Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием

     С расширением компьютерной техники  появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, на жестких дисках, на оптических носителях, Flash-памяти, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм.

     К внеучетным источникам информации относятся  документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

• Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
• Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
• Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
• Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).
• Техническая и технологическая документация.
• Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).
• Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

 

     По  отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

     По  отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

     По  периодичности поступления аналитическая  информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

     Регулярная  информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

     По  отношению к процессу обработки  информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

     В деятельности крупных фирм и предприятий  передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

     Большое значение имеет информация о возникновении  в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

     Существенную  роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

     Информация  служит основой для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

     Содержание  каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

• краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
• удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
• точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

 

     Важную  роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

2. Технология  информационной деятельности

     Информатизация  менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это  многоаспектный процесс, включающий в себя:

• формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);
• организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;
• отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;
• внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

 

     Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.

     Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих  условий:

• создания самих вычислительных машин;
• создания для них программного обеспечения;
• подготовленности среды применения.

 

     Оснащение электронной техникой позволяет  экономить управленческие и накладные расходы:

• значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;
• обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;
• заменяет в конторском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;
• в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

 

     Во  внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

• ЭВМ крупногабаритные (мейнфреймы);
• ЭВМ персональные (рабочие станции);
• серверы баз данных, приложений, прокси-серверы, сетевые шлюзы;
• средства телекоммуникаций;
• электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;
• средства автоматизированной обработки текстовой информации.

 

     Крупногабаритные  ЭВМ используются, прежде всего, для  решения сложных расчетных задач, таких как обработка большого количества данных и моделирования процессов.

     В современных условиях персональные ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации (текстовой, графической), а при необходимости проведения сложных расчетов эту задачу возлагают на специально выделенную для этих целей ЭВМ. В системе оперативного управления рабочие станции чаще всего используются для:

• разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
• контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
• расчета заработной платы;
• контроля за поступлением заказов;
• анализа данных о сбыте продукции;
• регистрации поступления платежей;
• ведения учета и отчетности.

 

     Серверы являются средством хранения и накопления информации, обработки запросов баз данных, согласования типов информации между двумя источниками. Серверы также используются в качестве предварительного звена в сети, необходимого для доступа к глобальной сети Internet рабочих станций (интернет-шлюзы).

     Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать огромное количество текстовой, графической, аудио и видео информации. В начале 80-х годов в крупных промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходилась на информацию собранную на бумажных носителях. Сейчас доля цифровой информации возросла до 90%, и лишь 10% приходится на нецифровую, чаще всего, это либо документы, требующие подписи вышестоящих инстанций, либо документы информирующего назначения в распечатанном виде.

     Важную  роль играет использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).

     В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для голосового ввода текста, что ликвидирует необходимость в  машинистке.  Такое использование ЭВМ позволяют на 60 - 70% сократить затраты на ввод информации.

     Развитие  систем телекоммуникаций позволило  объединить все технические средства обработки цифровой информации в единую внутрифирменную систему информации – локальную сеть организации.

     Наиболее  эффективной считается система  информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

     Автоматизированные  системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

     Организация за долгие годы работы накапливает  много информации, а быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы или предприятия в целом и их производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития.  Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных.

     Во  многих фирмах и на многих предприятиях создаются базы данных, в которых  хранится информация о кадровом составе  работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. К преимуществам такого подхода можно отнести: возможность следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.