Техническое задание консалтинговой фирме

     8) контактное лицо.

     Правильно составленное техническое задание  — это документ, в котором определены наиболее важные положения будущего консультационного проекта и  желаемый результат. Вместе с тем  техническое задание не должно ограничивать свободу консультантов в выборе методического инструментария.

     Получив техническое задание, консультационные фирмы или консультанты готовят  свои предложения, которые представляют собой выраженное в письменной форме  желание и обоснование способности  консультационной фирмы (консультанта) предоставить консультационную услугу клиентской организации. При этом содержательная часть предложения называется техническим предложением, а обоснование стоимости консультационного проекта — финансовым.

     Так же как и в случае технического задания, стандартной формы консультационного предложения не существует. Каждая консультационная фирма или консультант готовит его с учетом собственного опыта. Однако есть одно общее требование к консультационному предложению. Структура предложения должна соответствовать структуре технического задания. В этом случае, получая всю необходимую информацию, клиент не испытывает трудностей при сравнении предложений разных консультационных организаций.

     Большинство проектов продаются на начальном  этапе: формальное предложение или презентация просто подтверждают (или разрушают) уже сформировавшееся решение.

     Важным  моментом предконтрактной стадии является формулировка консультантом предложения  клиенту. Прежде чем заключить контракт по какому-либо определенному проекту, консультант должен провести предварительное исследование, чтобы оценить его характер и размеры. Это исследование уже само по себе мини-проект, направленный:

     • на сбор данных по определенной проблеме;

     • анализ собранных данных и всей имеющейся предварительной информации с целью выявления основных вопросов;

     • определение направлений дальнейшего исследования для решения этих вопросов;

     • построение плана хода работ над проектом;

     • определение необходимых исследовательских ресурсов (консультантов, материальных средств, оборудования и т.д.).

     В определенной мере в некоторых случаях  все это уже может быть сделано  клиентом. Особенно, как мы уже указывали, в случае наличия у клиента  мощного аналитического отдела или  группы опытных штатных консультантов. Это может быть также и в случае, когда помощь консультанта нужна как помощь специалиста в комплексном проекте, который уже выполняется в организации клиента. Но все же обычно предварительное исследование является первой стадией консалтингового процесса, осуществляемого консультантом. В целом ряде случаев уже тем, что консультант установит проблему, он окажет значительную услугу своему клиенту.

     Во  время предварительного исследования важно определить саму проблему, а  не ее симптомы. Довольно часто, приглашая консультанта, клиент как раз и выдает симптомы за причины, обусловившие ситуацию в организации.

     На  этапе предварительного исследования необходимо также оценить клиента, с которым консультант имеет  дело, и определить характер рабочих  взаимоотношений, которые должны будут сложиться между ними. Ему нужно будет определить, насколько хорошим клиентом для консультанта является данная организация; знакомы ли они с использованием услуг консультантов по вопросам управления и могут ли руководить консалтинговым проектом. Если такого опыта нет, то в дальнейшем консультанту придется уделить больше внимания управлению проектом и направлению клиента на более эффективное использование консультационных услуг.

     В процессе предварительного исследования необходимо собрать достаточное количество данных для подготовки предложения, которое будет являться документом, очерчивающим круг полномочий по проекту.

     При работе с клиентом впервые, вероятно, потребуется подробное предложение  в письменном виде; но когда уже  установлены хорошие консалтинговые отношения или когда консультант и клиент уже имеют совместный опыт решения каких-либо проблем, клиента может вполне удовлетворить короткое письмо-подтверждение, охватывающее ключевые вопросы, которые были ранее оговорены.

     Во  всех случаях, однако, ключевые вопросы должны быть подробно рассмотрены консультантом и согласованы, по крайней мере в принципе, с его клиентом. Это необходимо сделать как в случае их письменной фиксации, так и в случае устной договоренности, чтобы избежать в дальнейшем различия в их понимании.

     1. Необходимо изложить понимание  проблемы консультантом. При этом  лучше не просто изложить представленную  консультанту информацию, а дать  уже более глубокую ее интерпретацию.

     2.Содержание  и цели работы, обозначающие границы  проекта, и то, что должно быть достигнуто в этих пределах.

     3.Подход  к решению.

     4.Программа  требуемых работ.

     5.Краткое  изложение ожидаемого эффекта  от выполнения проекта.

     6.Требуемые  ресурсы. Речь здесь идет прежде  всего о затратах рабочего  времени консультанта и размере гонорара. Кроме того, так как практически все консалтинговые проекты требуют участия штатного персонала клиента, необходимо также указать на требуемые со стороны клиента ресурсы.

     В предложение можно включить и  набросок плана предстоящих работ.

     Поскольку предложение является основой контракта  между клиентом и консультантом, оно должно содержать следующие  вопросы:

     • работа, которую должен выполнить консультант, и поставляемые товары (и работа, которая выполняться не будет);

     • ресурсы, которые должен обеспечить клиент;

     •график выполнения работ и продолжительность  проекта в целом;

     • принципы оплаты работы.

     Естественно, что некоторые из этих аспектов могут  быть пересмотрены в ходе проекта. При  этом любые изменения требуют  документального закрепления, например в письме клиенту, подтверждающем изменения.

     Заключение  договора также требует достижения понимания и фиксации таких вопросов, как:

     •сроки;

     •что  включено в стоимость. Включены ли накладные  расходы и налог на добавленную  стоимость или они разделены? Кто будет обеспечивать секретарские и другие услуги и кто их будет оплачивать: клиент или консультант?

     •могут  ли ставки гонорара пересматриваться в ходе выполнения проекта;

     •условия  оплаты;

     • условия расторжения контракта по желанию одной из сторон.

     С юридической, формальной стороны контракты на оказание консалтинговых услуг не имеют каких-либо существенных отличий от других контрактов. Наиболее развернутые и детализированные контракты разработаны международными организациями, оказывающими консультационно-техническую помощь. Это прежде всего Европейский союз, Мировой банк, Международная организация труда и т.п. Типовые формы контрактов на консалтинговые услуги рекомендуются некоторыми национальными ассоциациями консультантов для своих членов. Порядок заключения контракта на консультирование зависит от юридической системы конкретной страны.

     В России в качестве типовых форм контрактов при осуществлении консалтинговых услуг используются формы договоров, применяющиеся для осуществления  научного обслуживания. Для консультационных фирм это договор на проведение научно-исследовательских работ, консультационно-информационное обслуживание, для группы консультантов — это договор подряда с временным трудовым (творческим) коллективом, для индивидуальных консультантов — это трудовое соглашение.

     Консультационные  услуги отнесены Гражданским кодексом РФ к услугам, оказываемым в рамках Договора возмездного оказания услуг. То есть оказание консультационных услуг  является предпринимательской деятельностью, а наиболее приемлемой для консалтинговых проектов формой является договор на оказание возмездных услуг, при котором материальный носитель результатов договора не фиксируется. В таком типе договора должны быть отражены не только обязательства консультанта, но и те условия, которые предоставит ему клиент для выполнения этих обязательств.

     При составлении договора консультант  и клиент должны стремиться к достижению взаимопонимания по вопросам организации  их взаимодействия и взаимных обязательств сторон. С этой точки зрения можно  выделить семь групп договоров:

     • Продолжающийся (абонементный) договор — договор, по которому клиент приглашает консультанта 1—3 раза в месяц в свою организацию, где он принимает участие в совещаниях, дает индивидуальные консультации, проводит учебные занятия и т.п. При таком способе организации договорной работы консультант является постоянным членом группы руководителей высшего звена.

     • Договор по диагностике заключается с группой консультантов из двух-трех человек. Диагностика может представлять собой разовый заказ или регулярное посещение организации консультантами с целью разъяснения проблем клиента, причин их появления и тенденций развития.

     • Договор по внедрению заключается в случаях, когда программа работ ясна еще до подписания договора и имеет целью обеспечить плавный и безболезненный процесс внедрения с учетом существующего положения.

     • Договор по повышению квалификации руководителей — договор на обучение руководителей и специалистов предприятия.

     • Договор по составлению проекта — договор на разработку проектов по совершенствованию или созданию системы управления. Примером может служить заказ на составление организационного проекта для строящегося предприятия.

     • Договор по развитию организации — заказ на комплексное консультирование: руководство предприятия, используя методы, предлагаемые консультантами, проводит диагностику и разрабатывает долгосрочную стратегию развития организации.

     • Договор на разовую консультацию — договор, при котором консультант отвечает на конкретный вопрос руководителя.

     В любом контракте оговариваются следующие ключевые моменты:

     1) что будет делать консультант;

     2) как он это будет делать;

     3) когда он будет это делать;

     4) что должен предоставить клиент для успешной работы консультанта (информация, помещение, оборудование и т.д.);

     5) цена.

     После подписания контракта наступает так называемая проектная стадия консалтингового процесса. Проектная стадия осуществляется уже в рамках заключенного контракта. 

 

Заключение

     Техническое задание – закон для консультанта. В процессе разработки – основной документ, которым он должен руководствоваться. Этот документ призван:

     описать цель работы. И разработчик, и заказчик должны чётко понимать, к чему они стремятся, за что один платит деньги, а другой – тратит время и напрягает мозги;

     описать задачи. Прежде чем начинать работу, необходимо прикинуть, насколько она затянется, сколько потребует ресурсов. Круг задач должен быть посильным разработчику, а заказчик должен представлять, чем разработчик будет заниматься, за что платить;

     регламентировать отношения. Один из самых важных моментов! Заказчик и исполнитель регламентируют объёмы, сроки, денежные суммы, порядок приёмки, форматы исходных и выходных данных и ещё множество условий, которые необходимо прописать во избежание конфликтных ситуаций.

     По  сути, техническое задание – договор  между исполнителем и заказчиком. Договор, естественно, должен быть в  рамках законодательства, иначе его  можно будет признать ничтожным. Стороны, создающие и подписывающие  договор (техническое задание) должны полностью осознавать все его пункты и вправе вносить любые свои требования, которые сочтут нужными. 

 

Техническое задание 

     Некоммерческая  организация Благотворительный фонд А. Хлопонина, в дальнейшем именуемый «Заказчик», в лице Генерального директора Бусовиковой Ольги Валерьевны, действующей на основании Устава, с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «КАФ Филантропи Сервисиз», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице директора Черток Марии Михайловны, действующей на основании Устава, с другой стороны, в дальнейшем совместно именуемые «Стороны», в соответствии с пунктом 1.2. Договора № 19 возмездного оказания услуг, определили следующие составляющие настоящего технического задания: