- разработка штатного расписания;

       - разработка и реализация регламентирующей  документации.

      Функциональная  организационная структура управления является наиболее эффективной в малом бизнесе. Её применение в ООО «Офисный Мир КМ» позволяет максимально использовать следующие преимущества структуры данного типа:

       - четкая система взаимных связей  между директором и руководителями  отделов магазина;

       - быстрота реакции в ответ на  прямые указания, распоряжения;

       - высокая скорость принятия решений.

      Проведенный анализ организационной структуры  ООО «Офисный мир КМ» показывает, что основная цель фирмы получение  прибыли.

        Структура фирмы построена таким образом, чтобы работа внутри фирмы была максимально согласованной, для этого в ней были образованны отделы.

      Основную  роль в жизни ООО «Офисный мир  КМ» играет директор фирмы, поскольку  фирма по масштабам является не большой, директор постоянно перегружен в выполнении своей работы, это сказывается на качестве работы, на времени выполнения работ.

      В ООО «Офисный мир КМ» отсутствует  плановый отдел, который должен отвечать за заказ товара, отслеживания остатков на складе, следить за качеством  поставок и т.д. отсутствие планового отдела является большим минусом в данной организации

1.3.2. Анализ торгово-сбытовой деятельности

      Система управления торгово-сбытовой деятельностью – это совокупность взаимосвязанных структурных элементов (информации, технических средств её обработки, специалистов отделов по управлению, связей и отношений между ними, соответствующих функций, методов и процессов управления), обеспечивающих при их скоординированном взаимодействии реализацию структурными подразделениями компании фирмы поставленных целей[17].

      Основной  целью деятельности фирмы ООО  «Офисный Мир КМ», как говорилось ранее, является получение прибыли  от продаж компьютеров и комплектующих, а так же оргтехники, оказание услуг по ремонту оргтехники, поэтому первостепенное значение здесь имеет грамотная организация торгово-сбытовой деятельности, включающей:

       - осуществление закупок компьютеров и комплектующих, а так же оргтехники;

       - продажу товара конечному потребителю.

      Закупки товара осуществляются у постоянных поставщиков – через головной офис «КМ-Союз» г. Ростова-на-Дону, а так же по некоторым другим фирмам- партнерам г. Таганрога. Из этого можно сделать вывод о том, что фирма ООО «Офисный Мир КМ», является посредником производителей по доведению компьютерной техники до конечного потребителя. Анализ продаж по категориям представлен на рисунке 4. Как мы видим из рисунка общий оборот продаж за последние три года значительно вырос и превысил 80 млн.рублей в 2007 году. В общем объеме продаж самое весомое место занимает продажа компьютеров и комплектующих, в 2007 году данная цифра достигла 39 млн. руб.

      

      Рисунок 4 - Анализ продаж товаров по категориям

      Закупки очередной партии компьютерной техники  производятся по мере необходимости. Такой  метод закупок характеризуется  следующими особенностями:

       - количество поставляемых единиц  товара не устанавливается, а  определяется приблизительно;

       - поставщики перед выполнением  каждого заказа связываются с   менеджерами магазина;

       - оплачивается только поставленное  количество товара.

      После получения заказа необходимо убедиться, что каждая единица товара по своему качеству и количеству соответствует всем требованиям. Отсутствие должного контроля может привести к дополнительным расходам, связанным с возвратом бракованных товаров и потере доверия покупателей.

      При продаже товара потребителю главную  роль играют продавцы, которые непосредственно  общаются с покупателями, предоставляют  им всю интересующую информацию и  помогают сделать выбор.

1.3.3. Анализ управления персоналом

      Вторая  половина ХХ столетия и особенно его завершающая часть сильно изменили взгляды на роль персонала в деятельности организации и достижении ею заданных параметров производственно-хозяйственной деятельности. Если традиционно персонал, как собирательное понятие, и отдельный работник рассматривались как ресурс, то в ХХI веке персонал рассматривается как основная ценность компании, как фактор повышения конкурентоспособности, долгосрочного развития.

      Управление  персоналом – целенаправленная деятельность руководящего состава организации, которая включает разработку концепции и стратегии кадровой политики и методов управления персоналом[22].

      Управление  персоналом магазина ООО «Офисный Мир  КМ» всецело сосредоточено в  руках директора магазина. В этой области он выполняет следующие  функции:

         - наем, расстановка и увольнение сотрудников;

         - планирование потребности  в рабочей силе;

         - организация обучения  сотрудников;

         - установление системы  оплаты труда;

         - разработка системы  поощрения и мотивации работников;

         - обеспечение условий  труда в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности;

         - укрепление дисциплины  труда;

         - осуществление контроля  за деятельностью сотрудников.

      Анализ  системы управления персоналом магазина показал, что в целях координации  деятельности работников директор применяет  следующие методы воздействия на подчиненных:

1. Административные методы базируются на власти и дисциплине и являются обязательным для исполнения. К ним относятся:

         - правовое регулирование  (государственные законы, указы,  постановления и т.д.)

         - подбор и расстановка кадров;

         - организационное  регламентирование, т.е. определение  того, чем должен заниматься каждый  работник;

         - организационное  нормирование, которое включает  правила внутреннего распорядка, ставки и т.д.

         - инструктирование  работников;

         - распорядительное  воздействие, которое используется в процессе оперативного управления и включает приказы, распоряжения или указания, издаваемые директором для выполнения работниками определенных заданий, решения отдельных вопрос и задач.

      2) С помощью экономических методов  директор осуществляет материальное стимулирование работников. К их числу можно отнести:

         - уровень цен,  который влияет на размер прибыли;

         - организация заработной  платы;

         - система материального  поощрения.

      3) Социально-психологические методы  управления основаны на использовании моральных стимулов к труду и оказании воздействия на личность с помощью психологических приемов в целях превращения административного задания в осознанный долг. В состав методов входят:

         - создание нормального  психологического климата;

         - формирование коллектива;

         - личный пример  руководителя и т.д.

      В число работников магазина входят следующие  категории персонала:

       1) продавцы консультанты;

       2) кассиры;

       3) сервисные инженеры.

      Непосредственное  общение с покупателями осуществляют продавцы.

      Обладая всеми необходимыми знаниями, они предоставляют информацию о товарах, помогают сориентироваться в предлагаемом ассортименте. При этом важное значение играет коммуникабельность продавцов, их тактичность, вежливость и гибкость в общении с покупателями, понимание потребностей и запросов людей.

      Эффективность деятельности каждого работника  магазина тесно связана с системой стимулирования труда, организацией которой  занимается непосредственно директор магазина. При этом на работу персонала  оказывают воздействие как материальные, так и не материальные трудовые стимулы. К числу материальных стимулов следует отнести в первую очередь заработную плату.

      К системе нематериального стимулирования относятся благодарности руководителя, создание благоприятного внутриорганизационного климата, атмосферы взаимного уважения и понимания.

      Анализ  системы трудового стимулирования, сложившейся в процессе управления персоналом магазина ООО «Офисный Мир КМ», показал, что её эффективность во многом достигается благодаря присутствию в ней не только мер поощрения, но и системы санкций. Они применятся в случаях нарушения должностных инструкций и трудовой дисциплины в форме замечаний и выговоров директора, а при особо грубых нарушениях в виде лишения премии или увольнения.

1.3.4. Анализ информационной системы управления

      Успешное  руководство производственными  процессами возможно только на основе применения адекватных методов и  форм информационного обеспечения. Информация – это совокупность сведений о процессах, протекающих внутри и вне организации, которые служат основой для принятия эффективных управленческих решений[29].

      Коммуникационный  процесс в магазине ООО «Офисный Мир КМ» проходит по двум направлениям:

1. обмен информацией с внешним окружением;
2. внутренние коммуникации.

      В связи с усилением и усложнением  конкуренции, а так же резким ускорением процессов изменения в окружающей среде организация все в большей  мере вынуждена уделять внимание вопросам взаимодействия с окружением. К основным элементам внешней среды магазина ООО «Офисный Мир КМ» относятся покупатели, поставщики, государство и конкуренты. Для коммуникаций с элементами своего внешнего окружения организация пользуется различными средствами. До потенциальных покупателей информация доводится с помощью различных видов рекламы. Для государства регулярно заполняются отчеты, налоговые декларации. Двусторонняя связь с поставщиками поддерживается путем заключения договоров, оформления заказов на определенные виды продукции, контроля поставок и т.д.

      Внутри  организации осуществляются следующие  виды коммуникаций:

      - межуровневые коммуникации, т.е. перемещение информации в рамках вертикальной коммуникации. Директор доводит информацию до подчиненных при непосредственном общении, через приказы и распоряжения, а сотрудники магазина лично отчитываются за про деланную работу;

      - горизонтальные коммуникации, или  коммуникации между работниками,  которые осуществляются для координации  и согласования их действий и взаимопомощи в рамках основной деятельности;

      - неформальные коммуникации, то есть  каналы неформального межличностного  общения и распространения слухов.

      Важнейшая информация содержится в организационных  документах магазина ООО «Офисный Мир  КМ». Работу персонала регулируют правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание с указанием фонда заработной платы. Распорядительная деятельность директора документируется посредством издания приказов и распоряжений. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.