Реинжениринг бизнес-процессов

• участники процесса: сами сотрудники, руководитель проекта, начальник по производству, главный бухгалтер;
• формы документов:

 

 

Вход - отчет о проделанной работе сотрудника.

Выход - компилированный отчет, ведомость о начислении зарплаты, приказ о начисление заработной платы работниками, ведомость на выдачу зарплаты. 

 

Измерение выполнения бизнес-процесса

Измерители процесса:

1. продолжительность бизнес-процесса с момента подачи отчета о проделанной работе и до момента выхода приказа о начислении зарплаты.
2. количество исправлений, уточнений и подтверждений со стороны руководителя проекта
3. количество исправлений, уточнений и подтверждений со стороны начальника по производству.
4. количество уточнений со стороны главного бухгалтера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 Слабые  стороны БП «Учёт рабочего  времени»:

• несвоевременное представление или непредставление информации вследствие низкого уровня коммуникаций сотрудников;
• низкая скорость передачи информации между участниками БП;
• наличие большого количества бюрократических процедур при согласовании и утверждении отчета по данному БП;
• большой объем информации, требующий быстрого анализа;
• низкий уровень контроля над проведением корректирующих и предупреждающих мероприятий со стороны управленческого аппарата.

 

Сильные стороны «Учёт рабочего времени»:

• наличие электронного обмена информацией между участниками БП;
• проведение корректирующих мероприятий способствует повышению эффективности работы проверяемого подразделения, а в целом и всего предприятия.

Наличие слабых сторон БП, ведет к увеличению времени проведения проверки и как следствие к увеличению времени реакции подразделения на возникшую проблему его функционирования, а именно задерживается процесс принятия и проведения корректирующих мероприятий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Описание  существующего бизнес-процесса

 

В начале каждой недели начальник по производству даёт распоряжение руководителям отделов и рабочих групп составить групповые отчёты. Руководители в свою очередь доводят распоряжение до работников. Они составляют свои отчёты, каждый по своему, и отправляют начальнику отдела/группы.

Потом все групповые отчёты отправляются начальнику по производству. Тот их собирает в один файл и ещё раз перепроверяет. Получается единый отчёт.

В конце месяца ещё 2 шага выполняются - в бухгалтерии на основе этих отчётов начисляют зарплату .

Описание существующего бизнес-процесса                     

Таблица 2         

№	Операция бизнес-процесса	Ответственный
1	Составление еженедельных персональных отчетов о проделанных работах	Руководитель проекта
2	Проверка, корректировка персональных отчетов, компиляция групповых отчётов	Руководитель проекта
3	Проверка и компиляция групповых отчётов в единый отчёт за неделю	Начальник по производству
4	Обработка отчета и расчет зарплаты сотрудникам	Бухгалтер

 

 

8 Анализ  добавленной стоимости

 

1 категория (субпроцессы, добавляющие реальную  ценность)

• Создание персонального отчёта работником
• Компиляция персональных отчётов в групповой отчёт
• Составление единого отчёта
• Обработка отчёта
• Начисление зарплаты

2 категория (субпроцессы, добавляющие организационную  ценность)

• Создание приказа на формирование отчёта
• Инициализация создания персональных отчётов членов команды
• Проверка корректности персональных отчётов

3 категория (субпроцессы, не добавляющие никакой  ценности)

• Финальная проверка отчёта

 

По результатам анализа видно, что субпроцесс «Финальная проверка отчёта» является  бюрократическим, избыточным и практически не несёт никакой организационной или реальной ценности.

Метод анализа длительности цикла

 

Одной из универсальных оценок эффективности функционирования бизнес – процесса является показатель длительности цикла.

Длительность субпроцессов 

 

 

 

 

 

Таблица 3

 

Субпроцесс	Начало	Длительность (ч)	Окончание
Создание приказа на формирование отчёта	5.10.2014 8:00	0.5	5.10.2014 8:30
Инициализация создания персональных отчётов членов команды	5.10.2014 8:30	1	5.10.2014 9:30
Создание персонального отчёта работником	5.10.2014 10:00	2	5.10.2014 11:30
Проверка корректности персональных отчётов	5.10.2014 14:00	1	5.10.2014 15:00
Компиляция персональных отчётов в групповой отчёт	5.10.2014 15:00	2,5	5.10.2014 17:00
Составление единого отчёта	5.10.2014 17:00	1,5	5.10.2014 18:00
Финальная проверка отчёта	6.10.2014 8:00	4	6.10.2014 12:00

 

Метод анализа длительности цикла показал время выполнения всего бизнес-процесса и в частности каждого субпроцесса. Длительность выполнения БП до реинжиниринга составила 12,5 часов. Не все субпроцессы выполняются последовательно, так как они проходят не в один рабочий день. Так же в данный анализ не были включены субпроцессы выполняемые бухгалтером, т.к. они выполняются раз в месяц.

 

9. Проведение  реинжиниринга бизнес-процесса

 

В результате проведенного анализа бизнес-процесса «Учёт рабочего времени» были выявлены основные направления в изменении функционирования всего бизнес-процесса.

В результате был введен специальный сервис - служба учёта рабочего времени (СУРВ). Он ставится на сервер, его обслуживает системный администратор.

Теперь сотрудники составляют свои отчёты не в свободной форме, а заполняют специальный шаблон в программе Excel. Затем заходят на сервер и загружают отчёт в СУРВ. Каждый работник имеет доступ только к своим данным.

СУРВ проверяет отчёт на корректность (соответствует ли количество часов в отчёте ставке работника и т.д.). Если в отчете есть какая-то ошибка, то он бракуется, и работник должен его исправить.

На заполнение  отчётов работникам даётся время до дня выдачи зарплаты. То есть специального приказа не требуется. В конце этого дня руководители отделов проверяют, все ли их подчинённые заполнили отчёты.

На следующий день директор по производству просто делает в СУРВ запрос, и он сам формирует единый отчёт за указанный период.

Таким образом, ответственность за создание отчёта была смещена с начальников на самого работника.

Кроме того была автоматизирована проверка на ошибки, так что начальникам и директору по производству нет нужды тратить время на это.

Компиляция отдельных отчётов в один единый тоже была убрана (автоматизирована).

Блок работы бухгалтера по выдачи зарплаты не был изменен, так как занимал немного времени и был достаточно автоматизирован до реинжиниринга.

Проведя все вышеперечисленные изменения, структурный анализ бизнес-процесса «Учёт рабочего времени» будет выглядеть следующим образом.

 

Описание бизнес-процесса после реинжиниринга

Таблица 4

№	Операция бизнес-процесса	Ответственный
1	Составление еженедельных отчетов	Сотрудник
2	Проверка все ли сдали	Руководитель проекта
3	Запрос единого отчёта из СУРВ	Начальник по производству
4	Обработка отчета и расчет зарплаты сотрудникам	Бухгалтер

 

Структурный анализ БП  после проведения реинжиниринга

 

Схема бизнес-процесса «Учёт рабочего времени» (рис. 2)

 

 

Длительность субпроцессов после реинжиниринга

Таблица 5

Субпроцесс	Начало	Длительность, ч.	Окончание
Инициализация создания персональных отчётов членов команды	5.10.2014 8:00	1	5.10.2014 9:00
Создание персонального отчёта работником	5.10.2014 9:00	1:00	5.10.2014 10:00
Проверка сдачи отчетов	5.10.2014 10:00	0:10	5.10.2014 10:10
Составление единого отчёта	5.10.2014 10:10	0:10	5.10.2014 10:20

 

Таким образом, общее время субпроцесса уменьшилось до 2 ч. 20 мин.

 

 

Схема субпроцесса «Создание командного отчёта» (рис. 3)

 

 

 

 

Заключение

После проведения процедуры реинжиниринга время выполнения бизнес-процесса сократилось и составляет 2 ч. 20 мин. Таким образом, длительность выполнения БП сократилась на 10 ч. 10 мин. При этом система СУРВ позволит исключить задержки при выполнении процедур, связанных с оформлением, согласованием и устранением ошибок, а также наличие данной системы позволяет простым работникам ознакомиться с планом и программой проверки в электронном виде. 

Что касается эффективности функционирования бизнес-процесса, то данный показатель нельзя выразить в однозначном числовом эквиваленте. Улучшения в работе БП, полученные в ходе его реинжиниринга, влекут за собой общие улучшения в функционировании подразделений предприятия, сократит время.

Комплекс затрат, связанных с процессом реинжиниринга, состоит из временных затрат  на внедрение и собственную разработку СУРВ.