Предложения по совершенствованию архивной службы города Кемерово

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Организационно - экономическая деятельность Государственного архива Кемеровской области

 

2.1. История образования и развития Государственного архива Кемеровской области

      

       В момент образования госархива Кемеровской области, архивная служба находилась в подчинении НКВД СССР.

     Указом Президиума  Верховного Совета РСФСР от 26.01.1943 г. Кемеровская область была выделена  из состава Новосибирской области [9]. Тогда же встал вопрос об образовании областного архива.

     С момента образования  Кемеровской области создаётся  областной архив с целью создания  базы для сосредоточения документов, отражающих историю Кузбасса.

     В сентябре 1943 года исполнительный комитет Кемеровского облсовета принял решение № 555 «Об организации отдела госархива УНКВД по Кемеровской области»[10].

     Практическую работу  областной госархив развернул  в 1944 г. На территории вновь выделившейся  Кемеровской области не было ни одного более или менее крупного государственного архива, который функционировал, кроме Кемеровского госархива. 11-20 апреля 1944 г. были организованы городские и районные государственные архивы Кемеровской области [11].

     Свою работу областной архив развернул на базе Кемеровского госархива, материалы которого находились на расстоянии 12 км от города в помещении кочегарки. Были приняты все меры к тому, чтобы все эти материалы перебросились на территорию города Кемерово во вновь отведенное здание [12].

К концу 1944 года Кемеровский облгосархив занимал половину 2-х этажного каменного здания, арендуемого у коксохимзавода, общей площадью  148 кв. м. Помещение было сухое, теплое и вполне приспособленное для хранения документов. Окна первого этажа были снабжены железными решетками. Круглосуточно дежурила сторожевая охрана. Архив был загружен документальными материалами на 30 %.

Кемеровский областной  госархив начал свою работу в трудные годы военного времени. В этот период было, естественно, засекречивание определенных видов документов, право доступа к которым предоставлялось лишь при получении разрешения в органах УНКВД. Был организован отдел секретных фондов при государственном облгосархиве.

За первые 7 лет практической работы Государственного архива Кемеровской области в развитии архивного дела были достигнуты определенные успехи. Облгосархив имел в своем распоряжении помещение, в его хранилищах находилось 324 фонда, в которых было 69180 единиц хранения.

К 1950 г. была улучшена работа по концентрации, использованию и сохранности документальных материалов в государственных и ведомственных архивах области. Однако, в работе государственных и ведомственных архивах сохранились крупные недостатки, так как не были выявлены и не сконцентрированы в гос. архивах многие документальные материалы городов: Сталинска (ныне Новокузнецк), Прокопьевска, Гурьевска и др., а собранные в архивах материалы не использовались в практических целях. Руководители предприятий и учреждений области не принимали необходимых мер обеспечения надлежащих условий хранения документальных материалов, в следствии чего они приходили в негодность или вовсе уничтожались [13].

Местные органы государственного управления в лице Архивного отдела Кемеровского облсовета постоянно контролировали деятельность госархивов действовавших на территории области.

  К 1955 г. помещения Государственного  архива Кемеровской области  уже  были загружены на 95%. К концу 50-х  годов возникла необходимость  в предоставлении облгосархиву  новых помещений.

Прекращение облгосархивом приема документов на хранение из-за отсутствия помещения от городских и райархивов практически полностью затормозило развитие архивного дела в области. Это объясняется тем, что городские районные архивы не могли сдать в облгосархив уже подготовленные документы.

В начале 60-х годов областной архив расширил наконец свои производственные площади. Новое здание Государственного архива Кемеровской области было принято гогскомиссией в эксплуатацию 2 марта 1963 г. с общей оценкой «удовлетворительно». Здание для работы архива оказалось мало пригодным: отсутствовало секретное хранилище, не было помещения для приема и архивно-технической обработки документов, неудачная планировка рабочих помещений, негде было разместить микрофотолабораторию [14].

Таким образом, вновь построенное здание практически не отвечало современным требованиям работы облархива.

         В 1980 г. было завершено строительство нового здания облгосархива. Оно было принято в эксплуатацию в ноябре 1980 г. [15].

Ввод нового здания Государственного архива Кемеровской области расширил площадь его архивохранилишь до 742,5 кв.м.[16]. Это позволило облархиву активно проводить прием документов на хранение из городских и районных архивов и предприятий

В 1984 году было утверждено новое положение о Государственном архиве Кемеровской области. В нем говорилось: «Государственный архив Кемеровской области входит в единую систему учреждений Главного архивного управления при СовМине РСФСР и непосрдственно подчиняется архивному отделу исполкома Кемеровского областного совета народных депутатов. Основными задачами госархива Кемеровской области являются: обеспечение сохранности документов ГАФ СССР, хранящихся в архиве; планомерное комплектование архива документами своего профиля; проведение работ по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к документам ГАФ СССР, хранящимися в архиве, развитие системы архивных справочников, внедрение автоматизированных систем поиска информации.[17].

Руководствуясь положением о Государственном архиве Кемеровской области от 1984 г., архивные учреждения области активизировали свою работу, направленную на улучшение качества сбора, хранения и использования документальных материалов.

После ликвидации КПСС произошли изменения в статусе существовавших самостоятельно партийных архивов. В одних краях и областях они сохранили свою автономию, изменив название, в других. Как в Кузбассе, объединились с Государственными архивами,

С объединением фондов облархивов (ПАКО и ГАКО) произошло становление единого архивного фонда Кузбасса.

Так, в начале 90-х годов коренным образом изменилась структура архивной службы страны, а вместе с ней и ГАКО. Для 90-х годов характерна активизация основных направлений деятельности ГАКО. Ежегодно на постоянное хранение поступает в среднем 6000-8000 дел. За последние 10 лет в состав находившихся на хранении документов пополнился новыми фондами.

В связи с политическими, социально-экономическими и другими изменениями произошедшими в России за последние годы на хранение в ГАКО стали, поступать документы специфического характера. В 1996-1997 годах, исполняя Указ Президента Российской Федерации от 24 августа 1991 г. «Об архивах Комитета государственной безопасности СССР» УФСБ по Кемеровской области передача на постоянное хранение так называемый фильтрационный фонд. Это, во первых, трофейные немецкие (с переводом на русский язык) личные карточки на советских граждан, бывших в плену и угнанных в Германию в период второй мировой войны. К этой же группе учетных материалов относится учетные карточки на бывших в окружении, в плену, в зонах фашистской оккупации или репатриированных из-за границы советских граждан [18].

Таким образом, в формировании архивного фонда Кемеровской области можно выделить несколько этапов:

1. Сентябрь 1943 г. – Исполнительный комитет Кемеровского областного совета принимает решение № 555 «Об организации отдела госархива УНКВД по Кемеровской области»;
2. 1952 г. – был открыт филиал Кемеровского областного архива в г. Новокузнецке;
3. В 1984 г. – утверждено новое положение о государственном архиве Кемеровской области согласно которому госархив Кемеровской области входит в единую систему учреждений Главного архивного управления при СовМине РСФСР;
4. Сентябрь 1991 г. – создана комиссия по передаче архива Кемеровского обкома КП РСФСР в ведение ГАКО. По решению президиума Кемеровского облсовета № 215 от 9 сентября 1991 г. партархив перестал существовать как самостоятельная единица.

        Несмотря на разнообразие состава документов органов власти, управления, общественных организаций и производственных структур, и богатство содержащейся в них информации государственный архивный фонд существенно обогащается за счет поступления на государственное хранилище документов личного происхождения.

       Таким образом, приведенные сведения о развитии Государственного архива Кемеровской области позволяют наиболее полно охарактеризовать в каких трудных условиях начиналась архивная служба области и как архив активизировал свою работу, направленную на улучшение качества сбора, хранения и использования документов.

2. 2. Современная структура Государственного архива Кемеровской области

 

Современная структура Государственного архива Кемеровской области,  согласно штатному расписанию на 2003 г, приобрела тот самый вид, который существует и по настоящее время.

Структурные подразделения ГАКО включают:

• Аппарат управления
• Отдел комплектования
• Отдел обеспечения сохранности документов
• Отдел информационно – поисковых систем
• Отдел информации
• Техническая группа
• Обслуживающий персонал       

 - В аппарат управления входит директор, который представляет архив в отношениях с другими организациями и осуществляет руководство архивом; заместитель директора по вопросам административно – хозяйственной работы, занимающийся материально – техническим обеспечением учреждения и главный хранитель фондов, который ведет государственный учет документов архива и представляет в соответствующие учреждения государственной архивной службы по установленным формам сведения о хранящихся в архиве документах.

     - Отдел комплектования осуществляет комплектование госархива документами учреждений, организаций и предприятий области, ведет прием документов личного происхождения, документальных памятников истории и культуры, поступивших в собственность государства; осуществляет организационно – методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий области, участвует в мероприятиях по совершенствованию работы ведомственных архивов, повышению квалификации работников делопроизводственной и архивной служб, готовит к согласованию архивным органам нормативные документы для организации работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб организаций (инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архивах и т. п.). Отдел комплектования возглавляет Заведующая отделом и работают специалисты высокого уровня, это главные архивисты.

       - Отдел обеспечения сохранности документов осуществляет хранение документов, находящихся в госархиве, проводит реставрацию и консервацию, страховое копирование документов, хранящихся в госархиве. Отделом обеспечения и сохранности документов руководит Заведующий отделом и в его подчинении главные хранители.

      - Отдел информационно – поисковых систем проводит работу по созданию и совершенствованию системы научно - справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в госархиве, на основе научной разработки архивных фондов, развитие системы архивных справочников. Возглавляет этот отдел Заведующая отделом и помогают ей в работе главные архивисты

       - Отдел информации организует всестороннее использование хранящихся в архиве документов: занимается публикацией документов архива по актуальной тематике, информирует высшие органы государственной власти и заинтересованные государственные и общественные организации о документах архива по актуальным проблемам, выполняет их запросы, выдает им копии документов, а гражданам области и других районов страны – справки социально - правового характера, предоставляет документы для изучения в читальном зале архива, организует документальные выставки, использует для информации о документах печать, телевидение, кино, радио; проводит изучение общественных потребностей  в ретроспективной документальной информации и эффективности использования документов архива; осуществляет с участием других научных учреждений подготовку к изданию сборников документов по актуальной тематике, путеводителей и других справочников о составе и содержании документов архива. Отделом информации руководит Заведующая отделом  с исследователями работают археографы.

       - Техническая  группа оказывает помощь учреждениям  на договорных началах в выполнении  работ по обеспечению сохранности, упорядочению документов, разработке нормативно – методических пособий. Техническую группу возглавляет Заведующая группы, в которую входят архивисты не имеющие высокого квалификационного разряда. 

- Обслуживающий персонал обеспечивает  жизнеобеспечение управления.

 

 

2.3. Характеристика состава документов

Сегодня  фонд Государственного архива Кемеровской области - это около 1, 5 млн единиц хранения, самые древние документы относятся ко второй половине XVIII века, а также 764048 единиц хранения по личному составу, 617753 дел управленческой документации, 6510 документов личного происхождения, 2709 дел научно – технической документации и 11376 фото документов.