Содержание

Введение…………………………………………………………………….3

1.      Контроль и его значение в управлении………………………………..5

1.1.           Сущность и значение контроля в системе управления……......5

1.2.           Виды контроля…………………………………………………...8

1.3.           Контроля как функция управления…………………………....14

1.4.           Этапы процедуры контроля. Характеристика эффективного контроля…………………………………………………………17

2.      Оценка методов контроля на предприятии «ВостокЛес»…………..21

2.1.           Характеристика предприятия «ВостокЛес»…………………..21

2.2.           Анализ эффективности системы контроля на предприятии «ВостокЛес»…………………………………………………….22

3.      Предложения по совершенствованию системы контроля………….24

Заключение………………………………………………………………..27

Список использованной литературы……………………………………29

Введение

Одна из функций управления - управленческий контроль, без которой не могут быть реализованы в полной мере другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

На деятельность организации оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности не всегда удается. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды и организация должна к ним адаптироваться. С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации.

Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Выполнение менеджерами функции контроля начинается одновременно с выполнением функции планирования в процессе выработки целей и задач организации. Контроль является неотъемлемой частью процесса управления в любой организации.

Хорошо продуманные планы и организационные структуры не всегда могут обеспечить достижение поставленных целей из-за изменения законов, технологий, условий конкуренции и других факторов внешней среды. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный механизм своевременной оценки воздействия на них этих факторов перемен. Такой механизм может быть создан на основе контроля.

Актуальность выбранной темы данной работы определяется следующими обстоятельствами:

1.        Контроль очень важен для успешного функционирования организации.

2.      Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.

3.        Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными.

4.      Контроль используется для стимулирования успешной деятельности.

5.        Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

Целью данной курсовой работы является исследование контроля и выявление его значения в системе управления.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1)                            Определить сущность контроля и выявить значение контроля в системе управления;

2)                            Исследовать виды контроля;

3)                            Определить контроль как функцию управления;

4)                            Проанализировать этапы контроля. Дать характеристику эффективного контроля.

1.      Контроль и его значение в управлении.

1.1.           Сущность и значение контроля в системе управления.

Управленческий контроль – процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения организационных задач. Эффективный управленческий контроль создается на основе его соединения с процессом стратегического планирования. Эффективный контроль обеспечивает основу для наблюдения по осуществлению стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры могли определить, насколько хорошо выполняется план и где необходимо сделать изменения или применить регулирующие меры. Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты, существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и  создали организацию. Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.

Итак, подведя итог, можно выделить значение контроля в системе управления:

1. Контроль очень важен для успешного функционирования организации.

2. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.

3. Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше чем они станут слишком серьезными.

4. Контроль используется для стимулирования успешной деятельности.                           .     5. Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

6. Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, то есть руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Основными целями контроля являются:

а) сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциала организации;

б) своевременная адаптация организации к изменениям во внутренней и внешней среде;

в) обеспечение эффективного функционирования организации, а также ее устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.

Достижение целей системы, как известно, обеспечивается реализацией задач, которые заключаются в достижении следующих основных показателей эффективности управления организацией:

1) соответствие деятельности организации принятому курсу действий (т.е. целевым установкам и ориентирам) и стратегии;

2) устойчивость организации с финансово-экономической, рыночной и правовой точек зрения;

3) сохранность ресурсов и потенциала организации;

4) должный уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;

5) показатели безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации – наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;

6) рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;

7) соблюдение работниками организации установленных администрацией требований, правил и процедур – положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;

8) соблюдение требований федеральных законов и подзаконных актов, изданных органами власти и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления. Эти и многие другие задачи обусловливают создание в организации эффективной контрольной системы.

Результативность контроля характеризует экономия потерь, т.е. ущерба, обусловленная функционированием системы (иными словами: разница между предполагаемыми величинами убытков в условиях отсутствия контроля и при его наличии).

Очевидно, что систему контроля организуют с учетом отдачи от ее функционирования или, точнее говоря, затраты на создание и поддержание функционирования системы определенной степени сложности вместе с упущенной выгодой от альтернативного вложения средств, направленных на ее создание и поддержание, не должны превышать ожидаемых убытков от ее отсутствия.

1.2. Виды контроля

Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с тремя основными видами контроля: предварительным, текущим и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления. (См. рис №1).

Рис. 1. Виды контроля.

1. Предварительный контроль персонала призван, прежде всего, ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать предусмотренные планом задачи. Поэтому кадровые службы тщательно изучают профессиональный уровень сотрудников, их потенциальную способность выполнять предстоящую работу. В основе такого контроля лежат заранее разработанные требования, предъявляемые к каждой категории специалистов. Производится он с помощью разного рода тестов, собеседований, экзаменов.

В сферу предварительного контроля персонала входят и такие вопросы, как понимание людьми целей своей деятельности, знание прав, обязанностей, норм выработки, условий поощрения. Контроль персонала призван также следить за подготовкой и переподготовкой кадров, их инструктированием, созданием условий для творчества, состоянием здоровья и способностью выполнять в данный момент свои обязанности (например, предполетный медицинский контроль у летчиков).

Также предварительному контролю подлежит техническая документация и разработанная технология на соответствие требованиям стандартов, нормам и нормативам по данному продукту.

Осуществляется также предварительная проверка организационной и управленческой структур, знаний руководящими кадрами миссии, целей и задач, которые предстоит выполнять предприятию, их готов­ность к работе, состояние долгосрочных, среднесрочных и оператив­ных планов, планов-графиков, инструкций и пр.

В ходе предварительного контроля выясняются знание непосредст­венными исполнителями своих обязанностей, условия работы, формы оплаты труда и гарантии социального обеспечения.

Кроме того, предварительный контроль может быть направлен на подготовку предприятия к текущему плановому контролю. Например, к аккредитации или получению сертификата на право осуществлять определенный вид деятельности.

2. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Объектом текущего контроля являются подчиненные сотрудники.

Применяют два основных вида текущего контроля — стратегический и оперативный. Стратегический имеет в качестве своего основного объекта эффективность использования ресурсов организации. Он ведется не только по количественным, но и качественным показателям:

-                     уровню производительности труда,

-                     внедрения и использования достижений НТР,

-                     новых методов работы,

-                     технологий.

Стратегический контроль предполага­ет выяснение эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов и резервов. При этом  главный акцент делает­ся на вопросы соответствия избранной стратегии и перенацеливание имеющихся средств на стратегически важные участки и направления. В ходе этого вида контроля готовится база стратегических данных, на основе которых могут вноситься соответствующие коррективы в ход производственного процесса.

Оперативный контроль, сливающийся на деле с оперативным управлением, ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность. В частности, речь идет о движении изделий в рамках производственного процесса (последовательность операций, нормы времени на их выполнение, качество труда); загрузке оборудования; соблюдении общего графика работы, наличии запасов, незавершенного производства и готовой продукции; уровне текущих затрат и т. п.

Важнейшим объектом текущего контроля является качество продукции и услуг. Отправным моментом его организации служит разработка стандартов, исходящих из производственных условий, традиций самого предприятия, требований рынка.

Важную роль в повышении эффективности контроля технологического процесса может сыграть его карта, представляющая собой схему, на которую нанесены допустимые границы параметров качества и результаты измерений. Это позволяет сразу же наглядно обнаружить отклонения от стандартов.

В настоящее время в ряде стран, и в первую очередь в Японии, основное внимание уделяется не выявлению и исправлению отклонений от стандартов качества, а предупреждению их появления. Для этого широко внедряются методы самоконтроля, стимулируется работа кружков качества и т. п.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

3. Суть заключительного (итогового) контроля состоит в том, чтобы оценить результаты деятельности предприятия в целом или отдельных его подразделений. По его итогам проводится ряд мероприятий плано­вого характера. Назначаются работники, ответственные за ход выполне­ния замечаний, предложений и распоряжений руководства, намечаются сроки, способы и средства реализации планируемых изменений.

Говоря о видах контроля, можно отметить и другую классификацию. Так, например, контроль может быть частным, общим, внутренним и внешним. Название этих видов контроля показывает, в каких объемах и кем он осуществляется.

Важным условием успешной работы менеджера является также са­моконтроль. Во-первых, это обеспечивается грамотным и действенным руководством, и, во-вторых, сознательным отношением менеджера к своему делу и обязанностям. В результате на предприятии складывает­ся хорошая морально-психологическая обстановка, возникает высокая организационная культура, улучшаются показатели работы.

По методам осуществления контроль подразделяется на ревизию, аудит, тематическую проверку, экономический анализ, обследование, расследование и хозяйственный спор.

Ревизия представляет собой всестороннюю и глубокую документальную и фактическую проверку производственно-финансовой и коммерческой деятельности субъекта хозяйствования за определенный период времени. Цель ревизии -- получение достоверной и полной информации о состоянии контролируемого объекта.

Аудит - это независимая экспертиза состояния бухгалтерского учета, бухгалтерского баланса и финансовых отчетов. Цель аудита проверить правильность ведения бухгалтерского учета в соответствии с действующими нормативными положениями, подтвердить достоверность показателей баланса и финансовой отчетности субъекта хозяйствования. Аудит проводится аудиторскими организациями или аудиторами-предпринимателями имеющими лицензию на право занятия аудиторской деятельностью.

Тематическая проверка организуется по отдельной, заранее разработанной тематике. При этом подробно изучаются и анализируются отдельные стороны и участки работы субъекта хозяйствования. Цель тематической проверки - получение исчерпывающих данных, характеризующих состояние дел по изучаемой тематике и выявление неиспользуемых на предприятии резервов.

Тематическая проверка -- один из самых распространенных способов экономического контроля, который заключается в установлении достоверности фактов совершения тех или иных хозяйственных операций. Наиболее часто данный способ контроля используется при наличии сигналов о тех или иных недостатках в хозяйственной деятельности субъектов хозяйствования и отдельных должностных лиц либо при необходимости специального изучения отдельных вопросов этой деятельности. Например, проверка сохранности средств предприятия, обеспечения сохранности и использования оборудования, проверка использования прибыли и фондов предприятия и т.д.

Экономический анализ важнейший способ контроля, позволяющий выявить влияние факторов на результаты хозяйственно-финансовой деятельности субъекта хозяйствования. С помощью специальных приемов анализа количественно измеряется величина факторов, положительно и отрицательно влияющих на результаты деятельности предприятия. Результаты анализа оформляются графиками, аналитическими таблицами, текстовым описанием. Анализ позволяет вскрыть неиспользуемые резервы роста эффективности производства.

Обследование - ознакомление с состоянием контролируемого объекта на месте. Оно организуется, например, для проверки состояния складского хозяйства, пожарной безопасности, охраны труда и т.д. При проведении обследования используются материалы периодической печати, письма, жалобы. Результаты обследований оформляются докладными записками, справками, заключениями, предложениями и тд.

Расследование (следствие) представляет собой способ установления виновности должностных лиц в совершении тех или иных нарушений законности, связанных с присвоением собственности, бесхозяйственностью, должностными злоупотреблениями, и размера причиненного ими материального ущерба.

Специфика этого способа контроля заключается в том, что он осуществляется только судебно-следственными органами при наличии признаков уголовно наказуемых деяний отдельных должностных лиц. В ходе расследования широко используются как обычные, так и специфические формы контроля, допускаемые действующим законодательством и направленные на выявление истинности обвинения. По обнаруженным фактам нарушения законодательства должно проводиться беспристрастное и всестороннее расследование, результаты которого оформляются протоколами и постановлениями.

На предприятии может проводиться служебное расследование, представляющее собой проверку соблюдения работниками предприятия должностных обязанностей, а также нормативных актов, регулирующих хозяйственную деятельность. Оно проводится в случаях установления недостач, хищений, порчи материальных ценностей.

Хозяйственный спор - это способ установления соблюдения законности и обеспечения законных прав предприятий в хозяйственных взаимоотношениях. Такие споры между субъектами хозяйствования разрешаются в хозяйственных судах. Правильное разрешение хозяйственных споров субъектов хозяйствования играет важную роль в обеспечении дисциплины расчетов, выполнении плановых заданий и договорных обязательств во всех звеньях экономики. Результаты рассмотрения хозяйственных споров оформляют обычно протоколами и постановлениями.

1.3.           Контроль как функция управления.

В упрощенном понимании, управление - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Управление - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях.

В 1916 году основатель административной теории организации А. Файоль сгруппировал все виды управленческой деятельности в 5 основных функций управления (в его терминологии – «стабильных элементов» управления):

1. Функция предвидения (планирования), состоящая в выборе целей и плана действий по их достижению;

2. Функция организации, посредством которой происходит распределение задач между отдельными подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними;

3. Функция руководства (распорядительства), состоящая в мотивировании исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей;

4. Функция контроля, заключающаяся в соотнесении реально достигнутых результатов с теми, что были запланированы.

5. Функция координации.

Контроль по Файолю – это наблюдение за ходом происходящих процессов в управляемом объекте, сравнения его параметров с заданными, выявление отклонений, а также выработка мер устранения отклонений от заданного режима функционирования и обеспечения их реализации.

Управление организацией Файоль рассматривал как универсальный процесс, состоящий из нескольких взаимосвязанных функций, важнейшей из числа которых является контроль.

Процесс управления имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля.

Функция контроля проявляется в форме воздействия на коллектив людей, посредством выявления, обобщения, учета, анализа результатов производственной деятельности каждого цеха и доведения их руководителей, подразделений и служб управления с целью подготовки управленческих решений. Эта функция реализуется на основе данных оперативного, статистического, бухгалтерского учета, выявления отклонений от установленных показателей работы и анализа причин отклонений.

Основные характеристики эффективного контроля:

1. Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их.

2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают ее выживание в будущем.

3. Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

4. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

5. Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

6. Простота контроля. Наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведет к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

7. Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля.

8. К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль - это самоконтроль. Для того, чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.

1.4. Этапы процедуры контроля. Характеристика эффективного контроля.

Процесс контроля состоит из нескольких этапов. Сначала определяются параметры функционирования и развития организации, которые необходимо контролировать, и источники информации о них. Эти параметры на практике принимают вид различного рода стандартов и нормативов, отражающих заложенные в планы задачи. Речь может идти о нормативах расходования материальных ресурсов на единицу продукции или объема работ, нормах денежных затрат, показателях эффективности, сроках выполнения или продолжительности тех или иных работ и т. п.

Затем создается модель функционирования организации, в которой отражаются потоки ресурсов, информации, места образования промежуточных и конечных результатов. Эти так называемые «точки контроля» являются наиболее подходящими местами для наблюдения и измерений.

Измерения – самый трудоемкий и дорогостоящий элемент контроля. На них приходится львиная доля затрат. Именно их величина зачастую и предопределяет, стоит ли заниматься контролем. Ведь задача последнего состоит, прежде всего, в нахождении путей сокращения расходов, а не в их увеличении.

В процессе наблюдения накапливается информация о состоянии и результатах функционирования объекта контроля. Она должна быть точной, позволяющей принимать обоснованные решения.

Информация сопоставляется с нормативами, что позволяет определить, имеются или нет отклонения от них, насколько эти отклонения находятся в пределах допустимого, не пора ли осуществлять корректирующие действия и, если действовать – то как, с какой интенсивностью.

Наконец, завершающий этап процесса контроля состоит в корректировке деятельности организации, пересмотре целей, планов, перераспределении заданий, совершенствовании технологии производства и управления.

Но к ней нужно относиться весьма осторожно. Если дела в организации идут неплохо и поставленные цели в основном достигаются, лучше не вносить лишних изменений. Ведь, за исключением особых случаев, те или иные отклонения далеко не всегда нарушают нормальный ход работы и не так уж значительно влияют на конечные результаты. Между тем, борьба с ними обходится недешево, поэтому ее, по возможности, стараются избегать.

На практике существуют два пути корректирующих действий. Первый заключается в устранении причин, порождающих отклонения, их ликвидации и нейтрализации. Второй путь состоит в изменении самих стандартов деятельности, которые могут быть и ошибочными, поскольку часто устанавливаются на основе прогнозов.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами. Прежде всего, должен быть всеохватывающим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней. Речь, разумеется, идет не о мелочности, требовании проверять все это дорого и практически невозможно. Здесь нужен разумный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину происходящего.

Такой контроль не под силу одному человеку или небольшой группе людей. К нему нужно привлекать весь персонал организации или его значительную часть, ибо лучший контроль – это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.

Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, заданную приоритетами развития организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств.

Главная цель контроля – не поиск, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

Эффективный контроль должен увязываться не только с процессом планирования, но и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным ее требованием, предъявляемым к нему, является гибкость.

Контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения прежде, чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.

Важным требование к систем контроля является экономичность. Последняя означает, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение. Поэтому минимизируются все связанные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Отсутствие экономического эффекта от контроля свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией.

Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.

Ориентированность на человека означает не только объективность контроля, но и его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения», создание благоприятного морально-психологического климата. А это возможно в условиях максимальной открытости, гласности его проведения.

В то же время, желательно избегать чрезмерного контроля над людьми, тем более из недоверия к ним, ибо кроме пустой траты средств и лишних эмоций это ничего не дает. С другой стороны, слабый контроль, а тем более бесконтрольность является признаком, свидетельствующим о безразличном отношении руководства к людям и делам организации. Нужно иметь в виду, что возможность лишний раз побеседовать с руководителем, установить с ним тесный контакт, обсудить всевозможные проблемы соответствует желанию большинства исполнителей.

Наконец, контроль должен соответствовать характеру контролируемого процесса, а цель его – быть понятной.

2.        Оценка методов контроля на предприятии «ВостокЛес».

2.1. Характеристика предприятия «ВостокЛес».

Компания «ВостокЛес» является одной из крупнейших лесозаготовительных компаний на Дальнем Востоке.

Основным видом деятельности компании является заготовка круглой древесины и продажа ее на экспорт.

Основными экспортными партнерами компании являются Япония, Китай, Южная Корея.

Целями компании являются:

-                     увеличение доли рынка и максимизация прибыли,

-                     повышение качества продукции,

-                     своевременность поставок продукции.

Организационная структура управления компанией представлена на Рис. 2.

Рис. 2. Организационная структура предприятия «ВостокЛес».

2.2. Анализ эффективности системы контроля на предприятии «ВостокЛес».

Цели контроля на предприятии вытекают из общих целей компании и включают:

-                     обеспечение контроля за своевременностью поставок топлива, ГСМ и запасных частей,

-                     контроль качества закупаемых материалов,

-                     обеспечение качества выпускаемой продукции,

-                     своевременность поставок продукции.

Анализ системы контроля выявляет следующие недостатки:

-                     отсутствие планирования в системе контроля (бизнес-план, план маркетинга, план развития человеческих ресурсов), что не позволяет судить о стратегической направленности контроля,

-                     отсутствие информации о контроле,

-                     отсутствие отчетной документации, структурированной в единую систему, о развитии предприятия.

Причинами этих недостатков являются следующие положения:

-                     Контроль является скрытым со стороны руководителя.

-                     Результаты контроля доводятся до исполнения с задержкой или вообще не скрываются.

-                     Контроль воспринимается как средство личного отношения руководителя.

На предприятии система контроля построена на личности генерального директора, из нее практически исключены руководители отделов, сотрудники предприятия.

Также причиной неэффективного контроля является то, что отсутствует четкий график проведения контроля (кто, когда, что, где, каким образом должен контролировать, форма отчета о контроле).

В ходе проведения анализа системы контроля были определены первоначальные вопросы, требующие решения:

-                     информация о контроле должна поступать скоординированной по предприятию в целом, а не раздельно по службам,

-                     должна поступать информация не только об имеющейся проблеме, но и о ее причине и способе решения.

3.        Предложения по совершенствованию системы контроля.

Для устранения выявленных недостатков в системе контроля предлагается провести следующие мероприятия:

-                     Разработать организационный процесс контроля на предприятии,

-                     Разработать систему отчетности на предприятии с позиций стратегической направленности контроля,

-                     Создать службу контроля, подчиняющуюся генеральному директору,

-                     Осуществлять контроль с учетом психологических факторов, определяющих эффективный контроль.

Контроль наиболее действенен тогда, не только когда фиксируются ошибки, но и когда они предотвращаются. Он должен быть направлен не столько на наказание и изобличение, сколько на помощь и эффективную организацию дела. Сотрудники, убежденные в том, что существует надежный контроль, будут избегать ошибок, сомнительных сделок и т.д. поэтому ряд характеристик эффективного контроля определяется его поведенческими аспектами. Наука о поведении дает следующие рекомендации по проведению эффективного контроля:

1. Устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками. Нереальные стандарты игнорируются, нарушаются, от них у сотрудников усталость и разочарование и наоборот, когда работники сами непосредственно участвуют в разработке целей организации, то установленные в процессе разработки стандарты воспринимаются одобрительно

2. Устанавливайте симметричные отношения. Сотрудник должен иметь возможность открыто обсудить свои проблемы с руководителем и наоборот. подобная симметрия повышает вероятность успеха контроля. Двустороннее общение выявляет скрытые дефекты системы контроля.

3. Берегите сотрудников от чрезмерного контроля. Излишние проверки просто раздражают. Руководитель не должен сводить свою работу только к контролю, иначе это приведет к беспорядку и краху, потому что многочисленные формы контроля сдерживают инициативу и наказывают предприимчивость.

4. Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты. Если стандарт занижен и достигается без труда, то он демотивирует людей с высоким уровнем потребностей в серьезных результатах. Если стандарт высок и недостижим, то работа либо не будет выполняться, либо будет выполняться формально, либо сотрудник, исчерпал свой потенциал, просто уволится.

5. Вознаграждайте за достижение стандарта.

Перечисленные условия позволяют избежать негативных воздействий контроля на поведение сотрудников.

Эффективность контроля определяется не только особенностями поведения людей, но и такими условиями (характеристиками), как:

- стратегическая направленность;

- ориентация на конечные результаты работы организации;

- соответствие делу (контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности, неподходящие методы контроля скорее маскируют, чем дают критически важную информацию);

- своевременность (не быстрота его проведения, а время между проведением измерений

и происхождением измеряемого события. Необходима нужная информация нужным людям в нужное время);

- гибкость (в систему контроля необходимо встраивать новые факторы, чтобы приспособить ее к происходящим изменениям.

- простота (разрабатываемые методики хорошо проверять на детях разработчиков: если они понимают инструкцию, то специалист поймет наверняка);

- экономичность (соизмерение результатов с затратами).

Итак, контроль является успешным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен, учитывает поведенческие аспекты деятельности сотрудников.

Заключение

В заключение необходимо отметить, что в современных условиях, характеризующихся усилением конкурентных отношений, широкомасштабным распространением новых ресурсо-, энерго- и трудо – сберегающих технологий, растущей диверсификацией и транс – национализацией бизнеса, ростом доли крупных негосударственных организаций корпоративного типа в мировом промышленном производстве и торговле, вовлеченностью крупнейших корпоративных структур во все виды социального управления, возникает необходимость усиления внимания теоретиков и практиков корпоративного управления к вопросам контроля, так как грядущее еще большее усложнение хозяйственной жизни будет требовать новых подходов к разработке адекватных систем, способных удержать порядок в сложнейших системах хозяйствования.

С изменением условий хозяйствования контроль приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления организацией, и обеспечивает оптимальный ход процесса управления на всех других его стадиях (планирование, организация, регулирование, учет, анализ). При этом особенность контроля состоит в его двойственной роли в процессе управления. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция (функция планирования, учета) обязательно интегрирована с контрольной. Поэтому правомерно утверждать, что контроль, с одной стороны, является неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления; с другой стороны, – обособленной стадией, обеспечивающей информационную прозрачность процесса управления на всех других этапах.

В условиях рыночных отношений основное внимание заостряется не столько на конечных результатах, сколько на условиях их достижения. Возможность выделить наиболее важные, приоритетные, направления производственной деятельности позволяет сосредоточить внимание управленческого звена на важных участках, повысить эффективность контрольных операций и работ. Все это усиливает значение внутрифирменного управленческого контроля.

Контроль не только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельности организации.

Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Уже накопленный в нашем отечестве опыт убедительно свидетельствует, что правильно построенная система контроля способствует оптимизации прибыли, сохранению рабочих мест, обеспечивает существование предприятия в самых сложных условиях. Наращивание прибыли, в свою очередь, позволяет найти средства для инноваций, активизировать творческую работу персонала, стимулирует повышение производительности труда, развитие системного мышления сотрудников, ведёт к высокой продуктивности трудовой деятельности. Внедрение эффективного контроля – это гарантия повышения конкурентоспособности наших предприятий и уровня жизни в стране.

Главное не забывать, что контроль всего лишь инструментальный элемент системы управления, являющийся непрерывным процессом, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

Список использованной литературы

1.                             Багиев Г.Л., Тарасевич В.М., Анн Х. Маркетинг: учеб. пособие для студ. вузов / Под общ. ред Г.Л. Багиева. – 3-е изд. – СПб.: Питер, 2006.

2.                             Басовский Л.Е. Менеджмент. -М.: Новое Знание, 2008.

3.                             Вирема Х. Менеджмент в подразделениях фирмы. – М.: Инфра-М., 2007.

4.                             Волкова К.А. Предприятие: стратегия структуры, положения об отделах и службах, должностные инструкции. – М.: Экономика, 2007.

5.                             Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: учебное пособие. - 2-е изд. – Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2008.

6.                             Кревенс Д.В. Стратегический маркетинг. – М.: Вильямс, 2008.

7.                             Попова Л.В., Головина Т.А., Маслова И.А. Современный управленческий анализ. Теория и практика контроллинга: Учебное пособие. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2006. – 272 с.

8.                             Румянцева З.П. Общее управление организацией. Теория и практика: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 304 с.

9.                             Синельников А.В. Управление фирмой в условиях кризиса // Менеджмент в России и за рубежом. - 2009. - №3.

10.                        Шекшня С.В. Управление персоналом современной ситуации. -М.: Интел-синтез, 2007.

11.                        Эриашвили Н.Д., Симагина С.Г.  Менеджмент. Маркетинг. М.: Юнити, 2009.

23