Управленческий учет в торговле

 

ВВЕДЕНИЕ

В условиях рыночной экономики  для любой организации является необходимым рациональное управление ее ресурсами и хозяйственными процессами. В общем случае, рационально действующий  хозяйствующий субъект имеет  основной целью увеличение прибыли, поскольку именно прибыль (прямо  или косвенно - через увеличение инвестиционной привлекательности  предприятия) является основным источником финансирования деятельности организации. В формировании прибыли организации  участвуют расходы (в том числе  расходы на продажу), уменьшая доходы и, тем самым, снижая величину финансового  результата. Таким образом, управление затратами и расходами организации  является одной из существенных задач  менеджмента предприятия. Такое  управление требует детального учета  и анализа затрат и расходов.

Для принятия экономически обоснованных управленческих решений  необходима информация, адекватная потребностям лиц, принимающих данные решения. В  торговле (в том числе оптовой) возможности учета по разным признакам  и распределения расходов на продажу  в рамках финансового учета более  ограничены, чем в прочих отраслях экономики Российской Федерации. Однако торговые организации также нуждаются  во внутренней информации для принятия краткосрочных и долгосрочных управленческих решений, в основе которых лежат  показатели маржинального и стратегического  анализа. Подготовку и представление  экономически обоснованной информации об организации призвана осуществлять система управленческого учета.

 

ГЛАВА 1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО  УЧЕТА В ТОРГОВЛЕ

1.1Организация управленческого учета

Задачи и функции управленческого  учета

Финансовый учет, будучи по своей  природе ретроспективным, всегда имеет  дело с фактами, которые уже совершились. В управленческом же учете оперирование данными прошедших периодов –  не главное, это лишь средство для  того, чтобы извлечь из него уроки  и использовать в качестве ориентира  при разработке тактики достижения целей организации на будущее. В  управленческом учете информация служит целям управления, поэтому, что здесь  первично – управление или учет, первенство следует отдать первому.

Целью управленческого учета является подготовка и представление менеджерам организации достоверной, полной и  своевременной информации для принятия управленческих решений, направленных на достижение целей организации.

Система управленческого учета  в организации действует посредством  ряда функций. Все функции можно  разделить на две группы на основании  того, форму или содержание информационных потоков определяет данная функция.

Среди функций, обеспечивающих организацию  информационных поток, можно выделить следующие:

• разработка и/или внедрение систем обмена информацией между различными сегментами организации и представления информации (подготовка разного рода внутренних управленческих отчетов);
• анализ информации;
• планирование деятельности.

Функции, определяющие содержание информационных потоков, - это:  

• координация деятельности подразделений, сегментов организации или отдельных сотрудников; 
• мотивация персонала; 
• контроль за выполнением планов.

Цель управленческого  учета достигается в рамках указанных  функций посредством решения  ряда задач, которые сами по себе могут  конкретизироваться подзадачами (задачами более низкого уровня).

Можно сформулировать множество задач, решаемых в системе управленческого  учета в организации. Во всех случаях  набор индивидуален и зависит  от целей и задач самой организации, от того, какая ситуация сложилась  в ее бизнес-среде, какой рыночной стратегии и тактики придерживается ее руководство, от того, насколько  формализованы и стандартизованы  учетно-аналитические процедуры  и процесс принятия решений в  организации.

Чтобы избежать ошибок при внедрении  управленческого учета на предприятии, необходимо правильно определить его  задачи. Как правило, выделяют следующие  задачи:

- представление информации (оценка запасов; обоснование продажных цен; исчисление прибыли; формирование информации о доходах и затратах; разработка и представление руководству внутренних отчетов);

- анализ (определение путей наиболее эффективного использования ресурсов предприятия; выявление возможности роста финансовой результативности и оптимизации финансового результата; подготовка информации для принятия решений о структуре и объемах выпуска продукции; подготовка информации для принятия решений о способах финансирования различных проектов, сегментов, видов деятельности; разработка вариантов инвестирования);

- планирование (прогнозирование будущих значений показателей; разработка тактических и стратегических планов; подготовка информации для принятия решений о системе краткосрочных или долгосрочных целей и задач организации);

- мотивация (мотивация сотрудников; разработка способов участия сотрудников в прибыли предприятия; разграничение сфер ответственности сотрудников; выработка способов оценки эффективности работы подразделений и сотрудников);

- координация (координация деятельности различных сегментов бизнеса; оптимизация структуры бизнеса; выработка политики в области распределения накладных расходов между подразделениями организации; организация текущего обмена информацией между подразделениями);

- контроль (организация внутреннего финансового контроля; организация внутреннего аудита; сравнение фактически достигнутых показателей с плановыми и разработка рекомендаций руководству по устранению или недопущению выявленных отклонений в будущем).

Организация производственного процесса – это сфера ответственности  менеджеров, а отнюдь не учетных  работников. Бухгалтер-аналитик принимает  участие в управлении производством  только там и тогда, где и когда  речь идет о стоимостных оценках  ресурсов и финансовых показателях  результативности. Технико-технологическая  информация используется в ряде процедур управленческого учета только как  информационная база для расчета  различных нормативов и финансовых оценок. При этом бухгалтеры-аналитики  работают в тесном контакте с менеджерами  и специалистами подразделений, понимая, что их работа ценна не сама по себе, а лишь постольку, поскольку она позволяет осуществлять процесс управления.

Менеджерам учетная информация необходима как информационная база для решения задач управления организацией. Необходимость решения  этих задач заставляет собственников  и менеджеров строить, поддерживать и развивать систему оборота  учетно-управленческой информацией, т.е. управленческий учет.

Формирование внутренней организационной  структуры

Организация управленческого учета  является внутренним делом самой  организации. В отличие от финансового  учета, ведение управленческого  учета не является обязательным для  организации. Система управленческого  учета служит лишь интересам эффективного управления, поэтому решение о  целесообразности ее ведения руководитель организации принимает исходя из того, как он оценивает затраты  и выгоды от ее функционирования. Система  управленческого учета является эффективной, если она позволяет  облегчить достижение целей организации  с наименьшими затратами на организацию  и функционирование самой системы.

Организационная структура системы  управленческого учета строится с учетом структуры самой организации; информационных потребностей руководства; технических возможностей и особенностей компьютерной информационной системы; квалификации работников [9].

Чтобы правильно организовать управленческий учет и избежать ошибок в его ведении, руководство должно правильно определить форму организации.

В последние годы крупные предприятия  придерживаются особой формы организации  деятельности – ответственность  разделена не по традиционному функциональному принципу, а по линиям продукции, каждая из которых группирует вокруг себя определенные функциональные подразделения и ресурсы. Таким образом, выделяется самостоятельная часть организации, работающая на внешнего потребителя – сегмент деятельности. С учетом точки зрения у сегмента можно выделить обособленные активы и результаты операций по основной деятельности, а также сформировать отчетность.

Одна из ошибок управленческого  учета – бессистемность подготавливаемой управленческой отчетности. Отчеты готовятся  разными отделами в соответствии со своим пониманием содержания и  оформления. В результате к руководству  попадает несвязанный набор форм, которые часто могут противоречить  друг другу и давать неправильную картину деятельности предприятия.

Организация управленческого учета  по местам возникновения затрат и  центрам ответственности

Центр ответственности – это  часть организации, выделяемая в  учете для контроля за ее деятельностью.

В каждом центре ответственности осуществляются расходы и производится продукция (работы, услуги). Затраты каждого  центра ответственности обязательно  измеряются и контролируются менеджером центра или исполнителем. Однако производственную продукцию, выполненную работу или  оказанную услугу не всегда можно  измерить в качестве дохода центра ответственности. Например, практически  невозможно выразить в качестве дохода услуги, оказываемые бухгалтерией. Не все центры ответственности, соизмеряющие доходы и расходы, могут принимать  решения по использованию полученной прибыли [7].

По принципу возможности и целесообразности исчисления прибыли и ее использования  центры ответственности подразделяются на три вида: 

• центр затрат;  
• центр прибыли; 
• центр инвестиций.

В центрах затрат контролируются, как правило, только их расходы. Их основной целью является минимизация затрат.

В центрах прибыли менеджер контролирует не только затраты, но и доходы. Сопоставлением доходов и расходов по центру определяют прибыль. Основной целью центра прибыли  является получение максимально  высокой прибыли.

Центры инвестиций контролируют не только затраты, доходы и прибыль, но и использование прибыли, в  том числе инвестиции в собственные  активы. Центрами инвестиций являются дочерние организации и другие достаточно самостоятельные части головной организации.

По принципу осуществления  производственных функций можно  выделить центры ответственности, представленные на рисунке 1.1.

 

 

Рисунок 1.1 Центры ответственности  по принципу осуществления производственных функций

Центр ответственности за снабжение планирует, учитывает  и контролирует закупки товарно-материальных ценностей, их хранение, затраты при  покупке и хранению материальных ценностей, их отпуск в производство.

Центр ответственности за производство планирует, учитывает  и контролирует затраты на производство продукции, объем и ассортимент  выпускаемой продукции, ее качество. Исчисляет ее себестоимость.

Центр ответственности по сбыту продукции (центры продаж) планирует, учитывает и контролирует затраты  по продаже продукции (работ, услуг), объем и структуру проданной  продукции, выручку от продажи, рентабельность проданной продукции и ее отдельных  видов. Центр продаж иногда называют центром доходов.

Центр управления (служба главного технолога, бухгалтерия, служба управленческого  учета и т.д.) планирует, учитывает  и контролирует затраты на их функционирование и определяет эффективность своей  деятельности.

Основа функционирования центров ответственности – сопоставление  фактических затрат с расходами  по смете. Смета является, в сущности, финансовым планом для каждого центра ответственности. При составлении  смет во внимание принимают, как правило, только затраты, контролируемые соответствующим центром.

Взаимосвязь показателей и результатов  деятельности организации в управленческом и финансовом учете

Учет, целью которого является формирование периодической внешней отчетности для того, чтобы любой пользователь, даже не имеющий отношения к данной организации, мог создать некоторое впечатление об ее финансовом состоянии на отчетную дату,- это бухгалтерский финансовый учет. Если же учет ведется для того, чтобы обеспечить руководство на будущее, - это бухгалтерский управленческий учет.

Чтобы избежать серьезных ошибок при  интеграции управленческого и финансового  учета, необходимо понимать различия между  этими видами учета. Для финансового  учета целью деятельности является составление финансовых документов для внешних пользователей. Это  периодический процесс, и как  только отчетность составлена, цель достигнута. Целью управленческого учета  является обеспечение процесса принятия управленческих решений. А эта цель достигается непрерывно.