Ежедневная уборка

    2) Контроль за работоспособностью  оборудования отеля

    3) Обеспечение необходимых условий  проживания

    4) Обеспечение клиентов дополнительным  сервисом (транспорт, билеты, глажка  и пр.)

    5) Регистрация

    6) Получение оплаты проживания и доп.услуг

    Инвестиционное  обеспечение:

    1) Реконструкция и строительство  новых этажей

    2) Капитальный ремонт 

    Обеспечение безопасности:

    1) Взаимоотношение с госорганами(ПО, СЭС, ОВИР, МИД, ИМНС и пр.)

    2) Охрана (вневедомственная и своя)

    Организационная структура гостиницы - отражение  полномочий и обязанностей, которые  возложены на каждого его работника. ( Organizational structure) — совокупность способов, посредством которых процесс  труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению задач. По сути дела, организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в виде органиграммы— графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции).

    Выделяют  следующие организационные структуры:

    - линейная;

    - функциональная;

    - упрощённая матричная;

    - сбалансированная матричная;

    - усиленная матричная;

    - проектная;

    - дивизиональная

    Отсутствие  четкой оргструктуры - это:

    1.Множество  задублированных функций

    2.Размытая  ответственность персонала

    3.Отсутствие  БП или его слабая работа

    4.Чрезмерные  затраты на содержание персонала

    5.Отсутствие  мотивированности персонала и его слабая производительность.

    Линейно-функциональная система построения предприятия, традиционно  принята на малых предприятиях. Такая  система наиболее эффективна в стабильной среде и ориентирована на действующие  технологии и сложившейся рынок, дает экономию на управленческих расходах, влечет за собой углубленную специализацию и компетентность руководства, обеспечивает быстрое решение простых проблем, находящихся в компетенции одной функциональной службы, в конкурентной борьбе ориентирована на ценовой фактор. 

    Оргструктура  отеля «Каравель»

    - Исполнительный директор (Управляющая)

    - Главный бухгалтер

    - Старший администратор

    - Вспомогательные структуры

    В качестве вспомогательных структур могут быть:

    - Охранная структура,

    - Техник,

    - Завхоз,

    - Горничная и т.д. 

    3.5 Производственный  план 

    График  работы персонала предусматривается  таким образом, что отель может  работать круглосуточно, и при этом оптимизировать количество сотрудников. При минимальном количестве персонала  обеспечивается постояльцам необходимые услуги и в то же работоспособность гостиницы должна соответствовать своему уровню.

    Старший администратор и главный бухгалтер  работает по пятидневной системе, по 8 часов в день с 09.00 до 18.30.

    В отеле четыре администратора, которые  выполняют свои рабочие функции по стандартному графику, применяемому в малых отелях – сутки через трое, с 10.00 до 10.00

    Порядок контролируют горничные, которые имеют  свой график два через два, по 12 часов, поскольку в отеле всего две  горничные.

    Завхоз  и техник выполняют свои трудовые обязанности по пятидневной системе, по 8 часов в день.

    За  безопасностью отеля следят охранники, которые работаю сутки через  двое, с 9.00 до 9.00.На предприятии всего  три охранника

    Рядом с мини отелям находится постоянно охраняемая парковка для автомобилей гостей. Мини-отель будет работать круглосуточно без выходных, часто используемые схемы: сутки – через трое. 

    3.6 Процесс отбора  и найма персонала 

    Следует отметить, что в мини отелях существует одна особенность- своеобразие персонала  и их способность взаимозаменяемости и многофункциональности.

    В связи с невозможностью малого отеля  содержать многочисленный персонал каждый сотрудник вынужден исполнять  несколько функций – администратор, например, выполняет функции портье, менеджера по бронированию, кассира, он же сервирует завтрак.

    Учитывая  эти особенности, достаточно серьезно стоит вопрос отбора персонала, тем  более что гости хотят видеть не дежурно улыбающегося портье,        а человека, который встречает именно этого гостя, знает его по имени, может вести с ним беседы не только в рамках информации о наличии номеров и видах услуг. Персонал должен быть не просто ориентированным на клиента: при общении с ним гость должен чувствовать психологический комфорт.

    Малые отели не могут позволить себе пользоваться услугами профессиональных агентств по подбору персонала и психологов. Нет у них и директора по персоналу. Поэтому и в нашем отеле отбор персонала производится управляющей.

    Отбор обычно производится по следующим этапам:

    - Распространение информации о наличии вакансии

    - Личная встреча управляющего с кандидатами

    - Проверка работы кандидата в коллективе

    - Проверка кандидата на возможность работы в ночные часы (если того требует вакансия).