Технология подготовки публичного выступления и презентации

Во время интервьюирования спичрайтер должен также уточнить с оратором ряд важных для конечного результата вопросов, таких как объем речи и сроки исполнения, то есть представления оратору текста данной речи. Все договоренности между спичрайтером и спикером по поводу будущей речи необходимо фиксировать письменно.

Разумеется, перед разработкой  речи, а затем и ее написанием нужно получить одобрение темы и  общего плана со стороны будущего оратора. 
«Исследование» предполагает, прежде всего, разработку темы. Такая разработка может включать в себя:

● установление степени изученности явления или проблемы; 
изучение истории явления, определение степени и характера и его эволюции; 
установление степени актуальности, практической важности разрабатываемой темы;

● ознакомление с конкретным опытом деятельности, относящимся к разрабатываемой теме;

● установление сходств и различий в подходах к явлению или проблеме; 
выявление несоответствия новых, обнаруженных спичрайтером фактов принятым мнениям;

● сопоставление исследуемого вопроса с его современными аналогами в других областях знаний, регионах и т. п. и проведение возможных аналогий.

После установления стратегических установок исследования темы спичрайтер приступает к работе с различного рода источниками, включая:

● тексты предыдущих речей оратора;

● различного рода справочную литературу, в том числе: книги, брошюры, сборники цитат, крылатых фраз.

Спичрайтер должен иметь в виду, что при подготовке собирается значительно больше иллюстративного материала, чем оратор сможет использовать в своей речи. Дополнительные, не вошедшие в основной текст выступления материалы собираются не только на перспективу, но могут быть использованы и при возможной дискуссии с аудиторией, в ответах на вопросы зала.

Первичная обработка материала  спичрайтером проводится уже по мере сбора и накопления материала. Такая обработки материала предполагает такие мыслительные операции, как аспектуализация и классификация.

Первичная аспектуализация заключается в выделение главных смысловых и является результатом предварительного анализа явления, проблемы и установлении их связей с различными сторонами и явлениями социальной жизни. Вторичная аспектуализация основана на анализе уже собранных материалов.

Классификация - это распределение, логическая систематизация явлений  по классам, разрядам, группам, типам  на основе их общих и различных  признаков.

После этих операций спичрайтер может приступить к выработке концепции речи - главной ее идеи, которая будет развиваться, иллюстрироваться примерами и подтверждаться аргументами. Аргументы можно разделить на: факты и ссылки на авторитетные мнения.

Факты можно разделить  на: исторические и системные. К последним относятся, прежде всего, научные данные. При работе с цифровым материалом следует проверить статистические данные, которые будут приведены в речи, указывая источник этих данных. Цифровой материал желательно приводить в сравнении с широко известными понятиями, явлениями. Абстрактный материал должен иллюстрироваться конкретными примерами.

Важно не злоупотреблять количеством  цифрового материала. Иногда целесообразно  округлять цифры - если только оратор не сопровождает свою речь наглядным  материалом. Однако округления недопустимы, если, к примеру, речь идет о числе жертв, катастрофах и т. п. Кроме этого, в публичной речи в качестве аргументов представляется и статистический материал.

Авторитетные мнения - это  высказывания известных личностей, мнение экспертов, а также законы и документы.

Приводимые в речи примеры  могут заимствоваться из:

● событий региональной жизни;

● известных событий в стране и за рубежом;

● широко известных произведений искусства, литературы;

● фактов личной биографии оратора.

Такие примеры могут приводиться  в качестве смысловых обобщений  или уточняющих конкретизаций.

Применяя в выступлении какой-либо пример, не нужно навязывать его, повторяя несколько раз. Подбирая пример к какому-либо положению, необходимо подумать - насколько такой пример будет уместным, типичным, будет ли он апеллировать к чувствам слушающего. Нужно познакомиться с мнениями специалистов по данному вопросу и, возможно, всех тех, кто уже высказывал свою точку зрения по вопросам, освещаемым в данном выступлении, то есть экспертам.

Итак, в конце следует  сказать, что каждый человек лучше предрасположен к той или иной деятельности, но периодически перед нами встают задачи, которые необходимо выполнять вне зависимости от нашего желания. Задачи, которые требуют для своего выполнения нашего специального внимания, напряжения, траты времени и сил. Сегодня почти не осталось профессий, которые не требовали бы время от времени публичной коммуникации. А любая общественная, политическая, управленческая деятельность предполагает высокую интенсивность такой коммуникации. И когда возникает потребность в эффективном публичном выступлении, на помощь могут придти некоторые технологии и приёмы подготовки содержания выступления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Подготовка публичных выступлений по технологии «message house»

 

Технология построена на жестком  структурировании информации при подготовке к публичному выступлению: вся информация, необходимая для выступления  укладывается на один лист бумаги, она  особым образом расположена, что  облегчает доступ к ней при  забывании текста. Технология “message house” имеет плюсы: компактность, графичность, чёткость структуры, универсальность содержания , возможность самостоятельного использования; наименьший (среди известных) коэффициент искажения информации в процессе восприятия выступления. Интересен тот факт, что помимо графического представления, название технологии имеет и другие корни. Дело в том, что английское «house» имеет много (по данным разных словарей от 7 до 16) переводов на русский язык, и два из них носят следующие значения:

● house: - театр; публика, зрители;

● appreciative house - отзывчивая публика, аудитория;

● to bring down the (whole) house - вызвать гром аплодисментов;

● full house – аншлаг; представление; сеанс;

Таким образом, английское «message house» возможно трактовать и как «дом сообщения» и как «сообщение публике» Или: «публичное сообщение».

 

 

Рисунок 1 - Элементы технологии подготовки публичных выступлений «message house».

На рисунке 1 показано наиболее общее  представление элементов технологии подготовки публичных выступлений  «message house». Три элемента присутствуют в любой версии схемы: это послание, аргументы и основания.

Остановимся на каждом из них подробнее.

1. Послание. (Message).

Специалисты по коммуникациям называют «посланием» главную мысль информационного  сигнала, который проходит путь от говорящего к слушающему. Говоря простым языком, послание - это та короткая содержательная часть, которая остается в наших собеседниках после того, как процесс общения закончен. Здесь очень важно слово «содержательная часть»: часто (практически всегда) ситуативные эмоции и впечатления, симпатии или неприязнь, которые испытывает аудитория по отношению к выступающему, гораздо более сильны, чем собственно, информация, которую он хотел донести. Ещё раз отмечу, что не всегда целью публичного выступления является информирование. Более того, без «эмоционального сопровождения» даже эта цель не будет достигнута. Но эта тема другого большого разговора, сейчас мы говорим о информационно-технологической части публичного выступления.

Отличительной особенностью послания является его краткость и понимание  с точки зрения зрителя (слушателя). В советские времена, выступая в  сельском клубе в рамках ликбеза  о личной гигиене, профессор столичного института говорил в течение  полутора часов. На следующий день одна из жительниц деревни, которая не была накануне на лекции, спросила у  своей соседки: ну что там было? Соседка ответила: «Из города профессор  приезжал. Симпатичный такой, умный. В галстуке». «А о чем говорил-то?»  «Сказал, что сырую воду пить вредно». Лектор говорил полтора часа. Всё  содержание его выступления для  этой женщины свернулось в одну короткую фразу: сырую воду пить вредно. Это  и есть послание. То, что запомнится нашим слушателям и зрителям. То, что они будут способны своими словами передать другим людям. А  то, что он молодой, умный, симпатичный  – это впечатление. В этом примере  невозможно определить, удачное это  было публичное выступление или нет (с точки зрения выступающего). Если он хотел донести до аудитории необходимость внимательно относиться к тому, какую воду они пьют, то выступление было удачным. Если у него была иная задача, то профессор с ней не справился. Мне вспоминается один из случаев в моей практике, связанный с избирательной кампанией. Один из кандидатов на пост депутата парламента обратился к нам после того, как выступив несколько раз перед избирателями, он получил неожиданную обратную связь. Он говорил, как ему казалось, о социальной политике региона, о краевом бюджете, а услышали и запомнили из выступлений только то, что «он очень успешно руководил крупным бизнесом». Это оказалось тем «крючком», который зацепил слушателей, тем раздражителем, к которому они не смогли остаться равнодушными. Это и стало посланием. 

Публичное выступление необходимо проектировать. Готовить. И определение  его целей, поиск и формулирование послания – важнейший шаг на этом пути. Понимание того, что смысл  наших выступлений всегда подвергается искажениям, слышится и запоминается людьми по-разному, заставляет уделять  особое внимание процессу общения. Причем, в любой его форме: выступлению  на конференции, по телевидению или  разговору «с глазу на глаз».  
Послание может существовать, даже когда мы не задумываемся над этим. То, как поймут наши мысли и сформулируют слушатели, станет посланием. Нужно обратить на это внимание, сформулировать его и постараться донести. То есть, управлять им. В противном случае оно будет неуправляемо нами. Чаще всего, в одном коротком (до 15 мин.) выступлении удаётся донести только одно послание. Два – очень трудно. Три – почти невозможно. Иллюзия того, что это получилось, пропадает, когда по прошествии некоторого (даже небольшого) времени мы поинтересуемся у слушателя, о чем говорил выступающий. Какие в его речи были главные мысли. Часто назовется только одна мысль, и задача оратора сделать так, чтобы она была именно той, которую он задумал.  
Более подробно о феномене послания («message») можно узнать из трудов специалистов по коммуникациям, таких, как Герберт Маршалл Маклюен. В своем труде «Understanding Media» он впервые выделил и определил понятие «послания», указав при этом, что «media is the message». Образно перевести на русский язык можно как «посланник – и есть послание».

2. Аргументы.

Аргументы, они же доводы – это то, на чем «держится» послание. Они отвечают на вопрос «почему». Почему ваше послание верно? Почему вы считаете это важным? Почему вы это утверждаете?  
Если продолжать использовать пример с водой, то аргументы в нашем коротком публичном выступлении должны отвечать на вопрос «почему вредно пить сырую воду?» Аргументами в этом случае могут быть такие: «Потому, что это опасно. Микробы, знаете ли, не дремлют». Или: «Потому, что по данным статистики…» и дальше следует солидная цифра, показывающая опасность. «Потому, что чай вкуснее и полезней». «Вода в вашем районе слишком жёсткая». «Потому, что в городе все воду кипятят!» И так далее. С каким бы сообщением не выступал бы говорящий, его главная мысль должна быть обоснована. Аргументы «держат» послание на себе, подобно тому, как колонны удерживают крышу.

На схеме не случайно количество аргументов сведено к трем. Опытным  путем установлено, что это именно то число, которое, в большинстве  случаев, достаточно для прочного обоснования  вашей мысли в глазах аудитории. Хотя, их количество может быть любым, отличным от нуля. Для коротких публичных  выступлений, для деловой среды  три – оптимальное число.  
Аргументы могут (и должны) содержать метафору, образ. Историю из жизни. Цифру. Важно отметить, что в коротком выступлении не следует употреблять много цифр. Они не запомнятся. А одна цифра, на фоне отсутствия других, запомнится всегда.

В обычной ситуации выступление  развивается, как показано на схеме  стрелкой. Оратор озвучивает главную мысль-послание, приводит аргументы и снова возвращается к посланию. В десятиминутном публичном выступлении полезно повторить послание, как минимум, дважды: в начале и в конце. Все помнят хрестоматийное высказывание Штирлица о том, что лучше всего запоминается начало и конец разговора.

3. Основания. (Принципы).

Третий элемент, из которого состоит  описываемая технология подготовки публичных выступлений, носит название «основания». В случае «идеального» развертывания событий при выступлении, этот элемент остается незадействованным. Но: «гладко было на бумаге, да забыли про овраги».  
По-другому назвать эту часть схемы можно, использовав слово «принципы». Имеются в виду принципиальные, мировоззренческие взгляды оратора. Его «картина мира».

«Пить сырую воду опасно. По статистике, в половине случаев это является причиной …» Тут говорящего прерывают выкриком: «Всегда пили воду из колодца! Всегда сырую! И наши деды и прадеды!» В этот момент оратору остается одно: отстаивать свои мысли, свое содержание. Он говорит: «Я понимаю это. Но жизнь меняется. Мой долг, как учёного, информировать вас о том, какие последствия её изменения важны для каждого из нас. Развитие цивилизации имеет побочный эффект, и качество грунтовых вод сегодня совсем не то, которое было при наших дедах и прадедах…» И так далее. Выступающий начинает раскрывать свое мировоззрение. Старается убедить. Он говорит о своих принципах: «как учёный, обязан сделать всё, чтобы донести до вас…» Он видит мир через призму своей деятельности, и, опираясь, основываясь на этом видении, решает задачи публичного выступления: информирует, изменяет устаревшую точку зрения, заставляет слушателей если не принять его доводы сразу, то, хотя бы, задуматься над ними.

Способ подготовки к публичным  выступлениям «домик» хорош тем, что дает возможность структурировать  содержание выступления и, при желании, уместить его на небольшом листке бумаги, который можно взять с собой на выступление. Однако, практически все специалисты по коммуникациям отговаривают своих клиентов выступать «по бумажке», и мы в том числе. Но даже подготовка выступления заранее по этой схеме дает устойчивый результат: содержание хорошо запоминается, оно понятно, логично, его элементы связаны друг с другом.

Таким образом, использовать такой метод подготовки или нет, брать с собой на выступление «бумажку» со схемой или нет – решать каждому самостоятельно. Тренинг публичного выступления дает навык подготовки, развивает привычку работать в центре внимания окружающих (другими словами, привычку быть на виду, на публике), знакомит с приемами и хитростями. Но главную работу для себя каждый человек проводит, когда выступает много и постоянно. Получая от этого удовольствие и эффект.