Совершенствования кадрового делопроизводства

     Личная карточка работающего. Основным документом учета личного состава является личная карточка работающего – ЛКР (форма Т-2), заполняемая на каждого работника предприятия. Учет личного состав осуществляется в картотеке ЛКР и картотеке вспомогательных алфавитных карточек, необходимых для быстрейшего отыскания в картотеке ЛКР нужных карточек.

     Личная карточка работающего /по форме Т-2/ заполняется на  основании приказа о приеме  и соответствующих документов /паспорта, трудовой книжки, диплома или  удостоверения и т.п./, предъявляемых  поступающим при оформлении на работу на предприятие.

     Правила подготовки  и оформления кадровых документов.

     Приказом (распоряжением) оформляется решения нормативного  характера по кадровым вопросам  внутренней работы ПО «Полет». Приказ (распоряжение) оформляется  на бланке ПО «Полет» или  на бланке унифицированной формы. Приказ подписывается директором  ПО «Полет» или уполномоченным  им лицом.

     Акт - документ, составленный  несколькими должностными лицами  и подтверждающий факты, события (акт приема - передачи трудовой  книжки), происходящие в обществе. Акт оформляется на общем бланке  ПО «Полет». Акт подписывается членами комиссии по актированию и утверждается директором по персоналу ПО «Полет».

     Должностная инструкция - нормативный документ, в котором  определены функции, права и обязанности  работника ПО «Полет». На основании  должностной инструкции разрабатывается  трудовой договор с работником  ПО «Полет».

     Должностная инструкция  должна содержать следующие разделы:

     - общие положения;

     - функции;

     - должностные обязанности;

     - права;

     - ответственность.

     Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы  трудовой деятельности работников  ПО « Полет», называется документацией  по личному составу. К таким  документам относятся:

     - трудовые договоры;

     - приказы по личному  составу;

     - трудовые книжки;

     - личные карточки  формы Т-2;

     - личные дела;

     - лицевые счета по  заработной плате.

     Приказы по личному  составу ПО «Полет» оформляются, в соответствии с Постановлением  Госкомстата России от 05. 01. 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты», на бланках унифицированных форм  первичной учетной документации  по учету кадров. Приказы по  личному составу - это распорядительные  документы, издаваемые директором  в соответствии с          Уставом, по вопросам регулирования  трудовых правоотношений сотрудников  с ПО «Полет».

     Вся поступающая в ПО «Полет» корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов. Вся отправляемая ПО «Полет» корреспонденция регистрируется в журнале исходящих документов.

      Перечень основных управленческих документов, используемых в ходе деятельности предприятия показаны в таблице 1.

     С помощью  документов Общего отдела осуществляется обеспечение управления в ПО «Полет».

     Рациональность является  элементом осуществления работ  с документами в  ПО «Полет» и определяется скоростью исполнения и перемещения документов и уровнем обеспечения руководителей предприятия документационной информацией.

     Нужно сказать, что  в основном правильная организация  работы с документами зависит  от четкого разделения функций  и исходящих из них обязанностей  работников предприятия. Когда работник  точно осведомлен о своих обязанностях, то это способствует повышению его ответственности и в это же время делает невозможным повторение операций при работе с документами.

     В кадровом делопроизводстве  хранению документов уделяется  особое внимание, что обуславливается  важностью заключенной в них  информации и передачей на  дальнейшее хранение.

    Кроме того весь процесс  кадрового делопроизводства учитывает  вопрос защиты персональных данных  работников. Сотрудники отдела кадров  непосредственно связаны в своей  работе с подобного рода информацией, что требует от них компетенции  в вопросах законодательства  и, конечно же, аккуратного и точного  ведения делопроизводства.

.

 

 

2.3. Анализ выявления недостатков  кадрового делопроизводства в  организации

 

 

    Ранее мы провели анализ кадрового делопроизводства  ООО «Полет».Этот факт позволяет нам сделать определенные выводы относительно структуры кадрового делопроизводства и его недостатков.

   Основной проблемой  ведения кадрового делопроизводства  ООО «Полет» является то что все документы ведется в письменном виде, что ведет к тому что:

    - затрачивается  много времени, что приводит к  тому что работник не может сразу приступить к работе, а ждет когда он будет полностью оформлен на работу, что приводит непосредственно к тому  что  затрудняется производство предприятия и влекут за собой убытки предприятия.

     Например: на  предприятия ООО «Полет» нужен  инженер по воду в эксплотацию готовой продукции. На оформления этого работника уйдет 7 рабочих дней, за это время произойдет непосредственно сбой в выполнении работы. Так как  инженер по воду в эксплотацию готовой продукции проверяет готовую продукцию и отправляет её заказчику. Из-за чего заказчик получит не вовремя продукцию .что приведет к потери прибыли.

     На предприятии ООО «Полет» работает система электронного пропуска, без него работник не попадёт на предприятия. А что бы получить электронный пропуск работник должен быть официально оформлен.

     - бумаги занимают  много места, что приводит к  затруднению хранения документов;

     - на поиск  нужной бумаги уходит много  времени;

     - часто возникают  проблемы с утерей документов;

     - часто допускаются  ошибки;

     - в процессе  ведения кадрового делопроизводства  задействовано много работников ,что приводит к потери прибыли.

    Из всего этого  можно сделать следующие вывод, что предприятию срочно требуется меры по совершенствованию ведения кадрового делопроизводства, что бы предприятия не понесло убытки.  

     В следующей  главе мы покажем меры которые мы разработали по совершенствованию кадрового делопроизводства.

     Выводы :

     Во 2 главе мы рассмотрели предприятия ООО «Полет».Дали ему общею характеристику, рассмотрели кадровое делопроизводства и выявили его основные проблемы.

     На предприятии ООО  «Полет» используется традиционна система ведения кадрового делопроизводства, то есть все документы оформляются в ручную и хранятся в архиве

     Основные проблемы  кадрового делопроизводства на  предприятии ООО «Полет»:

    - затрачивается  много времени, что приводит к  тому что работник не может сразу приступить к работе, а ждет когда он будет полностью оформлен на работу, что приводит непосредственно к тому  что  затрудняется производство предприятия и влекут за собой убытки предприятия.

     - бумаги занимают  много места, что приводит к  затруднению хранения документов;

     - на поиск  нужной бумаги уходит много  времени;

     - часто возникают  проблемы с утерей документов;

     - часто допускаются  ошибки;

     - в процессе  ведения кадрового делопроизводства  задействовано много работников ,что приводит к потери прибыли.

 

 

3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ПОЛЕТ»

3.1 Предложения по  совершенствованию кадрового делопроизводства 

 

 

 

    В настоящее  время на большинстве предприятий  документооборот пока остается  в привычной, традиционной бумажной форме, несмотря на то, что многие компании стараются автоматизировать если не весь документооборот, то хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология имеет ряд существенных преимуществ.

    Рассмотрим вероятные  пути ответов очерченных задач назначения повышения производительности документооборота компании.

    Отмеченные недочеты  в обороте документов имеют  все шансы быть устранены путем абсолютной автоматизации документирования работы предприятия. При этом, как уже рассказывалось раньше, можно ввести "1С: Система электронного оборота документов "Управление делами", что разрешит вести отдельно регистрацию бумаг личного состава и указов по основной работе, при чем каждому виду документов будет присваиваться собственная нумерация. Не считая того, подготовка и оформление документов будет протекать без ошибок и значительно быстрее.

     Электронный документооборот – это единый механизм движения документов, созданных с помощью компьютерных средств, как правило, подписанных электронной цифровой подписью, а также способ обработки этих документов с помощь различных электронных носителей.

     Во-первых, это прозрачность бизнес-процессов. Контроль над исполнением, получением, созданием и, вообще, существованием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что позволяет следить за бизнес-процессами руководству и линейным руководителям.

     Также несомненным  преимуществом электронного документооборота  является повышение исполнительской функции. По статистике достаточно  большой процент поручений не выполняется работниками. В системе электронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие процессы, скорость и качество выполнения, а, главное, результат работы.

     Сокращение времени на обработку и исполнение самих документов. Электронный документооборот обеспечивает более быстрое создание, поиск, обработку и рассылку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов и реестров, что позволяет оперативно и качественно выполнять работу и, в конечном итоге, оптимизировать бизнес-процессы.

Внедрение системы электронного документооборота также позволяет повысить уровень конфиденциальности. Каждый участник получает именно ту степень доступа к документам компании, которая соответствует его полномочиям: чтение, редактирование документа, либо полные права. Все действия протоколируются в компьютерной системе, поэтому в любой момент можно посмотреть, кто работал с данными, вносил изменения в них.

     Вообще, проблема конфиденциальности  стоит очень остро. Утрата некоторых  документов компании может повлечь  за собой миллионные убытки. Ведь  бумажные документы можно без  проблем изъять из папки и  всю информацию передать на  сторону. При внедрении в компанию  системы электронного документооборота  полностью исключить утечку информации, конечно, не удастся, однако всегда  можно посмотреть, кто из сотрудников, когда, в какой момент и каким  образом пользовался этими документами.

     Электронный документооборот  позволяет оптимизировать процесс обучения новых сотрудников и внедрение новых процессов в компанию. Внедрение новых инструкций и положений при электронном документообороте происходит значительно быстрее, нежели информирование каждого сотрудника по-отдельности и ознакомление его с бумажными документами.

     Электронный документооборот повышает корпоративную культуру. Все структуры компании работают в едином информационном пространстве, что позволяет практически каждого сотрудника вовлечь в корпоративные процессы.

     Существование электронного  документооборота на предприятии  позволяет  быстрее адаптироваться к изменениям на рынке международных стандартов. При возникновении новых стандартов компания, работающая в системе электронного документооборота, может изменить свои документы под новый шаблон, что повышает уровень конкурентоспособности на рынке.

     Однако преимущества  электронного документооборота  настолько очевидны, что сегодня  сложно представить себе кадровую  службу, ведущую документооборот  исключительно в бумажной форме.

     Электронный документооборот  входит в трудовые отношения  и на законодательном уровне. Весной 2013 года Трудовой кодекс  РФ был дополнен главой «Особенности  регулирования труда дистанционных  работников». 

 

 

 

3.2 Мероприятия по устранению  выявленных недостатков в организации  кадрового делопроизводства 

 

 

 

     Для увеличения производительности оборота документов компании и ликвидации выявленных недочетов нами разработаны последующие мероприятия.

    Вод в систему кадрового  делопроизводства программы «1С: Система электронного оборота документов "Управление делами":

    Высоко-функциональные возможности системы "1С: Система электронного оборота документов "Управление делами":

- управление процессами бизнеса  предприятия (BPM);

- внутренний оборот документов  предприятия;

- управление связями с контрагентами (CRM);

- другие возможности.

    Рассмотрим практическое  применение этой программы.

    Если раньше на обработку  данных уходила 7 дней то теперь это время мы максимально у меньшим. Ведь электронный оборот делает всё автоматически ,где то на оформления одного работника уйдет 2 дня. В первый день его ведут в базу где автоматически будет заведена на него личная карточка со всеми отметками и отправлена начальнику отдела для создания приказа и в цех где будет заказан электронный пропуск. На 2 день будет подписан у же приказ и сделан электронный пропуск. И работник смело может приступать к работе у же через 2 дня.