Совершенствования кадрового делопроизводства

 

 

     На предприятии  существует система профессионального  обучения, предоставляются возможности  для повышения квалификации, регулярно  проводится учеба кадрового резерва, осуществляется материальное стимулирование  лучших производственников, молодых  специалистов. 

 

     Среди  приоритетных направлений кадровой  политики ПО «Полет» – ориентация  на молодых специалистов, для  которых предприятие предоставляет:

• возможность многофункциональной профессиональной деятельности.
• возможности и условия быстрого профессионального роста (знания, умения).
• постоянное взаимодействие с опытными специалистами.
• возможность получения делового и управленческого опыта и навыков.
• возможности карьерного роста.
• стабильность положения предприятия на рынке.
• начало трудового пути с общеизвестного предприятия.
• наличие социального пакета и социальной защищенности.
• ориентированность кадровой политики на молодые кадры.
• различные виды доплат категории молодых специалистов.

     Наше предприятие  даёт направление для выпускников  школ на целевую контрактную  подготовку в ОмГТУ. Возможна оплата за счёт средств предприятия.

Работа отдела кадров достаточно крупного предприятия (в данном случае более 500 человек) связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников и многом другом.

Следовательно, можно назвать основные функции отдела кадров: учет первичных данных о работнике; учет военнообязанных работников; организация хранения данных и текущих операций по заводу; формирование БД о работниках; учет сведений по правонарушениям; учет и анализ работ по ходу деятельности работников; организация работ по персонифицируемому учету.

Документирование трудовых правоотношений – важнейшая часть работы кадровой службы. Для оперативности обработки кадровых документов используют унифицированные формы документации, разработанные на основании государственных стандартов. Следовательно, одной из наиболее важных функций отдела кадров является правильное оформление трудовых правоотношений.

    Структура отдела  кадров включает совокупность  нескольких взаимосвязанных групп, каждая из которых несет свою  специфическую нагрузку. Организационная  диаграмма отдела кадров представлена  на рис. 1.

Каждая из представленных выше групп, также выполняет определенную функцию отдела кадров, подробнее рассмотрим ниже:

Группа оформления – функциональное назначение этой группы это – учет первичных данных о работнике, сюда входит: учет паспортных данных работника; ввод личной карточки, распечатка приказов о приеме на работу; формирование и распечатка трудовых договоров; формирование списков на допуск к работе, а также списков для проведения инструктажа по технике безопасности, и формирование списков на получение медицинских страховых полисов на основе данных из личной карточки и т.д.

Военно-учетный стол (ВУС) – функциональное назначение этой группы это – учет военнообязанных работников, сюда входит: ввод данных о воинской службе и данных по спецучету; печатание писем, справок, а также списков уволенных и принятых работников для военкомата, и разные сопроводительные письма и т.д.

     Личный стол – функциональное назначение этой группы это – организация хранения данных и текущих операций по заводу, сюда входит: ввод данных об увольнении и назначении и перемещении работников; распечатка приказов соответствующего типа; формирование трудовых договоров по переводам; ввод информации по учету всех видов отпусков; формирование списка уволенных работников за определенный период по учету страховых медицинских полюсов; отчет по текучести и т.д.

      Группа ЭВМ – функциональное назначение этой группы это – формирование базы данных о работниках, сюда входит: формирование и контроль работы за общей базой данных отдела кадров; формирование и выдача разных справок по персоналу; подготовка аналитических данных; получение стандартных форм отчетности; составление произвольных форм в запросном режиме; подготовка файлов по анкетным данным для сдачи в Пенсионный фонд и т.д.

     Трудовая дисциплина – функциональное назначение этой группы это – учет  сведений по правонарушениям, сюда входит: формирование списков, подаваемых в первый отдел на рассмотрение; учет правонарушений работников; учет задержаний на проходных работников и т.д.

      Группа ИТР – функциональное назначение этой группы это – учет и анализ работ по ходу деятельности работников, сюда входит: ввод данных об аттестациях, резервов и наградах работников; учет вакансий согласно штатному расписанию; планирование потребности; расширение информации по резерву; формирование справок о персонале и т.д.

      Пенсионная группа – функциональное назначение этой группы это – организация работ по персонифицируемому учету, сюда входит: ввод данных по льготам работников; подготовка данных в Пенсионный фонд (ввод анкетных данных, обмен страховых свидетельств, данные на дубликаты и т.п.). [23]

      Отдел кадров  является самостоятельным структурным  подразделением ПО «Полет», подчиненным  непосредственно начальнику службы  управления персоналом. В своей  работе ПО «Полет» руководствуется  трудовым законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями по предприятию.

     ПО «Полет» возглавляет  начальник отдела, которого назначает  и увольняет Генеральный директор  предприятия.     ПО «Полет»  имеет бланки удостоверений, свидетельств, сертификатов, заявлений, договоров, справок.

     Основные  задачи отдела кадров ПО «Полет»:

     1)  Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановки кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильное использования работников в подразделениях предприятия.

     2)  Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами руководителей, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

     3)  Организует медицинский осмотр и ознакомление вновь поступающих работников с правилами внутреннего трудового распорядка, осуществляет необходимый инструктаж через существующие подразделения предприятия.

     4) Выдает работникам характеристики в ВУЗы, техникумы, райвоенкоматы, суды, органы МВД и т.д.

     5) Подбирает руководящих, инженерно-технических работников и служащих на должности номенклатуры Генерального директора и оформляет на них необходимые документы.

     6) Изучает деловые качества ИТР, служащих и на основе чего вносит предложения руководству предприятия о выдвижении, создает резерв для выдвижения на руководящую работу. Осуществляет по указанию Генерального директора и начальника службы управления персоналом замещение вакантных должностей руководителей, перемещение ИТР, служащих и рабочих.

     7) Заключает договора на потребное количество специалистов, окончивших ОмГТУ.

     8) Ведет учет специалистов с высшим и среднетехническим, среднеспециальным образованием, научных работников.

     9) Оформляет необходимые материалы для привлечения к ответственности нарушителей трудовой дисциплины.

     10) Организует табельный  учет и обязательное медицинское  страхование на предприятии.

     11) Ведет учет военнообязанных, призывников, осуществляет бронирование работников предприятия.

     12) Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию и ведению персонифицированного учета в системе Государственного пенсионного страхования.

 

 

 

 

 

2.2. Анализ кадрового делопроизводства на предприятии ООО «Полет»

 

 

 

 

    Прохождение преддипломной  практики в ООО «Полет» дало возможность изучить основные направления деятельности кадрового делопроизводства «изнутри» и проанализировать ее особенности.

     На предприятии ООО  «Полет» используется традиционна система ведения кадрового делопроизводства, то есть все документы оформляются в ручную и хранятся в архиве

           В рассматриваемом предприятии принята Инструкция по кадровому делопроизводству от 01. 09. 2009 г., которая устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в ПО «Полет» и направлена на совершенствование кадровой работы на предприятии. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

     Ответственность за  организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил  и порядка работы с кадровыми  документами в ПО «Полет» возлагаются на начальника отдела кадров. Он несет персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают директору. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства ПО «Полет» определяются должностными инструкциями.

     В соответствии с  действующим законодательством  в По «Полет» создаются следующие кадровые документы:

     - приказы (распоряжения);

     - инструкции;

     - договоры (контракты);

     - акты;

     - протоколы;

     - письма;

     - должностные инструкции;

     - документы по личному  составу;

     - другие документы.

     Кадровые документы  ПО «Полет» должны быть предельно  краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие  различных толкований, отредактированы.

     Ответственность за  качество подготовки документов  и достоверность содержащихся  в них сведений возлагается  на лиц, подготовивших, завизировавших  и подписавших такие документы.

     Все виды организационно - распорядительных документов в  Обществе печатаются на бланках  установленного государственного  образца либо на общем бланке  ПО «Полет».

     Датой документа является  дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом  ПО «Полет», - дата его принятия; для утверждаемого документа  ПО «Полет» - дата утверждения. Для  документов, составленных совместно  с несколькими организациями, датой  документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т. п.).

     Кадровые документы  подписываются директором, или лицом, исполняющим его обязанности.

     На документах, требующих  особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

     Оформление на работу производится на основании "приказа о приеме" на работу. Поступающие на предприятие предъявляют в отдел кадров паспорт, трудовую книжку, диплом или удостоверение /справку об образовании/ и военный билет. Лица, поступающие на работу впервые и не имеющие трудовой книжки, предъявляют справку о своем последнем занятии. Инспектор отдела кадров на основании заявления заполняет на принимаемого "приказ о приеме" на работу /форма Т-1/ и две личные карточки: одну для отдела кадров, другую для цеха по форме Т-2. Инспектор отдела кадров после приема на работу и отметки о прохождении инструктажей вызывает начальника цеха. Начальник цеха в "приказе о приеме" дает заключение о возможности приема, указывает должность и ее шифр, на которую может быть принято лицо, оформляющееся на работу, на какой оклад и по какому разряду с указанием вида тарифной ставки и формы заработной платы.

     Лицу, не имеющему специальности, в "приказе о приеме" на строке "профессия (должность)" указывается участок, на котором он будет работать. Затем лицо, оформляемое на работу, учитывают в отделе технического обучения и в "приказе о приеме" по строке "разряд (оклад)" проставляется размер оплаты в период освоения выбранной специальности в соответствие с действующим законодательством. Отдел кадров на основании "Приказа о приеме" делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке работника и дает учетную карточку на постоянный пропуск.

     Инспектор отдела  кадров на основании "Приказа  о приеме" делает отметки в  личной карточке /форма Т-2/, заполняет  алфавитную карточку по форме  Т-4, направляет личную карточку  Т-2 в отдел и перекладывают  ее из раздела оформляемых  в основную картотеку, а расчетный  отдел бухгалтерии открывает  на работника лицевой счет.