Технология подготовки публичного выступления и презентации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Техника подготовки и проведения презентаций

 

Презентация является самостоятельной  акцией, которая считается приемом, мероприятие по своей форме не что иное, как предоставление фирмы, новой продукции или услуги приглашенной аудитории» Как правило, презентация  фирмы проводится по случаю открытия или создания фирмы, демонстрации новых  достижений, нового имиджа компании.

Итак, презентация есть представление  общественности чего-то нового, с определенными  целями.

Большинство руководителей признают три общие цели призентации: проинформировать, убедить и развлечь. Большинство речей - это сочетание двух или более целей.

Информативные цели. Когда оратор пытается обучить своих слушателей или описать им что-либо, его цель - проинформировать. Лекция в учебном  классе - это пример информативного выступления. Некоторые информативные  речи предназначены для того, чтобы  познакомить слушателя с чем-то абсолютно новым для него.

Убеждающие цели. Вторая общая цель - это убедить слушателя. Убеждающие выступления бывают разными. Они  варьируются от тех, которые пытаются изменить убеждения или отношение  слушателя к предмету, до тех, которые  пытаются заставить слушателей действовать  определенным способом.

Убеждающие выступления предназначены  для того, чтобы добиться скрытой  или явной реакции. Скрытая реакция - это реакция, в соответствии со значением этого слова, не сразу  раскрывается для выступающего или  наблюдателя.

Оценка эффективности оратора  облегчена, когда оратор ожидает  явной реакции, которую можно  наблюдать и оценивать.

Развлекательные цели. Третья общая  цель публичных выступлений - развлечь, а, следовательно, ожидаемая реакция  слушателей - удовольствие. Аудиторию  можно развлечь не только прибегая к юмору, но и задействуя артистические способности или представляя вниманию слушателей яркие и неожиданные образы.

Для того чтобы деньги не были потрачены  впустую, перед началом любой  рекламной кампании, необходимо определить целевую аудиторию, на которую рассчитан  данный товар или услуга. Этот подход применяется и при подготовке к проведению презентаций. Соответственно определив целевую аудиторию, мы уже можем достаточно точно предположить наклонности, интересы, читаемую литературу, посещаемые магазины и т.д. Конечно, желательно провести серьезные маркетинговые  исследования, потому что ошибки на этом этапе способны привести к бесполезно израсходованным деньгам и времени.

Чем больше оратор сможет узнать об аудитории  заранее, тем более удачной будет  его речь. Для иллюстрации рассмотрим ситуацию, в которой оказался конгрессмен  Лилбурн, приглашенный в Ассоциацию банковских работников Wilbanks.[3] «Добиваясь переизбрания, он был рад получить еще одну возможность для продвижения основной идеи своей избирательной кампании, которая касалась экономии правительственных расходов. Он прибыл на место выступления почти вовремя. Он говорил эмоционально и жестко о Системе социального обеспечения и ее абсурдности. Аудитория насчитывала около 200 человек, но только два человека задали ему вопросы, и оба были настроены враждебно. Если бы конгрессмен заранее побеспокоился о проведении исследования аудитории ассоциации, то он бы узнал, что большинство ее активных членов – пенсионеры».

Обычным недостатком среди ораторов является тенденция считать, что  слушателю будет интересно то, что интересует их самих. Чтобы быть хорошим оратором, нужно принять  ориентацию на слушателя. При подготовке речи нужно спросить себя, как бы вы себя чувствовали, если бы были на месте  слушателя. До того, как вы ответить на этот вопрос, вы должны узнать о слушателе  как можно больше. Это требует  обязательной постановки нескольких вопросов:

● Насколько велика будет аудитория?

● Насколько образованы слушатели?

● Какие профессиональные группы они представляют?

● Какова представленная возрастная группа?

● К какой социальной, политической или религиозной группе принадлежат слушатели?

Лучший способ проанализировать аудиторию - лично поговорить с группой. Приемлемая альтернатива - поговорить с несколькими людьми, которые, скорее всего, будут среди аудитории. В случае, когда поговорить с типичным членом аудитории или вообще с кем-либо из аудитории неофициально невозможно, приходится наводить некоторые справки об аудитории, пользуясь доступной информацией.

Чем более сходны между собой  слушатели по таким параметрам, как  образовательный уровень, род деятельности, возраст и социальный статус, тем  легче предсказать их отношение  к сообщению. Чем более гетерогенной и разнородной будет аудитория, тем меньше прогнозов можно сделать о поведении слушателей.

Проведение презентации  включает следующие этапы:

1. Определение цели ( или целей и их приоритетов): привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров, - поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых, улучшение отношений с новой общественностью и/или администрацией.

2. Генерирование идеи (основного замысла) презентации и ее концептуализация; определение места и сроков проведения, состава участников – хозяев и приглашенных; примерного бюджета.

Лучше проводить презентации  после обеда – в 15 часов. Длительность – 1,5-2 часа. После окончания коктейль или фуршет продолжительностью 1-2 часа. Приглашенным обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия. В приглашении следует указать место, время (от и до) проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения (станции метро, транспорт).

3. Разработка сценария (программы). Открывает и ведет программу  должностное лицо фирмы, представляющее  ее собственной персоной. Это  может быть руководитель службы PR, или службы маркетинга. Ведущий  должен уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь  вести себя публично.

Возможный сценарий может  строиться по следующей схеме:

а) ведущий представляет руководителей фирмы присутствующим, и наоборот, - присутствующих отдельных наиболее интересных лиц всем остальным,

б) показывается видеофильм длительностью 7-12 минут с сюжетами, отражающими инновационность, общественную значимость, актуальность, оригинальность, творческую / технологическую / научную / художественную новизну объекта презентации,

в) ведущий просит представителей фирмы сделать краткие сообщения ( по 2-5 минут) по вопросам, потенциально интересным для присутствующих, показать (желательно в действии) продукцию фирмы, - если не в реальном воплощении, то в макете, на диапозитивах / пленках с помощью проектора, другой демонстрационный материал,

г) представители компании-хозяйки отвечают на вопросы присутствующих,

д) слово предоставляется гостям для выступления с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями,

е) приглашенным вручаются подарки, сувениры, рекламные листки, памятки, значки,

ж) коктейль, банкет, фуршет а также развлекательная, менее формальная часть, предоставляющая приглашенным возможность установления контактов с представителями компании-хозяйки и друг с другом, неформального обмена информацией. Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения презентации. Это следует использовать и организаторам: пригласив интересных персон, можно рассчитывать на приход ряда других нужных компании людей. Наиболее широкие возможности для контактов обеспечивает проведение приема «стоя», когда участники могут свободно перемещаться и общаться друг с другом. Прием с рассадкой ограничивает контакты участника соседом справа и слева на длительный период, что препятствует широкому и свободному общению участников.

Любое выступление состоит из трех основных частей: введение, основная часть  и заключение. Основная часть сообщения  имеет три элемента: центральная  идея, основные мыли и подтверждающие материалы.

Центральная идея - это основная тема речи; оратор хочет, чтобы слушатели  запомнили ее, даже если они забудут  все остальное. Любая, даже самая  сложная, центральная идея должна быть ограничена одним предложением.

После определения центральной  идеи необходимо подкрепить ее в сознании слушателей. Это достигается с  помощью основных мыслей. Их должно быть несколько; для большинства  речей достаточно четыре или пять.

Как только отобраны основные мысли, нужно найти способы, чем можно  подкрепить их. Среди методов поддержки  чаще всего используются цитаты, примеры, аналогии и статистика.

Манера, в которой представляется начало речи, очень сильно повлияет на первое впечатление слушателей. У введения две основные цели: установить контакт со слушателями и привлечь его внимание.

В заключении речи следует снова коснуться центральной идеи. Хорошее заключение показывает слушателям, что тема полностью раскрыта.

Такова должна быть структура информативной  речи.

Информативная речь обычно конкретная и однозначная, поэтому добиться ее восприятия слушателем не так трудно. Для оратора, старающегося убедить аудиторию, достижение восприятия его идей слушателем - задача гораздо более сложная.

Целенаправленная последовательность - это метод организации речи, основанный на анализе мыслительного  процесса. Он состоит из 5 шагов:

1. Привлечение внимания.

2. Указание на потребность.

3. Способ удовлетворения потребности.

4. Наглядность результатов.

О сообщении, в котором мысли  логически связаны и выстроены  гладко, говорят, что оно последовательное. В последовательных презентациях структура  построения очевидна и, следовательно, повышается вероятность того, что  слушатели воспримут информацию. Дополнительное преимущество последовательной презентации заключается в том, что и самому оратору легче  запомнить ее, потому что в ней  больше точных смысловых связей.

Перечисление и параллелизм - это  средства, с помощью которых можно  сделать презентацию более последовательной. Выступление оратора, который рассказывает своим слушателям, сколько пунктов  он собирается назвать нумерует каждый из них («Моя первая мысль...») и повторяет  эти пункты в заключении, запоминается лучше, чем речь того, кто обходится  без подобных замечаний.

Ораторы, которые повторяют сходную  фразеологию при передаче своих  мыслей, используют параллелизм. Политический кандидат, который говорит: «Граждане  заслуживают безопасных улиц, граждане заслуживают хорошо оплачиваемой работы, граждане заслуживают чистой окружающей среды», - использует параллелизм.

У параллелизма есть ритм, который  легко слушать и легко запомнить. Он делает сообщение более последовательным.

Существуют четыре основных режима публичных выступлений:

● импровизация,

● речь «без бумажки»,

● речь, выученная наизусть,

● речь по рукописи.

Основное преимущество импровизации - в спонтанности; ее недостаток в  том, что она, как правило, плохо  спланирована.

Речь «без бумажки» более формальна, чем импровизация. Здесь есть возможность  планирования, и в результате речь лучше организована. Оратор постоянно  опирается на заметки, но при этом читать их слушателям ни к чему. Большинство  публичных выступлений произносятся именно так.

Выученная наизусть речь позволяет  представить хорошо спланированное выражение мыслей. Однако при представлении  речи по памяти ораторы часто теряют естественность, и иногда их речи звучат и выглядят не очень живо.

Чтение по рукописи рассчитано на более формальные ситуации. При чтении с рукописи можно быть очень точным, можно контролировать каждое предложение. Но при этом создание такой речи занимает больше времени, и часто  рукопись становится барьером между  оратором и аудиторией.

Наглядные материалы помогают как  выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

Они нравятся как и профессиональным ораторам поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных  пособий:

1. Текстовые. Помогают слушателю  следить за ходом развертывания  аргументов. Используют зрительную  память аудитории, помогая при  этом в запоминании.

2. Графические. Иллюстрируют главные  пункты выступления, создают образы, влияют морально и создают  более глубокое и основательное  впечатление от презентации. Помогают  в запоминании.

Как текстовые, так и графические  наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.