Управленческий учет затрат в торговле (на примере организации)

  Таким образом, за счет изменения структуры товарооборота уровень издержек обращения в отчетном году по сравнению с прошлым годом увеличился на 0,01% к обороту (23,67-23,66).

    Этот анализ по издержкам обращения в «ХК ТРАПЕЗА» приводит к разработке некоторых направлений по снижению затрат.  

 

 

 

           3. Основные направления по снижению затрат в ТОО «ХК ТРАПЕЗА»

 

     Сегодня многие торговые предприятия разрабатывают системы управленческого учета. Практика показывает, что после постановки и реорганизации системы торговые компании, работающие на казахстанском рынке, могут рассчитывать на получение следующих эффектов.

         1. Повышение  маржинального дохода как следствие реструктуризации товарной линейки. Достоверные отчеты о реальной доходности отдельных товаров позволяют более корректно подходить к формированию ассортиментной и ценовой политики предприятия, что, в конечном счете, ведет к повышению прибыли.

         2. Повышение  маржинального дохода как следствие  реструктуризации политики ценообразования. Как правило, каждая компания  дорожит наиболее крупными клиентами. На практике часто встречается  ситуация, когда несколько крупных  клиентов обеспечивают в совокупности более 54% сбыта компании. Однако, если все прямые и косвенные расходы, связанные с каждым клиентом, перераспределить корректно, может оказаться, что данные клиенты приносят на порядок меньше прибыли компании.

         3. Эффективная система мотивации сотрудников. Формализация ответственности менеджеров по продажам в рамках исполнения бюджетов продаж является одним из наиболее эффективных инструментов по управлению продажами.

         4. Снижение  производственной себестоимости. Это может быть достигнуто за счет бюджетирования коммерческих расходов.

         5. Наличие  консолидированной управленческой  отчетности и бюджетов предприятия  не только свидетельствует о  высокой культуре финансового  менеджмента, но и является лучшим  инструментом упрощения взаимоотношений с финансовыми партнерами. [10,с.16]

     В результате проведённой работы выяснилось, что управленческий учет в компании «ХК ТРАПЕЗА» организован оптимально, с отражением операций управленческого учета на счетах бухгалтерского учета. В качестве недостатка можно отметить, что на предприятии не анализируется рентабельность продаж и товарооборачиваемость по каждой ассортиментной группе товаров, хотя в программе учета 1С есть отчет «Анализ коэффициента оборачиваемости» (Приложение 3). Не осуществляется операционный анализ ассортимента товаров. Особенно нужно обратить внимание на продукцию, в которой имеется наибольший маржинальный доход. Это группа – торты. Можно поработать над оформлением и качеством тортов, таким образом увеличить продажи по этой группе товара. Наиболее активной мерой по снижению затрат является ускорение оборачиваемости товаров.  Это позволяет  снижать задолженность за кредит по обороту, высвобождает оборотные средства, обеспечивает быстрое доведение товаров до потребителя.

    Будет очень эффективно разработать бонусную таблицу для стимулирования реализаторов этой продукции. Например, магазин получает бонус - в виде дополнительного торта за 50 штук реализованных единиц, в течение 10 дней. Эти меры помогут оттеснить конкурентов по этим видам товара и повысить товарооборачиваемость. Также в этой группе товара имеются дополнительные возможности по повышению рентабельности. Например, кондитерские обрезки, которые остаются после придания круглой формы тортам, можно использовать для приготовления торта - «Ёжик». Сырье для торта будет практически бесплатно, так как ранее в рецептуре уже произошло списание сырья для предыдущих тортов. Нужно высчитать только стоимость кремов для оформления. Себестоимость такого торта будет в 10 раз дешевле обычного.

   Основными путями снижения издержек обращения, которые необходимо предложить, являются следующие:

- эффективное использование материально-технической  базы, бережное использование основных  средств,  сокращение расходов  на текущий ремонт;

- рациональное использование собственного  автотранспорта, сокращения простоев  под погрузкой и выгрузкой, сокращения  порожних пробегов;

- экономное использование тепловых  и энергетических ресурсов;

- добиваться сокращения потерь  товаров при перевозке, хранении и реализации;

- повышение производительности  труда;

- обеспечение ускорения товарооборачиваемости;

- совершенствование системы товаропродвижения  и организации труда на основе  коренного обновления материально-технической  базы;

- внедрение достижений научно-технического прогресса, прогрессивных форм торговли, необходимых товарных запасов. [12,с.28]

   Правильно поставленный учет издержек обращения так же ведет к их снижению, увеличению финансовых результатов работы компании «ХК ТРАПЕЗА», изысканию резервов экономии, принятию объективных решений.

    Требования сегодняшнего дня – оперативное владение ситуацией на рынке сбыта, просчитываемость результатов, возможность их регулирования. Эти требования можно выполнить только дальнейшим совершенствованием учёта издержек обращения путём компьютеризации и выборе оптимального варианта его комплексного программирования.

   Для совершенствования учёта издержек обращения в торговой системе внедряются типовые проекты автоматизации учёта движения и наличия товаров на складах и в местах их реализации. [13,с.192]

  Предлагаю ввести программное обеспечение - автоматизированную систему учёта затрат в компании «ХК ТРАПЕЗА» с помощью внедрения программы управленческого учета на базе 1С. Как выяснилось, фирма, предоставляющая услуги по установке и программному обеспечению 1С компании «ХК ТРАПЕЗА» уже предлагала установить эту программу по созданию дополнительных отчетов для управленцев на базе «1С Бухгалтерия». Но руководство компании пока не совсем понимает всю выгоду от этой услуги.

(Приложение 3).

        В автоматизированной программе «Управленческий учет  на базе 1С» данные бухгалтерского учета преобразованы в удобные отчеты, собранные в группы по направлениям проведения анализа:

- Отчеты группы «Денежные средства»

- Отчет «Продажи»

- Отчет «Доходы и расходы»

- Отчет «Оборотные средства»

- Отчет «Расчеты с покупателями»  и «Расчет с поставщиками»

- Отчет «Задолженность покупателей»

-Отчет «Динамика задолженности  поставщикам» и «Задолженность  поставщикам»

   Автоматизированная программа ведения учёта издержек обращения, на базе 1С, которую необходимо ввести в эксплуатацию в «ХК ТРАПЕЗА» будет решать следующие задачи:

- Получение промежуточных итоговых данных по статьям издержек обращения. При этом статьи издержек обращения могут быть расширены.

- Внедрение программы количественно-суммарного учёта движения товарно-материальных ценностей.

- Внедрение программы по начислению  заработной платы, обработки путевых  листов и списания горючего.

- Обеспечение аналитического учета  издержек обращения по экономическим элементам и номенклатурным статьям затрат.

- Проведение анализа издержек  обращения на основании данных  группировок.

- Контроль за расходами на оплату услуг связи, канцелярских расходов в пределах, установленных предприятием.

   Проблема автоматизированной программной реализации системы управленческого учета для «ХК ТРАПЕЗА» очень важна. Главное в деле успешной постановки управленческого учета - воля руководителя. А нагрузка на бухгалтерию будет зависеть от того, сколько стоит выбранное предприятием программное решение. Чем оно дороже, тем меньше трудозатрат потребует управленческий учет. Но в любом случае в основу автоматизации должны быть положены стандарты  «ХК ТРАПЕЗА» - соглашения о единых правилах организации процессов.

    Расходы, понесенные на приобретение автоматизированной программы «Управленческий учет на база 1С»   быстро окупятся, так как у менеджеров компании всегда под рукой будут данные базы и нужная информация, чтобы принимать правильные и эффективные решения для того, чтобы снизить уровень затрат и повысить уровень прибыли предприятия. А преимущество данного решения  состоит в том, что в условиях, когда нет времени и средств на создание специального подразделения по расчету и анализу финансовых показателей, можно воспользоваться данными программы «Управленческий учет  на базе 1С».  

      Поскольку предыдущий анализ показал, что в компании идет перерасход по заработной плате на 1 тенге реализованной продукции, так как  заработная плата торговых представителей в компании исчисляется по тарифной системе, т.е. независимо от реализованного объема продаж за отчетный период.   Заработную плату работников необходимо «привязать» к объемам реализации. Предлагается следующая схема:

а) установить оклад, зависящий от выхода – дней;

б) установить размер премий в процентах от суммы реализации, превышающий минимальный объем.

   Для применения данной системы предварительно необходимо тщательно все рассчитать и проанализировать, сравнить прогнозные данные с имеющимися данными. Применение данной системы предполагает снижение расходов по реализации, т.е. расходов на заработную плату работников, с использованием, так называемого человеческого фактора. Это рекомендация также направлена на улучшение кадровой политики, которая, в конечном итоге, влияет на финансовый результат деятельности предприятия. Как показывает практика деятельности предприятия, состав торговых представителей очень часто меняется, что сказывается на объёме товарооборота.    Это все происходит из-за того, что торговые представители не заинтересованы в конечном результате деятельности, поэтому применение новой системы оплаты труда как раз этот недостаток и устранит.

     Необходимо внести  корректировки в  систему бюджетирования  компании.

Система бюдждетирования, основанная на контролируемом прогнозе, имеет целый ряд достоинств и в современных условиях является одним из наиболее передовых методов управления:

- при его помощи можно заранее сформировать достаточно ясное представление о структуре бизнеса организации, регулировать объем расходов в пределах, соответствующих общему притоку денежных средств, определить, когда и на какую сумму должно быть обеспечено финансирование;

- этот метод вынуждает руководителей систематически заниматься маркетингом для разработки более точных прогнозов и определять наиболее целесообразные и эффективные коммерческие мероприятия;

- он позволяет обеспечить должную координацию деятельности этих служб, ориентируя их на совместную деятельность для достижения утвержденных в бюджете показателей;

- в области управления издержками этот метод способствует более экономному использованию ресурсов и обеспечивает поиск путей снижения затрат.

    Таким образом, разработка подробного сводного бюджета и последующий анализ его выполнения явится серьезным подспорьем для руководства «ХК ТРАПЕЗА» в обеспечении контроля за эффективностью использования денежных средств. А также позволит четко определить цели и задачи, стоящие перед ним, на планируемый период, контролировать ход выполнения плана товарооборота, процесс формирования доходов и расходов, состояние расчетов и платежей.

    Следует отметить, что реализация предложенного варианта может быть осуществлена только при соблюдении следующих условий:

- ведение управленческого учета в «ХК ТРАПЕЗА» по системе «директ-костинг»;

- использование метода «нулевого баланса» при формировании бюджетов для торговых отделов категорий А, В+, ВС в «ХК ТРАПЕЗА»;

- основой разработки бюджета должны являться не затраты за прошедший период, а запланированные мероприятия;

- формирование бюджетов должно осуществляться на базе одного из альтернативных вариантов плана: пессимистического, вероятностного или оптимистического;

- составленные планы в обязательном порядке должны доводиться до сведения руководителей центров ответственности;

- руководящий состав должен быть мотивирован на достижение целей организации;

- должен осуществляться контроль и оценка эффективности работы руководителей центров ответственности, путем сравнения фактических результатов деятельности с нормативами показателями.

  Нужно уделить внимание вопросам планирования в компании. План издержек обращения отражает величину текущих  расходов,  необходимых для выполнения различными звеньями, установленного для них плана  товарооборота  и прибыли.

   В  соответствии  с   действующим   порядком   план   издержек   обращения

В компании разрабатывается   отделами    самостоятельно    и    утверждается    их руководителями, что значительно повышает требования к  обоснованию  плановых расчетов.  От  их  выполнения  зависят  конечные   финансовые   результаты, возможности  увеличения  основных  и  оборотных  средств,  величина   фондов материального  стимулирования,  развития. 

   Важной  задачей  планирования  издержек  обращения   является   выявление

резервов снижения расходов за счет роста производительности  труда,  лучшего

использования основных  и  оборотных  средств,  сокращения  административно- управленческих  расходов,  устранения  потерь  от  бесхозяйственности.   При определении уровня издержек обращения  на  плановый  период  учитывают  рост объема  товарооборота и  изменения  его  структуры, изменение ее технической оснащенности,  механизацию трудоемких процессов и т. д.

   Оказывает влияние на издержки обращения скорость обращения средств, вложенных в товары. Чем продолжительнее период обращения в днях, тем соответственно выше расходы организации по хранению товарных запасов.

    Составление плана по  своевременной оплате контрагентов  – необходимость сегодняшнего  дня. В компании «ХК ТРАПЕЗА»  имеется задолженность денежных средств за реализованные товары. Многие  магазины задерживают выплату денег по разным причинам. Необходимо проявить  жесткость и контроль поступления денег после отгрузки товара. Можно расторгнуть договора с теми контрагентами, которые постоянно задерживают оплату. Посчитать соотношение суммы отгруженной продукции и сроках произведенной за них оплаты. Скорее всего, выгоднее будет не отгружать вообще, чем иметь задолженности по оплате. Увеличение периода оплаты сильно влияет на уровень затрат, так как уменьшает скорость обращения средств, затраченных на производство данной продукции.