Предложения по совершенствованию архивной службы города Кемерово

Оглавление:

	Введение	3
Глава 1.	Теоретические аспекты оценки состояния Государственного архива Кемеровской области	5
1.1.	Цели, задачи, основные принципы деятельности Государственного архива Кемеровской области	5
1.2.	Анализ законодательства в сфере обеспечения сохранности архивных документов	10
1.3.	Основные нормы Федерального закона РФ «Об архивном деле в Российской Федерации»	15
Глава 2.	Организационно – экономическая деятельность Государственного архива Кемеровской области	18
2.1.	История образования и развития Государственного архива Кемеровской области	18
2.2.	Современная структура Государственного архива Кемеровской области	23
2.3.	Характеристика состава документов	26
Глава 3.	Предложения по совершенствованию архивной службы города Кемерово	29
3.1.	Постановка и решение вопроса о создании в городе Кемерово   дополнительного архивохранилища	29
3.2.	Проект структуры и штатного расписания дополнительного архивохранилища	31
	Выводы и предложения	35
	Библиография	37

 

Введение

В системе органов государственного и муниципального управления важную роль играют архивные органы, призванные обеспечивать организацию делопроизводства и ведомственной архивной службы.

Федеральная архивная служба России за последние годы заметно усилила внимание к деятельности местных архивных органов и учреждений, существенно обновляется правовая и нормативная база, налаживается взаимодействие с федеральными органами управления по улучшению ведомственных архивов и делопроизводственных служб.

В первой половине 90 – х годов XX века архивная служба пережила период реформ, одновременно шел процесс разрушения сложившихся связей, резко упала культура делопроизводства, ведомственные архивы ослабили свою работу. В условиях обвальной приватизации, реструктуризации неизбежно часть документов гибла, часть их просто уничтожали, многие оказались бесхозными.

Особенно большой урон нанесен документам по личному составу, что сказывается на исполнении социально – правовых запросов и наносит ущерб интересам граждан. В полной мере оценить масштабы и последствия утраты документов мы сможем только спустя много лет.

Государственный архив Кемеровской области за последние годы заметно активизировал свою работу, об его деятельности знает все большее число жителей, ведется работа по пропаганде документальных богатств.

Архивисты занимают активную позицию в изучении прошлого, восстановление исторической памяти, сохранение и приумножение документальных материалов.

За последние годы произошло значительное обновление состава коллектива, пришла хорошо подготовленная молодежь, способная в новых условиях заметно поднять авторитет профессии, профессиональный уровень в архивном деле.

Цель работы Государственного архива Кемеровской области - обеспечить вечное хранение уникальных документов, запечатлевших историю нашего края, и предоставить каждому, кто в этом заинтересован, возможность воспользоваться ретроспективной информацией по политическим, экономическим, общественным, культурным аспектам российской истории XVIII-XXI вв.

Актуальность темы обуславливается важностью архивной деятельности. На данный момент в городе Кемерово возникла проблема, требующая решения: Государственный архив Кемеровской области почти полностью заполнен документами, существующие площади архивохранилищ в скором времени не позволят принимать на хранение новые документы. Многие организации, пользуясь бесконтрольностью ситуации, уничтожают документы, не передав их на хранение, а в каждом деле - сотни тысяч судеб граждан и не только нашего города. 

Объект курсовой работы:  Государственное казенное учреждение «Государственный архив Кемеровской области ».

Цель курсовой работы: разработать ряд мероприятий, направленных на развитие Государственного казенного учреждения «Государственный архив Кемеровской области »

Задачи курсовой работы:

• рассмотреть теоретические аспекты функционирования Государственного Архива Кемеровской области;
• дать анализ деятельности Государственного Архива Кемеровской области;
• Разработать мероприятия по улучшению деятельности Государственного Архива Кемеровской области.

 

Глава1. Теоретические аспекты оценки состояния Государственного архива Кемеровской области

 

1.1.  Цели, задачи, основные принципы деятельности Государственного архива Кемеровской области

     

              Государственный архив Кемеровской области (официально принятое сокращение - ГАКО)

       Государственный архив Кемеровской области в своей деятельности   определяет следующие цели:

1. Формирование архивного фонда   Российской Федерации;

2. Создание оптимальных условий  для комплектования, хранения, учета и использования документов, находящихся в государственной собственности Кемеровской области;

3. Выполнение основных направлений  развития архивного дела в  Кемеровской области;

4. Совершенствование деятельности  Государственного архива Кемеровской  области, как архивного учреждения.

       К задачам Государственного архива Кемеровской области, актуальным на протяжении всего периода его деятельности, относятся:

1. Обеспечение сохранности и  государственный учет документов  архивного фонда Кемеровской  области, хранящихся в ГАКО.

2. Комплектование фондов документами, отнесенными к архивному фонду  Кемеровской области.

3. Информационное обеспечение органов  государственной власти, государственных  учреждений и других потребителей, использование и публикация документов, создание информационно – поисковых систем.

4. Ведение научно – исследовательской  и методической работы в области  архивоведения, документоведения и археографии.

             Основные принципы, которыми руководствуется  Государственный архив Кемеровской области в своей деятельности:

1. Соблюдение «Закона об архивном деле в Российской Федерации» и административных регламентов  по предоставлению архивной информации юридическим и физическим лицам, как государственной услуги;
2. Ответственность за организацию работы по предоставлению архивной информации и развитие архивного дела в области;
3. Взаимодействие с органами государственной власти и местного самоуправления по созданию и развитию нормативно – правовой базы деятельности архивных органов и учреждений;
4. Достижение качественного уровня государственного учета и хранения документов архивного фонда Российской Федерации;
5. Взаимодействие сотрудничества с государственными и муниципальными архивами Кемеровской области и Российской Федерации;
6. Обеспечение организационно – методической помощи организациям – источникам комплектования, осуществление контроля за состоянием делопроизводства и архивов в организациях.

Функции ГАКО:

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

- Осуществляет мероприятия по  оказанию помощи органам государственной власти, государственным организациям, образовательным и научным учреждениям в развитии исторического краеведения, областной и городской геральдики и символики, генеалогии и других вспомогательных и исторических дисциплин.

- Периодически представляет в каталог архивного управления Кемеровской области необходимые сведения об изменениях в составе и объеме фондов ГАКО для государственного учета документов архивного фонда Кемеровской области.

- Осуществляет мероприятия по  улучшению физического состояния документов, проводит их реставрацию, консервацию, страховое копирование, а также ведет выявление и учет особо ценных документов.

- Разрабатывает, в установленном  порядке ведет списки государственных  организаций и иных собственников, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в ГАКО, организует отбор и осуществляет прием документов на постоянное хранение.

- Принимает в установленном  порядке меры к пополнению  ГАКО документами, находящимися  в собственности негосударственных  организаций, общественных объединений и граждан, к выявлению и получению из зарубежных и других российских архивов, коллекций, отделов рукописей библиотек, музеев, научных учреждений подлинников и копий архивных документов своего профиля.

- Осуществляет в пределах делегированных архивным управлением Кемеровской области полномочий организационно – методическое руководство деятельностью ведомственных и межведомственных архивов и контроль за организацией документов в делопроизводстве государственных организаций – источников комплектования, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений с ними; оказывает необходимую методическую и практическую помощь по вопросам государственного учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Кемеровской области государственным музеям и библиотекам.

- Совместно с органами государственной  власти области и архивным  управлением участвует в мероприятиях  по совершенствованию и развитию  сети ведомственных архивов, совершенствованию  их работы по улучшению организации документов в делопроизводстве на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

- Изучает общественные потребности  в ретроспективной документальной  информации, проводит в установленном  порядке работу по рассекречиванию документов, хранящихся в фондах ГАКО; информирует органы государственной власти, другие заинтересованные организации  о документах ГАКО для использования в практических, научных и социально – экономических и других целях.

- Исполняет запросы организаций и граждан Российской Федерации, зарубежных организаций и иностранных граждан по документам ГАКО в установленном порядке, в том числе на договорных началах, выдает им справки социально – правового характера, представляет документы или их копии, информационные базы данных, архивные справочники для изучения в читальном зале ГАКО.

- В установленном порядке заключает  договоры на использование архивных  документов в коммерческих целях. Организует документальные выставки, в том числе с другими организациями, информирует о документах ГАКО через средства массовой информации, путем рассылки информационных материалов и иным способом.

- Оказывает платные услуги юридическим  лицам в выполнении работ по  обеспечению сохранности, упорядочиванию  и использованию документов, а также оказывает платные услуги за дополнительные работы и услуги, связанные с исполнением запросов социально – правового характера, оформлением архивных справок и копий документов.

- С учетом потребностей использования  документов создает банки и базы данных, традиционные виды архивных справочников для обеспечения поиска информации.

- Осуществляет самостоятельно  или с участием научных или  иных организаций подготовку  к изданию и организацию издания  документальных публикаций, справочно  – информационной и историко – краеведческой литературы.

- Проводит совместно с научными  учреждениями или самостоятельно  научные исследования по архивоведению  и документоведению, внедряет их  результаты в практику работы  ГАКО; принимает участие в работе  научно – методического совета архивных учреждений Сибирского округа.

- Разрабатывает и внедряет методические  пособия по вопросам архивного  дела и организации документов  в делопроизводстве; проводит стажировки  работников ведомственных архивов  и делопроизводственных подразделений организаций; осуществляет мероприятия по развитию научно – технической информации по проблемам архивного дела.

- ГАКО оказывает по поручению  архивного управления Кемеровской  области  научно – методическую  и консультативную помощь архивным  органам и учреждениям муниципальных образований области.

- На основе государственных  программ развития архивного  дела, отраслевых и целевых программ  составляет планы развития архивного  дела в ГАКО, утверждаемые архивным  управлением Кемеровской области.