Предложения по совершенствованию архивной службы города Кемерово

       Архивные фонды  Кузбасса – это часть нашего  культурно – исторического наследия, документальная память многих  поколений жителей Кузнецкого края.

       В составе фондов Государственного архива Кемеровской области сосредоточены документы по истории государственного, экономического и  социально – культурного развития Кузбасса, в их числе документы дореволюционного периода (8 тыс. единиц хранения), научно – технические документы, документы личного происхождения, фотодокументы, документы КПСС.

       Самый ранний документ архива – дело об организации Ямской гоньбы для связи между станциями от Мунганта до Салаира относится к 1786 году.

       В документах  дореволюционного периода отражена  история зарождения угольной, металлургической и золотодобывающей промышленности в 18 – 19 вв.

       Документы советского  периода рассказывают о восстановлении  промышленности Кузбасса в первые  годы Советской власти, строительстве химических заводов, шахт и электростанций.

       В фондах архива  имеются документы о создании  первых коммун, о коллективизации  сельского хозяйства, организационно  – техническом укреплении колхозов, классовой борьбе в период  коллективизации, создании МТС и совхозов.

             Фонды личного происхождения представлены документами коллекции воспоминаний участников гражданской войны в Кузбассе и фондами творческих работников, журналистов и деятелей искусств: П. Г. Князева, Е. С. Буравлева, Р. Ф. Лобановой.

       За дореволюционный  период имеются отдельные фотографии  старых рудников и шахт, виды  улиц городов Мариинска и Щегловска, репродукция Кузнецкой крепости XVIII в.

       Советский период  представлен копиями фотографий  первых уездных съездов Советов, политических и общественных деятелей первых лет Советской власти, фото С. Ю. Рутгерса – голландского коммуниста, одного из основателей в 1922 году Автономной индустриальной колонии «Кузбасс», строителей Кузнецкого металлургического завода, первых рационализаторов и изобретателей угольной и машиностроительной промышленности, передовых строителей, тружеников села.

       В 1991 году фотофонды  архива пополнились фотодокументами  о забастовке шахтеров Кузбасса [21].

       В Государственный архив Кемеровской области поступают документы областного значения (шахты, крупные предприятия, областные больницы, областные учреждения культуры, университеты).

       Документы по основной деятельности со сроком хранения постоянно – это приказы по основной деятельности предприятий, планы, отчеты, штатное расписание, бухгалтерские балансы, сметы, специфичные документы предприятия, которые несут историческую ценность о нем.

       Документы по личному составу  предприятий, которые хранятся 75 лет. Это приказы по личному составу (прием, увольнение, перемещение, поощрения работников), личные карточки и личные дела уволенных работников, лицевые счета, списки о несчастных случаях, если таковые имеются и невостребованные трудовые книжки, т. е. это те документы, которые могут в дальнейшем подтвердить трудовой стаж работников этого предприятия.

       Документы личного происхождения – это документальные материалы, отложившиеся в результате жизни и деятельности отдельного лица, семьи и рода. В состав документов личного происхождения входят:

1. письменные (биографические деловые документы: метрики, загран. паспорта, грамоты, анкеты, дипломы, свидетельство о браке и др; письма, дневники, записные книжки, воспоминания, произведения фондообразователя)
2. графические (рисунки фондообразователя, фотографии (личные, семейные, видовые), кинопленки, заснятые фондообразователем)
3. звукофиксирующие (пластинки с записями голоса, игры. Пения музыкальных произведений, магнитофонные и иные звукозаписи).    

 

Рис.2. Видовой состав документов Государственного архива Кемеровской области на 01.12.2007г.

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Предложения по совершенствованию

архивной службы города Кемерово

 

3.1. Постановка и решение вопроса о создании в городе Кемерово

дополнительного архивохранилища

 

Проблемы в архивной сфере, о которых шла речь в 1 главе данной курсовой работы, существуют и в городе Кемерово. На данный момент госархив заполнен документами на 89 %, в связи с тем, что в нем хранятся не только документы временного срока хранения (до 75 лет), но и  документы постоянного срока хранения, которые не подлежат уничтожению.  В результате того, что госархив пополняется документами постоянно, возникает необходимость:

- строительства новых хранилищ, выделения дополнительных помещений;

- укрепления материально-технического, финансового и кадрового обеспечения деятельности архива.

Для практического решения данных проблем и реализации  норм  Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» предлагается создать в городе Кемерово дополнительное архивохранилище.

С момента создания дополнительного архивохранилища функции регулирования и развития архивного дела на территории области, которые одновременно выполняет в настоящее время Государственный архив Кемеровской области, будут разделены.

Дополнительному архивохранилищу будут переданы функции по обеспечению сохранности и использования документов по личному составу  ликвидированных, реорганизованных предприятий, организаций города и в целях полного удовлетворения социально-правовых интересов граждан.

Государственный архив Кемеровской области, оставит за собой следующие функции:

1. Формирование, организация обеспечения  сохранности и использования документов Архивного фонда РФ.

2. Планирование развития архивного  дела на территории города.

3. Контроль исполнения архивного  законодательства в городе.

4. Анализ состояния и регулирование  развития архивного дела в  городе.

5. Оказание организационно-методической  помощи предприятиям в пределах области в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

6. Разработка и ведение списков  организаций – источников комплектования.

7. Организация комплектования документами  постоянного срока хранения, личного происхождения, фото - и видеодокументами.

8. Информационное обеспечение отделов, управлений администрации, организаций и предприятий области.

9. Использование и публикация  документов, создание информационно-поисковых  систем, баз данных о документах  архивного фонда в интересах  экономического и социально-культурного развития области.

10. Ведение учета документов  и предоставление в установленном  порядке сведений в архивное управление Кемеровской области.

Сложность в определении верного решения по вопросу создания дополнительного архивохранилища состоит в том, что невозможно взять за основу уже готовые документы, слегка их доработать и запустить в действие. Все проекты документов предлагаемого госархива необходимо продумывать, прорабатывать самостоятельно.

 

 

3.2. Проект структуры и штатного расписания

дополнительного архивохранилища

 

В зависимости от возложенных на архивохранилище задач и функций, а также объема выполняемых работ устанавливается структура архивного учреждения.

Коллектив архива с целью разделения задач и функций может быть поделен на отделы или сектора. Предлагаемый вариант построения структуры архивохранилища:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 4. Структура  архивохранилища

 

В учреждении помимо отделов, можно создать коллегиальные совещательные органы, в работе которых будут принимать участие сотрудники всех отделов, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам, например, относятся:

- экспертно-проверочная комиссия - решает вопросы экспертизы ценности документов и разработки научно-методического обеспечения деятельности учреждения;

- научный совет учреждения - координирует исследовательскую и издательскую работу.

Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в учреждении могут создаваться временные трудовые коллективы.

Под необходимой штатной численностью работников понимается численность, позволяющая эффективно и качественно выполнять в полном объеме работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов в архиве, а также организационные и управленческие функции при условии соблюдения научно обоснованных режимов труда и отдыха и современного уровня организации труда.

Предлагаемая штатная численность создаваемого архивохранилища предусматривает 20 единиц, из которых:

- 11 человек относятся к основным  работникам архива: директор учреждения, главный хранитель фондов, 2 главных архивиста, 2 главных археографа, 2 архивиста, 2 археографа и бухгалтер;

- 9 человек относятся к обслуживающему  персоналу: слесарь-электрик, дворник, вахтер-сторож,  уборщик производственных  помещений  и  переплетчик.

Одним из важных документов учреждения является штатное расписание.

Штатное расписание – это перечень должностей учреждения с указанием количества и размеров должностных окладов. Для органов управления архивным делом и архивных учреждений Российской Федерации с целью совершенствования управления и организации труда в архивах, штатно-кадрового обеспечения их деятельности рекомендовано использовать специальную методику расчета штатной численности, утвержденную приказом Федеральной архивной службы России от 14.01.2004 № 9 «Об утверждении «Методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду» [22]. Данная методика расчета позволяет определить необходимую штатную численность работников: специалистов по основной деятельности, а также других специалистов, обеспечивающих эту деятельность, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архива не только по функциональным подразделениям и отдельным группам работников, но и по архиву в целом, отдельным направлениям его деятельности.

Разряд каждой должности определялся согласно «Разрядам оплаты труда единой тарифной сетки по основным должностям служащих отраслей бюджетной сферы», утвержденным постановлением Правительства РФ от 14.10.1992 № 785 «О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе единой тарифной сетки» [23].

Должностные оклады работников архива установлены в соответствии с распоряжением  коллегии администрации Кемеровской области от 29.09.2006 № 1051-р «О введении тарифных ставок (окладов) Единой тарифной сетки по оплате труда работников государственных учреждений Кемеровской области» [24].

В архивном учреждении различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками.

На всех работников должны быть составлены должностные инструкции - документы, определяющие обязанности, права и ответственность сотрудников архива. Должностные инструкции призваны содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности.

Работа с персоналом предполагает, прежде всего, подбор сотрудников с соответствующей квалификацией, деловыми и, конечно же, человеческими качествами для каждого участка и направления работы.

При составлении должностных инструкций работникам архива можно использовать основные требования и рекомендации «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих» [25].

Итак, при создании структуры будущего учреждения и наборе штата сотрудников необходимо помнить, что правильный подбор и расстановка кадров имеют большое значение для результатов работы учреждения и достижения поставленных при его создании целей.

 

 

 

 

 

Выводы и предоложения:

 

В первой главе мы познакомились с целями, задачами, основными принципами которыми руководствуется в своей деятельности Государственный архив Кемеровской области, проанализировали законодательство в сфере обеспечения сохранности архивных документов.

Приведенные во второй главе  сведения об образовании и развитии Государственного архива Кемеровской области, позволяют наиболее полно охарактеризовать в каких трудных условиях начиналась архивная служба области и как архив активизировал свою работу, направленную на улучшение качества сбора, хранения и использования документов. Рассмотрели  существующую на данный момент структуру Государственного архива Кемеровской области. А так же охарактеризовали  состав документов, самый ранний из которых (дело об организации Ямской гоньбы для связи между станциями от Мунганта до Салаира) относится к  1786 году.