Деловые переговоры

          Позиционные переговоры могут  закончиться победой одной из  сторон или в лучшем случае - компромиссом, связанным с перераспределением  «по силе» выгод и потерь, однако  в том и в другом случае  сама проблема остается не  решенной.

          В процессе рациональных переговоров  предметом становятся интересы  сторон, а не занимаемые ими  позиции.  

     Такие переговоры предполагают совместный поиск  соглашения, не требующий предварительного доверия сторон друг к другу; доверие  формируется  в результате взаимного  контроля в рамках общей работы.

          Так как целью рациональных  переговоров является поиск оптимального  решения, соотношение уступок  сторон, если таковые и приходится  делать, не имеет принципиального  значения, поскольку в любом случае  каждая из них выигрывает больше, а теряет меньше, чем при позиционных  переговорах.

     С тем, чтобы обеспечить успех  переговоров, необходимо заранее  продумать основные стадии ведения  переговорного процесса, предусмотреть  различные варианты подачи своей  позиции и позиции своих партнеров.

2. . Подготовка деловых переговоров.

                                        Тот, кто хорошо подготовился

                                        к сражению, наполовину победил

                                        Сервантес [15]

     Чтобы достичь успеха на переговорах, необходима тщательная, как долгосрочная, так  и краткосрочная (непосредственно перед тем как сесть за стол переговоров), подготовка.[11] Тщательная подготовка к переговорам – это залог их успешного проведения. Зачастую люди испытывают соблазн идти по пути наименьшего сопротивления и экономят время и силы на подготовке к переговорам. Представьте себе простую жизненную ситуацию: оказавшись в незнакомом городе, вы решили добраться куда-либо на такси. Велика вероятность того, что доставят вас на место, выбрав самый длинный и дорогой маршрут. Если такое произойдет, значит, вы заплатили за то, что не подготовились к данной ситуации. Даже этот простой пример демонстрирует важность подготовительной работы, в условиях же деловых переговоров она является совершенно необходимой.

     Подготовительный  период может начаться задолго до фактического начала переговоров и  включает два основных аспекта: организационный  и содержательный.

     Вне зависимости от темы предстоящих  переговоров в ходе их подготовки стороны должны согласовать ряд  вопросов процедурного характера. Прежде всего, необходимо осуществить выбор  места и времени встречи. Здесь  могут быть реализованы различные варианты. [10]

     Где предпочтительнее проводить переговоры – в своем офисе или на территории оппонента? Каждый из этих вариантов  имеет свои преимущества. Если встреча  происходит на вашей территории то плюсы таковы: 

• всегда можно посоветоваться с партнерами или лицом, поручившим вести переговоры, и если нужно – заручиться одобрением и поддержкой;
• оппонент не имеет возможности по собственной инициативе свернуть переговоры и уйти, что ему было бы нетрудно сделать при нахождении на своей территории;
• вы можете заниматься и другими делами, а также будете окружены привычными удобствами;
• психологическое преимущество – на вашей стороне: оппонент пришел к вам, а не вы к нему;
• это экономит время и деньги на дорогу;
• вы можете так организовать пространственную среду, чтобы эффективно использовать возможности невербальной информации. [11]

     Перед встречей необходимо подготовить помещение: на столах не должно быть никаких лишних документов, сейфы и шкафы должны быть заперты, на столе должны лежать блокноты, карандаши, сигареты, спички, пепельницы, стоять вода, фужеры. Не следует  ставить на стол бутерброды, фрукты, конфеты, так как люди собираются не закусывать, а работать. Бутерброды, чай (или кофе), фрукты и т.д. подают в том случае, если беседа длится в течение многих часов.

     Если  встреча проводится как гостевая (первый или прощальный визит), то можно  предложить гостям чашку кофе или  чая. В редких и особо торжественных  случаях, в частности, когда люди хорошо и долго знают друг друга, можно предложить к кофе небольшую  рюмку коньяка или ликера.

     Если  вы поставили на стол пепельницу, это  является сигналом, что можно курить, однако прежде нужно спросить разрешения у присутствующих женщин. Если пепельницы на столе нет, курить нельзя. В этом случае должно быть подготовлено помещение  для курения.

     Комната для переговоров должна иметь  надлежащий вид. В ней должно быть очень чисто, не душно и не шумно. Стулья и кресла должны быть удобными и не располагаться напротив окон: может помешать солнечный свет, отвлечь  неблаговидный пейзаж.

     Встречать прибывших иностранных гостей у  входа в ваше здание следует не руководителю фирмы, а кому-нибудь из сотрудников, лучше симпатичной  и приветливой девушке. Она должна проводить гостей в офис, предложить снять пальто, удобно расположиться. [8]

     «На чужом поле» проведение переговоров  также имеет преимущества:

• вы можете сосредоточиться исключительно на переговорах, тогда как «в родных стенах» слишком многое отвлекает; 
  
• можно придержать информацию, сославшись на то, что у вас ее нет с собой;
• существует возможность перешагнуть «через голову» оппонента и обратиться непосредственно к его шефу;
• бремя организационных вопросов ложится на оппонента;
• находясь на территории партнера и анализируя его окружение, вы легко определите его психологический тип, и это даст возможность для выбора наиболее эффективного сценария взаимодействия с ним. [11]

     Возможен  и выбор нейтральной территории.

     Что касается временного параметра переговоров, то их начало зависит, прежде всего, от реальных возможностей подготовки. [10]

     При определении времени встречи  не принято оказывать давление на партнера по переговорам, в особенности, если вы сами являетесь инициатором  встречи. Поэтому прибегают к  различного рода оговоркам типа: «Любое удобное для вас время. Со своей  стороны мы предлагаем 10 часов».

     При определении времени начала переговоров  обычно исходят из их продолжительности: если переговоры длятся 1,5 – 2 часа, то они, как правило, назначаются на 9.30 или 10.00. Если переговоры проводятся во второй половине дня, то нужно выбрать  такое время их начала, чтобы они  закончились не позднее 17.00 – 17.30. [2] С другой стороны, длительность переговоров  может быть весьма различна: от одного-двух дней до нескольких месяцев. Например, внеочередной саммит Организации Африканского Единства (Сирия, 1999) проходил всего  два дня, а Венский конгресс (1814-1815), созванный после завершения войн против наполеоновской Франции, продолжался  около 10 месяцев.

     Определение повестки дня – не менее важная составляющая подготовки к переговорам. Повестка дня выступает неким  инструментом для регулирования  хода переговоров. В процессе ее составления  определяется круг вопросов для обсуждения, устанавливается порядок их обсуждения, решается вопрос о длительности выступлений  оппонентов. Разработка повестки дня  может превратиться в непростую  проблему. Однако она вносит ясность  в процедуру проведения заседаний, что особенно важно при наличии  целого ряда проблем и в ситуациях  многосторонних переговоров.

     Организационная сторона подготовительного периода  связана и с решением такой  задачи, как формирование состава участников переговоров. [10]

     При подготовке к переговорам важно  решить вопрос о полномочиях того, кто в них участвует.

     Это должен быть человек, способный на уровне высокой компетентности по предмету переговоров успешно провести стратегическую линию фирмы и решить оперативные  проблемы. В зависимости от степени  важности переговоров, их сложности  и сроков  в них от фирмы  участвует один человек или команда. Создавая команду, привлекайте людей, способных к коммуникативному взаимодействию, слаженности в работе, во имя достижения общей цели. Иногда возникает необходимость  включить в команду специалиста  по связям с общественностью. В любом  случае нужно помнить, что если у  вашего оппонента (особенно в политике) большая команда, полезно обеспечить баланс один к одному.[11]

     В ходе подготовительного периода  стороны обязательно решают ряд  задач, которые и составляют собственно подготовку к предстоящим переговорам:

1. анализ проблемы и интересов сторон;
2. оценка возможных альтернатив переговорному соглашению;
3. определение переговорной позиции;
4. разработка различных вариантов решения проблемы и формулирование соответствующих предложений;
5. подготовка необходимых документов и материалов.

1. Важнейшая составляющая содержательной стороны подготовительной работы – анализ проблемы и интересов сторон. Ни один хороший боксер не выйдет на ринг, не изучив сильные и слабые стороны будущего противника, его любимые приемы и специфику стиля. Будущие переговоры могут увенчаться успехом лишь в том случае, если стороны досконально проанализируют ситуацию и соберут необходимую информацию. Пренебрежение такого рода действиями может значительно ослабить позиции той или иной стороны, привести к срыву переговоров или заключению невыгодной для кого-либо из участников сделки.

2. До начала переговоров каждая из сторон должна оценить возможные альтернативы переговорному соглашению. Это необходимо на тот случай, если переговоры не завершатся успехом. Р. Фишер и У. Юри предложили специальный термин BATNA (аббревиатура от английского Best Alternative To a Negotiated Agreement) – наилучшая альтернатива переговорному соглашению, которую они определяют так: мера, которая способна защитить от принятия нежелательного соглашения и одновременно предотвратить отказ от договоренности, на которую можно было бы пойти.
3. Так, например, если вы ведете переговоры о повышении заработной платы с руководством своей фирмы, то наилучшей альтернативой переговорному соглашению может быть решение о переходе на работу в другую фирму, куда вас давно приглашают.
4. Стоит определить не только наилучшую альтернативу, но и подумать над вторым и третьим альтернативными вариантами.
5. Можно составить список всех возможных альтернатив, которые имеются в вашем распоряжении на тот случай, если переговоры не завершатся успехом. Если вы ведете переговоры о повышении заработной платы, то в числе ваших альтернатив могут оказаться следующие: ожидание более благоприятной ситуации для решения этого вопроса, согласие на другую должность, перемена профессии, переезд в другой город или страну, принятие решения об открытии собственного дела.
6. Наконец, следует не только оценить собственные альтернативы переговорному соглашению, но и попытаться составить аналогичный список вариантов, имеющихся у другой стороны. Подобные действия позволяют реалистичнее оценить ожидаемые результаты переговорного процесса.
7. Следующий шаг в подготовке к переговорам – определение переговорной позиции. Чаще всего участники переговоров подразумевают под позицией официально заявленную точку зрения, взгляд на проблему. Стороны должны продумать вопрос о первоначально выносимой на переговоры позиции. Оппоненты зачастую склонны начинать обсуждение с рассмотрения тех аспектов проблемы, по которым их позиции не совпадают. Подобная тактика может привести к осложнению переговорного процесса, и перспектива достижения соглашения становится весьма призрачной.
8. В процессе подготовки к переговорам каждому из участников необходимо также разработать различные варианты решения проблемы и сформулировать предложения, отвечающие тому или иному варианту решения. Даже если предметом обсуждения является одна проблема, то и в этой ситуации вряд ли можно говорить о наличии только двух вариантов ее решения – по одному на каждого оппонента. Такой подход сторон сразу заводит еще не начавшиеся переговоры в тупик, так как, скорее всего, эти варианты решения взаимонеприемлемы. Наоборот, следует увеличить «пирог», прежде чем разделить его. Поэтому, готовясь к будущим переговорам, необходимо разработать несколько возможных вариантов решения, учитывая как собственные интересы, так и интересы оппонентов.
9. Содержательная сторона предварительной работы завершается подготовкой необходимых материалов справочного характера и документов (текстов выступлений, проектов предложений, предполагаемых итоговых документов).
10. Проведенная участниками целенаправленная подготовка к переговорам позволяет минимизировать риск их осложнений или срыва и рассчитывать на результативность предстоящего переговорного процесса. Не стоит забывать – «тот, кто хорошо подготовился к сражению, наполовину победил».