Совершенствование структуры управления предприятием

 
 
 

                                                          Р   

            

        Материалы,  строительные услуги

                                                

                                                 Транспортные услуги 

            Рис 2.1 Структура  управления холдингом. 

Меню  торжественных мероприятий оговаривается отдельно и практически целиком определяется желанием клиентов. Часть блюд и продуктов закупается и подается в готовом виде или после подогрева, часть готовится на кухне заведения.

Оказываемые услуги определяют структуру управления предприятием. Другим фактором повлиявшим на управленческую структуру было понимание миссии предприятия. Руководитель предприятия понимает его миссию следующим образом:

1) Получение прибыли через качественное предоставление услуг клиентам.

2) Миссия предприятия в том, чтобы «скрасить досуг людей, живущих в селе».

Следует отметить, что уже на уровне миссии предприятия заложены определённые противоречия: предоставление полноценного отдыха по приемлемой цене для клиентов может привести к убыточности в работе предприятия, стремление к прибыльности, в том числе за счет снижения затрат, может привести к снижению качества обслуживания, снижению качества отдыха.

      Указанный комплекс факторов привел к формированию такой структуры линейной структуры  управления ООО «Мечта» (см. рис. 2.2). Следует добавить, что должность администратора, бухгалтера и экспедитора исполняет одни человек. Это сделано из-за стремления минимизировать расходы общества. Однако, совмещать три различных функции в одном лице достаточно трудно. На наш взгляд необходимо разделить три функции, бухгалтер должна заниматься непосредственно бухгалтерией, а функции администратора и экспедитора возможно совмещать в одном лице. Это одно из предложений по развитию системы управление обществом, о котором будет сказано ниже.

 
 
 
 

Рис. 2.2 Структура управления ООО «Мечта»

      Под указанный комплекс услуг было приобретено  и установлено оборудование (электроплита, жарочный шкаф, электрический чайник и. т.д.), общей стоимостью свыше 40 тысяч рублей.

Внутренние взаимодействия выстроены таким образом, чтобы максимально (при выполнении ограничений о которых   было сказано выше) быстро и качественно выполнять заказы клиентов и удовлетворять требованиям контролирующих органов, расплачиваться с монополистами.

В качестве примера можно привести информационную цепочку работы с клиентом заказывающим небольшое мероприятия (день рождения, свадьба, юбилейные торжества у какой-либо фирмы и некоторые другие массовые мероприятия, заказ на которые поступает за несколько дней до самого мероприятия).

Внешние связи ООО «Мечта» представлены на рисунке 2.3

 

       Монопольные поставщики                   Контролирующие органы

       воды, тепла, электроэнергии 

 

 
 
 

Рис. 2.3 Внешние связи ООО «Мечта»

 

      Клиента встречает официант. Он знает, какой имеется базовый набор блюд, напитков, что может приготовить дополнительно производственный отдел. В ходе переговоров стороны согласуют список блюд и напитков. Официант ставит в известность своего непосредственного руководителя - бармена и администратора о поступившем заказе, а также, повара - руководителя производственного отдела. Администратор (иногда бармен) ставит задачу перед руководителем производственного отдела, вместе сверяют наличие продуктов, напитков и сроки поставки тех, что отсутствуют. Эта полученная от администратора информация является для повара фактически приказом к исполнению. В дальнейшем информацию о потребности клиента повар может уточнить у официанта, но для этого уже не потребуется дополнительного распоряжения администратора или директора Обмен устанавливается на горизонтальном уровне: клиент - официант - повар -экспедитор - поставщик требуемого продукта (напитка).

      Одновременно  администратор ставит в известность  директора о мероприятии, и уже как бухгалтер готовит платежные поручения для оплаты закупаемых продуктов и напитков. Директор ставит задачу перед охраной, даёт распоряжение на проведение оплаты продуктов, напитков.

При работе с текущими клиентами. Информационные связи упрощаются. Они имеют горизонтальный характер: посетитель заказывает имеющиеся в наличии блюда и напитки у официанта или бармена, заказ исполняется из продуктов и напитков в баре, горячие блюда и некоторые закуски заказываются в производственном отделе. При этом бармен контролирует качество и своевременность исполнения заказов официантом. Официант при необходимости может дать команду охране на удалении из бара слишком расшумевшегося посетителя, или по «тревожной» кнопке вызвать милицию. Сложившаяся система управления близко напоминает линейно-функциональную с присущими для неё достоинствами и недостатками. Она нацелена на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Все службы имеют в своём составе специалистов высокой квалификации, выполняющих в зависимости от возложенных на них задач конкретные виды деятельности. Некоторые присущие этой структуре управление в ООО «Мечта» такие как: длительная процедура принятия решений, возникновение конфликтов из-за несогласия с директивами, так как каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место, практически отсутствуют. Это связано с тем, что коллектив ООО «Мечта» небольшой, все структурные элементы управления прозрачны и легко взаимодействуют друг с другом..

 

      2.3 Исследование и проектирование функций управления

Исследование  и проектирование функций управления является наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях переходного  периода, так как любое их изменение  приводит к изменению структуры  управления. Выделение функций управления вызвано ещё и многообразием управленческой деятельности, то есть процессами принятия решения. Поскольку каждая отдельная функция характеризует специфическую управленческую деятельность, то совокупность таких функций позволяет формировать конкретную систему управления. На современном этапе у учёных нет единого мнения о трактовке и содержании функций управление.

 Функция  управления - это однородный вид  деятельности, объективно необходимый для реализации целей функционирования и выделенный по определенному признаку. Выделяются общие и специфические функции управления

К общим  функциям управления относятся: планирование, организация, регулирование, контроль, учёт, т.е. те функции, которые характеризуют процесс управления.

К специфическим функциям относят управление:

-  основными  производственными процессами;

- вспомогательными  и обслуживающими процессами;

- оперативное  (производством);

- технической  подготовкой производства;

-  сбытом  продукции и др.

Поскольку для ООО «Мечта» главные количественно сформулированные цели: увеличение числа клиентов, желающих получить полноценный отдых в кафе и прибыльности предприятия. То для реализации этих целей необходимо удовлетворять требованиям клиентов.

Отсюда  выстраиваются следующие цепочки:

 

Для обеспечения  кафе продуктами и напитками выполняются  следующие действия:

Взаимодействие  с предприятиями поставляющими электроэнергию, воду, тепло, контролирующими организациями при необходим осуществляет директор, с налоговой инспекцией -бухгалтер. Платежи в эти инстанции готовит бухгалтер по распоряжению директора и под его контролем, за его первой подписью.

Анализ  этих управленческих функций показывает:

1. Явную перегруженность администратора.

2.  Отсутствует отдел (или физическое лицо)    планомерно работающее с клиентами, изучающие их потребности, вкусы, планирующие какие-либо мероприятия. Официанты заняты текущей работой по обслуживанию клиентов. Администратор и так перегружен. В функции бармена это не входит.