Повышение рентабельности функционирования турагентской фирмы за счет использования информационной системы менеджмента

В программе  осуществляют следующие функции:

• ведение справочников по авиарейсам, морским рейсам, гостиницам, экскурсиям, дополнительным услугам;
• создание и расчет туров, расчет комиссионных;
• ведение журнала туров;
• подготовка отчетности (анкеты, списки, турпутевки, бухгалтерские документы и т.п.);
• ведение бухгалтерии.
• Тур формируется из отдельных сегментов-услуг вручную для индивидуальных туристов или на основе существующих справочников. При расчете стоимости тура программа автоматически учитывает такие факторы, как сезонность, набор заказанных услуг и др.

Журнал  туров представляет своеобразный архив  выполненных менеджером операций и  график его предстоящих работ. С  его помощью можно подбирать  и оформлять путевки по заказу клиента, вести расчеты, автоматически  контролировать оплату туров, наличие  свободных мест на рейсах и в гостиницах.

Программа обеспечивает связь с бухгалтерским  комплексом «Инотек- Бухгалтер». 

Программа «Туристский офис». 
 

Программа «Туристский офис», созданная фирмой «Туристские технологии» (Tour Technology) в 1995 г., автоматизирует деятельность как турагентств, так и туроператоров.

Программный комплекс включает три основных модуля: туристский; финансовый; управление документооборотом и внешними связями.

Модули  туристский и финансовый позволяют  автоматизировать технологические  процессы от небольшой фирмы до крупной  компании с сетью филиалов.

Туристский  модуль реализует следующие функции: ведение справочников; внесение в  исходные справочники цен, полученных от партнера; планирование: подготовка индивидуальных и групповых туров; продажа туров; постановка задачи для  оператора по приобретению или продаже  туристских услуг; контроль за объемами продаж; оформление (подготовка и печать) договоров, ваучеров, анкет для посольства, формирование всевозможных списков по определенным шаблонам.

Финансовый  модуль осуществляет: настройку на особенности бухгалтерского учета; ввод первичных бухгалтерских документов с дальнейшей передачей информации, накопленной в задаче, в определенную бухгалтерскую программу с целью  составления отчета за квартал или  за год; контроль взаиморасчетов; контроль за предварительной и фактической  сметой; анализ и контроль за финансовым состоянием фирмы.

Система анализа позволяет получить любую  информацию о туристской деятельности, наличных и безналичных расчетах, анализировать загруженность маршрутов, рентабельность туристских направлений  и отдельных дестинаций. Удобный режим настройки под требования пользователя дает возможность легко создать свои виды отчетов и сохранять их для дальнейшего использования. Для удобства использования в пакете предусмотрена возможность получения любых видов графиков и диаграмм.

Использование модуля связи позволяет получить доступ к огромным объемам информации в сфере туристского бизнеса  и организовать: отправку или получение  документов через факс-модемную рассылку или Интернет; организовать продажу туристского продукта, взаимообмен туристскими и экскурсионными программами, доступ к различным базам данных и информации глобальных сетей; организовать рекламу предоставляемых туристских услуг.

Модуль  управления документооборотом и  внешними связями предусматривает  два режима: первый режим — хранение, передача, редактирование документа; второй — подготовка документа к отправке потребителю по факсу или модему, а также служебные функции, которые обеспечивают непрерывное действие, включая передачу информации между агентствами, между центральным офисом и отделом продаж.

В «Туристском  офисе» можно ставить на контроль не только турпакет в целом, но и  любую туруслугу по отдельности (например, получение виз, бронирование гостиницы, заказ экскурсии и т.д.). Основных состояний каждой брони три: «забронирована» (у поставщика), «куплена» (у поставщика), «продан» (клиенту).

Другая  удобная функция — «Бизнес-Проводник», позволяет просматривать информацию в наглядном графическом виде (так же, как в «Проводнике» Windows). Например, так отображаются данные «Маршруты—заезды—заявки—туристы».

В исходном виде программа настроена на абстрактно-идеальную  турфирму с определенными взаимоотношениями, структурой, должностными обязанностями, которые возможно настроить на особенности  той или иной фирмы. В организационную  структуру входят: генеральный директор; финансовый директор; операторский отдел  или менеджер-оператор; отдел продаж или менеджер по продажам; отдел  маркетинга или секретарь; главный  бухгалтер.

Программа позволяет выполнять настройки  как для деятельности конкретной турфирмы в целом, так и для  работы отдельного сотрудника. Причем настраивать можно практически  все режимы — от экранов, меню до прав доступа к информации.

Основным  режимом, являющимся связующим звеном между системой и программами  автоматизации бухучета, является режим  «Движение денежных средств», куда заносятся бухгалтером или кассиром первичные документы, после чего они обрабатываются в системе.

По завершении отчетного периода проводки автоматически  переносятся в программы автоматизации  бухучета: бухгалтер и кассир.

Программный комплекс удачно сочетает решение сложных  многофункциональных задач с  дружественным интерфейсом, требующим  от оператора лишь знания базовых  понятий предметной области.

Механизм  формирования турпакетов или индивидуальных туров реализован в «Туристском  офисе» в виде встроенного наглядного графического редактора. 

Программа «Jack». 
 

Программный комплекс Jack, разработанный компьютерной компанией Bewotec (Германия), появился на российском рынке недавно. Это одна из немногих зарубежных разработок программного продукта для турфирм, представленная на российском рынке. Jack является back-office-программой для турагентства.

Главной отличительной особенностью данной программы является ее совместимость  со всеми ведущими глобальными компьютерными  системами бронирования и резервирования (GDS) — Amadeus, Worldspan, Galileo, Sabre и др. Выполненное в GDS резервирование автоматически импортируется в программу Jack, и выписываются авиабилеты, готовятся счета, счета-фактуры, ваучеры, подтверждения, отчеты в авиакомпании и другие документы.

Совместимость этих программных продуктов обеспечивает доступ к справочным базам информации об авиарейсах, гостиницах, прокате  автомобилей.

Программный комплекс Jack поддерживает все основные функции, характерные для агентских программ, в том числе ведение справочников и поиск необходимой информации по различным критериям, подготовка отчетов, статистики, бухгалтерии. Основное меню программы содержит следующие пункты — клиенты, бронирование, бухучет, статистика, справочные данные.

Эта программа  позволяет вести план счетов, журнал операций, кассовую Книгу, выполнять  проводки (в том числе и ручные), контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженности. Имеется возможность  экспорта данных в распространенные европейские бухгалтерские программы  Abacus, BMD, Taylorix и др. Планируется создание интерфейса с популярным российским комплексом «1С-Бухгалтерия».

Статистический  раздел Jack предлагает подготовку более 50 различных выходных отчетов.

Система Jack насчитывает более 1500 пользователей в Европе (в основном в Германии и Австрии). В России с ней пока работают только несколько турфирм (SVO Travel, «Тесис» и др.). В силу функциональных возможностей программы основными ее пользователями в России, видимо, станут агентства, работающие с КСБ.

Технические характеристики наиболее часто используемых программ приведены в табл. 2. 
 
 

Таблица 2. Технические характеристики программ.