Повышение рентабельности функционирования турагентской фирмы за счет использования информационной системы менеджмента

Программа предусматривает также механизм контроля, отслеживающий как загруженность  туров, так и состояние входящих в него услуг. Причем регистрируется не только основное состояние услуги (готово/не готово), но и уточненные состояния, например услуга «виза» может  находиться в состоянии «отданы  паспорта в посольство», «не получены визы».

Структурно  в программе выделяются отдельные  автоматизированные рабочие места (АРМ), адаптированные к выполнению специфических функций соответствующих  специалистов туристской фирмы. К основным АРМ относятся: формирование турпро-дукта; продажа и оформление турпутевок; работа с партнерами; АРМ кассира; АРМ финансового директора; АРМ администратора базы.

Автоматизированное  рабочее место по формированию турпро-дукта предусматривает создание готовых к реализации пакетов услуг и программ туров, калькуляцию их стоимости, расчет прибыли, комиссионных и т. д. Причем каждая услуга, например стоимость проживания в отеле, может быть разной и зависеть от принимающего туроператора или того пакета, в котором эта услуга используется. Имеется возможность многовариантных просчетов стоимости собранного блока (тура) на разные сезоны в зависимости от цены «нетто» на услуги, изменения прибыли или цены «брутто». Таким образом, менеджер имеет возможность оценить конкурентоспособность тура и сформировать оптимальный тур. Предусмотрен гибкий аппарат расчета цен, позволяющий различать цены на услуги, предлагаемые разными партнерами, а также размер комиссионных, даваемых партнерам при продаже тура.

«Мастер-Тур» — универсальная и очень гибкая программа, позволяющая работать как  с групповыми, так и с индивидуальными  турами любой сложности.

Автоматизированное  рабочее место по продажам и оформлению турпутевок предусматривает составление  туров по индивидуальному желанию  клиентов или вызов программы  стандартного тура. При этом клиенту  можно показать вид отеля, комнаты  отеля или его достопримечательности, входящие в программу тура. После  ввода паспортных данных клиентов формирование всех необходимых для оформления документов осуществляется автоматически.

Автоматизированное  рабочее место по работе с партнерами позволяет поддерживать базу данных партнеров, в которой каждому  партнеру можно присвоить определенные признаки, назначить комиссионные в  зависимости от тура, а также использовать для автоматической рассылки факсов (direct-mail).

Автоматизированное  рабочее место кассира обеспечивает печать приходно-расходных ордеров, экспорт их в программу и оплату клиентами туров.

Автоматизированное  рабочее место финансового директора  позволяет оценить реальное финансовое состояние фирмы в заданный момент времени и информационно поддерживает принятие правильных и оптимальных  финансовых решений.

Автоматизированное  рабочее место администратора поддерживает организационное обеспечение программного комплекса. В частности, предусматривает  для каждого пользователя системы  его права доступа к информации и полномочия работы, определяет доступные  режимы работы сотрудника, определяет туры, страны или отдельные услуги, к которым он имеет допуск.

В программу  включен также справочный раздел, в котором содержится информация по странам, городам и отелям.

Программа располагает дружественным графическим  интерфейсом, сходным с интерфейсом  стандартных продуктов фирмы Microsoft. Кроме того, обеспечен интерфейс с бухгалтерской программой 1С и с программой рассылки факсов Delrina WinFax Pro.

В программе  предусмотрено около 50 стандартных  отчетов. Все выходные отчеты выдаются в формате Word или Excel, что очень  удобно для дальнейшей работы с ними, или формируются путем прямой печати на бланках (авиабилеты, ваучеры, страховые полисы, анкеты в посольства). Предусмотрена возможность настройки  шаблонов выходных документов (отчетов). Кроме этого в программу встроен  режим рассылки факсов по модему, что  обеспечивает отправку документации в  одно или несколько мест в удобное  время. Режим отсроченной рассылки обеспечивает начало рассылки факсов по нужным номерам в заданное время.

В программе  реализована возможность удаленного доступа агентство — оператор, позволяющая менеджеру туристского  агентства, подсоединившись к серверу  туроператора, оценить наличие свободных  мест и произвести бронирование. Уже  сегодня «Мастер-Тур» может работать в удаленном режиме доступа в  реальном масштабе времени (например, через Интернет).

Программный комплекс «Мастер-Web» позволяет туроператору организовать продажу своих туров агентствам через Интернет, другими словами, создавать свой собственный интернет-магазин по продаже туров в режиме реального времени. Вся необходимая информация для бронирования автоматически берется из базы данных «Мастер-Тур». При такой работе турагент получает возможность резервирования туров оператора в режиме реального времени.

Программа обеспечивает многоязычный интерфейс (русский, английский и французский  языки); рассылку факсов через Интернет; организацию взаимодействия цепочки  принимающая сторона — оператор — турагентства; интерфейс с Web-сервером дисконтных продаж туров «МегаТИС».

На сегодняшний  день программный комплекс используют такие фирмы, как Express-Line, «Скайтер», «Солвекс», «Саквояж», «Ланта-Тур», «Иналекс», «Мегаполюс-Турс», «DSBW-Tours-Кон-тинент», ЮТС, «ИнтехСервис», BSI, «Роза ветров», «Светал», «Мистик-Тур», «Сепо», «Нептун», «СамараИнтур» и др. 

Программы Voyage Office и «Аист-2.5» 
 

Программа Voyage Office, которая разработана петербургской компьютерной компанией «Малая Нева», появилась на отечественном рынке в 1996 г.

В программе  предусмотрены: работа с клиентами, ведение заявок, договоров; расчет турпакетов; ведение справочных баз данных; работа с партнерами.

В программе  система учета построена на базе работы с услугами, в качестве которых  могут выступать любые сегменты тура (проживание, авиаперелет, трансфер, экскурсия, оформление документов и т.п.). Каждая услуга отслеживается по нескольким критериям, таким, как цена, сезон, поставщик, квота. Такая система учета позволяет оперативно контролировать все операции с услугой и расчеты с клиентами и поставщиками. При этом технология обработки информации в программе соответствует стандартной технологии работы, принятой в большинстве турфирм. В частности, предусматривается ввод данных, формирование турпакета как для работы с индивидуальными клиентами, так и с группами, контроль наличия свободных мест, расчет конечной стоимости пакета, контроль оплаты услуг клиентом, контроль расчетов с поставщиками услуг, печать необходимых документов.

В программе  предусмотрена подготовка 20 базовых  документов (путевка, договор, списки туристов и т.д.) и 10 статистических отчетов. Причем в редакторе Word через шаблоны  может производиться создание и  настройка новых форм, число которых  не ограничено. Система полностью  интегрирована с Microsoft Office и Интернетом, поддерживает возможности работы в локальной сети, автоматическую факсовую и e-mail рассылки.

Программа существует в стандартной (Voyage Office) и профессиональной (Voyage Office Pro) модификациях. Стандартная версия предназначена для малых и средних агентств, профессиональная — для крупных компаний с большими объемами работы. Voyage Office используют в своей работе более 70 российских агентств.

Автоматизированная  система туристского офиса «Аист-2.5»  разработана в АО «Совет по туризму  и экскурсиям Санкт-Петербурга». Применение этой системы целесообразно при  оперативной обработке большого объема информации, а также для  принятия оперативного решения в  режиме реального времени.

Система «Аист-2.5» реализует следующие  функциональные возможности: ведение  базы данных по туристским маршрутам  и дополнительным услугам; ведение  расписаний отправки групп и квот мест в отелях; калькуляции туров, автоматизированный учет оплаты путевок; ведение бухгалтерского учета и  отчетности.

В программе  ограничен доступ к конфиденциальной информации, а также имеется система  ограничений по внесению изменений  и дополнений в данные. Программа  интегрирована с почтовой службой  Интернета, что позволяет сократить  расходы на традиционные средства связи  более чем в 20 раз. 

Система «Continent-ANT» 
 

Программный комплекс Continent-ANT, разработанный компанией ANT-Group, использует нестандартный подход к автоматизации работы туроператора и турагента. За основу взяты три возможных варианта организации коммуникаций между туроператором и его турагентами, при которых программное обеспечение, устанавливаемое у турагента, предназначено для автоматизации операций обслуживания клиентов:

программное обеспечение является неотъемлемой частью единой автоматизированной системы, объединяющей туроператора и его  агентов;

для взаимодействия с туроператором используется некоторая  сеть передачи данных, работа в которой  ведется автономно от внутриофисной  деятельности;

программное обеспечение содержит в себе функции, необходимые для обмена информацией  с туроператором через некоторую  сеть передачи данных.

Примером  первого подхода является компьютерная система Continent-ANT. Структура системы очень похожа на организацию систем бронирования авиаперевозок и построена по схеме клиент— сервер. В распоряжении туроператора находится некоторый процессинговый центр, в котором сосредоточена вся информация как по самому туроператору, так и по всем турагентам, с которыми ведется сотрудничество. У туроператора устанавливается часть общего программного обеспечения, предназначенного для формирования туров, выставления их на продажу и ведения расчетов с агентами. В турагентствах устанавливается программное обеспечение, предназначенное для обслуживания клиентов. Вся работа участников корпоративной системы ведется на общей базе данных процессингового центра, к которой подключены компьютеры, туроператоры и турагенты. Такое подключение может быть осуществлено как по обычному телефону, так и через общедоступную сеть передачи данных.

Преимущества  подобного способа работы состоят  в том, что все информационно-технологические  проблемы решает процессинговый центр.

Главный недостаток такой технологии заключается  в зависимости турфирм от этого  центра, которая становится практически безграничной. Кроме того, центр оставляет себе процент с каждой совершенной сделки, а все финансовые операции, связывающие туроператора, турагентов и клиентов, доступны процес-синговому центру.

Система Continent-ANT представлена блоками для турагенства, туроператора и совместной работы туроператора с сетью турагентств.

Блок  для турагентства реализует ряд  функциональных задач: объединение  предложений различных туроператоров; прямой доступ к информации в удаленных  точках России, СНГ и Европы; автоматизацию  технологического процесса фирмы и  контроль выполнения заявок; формирование базы данных клиентов; ведение различных  видов статистического анализа  и отчетности; ведение кассовой книги; обеспечение правильности применения цен и тарифов; формирование и  печать различных видов документов и формуляров.

Блок  для туроператора осуществляет следующие  функциональные задачи: формирование туров в рамках единого технологического процесса; формирование и управление агентской сетью; создание, ведение  и обновление различного рода справочников и каталогов; систематизацию работы с группой однородных заявок; автоматизацию  документооборота и отчетности; финансовый анализ деятельности фирмы; учет и контроль денежных потоков.

Блок  для совместной работы туроператора с сетью турагентств работает по принципу виртуального офиса, где  работа удаленных друг от друга агентств имитируется как работа в соседних офисах с одинаковым доступом к информации в режиме реального времени. При  этом экономятся средства на связь, уменьшается  время обслуживания клиента, а туристский бизнес становится более динамичным.

Система выполнена в однопользовательском и локально-сетевом вариантах. Она  защищена от несанкционированного доступа  на двух уровнях: операционной системы; базы данных.

Стоимость работы в системе для турагента — 0,1 % от стоимости проданного тура, для туроператора — 0,5 % от стоимости проданного тура. 
 

Программа «Тур». 
 

Программа «Тур», разработанная в 1998 г. петербургской  фирмой «Кетони» (старое название «ЭЛСИ»), предназначена для автоматизации рабочего места менеджера малых и средних турагент-ских и туроператорских компаний. Программа реализует технологию клиент—сервер.