Повышение рентабельности функционирования турагентской фирмы за счет использования информационной системы менеджмента

Технические характеристики программы Tour Anketa

IBM-совместимый  компьютер (486 и выше), 8 Мб оперативной  памяти (а лучше — 12 Мб), 12 Мб  свободного места на жестком  диске, Windows 3.1 или выше.

Система функционирует под управлением  СУБД MS Access 7.0.

Возможность настройки на сетевую или однопользовательскую работу.

Поддержка сетевого программного обеспечения, совместимого с Windows (при использовании программы в сетевом варианте).

Возможность оперативной разработки и дальнейшего  сохранения отчетов.

Программа Tour Pilot. Программа предназначена для автоматизации деятельности небольшого туристского агентства. Основными логическими элементами программы являются «Заказ» и «Клиент». В отличие от других программ не требуется обязательного заполнения справочников, вводятся только данные о странах. Остальные справочные данные об отелях, авиакомпаниях, рейсах, визах, экскурсиях и т. п. можно заполнять в процессе оформления заказа. Заказ объединяет клиентов по критерию совместной оплаты. Если данные о клиенте уже есть в базе, то они используются при формировании заказа. При добавлении нового туриста открывается карточка клиента и заполняются анкетные и паспортные данные. В заказе указываются также необходимые услуги, в том числе отель, страховка, трансфер, авиабилет, виза, экскурсии и др.

При оформлении заказов можно использовать опцию  «автоподстановка». Она может быть.двух видов:

«из предыстории», тогда услуги берутся из прошлых  оформленных заказов;

«автоподстановка из справочников», тогда перед началом программы необходимо заполнить справочники по услугам.

На основе указанных услуг в карточке заказа рассчитывается их суммарная стоимость, далее ведется статистика по оплате заказа (оплачивать разрешается поэтапно). В зависимости от внесенной суммы  каждому заказу присваивается статус, определяемый из набора: «заказан», «оплачен»  или «не оплачен».

В программе  реализованы следующие функциональные возможности: печать анкет для любых  стран; печать групповых списков  в посольство; возможность создания новых бланков; возможность использования  совместно с другими программами; надежность работы в локальной сети (число рабочих мест не ограничено).

Наряду  с однопользовательским режимом  программа имеет и сетевой  режим работы.

Технические характеристики программы Tour Anketa

IBM-совместимый  компьютер (486 и выше), 8 Мб оперативной  памяти (а лучше — 12 Мб), 12 Мб  свободного места на жестком  диске, Windows 3.1 или выше.

Система функционирует под управлением  СУБД MS Access 7.0.

Возможность настройки на сетевую или однопользовательскую работу.

Поддержка сетевого программного обеспечения, совместимого с Windows (при использовании программы в сетевом варианте).

Возможность оперативной разработки и дальнейшего  сохранения отчетов.

Программа Tour Pilot. Программа предназначена для автоматизации деятельности небольшого туристского агентства. Основными логическими элементами программы являются «Заказ» и «Клиент». В отличие от других программ не требуется обязательного заполнения справочников, вводятся только данные о странах. Остальные справочные данные об отелях, авиакомпаниях, рейсах, визах, экскурсиях и т. п. можно заполнять в процессе оформления заказа. Заказ объединяет клиентов по критерию совместной оплаты. Если данные о клиенте уже есть в базе, то они используются при формировании заказа. При добавлении нового туриста открывается карточка клиента и заполняются анкетные и паспортные данные. В заказе указываются также необходимые услуги, в том числе отель, страховка, трансфер, авиабилет, виза, экскурсии и др.

При оформлении заказов можно использовать опцию  «автоподстановка». Она может быть.двух видов:

«из предыстории», тогда услуги берутся из прошлых  оформленных заказов;

«автоподстановка из справочников», тогда перед началом программы необходимо заполнить справочники по услугам.

На основе указанных услуг в карточке заказа рассчитывается их суммарная стоимость, далее ведется статистика по оплате заказа (оплачивать разрешается поэтапно). В зависимости от внесенной суммы  каждому заказу присваивается статус, определяемый из набора: «заказан», «оплачен»  или «не оплачен».  
 
 
 
 

Программа «Само-Тур». 
 
 

Само-Тур — это программный комплекс для автоматизации работы турфирмы, разработанный фирмой «Само-Софт». Фирма создана в 1991 г. и занимается разработкой программного обеспечения, установкой локальных вычислительных сетей, проводит работы по системной интеграции (офис «под ключ»), подключение абонентов к сети Интернет, изготовление и размещение Web-страниц, поставку вычислительной техники и оборудования.

Программный комплекс «Само-Тур» обеспечивает информационную поддержку всех основных функций, предусмотренных  технологией работы в туроператорской фирме. В системе существует более 20 различных справочных баз данных, в том числе справочников по направлениям (география), клиентам, отелям, рейсам, услугам, партнерам, посольствам, перевозчикам, ценам и т.д. Формирование справочников является наиболее трудоемкой предварительной работой. В связи с тем, что турфирмы часто для расчетов стоимости туров используют электронные таблицы, в которых заранее вводятся цены по различным составляющим тура, в системе реализована возможность импорта необходимой информации по ценам из таблиц Excel. Также в справочниках предусмотрена возможность хранения любых документов приложения, поддерживающих протокол OLE 2.0, например документов Word, Excel, картинок формата .bmp, .gif и др. Это обеспечивает возможность хранения иллюстраций и дополнительных описаний отелей, туров и т. п. В системе возможен поиск и отбор данных по условиям, включая непосредственное формирование SQL-запросов. Предусмотрено формирование турпакета, включающего описание маршрута, набора предоставляемых услуг, графика заездов, оформление блоков номеров в отелях и на транспорте. Удобной функцией является формирование прайс-листа в формате Excel, в котором указываются различные варианты стоимости туров в зависимости от выбранных составляющих тура. Программный комплекс «Само-Тур» обеспечивает ведение календаря бронирований с указанием сроков, цен, квот номеров в отелях и мест на транспорте, а также эффективную загрузку рейсов в соответствии с задаваемыми пользователем критериями. Система обеспечивает постоянный мониторинг блоков бронируемых услуг по гостиницам и рейсам в течение всего сезона, за счет этого не допускается перебронирование. Она позволяет оформлять заявки клиентов и контролировать их оплату. Для оформления заявки клиента необходимо:

• выбрать стандартный или сформировать индивидуальный маршрут;
• определить дату поездки;
• знать анкетные данные туристов (ФИО, паспортные данные, дата рождения; ввод дополнительных сведений для формирования анкет в посольство);
• определить покупателя (туристское агентство или физическое лицо);
• осуществить бронирование услуг тура (отели, рейсы, визы, страховки, трансферы, экскурсии и др.) и указание цены каждой услуги;
• оформить скидки, комиссии и доплаты и сформировать суммарную стоимость тура.

Контроль  оплаты туров осуществляется ежедневно  по каждой заявке, партнеру и в целом  по туру (заезду). Кроме того, программа  дает возможность изменения статуса  заявки, в том числе ее отмены и наложения штрафных санкций, восстановления отмененной заявки.

В системе  реализована многовалютность при формировании цены тура и при оплате; предусмотрены формирование комиссий и скидок для партнера, тура, сезона, социального статуса туриста; а также выдача более 100 стандартных отчетов, в том числе списков групп туристов, ваучеров, турпутевок, страховых полисов, анкет в посольства и т.п.; имеется возможность создания отчетов произвольной формы с помощью режима настройки печатных форм; проведения статистического анализа и оценки эффективности рекламной деятельности турфирмы, а также хранения индивидуальных настроек для каждого пользователя (профилей).

Программный комплекс может работать в сетевом  режиме, причем каждому пользователю могут быть назначены специальные  права доступа к данным и функциональным режимам. Администратор может ограничить для пользователя отдельные прикладные возможности или назначить ему  специальные права для пунктов  меню и элементов форм. Кроме того, возможно ведение протокола, в котором  отмечаются все действия с указанием  даты и времени операции, а также  фиксируются измененные и удаленные  данные; реализована возможность  обмена почтовыми сообщениями между  операторами в сети.

Система имеет дружественный двуязычный интерфейс (русский/английский). Все  основные действия в программе реализованы  при помощи «Мастеров» — специальных  программ, которые при выполнении конкретных операций ведут пользователя в пошаговом режиме от начала до конечного результата.

В системе  реализован модуль удаленного бронирования заявок через Интернет, который предусматривает  возможность бронирования заявки на Web-странице, формирование отчета о  забронированных заявках для  агента, анализ и проведение полученных заявок в системе. Использование  агентами ресурсов туроператора через  глобальную сеть Интернет (удаленное  оформление заявки) позволяет ускорить процесс взаимодействия турагент — туроператор.

В системе  существует возможность организации  единого информационного пространства туроператора и принимающей стороны, которая обеспечивает выполнение следующих  функций:

• прием и оформление заявок туроператоров с автоматическим подтверждением заявки;
• формирование счетов туроператорам для оплаты заявок, контроль счетов гостиниц;
• планирование и контроль трансферов;
• планирование и продажа экскурсий и т.д.

Программу «Само-Тур» используют следующие турфирмы: «Пак-Тур», «Пак-Трэвел», «Роза ветров», «Спектр-Тур», «Люкс-Тур», «Тройка», «Детур», «МосТрэвел», «Он Трэвел», «ГЕО Туризм», «Пеликан Райзен» и многие другие. 

Программный комплекс «Мастер-Тур». 
 

Программный комплекс «Мастер-Тур» разработан компанией  «Мегатек» и предназначен для  полной автоматизации деятельности как турагентских, так и туроператорских фирм, создающих и реализующих индивидуальные и групповые туры.

В этом программном комплексе основным структурным элементом любого тура считается понятие услуги, а совокупность взаимосвязанных услуг формирует  турпродукт. Выделены основные виды услуг: авиаперелет, трансфер, проживание, экскурсии, виза, страховка. Однако можно задавать дополнительные виды услуг, например прокат автомобилей и т. п. Такой подход позволяет менеджеру во время работы с клиентом формировать или видоизменять тур по его желанию.

Все услуги, из которых формируется тур, можно  разбить на три типа:

индивидуальные, стоимость которых на одного человека не зависит от наличия или отсутствия других услуг в туре, а также  от числа туристов, пользующихся данной услугой;

индивидуальные  групповые, для которых стоимость  на одного человека зависит от общего числа туристов, пользующихся данной услугой;

пакетные, стоимость которых имеет смысл лишь при наличии других услуг, составляющих пакет.

Существуют  типовые блоки услуг — это  стандартный набор услуг, первоначально  предлагаемый клиенту. Каждая услуга независима от других, имеет свою цену и в  общем случае может быть изменена или удалена из программы стандартного тура, если это разрешено старшим  менеджером по туру.

«Мастер-Тур» осуществляет практически все функции, характерные для деятельности туроператорского и турагентского офисов:

• ведение справочников стран, городов, отелей, видов проживания и питания, экскурсий, авиаперелетов, типов самолетов, авиакомпаний, транспорта, партнеров, видов услуг, контрольных действий и др.;
• формирование и расчет групповых и индивидуальных туров;
• изменение параметров уже оформленных путевок (даты заезда, отель и т. п.) и автоматическое ведение истории путевки, что необходимо при разрешении спорных ситуаций, а также для отслеживания прохождения турпутевки;
• расчет ожидаемой прибыли по туру, а также размер комиссионных, получаемых партнерами;
• формирование календаря поездок по разным турам, а также определение числа оформленных туристов на каждую дату;
• квотирование любых услуг, входящих в тур, с указанием количества забронированных, занятых и свободных мест, что исключает их перепродажу;
• ведение мониторинга по каждому туру и услуге с помощью справочника контролируемых действий;
• ведение системы предупреждений по любой услуге, например вывод на экран сообщения менеджеру о необходимости выкупа билетов за определенный срок до начала тура;
• мониторинг оплаты по туру;
• мониторинг работы менеджеров за определенный период времени, в частности отслеживание путевок, оформленных конкретным менеджером;
• оценку текущего финансового состояния фирмы;
• печать пакета необходимых документов (туристские путевки, списки туристов, ваучеры, анкеты в посольства, авиабилеты, письма, заявки, подтверждения, финансовые отчетные формы и т.д.);
• групповую рассылку факсов партнерам через встроенный интерфейс с программой Delrina WinFax Pro;
• администрирование системы (разграничение доступа, настройка программы и т.п.).