Понятие и определение коммуникации в организации

-   укрепление       и       развитие       профессиональной       солидарности, взаимопомощи;

-   улучшение  и укрепление психологической  атмосферы в коллективе;

-   сплочение  коллектива, проведение культурно  - массовых и спортивных мероприятий.

Также на ООО «Хлебмаркет» используются коммуникационные сети, связывающие оргтехнические блоки между собой и с центральными процессорами. На основании исследованного материала можно сделать следующие выводы:

1. Структура  управления ООО «Хлебмаркет» нечёткая, это связано с тем, что многие отделы и службы создавались и расширялись постепенно, по мере необходимости. В  связи с этим происходят постоянные сбои в системе коммуникаций, конкретно в нисходящем и горизонтальном направлении.

2. Коммуникационная  связь ООО «Хлебмаркет» через локальную сеть неэффективна, так как одновременно     должны     быть     включены     все     компьютеры, может использоваться только как источник получения информации.

Предложение: В этом конкретном случае можно предложить создание аудиосистемы коммуникаций.

Рассмотрим  систему внешних коммуникаций на примере ООО «Хлебмаркет», наиболее важной для продолжения действия организации. Прежде всего это связи с общественностью, которыми занимается отдел маркетинга и отдел сбыта. Используются различные формы взаимоотношений:

1.   Реклама.

На ООО «Хлебмаркет» используются следующие виды реклам: выпуск рекламных буклетов (раздаются покупателям оптовым и розничным; обновление материалов 1 раз в месяц); внешняя реклама (по разрешению администрации города и владельцев магазинов); реклама на общественном транспорте (внешняя и внутренняя по разрешению администрации города); реклама на телевидении и радио (обновление 1 раз в полгода).

2. Проведение расширенных дегустаций в магазинах, где реализуется продукция ООО «Хлебмаркет», один раз в месяц.

3.  Участие в региональных, областных конкурсах.

4.  Социологический опрос в торговых точках (1 раз в квартал) позволяет выявить целевую аудиторию.

5. Благотворительность. ООО «Хлебмаркет» является одним из спонсором МУСО Социальный приют для детей и подростков г.Сельцо, предоставляет транспортное средство школам города для проведения экскурсий.

Поддержка политических партий и их представителей не входит в сферу интересов организации. Обратная связь покупателей продукции  ООО «Хлебмаркет» происходит по схемам:

1. Покупатель - продавец - владелец магазина - отдел  сбыта - отдел маркетинга.

2. Покупатель - отдел сбыта - отдел маркетинга.

На основании  исследованного материала можно  сделать следующие выводы:

1. На  ООО «Хлебмаркет» есть проблемы, связанные с распространением продукции, что сказывается на имидже компании. Это связано   прежде   всего   с   неукомплектованностью   кадров     (водители)   «текучкой» кадров (менеджеры отдела сбыта).

2. В ООО «Хлебмаркет» выделяется значительно    больше денежных средств на благотворительность, чем это известно общественности (скрытая благотворительность), а могло бы повысить рейтинг организации. Предложения:

1. В качестве  нового средства рекламы можно  предложить использование фирменных  витрин с логотипом организации.

2. В рекламных  буклетах следует указать краткое  содержание состава продукции,    а    также    страну    -    производителя    сырья    (генетически модифицированные продукты). Эта информация значительно повлияет  на общественное     мнение     покупателя,     благоприятно  скажется на имидже.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Реализация исследования эффективности  коммуникации в организации

 

При анализе  коммуникационного  процесса в организации ООО «Хлебмаркет»  было выявлено ряд проблем, а именно:

1. Плохо сформулированные сообщения. Независимо от того, как доставляются сообщения, их неточность - слишком частые явления. Такие недостатки, как плохо выбранные и ничего не значащие слова, небрежные упущения, отсутствие последовательности, плохое изложение мыслей, неправильная структуры предложений, недостаток лексических средств, повторения, жаргон и так далее, довольно широко распространены. Отсутствие ясности и точности приводит к дорогостоящим ошибкам.

2. Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи. Менеджеры ООО «Хлебмаркет» находятся в центрах коммуникаций на предприятиях и функционируют как получатели и отправители сообщений. Они получают разнообразные виды сообщений от вышестоящих лиц, от своих коллег и от подчиненных и в свою очередь должны перевести информацию, предназначенную для подчиненных, своих коллег и руководства, на понятный для них язык.

Часто бывает недостаточно передать информацию слово  в слово, она или должна быть выражена в словах, понятных для людей в  той области, в которой работает получатель, или должна сопровождаться разъяснениями, которые будут понятны  получателю. Этот процесс требует  умения, которое зачастую отсутствует. Поскольку сотрудники ООО «Хлебмаркет» действуют, обычно только приблизительно понимая друг друга, эффективность постоянно от этого страдает, что приводит к значительным убыткам.

3. Искажение сообщений. Когда информация движется внутри ООО «Хлебмаркет» вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Сообщения искажаются непреднамеренно в силу затруднений в межличностных коммуникациях. Сознательное искажение информации имеет место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщения возникают также вследствие фильтрации.

В ООО «Хлебмаркет» существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются.

Поскольку именно управляющие определяют, какие  сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах  могут подталкивать их к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений.

Руководители  высшего звена ООО «Хлебмаркет» обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку не хочет сообщать начальнику плохие новости. Дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации бывает повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных.

4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления. Причиной несвоевременного донесения информации служит, как и географическое положение организации, то есть её протяженность по всей части республики, так же не ответственное отношение менеджера к полученной информации.

5. Психологический настрой. В организации существует некий критический настрой работников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации.

В рамках мероприятий по совершенствованию коммуникационного процесса можно выделить следующие проблемы и пути их решения:

   1. Плохо сформулированные сообщения.

Для решения  данной проблемы необходимо сформулировать сообщения точно. Выбирать значащие слова, излагать свои мысли с точно  и последовательностью, а также  составлять предложения лексически грамотно.

Хотя  о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы  она обладала какой-то ценностью, она  должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

 2.Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи.

Для начала необходимо установить обратную связь. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы.

Соответствующая информация позволит оценить, в какой  мере воплощается то, что намеревались сообщить. В той же мере, в какой  обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать  и системы обратной связи, создаваемые  в организации. Такие системы  составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной  части организации в другую с  целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант  системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения  информации от руководителей и рабочих  буквально по сотням вопросов.

    3. Искажение сообщений.

Для решения  этой проблемы необходимо  установить систему сбора предложений, которые будут разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получат при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому.

ООО «Хлебмаркет» может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно будут собираться для обсуждения предложений по усовершенствованиям.

В ООО «Хлебмаркет», как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобных ежемесячных можно   издавать статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления.

 Руководство  ООО «Хлебмаркет» компании необходимо использовать все возможности для организации встреч с коллективами на местах работы. А также служба персонала совместно с руководством ООО «Хлебмаркет» должна  разработать специальный проект, целью которого будет – своевременное и регулярное информирование всех сотрудников о направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в компании и обществе.

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в ООО «Хлебмаркет». Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того, в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

5. Психологический настрой.

Необходимо  усовершенствовать нисходящие вертикальные и горизонтальные коммуникации в ООО «Хлебмаркет». А именно осуществлять нисходящие и восходящие коммуникации на ежегодных собраниях всего трудового коллектива, где будут обсуждаться успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников.

Распространять неформальные коммуникации на празднованиях дней  рождений, встречи «Нового Года», «23 февраля», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях  с новорожденным ребенком.

Такой системой коммуникаций руководитель оградит  себя от излишних сплетней и пересудов, организуя эффективную передачу формальной (деловой) информации между  отделами, сократит, на сколько это  возможно, утечку информации.

 

Заключение

 

Подводя итоги можно сказать, что осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль специалиста по связям с общественностью одна из важнейших.

От умения общаться с подчиненными зависит, прежде всего, будущее организации, а вместе с ним и будущее каждого отдельно взятого сотрудника. Специалист по связям с общественностью должен уметь найти общий язык с замкнутыми и необщительными людьми.

Вопрос эффективных коммуникаций также важен для специалиста по связям с общественностью, как и вопрос принятия решений. Более того, эти два аспекта управленческой деятельности взаимодополняют друг друга. И наличие одного невозможно без наличия другого.

Подводя итоги проделанной работы, следует отметить, что специалист по связям с общественностью должен постоянно совершенствоваться в процессах коммуникации для успешного осуществления своей нелегкой, но интересной профессиональной деятельности совершенствования информационного обмена в организации.